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avec le soutien de :

La définition du poste de directeur-trice a:djoint-e est à construire avec la direction,: le curseur sur la

délégation de responsabilités et de pouvoir de :décision dépend des contours de la fonction de :direction et

de la dimension que cette dernière veut donner :au poste de directeur-trice adjoint-e.

Il y a une graduation possible dans le post:e qui peut aller d"une délégation partielle à :une délégation totale de

responsabilités. Chaque directeur-trice peut dé:cider de cette graduation dans la fonction de :direction adjointe,

selon les besoins et l"organisation du CPI:E.

Avant de créer le poste, il est important de: bien mesurer les responsabilités confiées au-à: la directeur-trice

adjoint-e et de bien délimiter les missions :pour pouvoir communiquer clairement à l"interne co:mme à l"externe

sur le rôle de chacun.

La fonction de direction adjointe peut égaleme:nt être appréhendée autrement. En effet, la :réalité du CPIE peut

conduire à choisir d"autres modes d"organisation :plus souples et plus adaptés, tel que la créa:tion de postes de

responsable de secteur et/ou de directeur-trice :financier-ière et administratif-ive, ou la :promotion de salarié-e-

s à ces postes.

REPÈRE

Fonction de direction adjointe

Repères pour la mise en place

d"une fonction de direction adjointe CONTEXTE DE MISE EN PLACE ET RAISON D"ÊTRE D"UN POSTE DE DIRECTEUR-TRICE ADJOINT-E1/4

Concerne davantage les CPIE de moyenne/grande

taille de 15 salarié-e-s et plus. Accroissement de l"effectif salarié, développement du CPIE et organisation en secteurs d"ac:tivité. Accroissement et diversification des activités et missions.

Complexification des programmes d"action

(accroissement des projets multi-partenariaux).: Parfois, pour apporter une compétence spécifique complémentaire que le-la directeur-trice ne possède pas et qui est nécessaire à la gestion du :CPIE. Anticipation du départ en retraite du-de la directeur- trice (période de tuilage pour une préparation à la prise de relais sur 2-3 ans). Besoin de délégation de responsabilité du-de la directeur-trice, d"une meilleure répartition de la charge de travail (gestion/responsabilité de secteurs) pour que le-la directeur-trice puisse se concentrer sur le développement, la prospective, le modèle économique. Par choix ou par nécessité, la direction peut exercer

des missions de pilotage ou de gestion de projetsopérationnels. Dans ce cas, malgré la décharge de

travail que peut représenter la création d"un poste de direction adjointe, le-la directeur-trice doit tout de même veiller à la bonne articulation entre fonction de direction (gestion des ressources humaines, développement, veille...) et gestion ou conduite de projets. Besoin d"appui à la direction dans la réflexion stratégique, la prospective, la gestion d"équipe, la prise de décision pour sécuriser les choix. Besoin de continuité de la prise de décision en cas d"absence du-de la directeur-trice. Délégation progressive : dans un premier temps délégation technique puis délégation de pouvoir de décisions. Vigilance particulière lors de la mise en place de ce poste :attention à bien définir les rôles de chacun surtout lorsqu"il y a plusieurs échelons hiérarchiques notamment afin qu"il n"y ait pas de doublons entre directeur-trice, directeur-trice adjoint-e et responsables de secteur.

MISSION PRINCIPALE DU POSTE

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REPÈRE

Fonction de direction adjointe

Apporter un appui à la direction dans la prise de décisions, l"organisation de la vie statutaire,

la mise en oeuvre des décisions politiques de l"association, la gestion quotidienne (gestion

financière et administrative, comptabilité, gestion des ressources humaines, gestion et

coordination des activités) et la représentation :du CPIE.

ACTIVITÉS PRINCIPALES

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1nnsg y iS ecqrgml bs 3GA5 (dmlargmllcjclr glrcplc+

qrpSrÉegc+ ecqrgml SbjglgqrpSrgtc+ ecqrgml dglSlagàpc---) Élaborer la stratégie de la structure et la mettre en oeuvre conjointement avec le-la directeur-trice (participation au conseil d"administration ou aux rencontres directeur-trice/président-e sur les problématiques particulières concernant la gestion stratégique du CPIE, du personnel et des ressources humaines) Rédiger, coordonner et suivre le programme d"actions du CPIE en cohérence avec ses orientations stratégiques et en lien avec le-la directeur-trice. Élaborer le budget de la structure et le budget des activités et projets en lien avec le-la directeur-trice, les responsables de secteur et/ou les chargé-e-s de mission Assurer le contrôle budgétaire et le suivi financier et comptable de la structure et des projets (suivi des tableaux de bord, clôture des comptes, trésorerie, comptabilité analytique...) Réaliser les rapports d"activité et les bilans financiers et assurer leur suivi administratif Établir et suivre les conventions avec les partenaires et les prestataires du CPIE Appui au management et à la gestion des ressources humaines Assurer le suivi de l"organisation du travail et des temps de travail du personnel de la structure (planning, validation des congés et fiches de missions, gestion des problèmes d"organisation...) Organiser et animer les réunions d"équipe avec le-la directeur-trice ou en son absence Recruter le personnel en lien avec le-la directeur-trice et le-la président-e (analyse des besoins, validation des profils de postes, respect de la procédure de recrutement, entretiens, réponses aux candidatures...) Recueillir les souhaits de formation des salarié-e-s, élaborer, mettre en oeuvre et suivre le plan de formationdes salarié-e-s du CPIE Réaliser ou superviser le traitement des salaires Gérer et manager l"équipe en l"absence du-de la directeur-trice, coordonner le personnel

Communication interne et externe

Assurer le relais d"information entre la direction et l"équipe Mettre à jour les documents de communication interne (livret d"accueil...) Suivi des besoins en communication externe (supports de communication, Internet...) Représenter le CPIE dans les relations extérieures Montage, coordination et suivi des activités et projets Organiser les missions, coordonner et suivre ou accompagner les projets initiés par les secteurs en lien avec les responsables de secteur ou chargé-e-s de mission (rédaction ou aide au montage de dossiers de subvention/financement, réalisation de bilans, suivi de dossiers) Assurer la coordination et la mise en cohérence des activités réalisées Réaliser l"activité prospective du CPIE en lien avec les différents secteurs Animer et coordonner des groupes de travail ou commissions Initier, monter et conduire des projets partenariaux

Conseiller les responsables de secteur

Recherche et développement - Réseau et partenariats Préparer et participer aux présentations des programmes et bilans d"activité auprès des partenaires. Entretenir et développer les relations avec les partenaires institutionnels, financiers et techniques sur les projets ou secteurs qu"il-elle gère

Rechercher et prospecter de nouveaux partenaires

Assurer l"interface avec le réseau des CPIE et les réseaux locaux Représenter la structure à l"échelle du territoire local Assurer une veille documentaire, juridique et stratégique (appels à projets, marchés publics, financements, politiques publiques...) 2/4 | www.cpie.fr

REPÈRE

Fonction de direction adjointe

ACTIVITÉS COMPLÉMENTAIRES

Gérer le-s secteur-s d"activité sous sa responsabilité par délégation du-de la directeur-trice (montage, gestion et

suivi des projets, budgets, dossiers de financement relatifs au-x secteur-s, encadrement et gestion d"équipe-s

rattachée-s au-x secteur-s...).

Polyvalences possibles du-de la directeur-trice adjoint-e : directeur-trice, responsable de secteur, chargé-e de

mission/projet/étude et formateur-trice.

CA5EM ?AxL1L3?AIP5M

Délégation hiérarchique du-de la directeur-tri:ce adjoint-e sur l"ensemble de l"équipe : ponctuelle (en l"absence du-de la directeur-tri:ce) permanente (notamment sur l"équipe du ou des se:cteur-s dont il-elle a la charge) LIENS HIÉRARCHIQUES ET RÉPARTITION DES RÔLES ENTRE DIRECTEUR-TRICE ET DIRECTEUR-TRICE

ADJOINT

-E

Sur l"organigramme, le-la directeur-trice adjoint-e est placé-e sous l"autorité du-de la directeur-trice, cependant ils-

elles forment à eux-elles deux une équipe de direction qui travaille en binôme, en véritable partenariat, dans le sens

d"une complémentarité des rôles, dans une logique de coordination et de concertation permanente. La fonction de

direction adjointe venant en support du poste de direction, doit être circonscrite à certaines responsabilités et

délégations clairement formalisées afin qu"il n"y :ait pas de doublons. La décision (surtout en cas de désaccord) :doit revenir in fine au-à la directeur-tri:ce.

La reconnaissance de la crédibilité du-de la directeur-trice adjoint-e par les salarié-e-s est plus importante lorsque

celui-celle-ci a une délégation de pouvoir de prise de décisions qui ne se limite pas à une délégation technique.

RÉPARTITION DES RÔLES ENTRE DIRECTEUR-TRICE ADJOINT-E ET RESPONSABLES DE SECTEUR

Le rôle du-de la directeur-trice adjoint-e n"empiète pas sur le rôle de décision technique des responsables de secteur.

3/4

LES POINTS FORTS

C5M GFAEOM 45 QA=AC1E35

Décharge de travail du-de la directeur-trice, pour lui permettre de se concentrer sur le développement, la

prospective, les relations externes et le modèle :économique.

Appui à la réflexion stratégique aux côtés du:-de la directeur-trice auprès des instances d:irigeantes

Continuité dans la prise de décisions en l":absence du-de la directeur-trice.

Parfois plus qu"une décharge de travail, cela p:ermet une amplification de la capacité de trava:il (1+1=3)

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