départementales de la Creuse), Julie DESLONDES (Archives départementales du Calvados) Aux Archives départementales de la Creuse, le changement de direction en 2013 a été l'occasion de Drôme : Abandon de Thot au profit partiellement de Mnesys en 2012 Eure : Abandon d'Alexandrie pour Mnesys en 2017
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départementales de la Creuse), Julie DESLONDES (Archives départementales du Calvados) Aux Archives départementales de la Creuse, le changement de direction en 2013 a été l'occasion de Drôme : Abandon de Thot au profit partiellement de Mnesys en 2012 Eure : Abandon d'Alexandrie pour Mnesys en 2017
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Séminaire des Archives de France, 14-16 novembre 2017
Synthèse de l'atelier "L'informatisation des services d'archives aujourd'hui : constats, réflexions et
enjeux" animé par Stéphanie ROUSSEL et Dominique NAUD (SIAF), avec Pascale BUGAT (Archives
départementales de la Creuse), Julie DESLONDES (Archives départementales du Calvados), Claire GATTI
(Archives municipales de Rennes) et Anne LEBEL (Archives nationales du monde du travail).L'atelier, conçu comme un espace de réflexion et d'échanges autour de l'enjeu que constitue pour les
services l'informatisation et, désormais, la réinformatisation (depuis 2011, 30% des services départementaux
d'archives ont mené ou entamé une démarche de réinformatisation, c'est-à-dire de modification substantielle
de leur système d'information archivistique) a rassemblé une quarantaine de participants.La première partie de l'atelier a consisté à présenter la situation des projets menés dans quatre services, aux
contextes et aux enjeux très différents.Les Archives nationales du monde du travail ont été informatisées assez tôt puis ont abandonné le
progiciel Harmonie en 2006, sans que les données n'aient été sauvegardées. Depuis, les instruments de
recherche sont produits sous forme bureautique. Après une phase de refondation du service entre 2012 et
2014, qui s'est traduite notamment par un schéma directeur stratégique et opérationnel incorporant de façon
très globale la réinformatisation, un cahier des charges pour la réinformatisation du service a été rédigé fin
2016, grâce au soutien des services informatiques du ministère de la Culture et à un accompagnement du
SIAF. Des crédits sont débloqués pour 2017-2018, le projet en est actuellement à l'étape des audits de
sécurité.Aux Archives départementales de la Creuse, le changement de direction en 2013 a été l'occasion de
dresser un état des lieux qui a montré un progiciel répondant assez bien aux besoins mais utilisé seulement
pour une partie des fonctions de la chaîne archivistique, d'autres n'ayant pas été installées ou paramétrées, et
établi que les instruments de recherche étaient produits sous forme bureautique. La décision a été de ne pas
changer de progiciel, projet souvent long et coûteux, mais de travailler à une montée de version de l'outil
d'une part et à l'amélioration des instruments de recherche et notamment à leur encodage en XML, à l'aide
d'un outil réalisé par un bénévole, d'autre part. Le module pour la publication sur internet a également été
acquis.Aux Archives municipales de Rennes, le projet de réinformatisation est évoqué depuis près d'une dizaine
d'années, le projet ayant été pensé globalement (SIA / site et moteurs de recherche / SAE). Le cahier des
charges a été publié en juin 2017. Le service est informatisé en profondeur depuis 1993, les agents utilisant
les outils pour la rédaction des instruments de recherche et les actions de la chaîne archivistique. Néanmoins,
une étude réalisée grâce à une assistance à maîtrise d'ouvrage a mis en avant que les outils, nombreux,
étaient souvent juxtaposés et peu liés entre eux, certains étant en outre obsolètes. Pour diminuer les
inquiétudes liées au changement d'outil, de nombreux groupes de travail et ateliers ont été organisés au sein
du service pour préparer la reprise des données. Du temps a également été dégagé afin de permettre aux
agents d'absorber la charge de travail supplémentaire induite par le changement de logiciel.Quant aux Archives départementales du Calvados, informatisées depuis longtemps mais pas sur toutes les
fonctions de la chaîne archivistique, le projet est né d'une étude menée sur l'archivage électronique, à la
demande du Directeur général des services. L'étude ayant montré que le logiciel ne répondrait pas aux
besoins du service en la matière, un nouveau logiciel a été acquis en 2013. Un important de travail
d'accompagnement a été mené pendant le projet, afin que tous les agents du service utilisent l'outil,
notamment pour la production des instruments de recherche.Les échanges avec la salle ont principalement mis en avant deux points : l'utilité des assistances à maîtrise
d'ouvrage qui permettent d'apporter un regard extérieur et de proposer des solutions et l'importance de
réfléchir en amont à la façon dont sont utilisés les outils. Cela est particulièrement vrai dans un cas comme
celui de des Archives départementales des Yvelines et des Hauts-de-Seine, amenées à fusionner, et dont les
outils vont devoir converger. Séminaire des Archives de France, 14-16 novembre 2017La deuxième partie de l'atelier était consacrée à des focus plus techniques sur deux points spécifiques : la
reprise des données d'une part, la rédaction et la publication des instruments de recherche d'autre part.
La reprise des données est une question complexe. Le choix d'une reprise intégrale ne va pas de soi et il est
parfois plus judicieux de ne pas reprendre certaines données, par exemple le récolement quand celui-ci est
trop fautif ou trop imprécis. Mais un tel choix doit être justifié auprès des agents qui peuvent également
participer à ce travail de longue haleine. La question de la charge de travail induite par la mise en qualité des
données n'est en outre pas négligeable, le temps passé à la reprise pouvant vite être très important.
En matière d'instruments de recherche, le point commun de tous les projets cités est l'attention portée à leur
normalisation et à leur publication en ligne. Les choix peuvent varier sur les outils de production à utiliser,
un tableur pouvant, parfois, s'avérer plus efficace pour construire une arborescence qu'un outil d'aide au
classement. Les choix sont évidemment très liés au contexte des différents services, de la volonté d'une
utilisation, par tous, de l'outil à l'idée de recentrer les compétences techniques d'encodage sur une équipe
restreinte.Panorama des services départementaux d'archives ayant mené ou démarré une réinformatisation totale ou
partielle 1 Hautes-Alpes : Abandon d'Arkheïa pour Ligeo en 2016Ardèche :Abandon d'Arkheïa et Archinoë en cours au profit de Ligeo équipé du connecteur
archives électroniquesBouches-du-Rhône : Abandon de Clara au profit de Ligeo en 2016 et de Flora pour la bibliothèque en 2013
Calvados : Abandon de Gaia au profit de Mnesys en 2014 Cher : Abandon de Clara et Loris pour Mnesys en 2016 ; d'Archinoë pour Arkothèque en 2016Corrèze : Abandon de Clara et Loris pour Mnesys en 2014 Drôme : Abandon de Thot au profit partiellement de Mnesys en 2012 Eure :Abandon d'Arkheïa au profit de Mnesys en 2015 Gard :Abandon de Pléade au profit de Bach en 2015 Hérault :Passage à Mnesys et abandon d'Arkheïa en 2012
Jura :Abandon d'Avenio pour Mnesys en 2016
Landes :Abandon de Flora, Archinoë et Orphée pour la publication des IR, la diffusion des archives numérisées et la bibliothèque au profit d'Arkothèque en 2012 Loiret :Réinformatisation totale en 2011 avec choix d'étendre l'installation de Thot Maine-et-Loire :Abandon de Ligeo pour la publication des IR au profit d'Archinoë en 2013 Manche :Abandon d'Arkheïa au profit de Mnesys en 2013 Marne :Abandon d'Arkheïa pour la description et la bibliothèque au profit de Mnesys en 2016 Haute-Marne:Abandon de Pléade pour Bach fin 2016 Meurthe-et-Moselle :Abandon de Pléade pour Bach en 2014 Meuse :Abandon total d'Arkheïa et Ever suite au profit de Mnesys en 2016 Morbihan :Abandon d'Arkheïa au profit de Ligeo pourvu du connecteur archives électroniques en 2016Puy-de-Dôme:Abandon d'Arkheïa pour Ligeo en 2013 Haut-Rhin :Abandon du système maison pour Mnesys en 2012 Rhône:Abandon de Thot pour Mnesys en 2014; changement en cours pour la bibliothèque Sarthe:Abandon d'Arkheïa au profit de Ligeo en cours Savoie:Abandon de Clara au profit de Mnesys en 2014 puis 2015 Seine-Saint-Denis :Abandon de Clara au profit de Mnesys en 2016 Territoire de Belfort :Abandon d'Avenio au profit de Mnesys
1 sources : données du rapport annuel 2016 complétées par les données 2012 à 2015 et sites des éditeurs, sous réserve d'erreurs
d'interprétation que nous vous remercions de signaler Séminaire des Archives de France, 14-16 novembre 2017 Val-d'Oise :Abandon de Thot pour la publication des IR au profit de Ligeo, changement de logiciel métier prévue en 2017, projet également en archivage électronique Var : Mise en oeuvre d'un nouveau logiciel métier prévue pour 2017 Vosges :Abandon de Gaïa en 2016 pour un autre outil Yonne:Abandon d'Arkheïa au profit de Ligeo en cours Changements d'outils de gestion dans les structures communales et intercommunales) 2Auxerre :Abandon d'Avenio pour Ligeo en 2015
Besançon :Abandon d'Avenio pour Mnesys en 2014
Chartres :Abandon d'Arkheïa pour Mnesys en 2016 Dôle et Grand-DôleAbandon d'Avenio pour Mnesys en 2014 pour le récolement Grand Paris et Seine et Oise : Abandon d'Avenio pour Ligeo en 2015 La teste de Buch :Abandon d'Avenio pour Ligeo en 2015 Métropole européenne de Lille : Abandon de Texto et Access pour Ligeo en 2016Narbonne :Abandon d'Avenio pour Ligeo en 2012
Nîmes et Nîmes métropole : Abandon de Thot et Cindoc pour Ligeo en 2016 Orvault : Abandon d'Alexandrie pour Mnesys en 2017Paris-Vallée de la Marne : bascule prévue des données de l'ancienne communauté d'agglomération de Val