Annexe V – 3 BTS ASSISTANT DE GESTION DE PME-PMI - SESSION 2011 ÉPREUVE E4 : Communication Observée Fiche de situation de gestion n° : 2
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Objet : Circulaire nationale d'organisation BTS "Assistant de gestion de PME-PMI à Cette date pourra aussi être retenue pour la remise de la fiche descriptive de communication (accueil, négociation, conflit par exemple) vécue ou possible
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Fiche descriptive
Nom et prénom du candidat : Julie B. NΣ d'inscription :Intitulé de la situation de gestion :
Du devis à la relance des clients
;Réalisée Observée
Fiche de situation de gestion n° :
2Cadre de la réalisation
Raison sociale :
Secteur d'activité :
Tâche(s) du référentiel concernée(s) : T12.1 : Préparation de propositions commercialesT12.3 : Suivi des ventes et des livraisons
T12.4 : Facturation et suivi des règlements et des relancesDates de réalisation :
Quotidien pour les documents commerciaux
Hebdomadaire : relance clientèle (lundi matin)
Durée de la réalisation :
25 minutes pour traiter la totalité de la chaîne
commerciale pour un clientContexte de réalisation :
Yuotidiennement l'assistante commerciale a un rôle de traitement de la chaîne commerciale. Ce travail permet de répondre à la demande des clients et à satisfaire leur besoin.J'ai pu rĠaliser ă plusieurs reprises la totalité de cette chaîne, c'est-à-dire devis, commande, facture et
Ġtapes du processus, afin de comprendre comment elles s'enchainaient. Puis j'ai releǀĠ les mĠthodes,
observé les manipulations du logiciel SAGE Gestion Commerciale dans le but de pouvoir à mon tour traiter
la chaîne commerciale.Contexte relationnel :
J'ai rĠalisĠ cette action en Ġtroite collaboration aǀec l'assistante commerciale, les commerciaudž, le
magasinier dans le cas d'un Ġǀentuel ordre de fabrication en interne ainsi que les clients acteurs majeurs
externes.Contraintes :
- Organisationnelles : il existe des procédures internes à appliquer lors du traitement des devis,
commandes ainsi que des obligations légales lors de la facturation. De même, la procédure de
relance des clients pour non paiement est prescrite. - Matérielles : logiciel Sage.Ressources : demandes des clients, base de données commerciales (produits, prix, clients, fournisseurs),
informations quantitatives sur la production, disponibilités des ressources, délais de fabrication et de
livraison, conditions de vente.Objectifs :
- Répondre à la demande du client - Finaliser la vente - Solder les comptes clients Environnement informatique (réseau, matériel et logiciels) :Matériel Réseau Logiciels
Ordinateur
Imprimante
Fax, téléphone
Internet
Suite bureautique Microsoft
2007SAGE : Gestion Commerciale
Outlook
Activité
Description de l'actiǀitĠ (tâches, méthodologie) : - RĠception d'une demande de pridž : fax, téléphone, courriel Saisie du devis sur le logiciel de gestion commerciale : ¾ données de base : date devis, n°devis, client, destinataireContrôle de la disponibilité des articles
Si produits non disponibles, l'ordre de fabrication est donnĠ par le magasinierContrôle du devis avec la demande du client
- Si le devis après 7 jours ne donne pas suite à une commande :Inscrire les caractéristiques du devis demandé par le client dans le tableau (sous Excel)
récapitulatif des devis non répondusRelance téléphonique des clients pour en connaitre la raison afin d'enrichir le SI clientğle
- Envoi du devis au client : fax, courriel Classement du devis et récépissé de fax dans un trieur - RĠception d'une commande : fax, courriel Contrôle dans la gestion commerciale si un devis correspondant à la commande existeSi un devis existe :
¾ Transformation du devis en bon de commande
¾ Contrôle du devis classé dans le trieur et de la commande reçue ¾ Renseignement de la commande avec les informations concernant le client ¾ Enǀoi d'un accusĠ de réception de la commande si il y a un écart de prix ¾ Classement et tampon " comptabilisé » de la commande dans une bannette ¾ Inscription d'une commande supĠrieure ă 2 500Φ ou l'achat d'un systğme dans le tableau récapitulatif hebdomadaire des commandes (sous Excel)Si aucun deǀis n'edžiste :
¾ Saisie d'une commande dans la gestion commerciale : o données de base : date devis, n°devis, client, destinataire ¾ Contrôle de la disponibilité des articles ¾ Si produits non disponibles, l'ordre de fabrication est donnĠ par le magasinier ¾ Contrôle du bon de commande reçu et de la commande créée¾ Envoi du bon de commande au client
¾ Classement et tampon " comptabilisé » de la commande dans une bannette - Facturation des clients :Impression des bons de livraison
Rapprochement des BL et des BC classés dans la bannetteTransformation des BL en factures
Classement des BL, BC, devis, récépissés BC ou devis dans les chemises clients respectivesImpression des factures
¾ Copie de factures à classer dans le classeur des factures du mois en cours ¾ Factures avec en-tête envoyées aux clientsMise à jour de la comptabilité
- Relance client :Contrôle hebdomadaire de la balance âgée
Relance des clients n'ayant pas ǀersĠ leur rğglement : téléphone, fax ou courrielNouvelle relance dans les 15 jours suivants
¾ La méthode de relance dépend des relations avec le client, du dépassement de délais,
du montant Productions réalisées dans la PME : Productions réalisés sur PGI : - Devis - Bons de Commande - Bon de Livraison - Factures - Balance Âgée - Tableau hebdomadaire rĠcapitulatif ш