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TACHE LE SUIVI DES COMMANDES ET LA RECEPTION DE LA LIVRAISON

A LA PROCDURE D'ACHAT

procédures d'achat

L'hôte(sse) doit :

Passer une commande

Vérifier et mettre à jour le planning des commandes Effectuer les relances éventuelles (téléphoniques et écrites)

Être rigoureux dans la gestion des commandes.

La procĠdure d'achat s'effectue au regard de fournisseurs attitrĠs et se limite ă des demandes

de tarifs ou de prix, de passation de commande et de gestion physique des stocks.

Le planning des commandes :

fiche fournisseur

Une fiche fournisseur sert à connaître les principales informations sur le fournisseur pour

effectuer une commande. Sur cette fiche fournisseur, on y trouve par exemple la raison sociale

et les coordonnées du fournisseur, les numéros de téléphone avec le nom du contact et le mail,

Une fiche fournisseur permet de réunir tous les renseignements utiles pour passer une commande. utilité du planning suivre les commande s visualiser les commande s gérer les retard de livraisons relancer les forunisseurs préparer la réception des fournitures /matériels

éviter les

rupture de stocks

Les outils

le courrier le e- mailling internet le téléphone le courrier recommand sélection des fournisseurs tableau de comparaison Un tableau permettant de comparer les offres des fournisseurs compte tenu de certains critères de sélection pour choisir le fournisseur le plus adapté livraison et s'assurer qu'il livre bien à la date prévue. procédures à suivre lorsque les délais de livraison ne sont pas respectés Lorsque les délais de livraison ne sont pas respectés, il faut d'abord effectuer une relance téléphonique. En cas d'une non-réponse, il faut rédiger une lettre de mise en demeure.

Les outils permettant les relances :

les éléments importants à rappeler au fournisseur

Il faut rappeler au fournisseur :

- la date de la commande avec son contenu, - la date de l'accusé de réception, - la date de livraison prévue. Il faut insister sur le retard de livraison et proposer une date ultérieure de livraison. une mise en demeure Une mise en demeure est une lettre envoyée à un fournisseur en envoi recommandé avec accusé de réception, qui rappelle l'historique de la commande et propose un autre délai de livraison.

Les documents commerciaux

Les documents commerciaux :

B LA RÉCEPTION DE LA LIVRAISON

procédures de réception de la livraison stockage stockage en réserve transmission aux services concernés formulation des réserves annotation sur le bon de livraison, si l'anomalie a ĠtĠ repérée lors du premier contrôle ; appel téléphonique généralement confirmé par fax, e-mail ou courrier, dans un délai de 3 jours pour toutes les anomalies.

Validation

qualitatif: état des conditionnements et des emballages de chaque produit livré. quantitatif: articles manquants ou en trop, erreur

En présence du livreur

controles quantitatif Vérifier que le nombre de colis livrés correspond bien au nombre de colis inscrit sur le bon de livraison. réception des fournitures et du matériel devis Bon de commande Bon de livraison

Facture

Les documents à utiliser

L'enregistrement des entrées de fournitures et de matériels

L'Ġtat du stock :

Stock maximum :

Stock minimum :

Quantité de produit en stock limite et critique en cas de retard de livraison.

Stock d'alerte :

Quantité de produit en stock prédéfinie qui déclenche la commande.

Stock de sécurité:

Quantité de produit en stock qui permet de faire face aux imprévus ou retard de livraison.

La fiche de stock :

Le support permettant d'effectuer les enregistrements des mouvements de stocks : des entrées et des sorties de marchandises et/ou de fournitures

Elle comporte diverses informations :

Les mouvements : quantités entrées et sorties Les niveaux de stock ͗ (madžimum, minimum, d'alerte, de sĠcuritĠ). Bon de commande Bon de livraison Fiche de stockquotesdbs_dbs6.pdfusesText_12