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BTS ASSISTANT DE GESTION DE PME-PMI ± SESSION 2011 EPREUVE E4 : Communication avec les acteurs externes et internes Epreuve U41 : Gestion des relations avec les clients et les fournisseurs

Fiche descriptive

Nom et prénom du candidat : EYSSERIC Agnès

Intitulé de la situation de gestion :

; Réalisée ... Observée

Fiche de situation de gestion n° : 3

Cadre de la réalisation

Raison sociale : UNAGEIQ BTP 84

Union des associations GEIQ BTP 84,

pour la mise à disposition de personnel Tâche(s) du référentiel concernée(s) :

T22.2 Passation et suivi des commandes

T23.1 Contrôle des achats et des règlements

Dates de réalisation : janvier 2011

Durée de la réalisation : 5 heures

Contexte de réalisation :

OXL HVP UHPLV JMQPV PMVTXH NRPPHV""B FH PMPpULel doit être renouvelé tous les 3 mois. Aussi, le

stock doit être suffisant pour répondre aux besoins des salariés.

Toutes les semaines, la personne chargée des commandes va vérifier le stock. Elle note les quantités à

commander, prépare sa commande sur Word puis la faxe au fournisseur. Je lui ai demandé si je pouvais créer un bon de commande.

Objectifs :

¾ Faciliter la tâche de la personne chargée des commandes Les responsables de recrutement doivent noter les sorties de matériel

Accessibilité rapide au stock

Créer un document alliant deux utilisations : commande et état des stocks

Facilité de saisie

Calcul instantané des quantités commandées et sorties Environnement informatique (réseau, matériel et logiciels) :

Matériel Réseau Logiciels

9 ordinateur

9 Internet 9 Microsoft Word 2007

9 Microsoft Excel 2007

9 Outlook Express

Activité

¾ Création du bon de commande avec extension de données pour gestion du stock sur Microsoft Excel. Partage du document sur la base de données en commun. - Date de commande - Intitulé des articles - Références - Quantités commandées - Quantités prélevées - Stock début - Stock fin

Utilisation des fonctions :

- " Filtre » pour sélectionner les produits à commander - " masquer » pour les colonnes ne servant que pour le stock - Formules de calculs somme automatique, soustraction, multiplication, moyenne - Copier/coller pour chaque nouvelle commande ¾ Envoyer par courriel avec en pièce jointe le bon de commande au fournisseur et demander un accusé de réception

¾ A la réception des marchandises, noter la date de réception, contrôler les quantités reçues et les

saisir sur Le tableau Excel " commande protection individuelle » ¾ Faire une copie du bon de livraison et le donner au service comptabilité pour le paiement et

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