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MISSIONS ET RÔLE DU TUTEUR EN HUIT ÉTAPES 1 Recruter ou participer au recrutement Le tuteur peut participe au ecutement d’un nouveau salaié >> Définir le poste à pourvoir • Missions ; • Environnement du poste ; • Compétences attendues >> Établir un déroulement méthodologique de l’entretien de séle tion

GUIDE PRATIQUE - Akto

ni financer le contrat en alternance 2 Il peut changer en cours de contrat auquel cas un avenant est établi 3 La fonction de tuteur ou de maître d’apprentissage peut être partagée entre plusieurs salariés de l’entreprise Dans ce cas un tuteur ou maître d’apprentissage référent est désigné Il assure alors la coordination de

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LIVRET RESSOURCES

TUTEUR EN ENTREPRISE

AFPA AUVERGNE V.04/06

AFPA AuvergneLIVRET RESSOURCES TUTEUR2/41

Sommaire

QU'EST-CE QU'UN CONTRAT DE PROFESSIONNALISATION ?..............................................4

EXEMPLE DE CHARTE DE TUTEUR.............................................................................................5

ACCUEILLIR :....................................................................................................................................8

ELEMENTS D"UN PROTOCOLE D"ACCUEIL...............................................................................8

GUIDE D'ENTRETIEN D'ACCUEIL...............................................................................................10

REFERENTIEL EMPLOIS / ACTIVITES / COMPETENCES......................................................13

DE LA PRODUCTION A LA FORMATION..................................................................................30

FoRMER AU POSTE DE TRAVAIL...............................................................................................31

L"ACTE PEDAGOGIQUE................................................................................................................32

QUELQUES PRINCIPES DE PEDAGOGIE...................................................................................33

METHODES ET TECHNIQUES PEDAGOGIQUES......................................................................33

MOTEURS ET FREINS DE L"APPRENTISSAGE.........................................................................36

EVALUER LE SALARIE.................................................................................................................39

ROLE D"INTEGRATION DU TUTEUR.........................................................................................39

DIFFICULTES QUE PEUT RENCONTRER LE TUTEUR............................................................41

AFPA AuvergneLIVRET RESSOURCES TUTEUR3/41

AFPA AuvergneLIVRET RESSOURCES TUTEUR4/41

QU'EST-CE QU'UN CONTRAT DE PROFESSIONNALISATION ?

Consulter les sites

MINISTERE DE L"EMPLOI, DU TRAVAIL ET DE LA COHESION SOCIALE

AGEFOS PME

Journal Officiel

AFPA AuvergneLIVRET RESSOURCES TUTEUR5/41

EXEMPLE DE CHARTE DE TUTEUR

LE TUTEUR DOIT :

Avec le salarié:

- le connaître, l'écouter, échanger. - l'insérer dans l'entreprise et l'atelier : " le mettre dans ses meubles " sa place, ses outils, le vocabulaire technique, ses relations avec les autres agents de l'entreprise (régulateur). - partager : les règles du jeu ce qui se fait et ce qui ne se fait pas les hors jeux (une faute est différente d'une erreur) le respect de la hiérarchie le sens de la responsabilité (auto-contrôle), la passion du métier, la compréhension de l'entreprise, la nature économique de l'entreprise et du métier, le respect du matériel et des locaux. - apporter : les savoir-faire techniques (selon une progression pédagogique) tâches progressives tâches significatives (pas trop parcellaires) avec compréhension et recul des méthodes synthèse des pratiques de l'entreprise remise en cause de certaines habitudes réflexion du tuteur sur les méthodes de travail - l'évaluer : en permanence sur le poste de travail (prévenir les erreurs),

à périodes fixes,

lors des évaluations certificatives.

Avec l'encadrement de l'entreprise :

" Etre le garant de la pédagogie par alternance » - Veiller au choix des tâches qui sont données à faire au salarié - Faire intervenir le(s) formateur(s) en cas de besoin.

AFPA AuvergneLIVRET RESSOURCES TUTEUR6/41

Avec la direction et les formateurs :

- Se tenir informé de ce qu'apprend le salarié - Participer à l'établissement des séquences pédagogiques - Tenir informés les formateurs de ses observations: sur les techniques ou méthodes enseignées, sur la progressivité de la formation, sur les difficultés des salariés et les besoins apparus. - Tenir informé la direction des problèmes du salarié, tel qu'il peut en avoir connaissance (interne ou externe à l'entreprise). - Participer au suivi de la professionnalisation.

LE SALARIE DOIT:

Faire confiance à son tuteur.

Jouer le jeu de l'entreprise, du métier, de la formation. Assumer la responsabilité technique et économique de son travail. Echanger avec le tuteur et les autres agents de l'entreprise.

L"ENTREPRISE DOIT :

Donner au salarié les tâches pédagogiquement nécessaires à sa progression. Accepter une révision des méthodes employées. Reconnaître le rôle du tuteur et lui laisser le temps nécessaire pour assumer sa fonction.

Les FORMATEURS DOIVENT :

Se mettre à l'écoute des tuteurs.

Adapter les contenus de formation en fonction de la professionnalisation visée.

AFPA AuvergneLIVRET RESSOURCES TUTEUR7/41

ACCUEIL

Il faut fixer un cadre

Pourquoi :Pour sécuriser, rassurer

Pour faciliter l'insertion.

Quand : Dès la première seconde et tous les jours. Que faut-il prévoir pour le premier jour, ensuite

Comment :En donnant des informations.

En étant chaleureux et informatif

Quoi :Quelles informations ?

Etre informatif sur

L'entreprise : son organisation, ce qu'elle fait.

Le Service : son organisation, ce qu'il fait,

L'équipe de travail,

Les consignes de sécurité,

Le règlement intérieur,

Etre chaleureux : c'est s'intéresser à l'autre, le regarder, sourire, bouger.

Où : Où se fait le premier accueil,

Quels lieux sont à connaître dès le premier jour (restaurant d'entreprise, toilettes, vestiaires_)

L'accueil se fait à 3 niveaux

L'accueil verbal

(paroles, voix, niveau de langage (familier, courant cela va traduire le degré et l'importance accordée par le Tuteur à la rencontre.

L'accueil gestuel

(sourire, regard, attitude générale) doit être en concordance avec le discours,

L'accueil relationnel

souvent la clé de la mise en confiance de la personne reçue (offrir un café, un siège).

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ACCUEILLIR :

1. Les informations que vous devez communiquer au salarié dès le premier jour de

son arrivée dans l'entreprise. Histoire de l'entreprise, sa " culture » - Accès à l'entreprise

2. Les éléments à préparer pour faciliter l'intégration du salarié dans l'entreprise.

L'installation de son poste de travail

Les outils dont il aura besoin

Le vestiaire ou endroit où il pourra ranger ses affaires La liste des collègues qui doivent être prévenus de son arrivée

3. L'organisation de vos rapports avec le salarié.

Présentation de vos fonctions et de votre rôle Périodicité des rencontres formalisées que vous aurez avec lui L'emploi du temps détaillé de ses périodes en entreprise

4. Les objectifs de la formation.

Présentation au salarié de son poste de travail dans l'entreprise Les autres personnes qui exercent le même travail dans l'entreprise Les différentes grandes étapes de la formation suivie par le salarié

5. Emploi du temps détaillé.

1ère semaine..

6. Carte d'identité du métier.

Voir : Guide pratique à l"usage du tuteur

ELEMENTS D"UN PROTOCOLE D"ACCUEIL

AFPA AuvergneLIVRET RESSOURCES TUTEUR9/41

AVANT ARRIVÉE : PRÉPARER

Avoir un entretien avec le responsable dans l'organisme de formation Rassembler les informations et documents utiles pour l'accueil du salarié Informer les collègues Planifier l'ensemble des activités dans l'entreprise (postes occupés, production, formation)

Autres :

A L'ARRIVÉE : ACCUEILLIR

Se présenter

Faire la connaissance du salarié

Présenter l'entreprise (faire une visite ?)

Présenter les collègues et spécialement les interlocuteurs du stagiaire

Présenter le service, le chantier,

Présenter le poste de travail

Présenter et discuter le déroulement prévu pour le stage Donner d'autres informations utiles (services sociaux, cantine, \b Autres :

REGULIEREMENT: RENDRE LE TRAVAIL FORMATEUR

Donner les explications et consignes avant chaque activité Montrer comment faire Après l'activité, contrôler le résultat du travail Laisser au salarié la possibilité de s'exprimer Commenter avec le salarié la méthode choisie Corriger les erreurs, en rechercher les causes avec le salarié Encourager le salarié face aux difficultés professionnelles Soutenir le salarié face à des difficultés personnelles \b Autres :

REGULIEREMENT : FAIRE LE POINT

Réserver un temps d'entretien avec le salarié pour repérer ensemble ses progrès et difficultés, pour écouter ses inquiétudes et ses souhaits, pour faire part de vos observations et remarques Faire le point avec la hiérarchie de l'entreprise Faire le point avec l'organisme de formation Autres :

A L'ISSUE : CONCLURE

Participer à l'évaluation du salarié Prévoir un entretien final avec le salarié et ses formateurs Faire un compte-rendu aux responsables de l'entreprise Proposer des améliorations pour l'accueil des salariés et le fonctionnement du tutorat

Autres :

AFPA AuvergneLIVRET RESSOURCES TUTEUR10/41

GUIDE D'ENTRETIEN D'ACCUEIL

IDEE-FORCE:

Venir ensemble est un début; rester ensemble est un progrès ; travailler ensemble, c'est le succès. Henry FORD.

PHASESMOYENS-STYLE

1. Accueil de

mon interlocuteur.

Nous présenter

mutuellement.

Cadrer

l'entretien

2. Lui présenter

son travail

3. L'aider à

s'exprimer

4. Compléter si

nécessaire

5. Conclure

l'entretien - Le recevoir comme un invité ; lui faire sentir qu'il était attendu. Le mettre à l'aise. - Rappeler ma fonction et définir la relation que nous allons avoir ensemble. - Le laisser se présenter à sa manière. - Décliner l'objectif de l'entretien ; répondre à ses questions et lui préciser les modalités de sa mission. - Assez sommaire à ce stade, pour pouvoir lui laisser la parole assez vite. - Lui demander ce qu'il aimerait savoir - Reformuler ses questions avant d'y répondre - M'assurer que mes réponses le satisfont. - A-t-il des problèmes particuliers ? - S'il s'agit d'une personne mutée, lui demander son sentiment au sujet de sa mutation. - Annoncer les " règles du jeu " de l'entreprise ; ce qu'elle attend de lui, ce qu'il peut attendre d'elle. - L'informer des principaux avantages et contraintes liés

à son poste,

au service et à l'entreprise (horaires, règlement, usages particuliers, etc.) - L'informer aussi des recours en cas de problème (hiérarchie, service du personnel, etc.) - Penser à ses besoins élémentaires : restaurant, parking, toilettes, infirmerie, etc. - Eventuellement, lui présenter la procédure de parrainage dont il va bénéficier. Lui présenter son parrain. - Fixer un autre rendez-vous, dans quelques jours. - Annoncer ma disponibilité, en cas de besoin. - Lui présenter ses collègues de travail, faire le tour du service. - Ou bien le confier à son parrain.

OBJECTIF SORTIE :

AFPA AuvergneLIVRET RESSOURCES TUTEUR11/41

Fournir au nouveau venu les informations dont il a besoin pour s'adapter efficacement et confortablement à son poste de travail et dans son nouvel environnement. Conseils pour une démarche d'accueil et d'intégration réussie :

DURANT L'ENTRETIEN...

Éliminer les erreurs

d'interprétation

Etre très précis sur les exigences du

poste, sur ses objectifs, sur le pouvoir et l'autonomie, sur les futurs interlocuteurs de l'arrivant, etc. Ne rien cacher de la réalitéLes difficultés du poste, les résistances que l'arrivant est susceptible de rencontrer, les raisons de l'échec

éventuel de son prédécesseur, etc. Les

règles du jeu dans l'entreprise, explicites et implicites. Mais ne pas trop parlerNe pas essayer d'expliquer en une seule fois "tout ce qu'il doit savoir Ne pas le saturer d'informations. Se centrer sur

SES préoccupations.

Organiser la période initiale

d'insertion en détail

Et par écrit : les personnes à rencontrer,

les lieux à visiter, la documentation à consulter, les usages à assimiler, etc.

ENSUITE

Présenter le nouveau venu

aux personnes concernées

Préciser la raison de son arrivée, sa

position dans l'organigramme, le pouvoir dont il dispose, ce qui est attendu de ses interlocuteurs, etc.

Piloter l'insertion de très

près

Maintenir un contact fréquent. Confier

à un " ancien " la responsabilité

officielle d'aider le nouveau venu à réussir son intégration.

Faire une évaluation

détaillée

Après un mois, trois mois et six mois.,

Demander à l'intéressé de préparer un

rapport écrit : réalisations, difficultés rencontrées, etc. Ne pas aller trop viteInciter le nouveau collaborateur à ne pas brûler les étapes ; qu'il attende d'être bien intégré avant d'entreprendre des changements importants.

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L"ALTERNANCE

Le pari de l"alternance, c"est de viser une plus grande efficacité dans la formation professionnelle des futurs travailleurs, en cherchant à les faire accéder à une véritable maîtrise professionnelle. Celle-ci exige la mise en oeuvre de trois démarches d"apprentissage complémentaires : * Acquisition de connaissances. * Développement de capacités. * Acquisition de connaissances. * Développement de capacités. * Formalisation des acquis de l"expérience. * Application des connaissances et capacités. * Acquisition de connaissances. * Développement de capacités.

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REFERENTIEL EMPLOIS / ACTIVITES / COMPETENCES

1. RéFERENTIEL DES EMPLOIS TYPES (ou METIERS)

Ils sont une représentation formalisée qui répertorie et définit les emplois de l"entreprise. La qualité de leur conception et de leur réalisation conditionnent la diversité de leurs utilisations et la multiplicité de leurs fonctions dans la démarche GPEC. Les fonctions sont agrégées en emploi-type. Les emplois type regroupent les exigences communes requises pour tenir l'emploi et la classification avec l"aide éventuelle des travaux du répertoire français des emplois " ROME » http ://www.anpe.fr/ Exemple de Fiche Emploi Type décrivant les exigences pour tenir l'emploi de secrétaire

FICHE EMPLOI-TYPE SECRETAIRE

Correspond aux fonctions

secrétariat travaux équipement secrétariat communication secrétariat développement secrétariat interventions techniques secrétariat budget-programmation secrétariat technico-pédagogique secrétariat gestion secrétariat commercial secrétariat des services détachés secrétariat général (voir fiches de fonctions correspondantes)

MISSIONS

Contribuer à l'organisation et au fonctionnement administratif de l'établissement, en assurant notamment : - la mise en forme, le suivi, la circulation, le stockage des documents supports de l'activité de l'établissement - l'accueil et l'information des usagers et des interlocuteurs internes ou externes - le traitement de données statistiques diverses.

EXIGENCES REQUISES POUR TENIR L'EMPLOI

Recrutement externe

Niveau IV de formation

Une première expérience professionnelle est demandée. Des compétences et/ou des connaissances professionnelles spécifiques peuvent être demandées pour certaines fonctions, ex : connaissances en P.A.O. pour la fonction communication ; pratique d'une langue vivante pour la fonction commerciale.

Recrutement interne

Expérience de 2 ans en qualité de secrétaire d'appui aux travaux administratifs (classification =

sténo-dactylo) et niveau V de formation.

CLASSIFICATION Secrétaire "A" N 1-242

AFPA AuvergneLIVRET RESSOURCES TUTEUR14/41

2. NOMENCLATURE DES EMPLOIS (ou FONCTIONS)

Son élaboration implique une connaissance parfaite des emplois actuels : c"est l"objet de la Nomenclature des emplois existants et futurs, tant en termes qualitatifs, qu"en termes

d"évolution quantitative. Néanmoins, elle doit rester attachée aux référentiels internes de

l"entreprise. Les fonctions sont déclinées en terme de missions et d'activités. Exemple de Fiche descriptive des missions et activités d"une fonction

SECRETARIAT DES CENTRES AFPA

FONCTION SECRETARIAT TECHNICO-PEDAGOGIQUE

MISSIONS

- Intervenir en appui aux cadres techniques, aux enseignants aux plans administratif et logistique en assurant l'organisation de tout ou partie du dispositif de formation, en effectuant un suivi

quantitatif et administratif des activités de formation, et en gérant un système documentaire.

DESCRIPTIF DES ACTIVITES

Accueil - Information

- Accueil et renseignements téléphoniques auprès des demandeurs de formation, des stagiaires

et des interlocuteurs internes et externes sur le dispositif de formation : aspects organisationnels et/ou administratifs.

Préparation et suivi de dossiers

- Préparation des dossiers techniques et administratifs devant permettre aux cadres de présenter

les projets d'évolution du dispositif.

- Préparation des éléments nécessaires à la négociation et à l'établissement des conventions avec

les entreprises et les partenaires institutionnels.

- Suivi statistique et administratif des différentes activités de formation et conventions (FNE...)

Appui logistique et organisationnel

- Tenue des plannings des enseignants - Accompagnement logistique des formations : préparation des EFS, convocation des jurys, préparation des salles et des petits matériels... - Appui aux équipes enseignantes dans leurs recherches documentaires, organisation d'un système de documentation technique (abonnements...) - Suivi administratif des Périodes d'Application en Entreprise (PAE).

OBSERVATIONS

La prise en charge de cette fonction peut varier en fonction de la taille de l'établissement, des

structures pédagogiques du Centre et de l'organisation générale des fonctions administratives.

Elle peut dans les petits établissements concerner le dispositif de formation dans sa globalité

ainsi que les différents types d'actions de formation, structurelles ou conjoncturelles.

Elle peut également se subdiviser en secrétariat des actions structurelles et secrétariat des

actions conjoncturelles.

AFPA AuvergneLIVRET RESSOURCES TUTEUR15/41

3. REFERENTIEL DE COMPETENCES

Dans cette approche par le métier qui s'articule autour de quatre paramètres, chaque salarié va se positionner sur l'ensemble des compétences que sont les savoirs, les savoir- faire, les savoir-être et les savoir-évoluer.

Les savoirs : c'est-à-dire l'ensemble des connaissances générales ou spécialisées à

posséder. Il peut s'agir de connaissances théoriques ou de la maîtrise de certains langages scientifiques et techniques. Les savoir-faire : ils concernent la maîtrise d'outils et de méthodes dans des contextes bien spécifiques. Il importera de préciser dans quelle mesure ces savoir-faire sont transférables à des situations de travail diversifiées. Les savoir-être : c'est-à-dire les attitudes et les comportements des personnes au travail, les façons souhaitables d'agir et d'inter agir. Les savoir-évoluer : ils concernent à la fois les possibilités de progresser dans le

métier et/ou d'aller vers d'autres types d'activités ; ils seront appréciés sur la base de ce

que l'on nomme généralement le potentiel individuel. Cette flexibilité ne concerne pas seulement les cadres mais l'ensemble des personnels soumis à des évolutions des techniques et de l'organisation. Le dessin suivant traduit les quatre axes possibles d'une approche rationnelle des compétences. Suivant le niveau des postes et les types de branche concernés, l"entreprise hiérarchisera les composantes du métier : pour les cadres,, par exemple, on

étudiera de façon privilégiée les savoir être, pour les employés on mettra l"accent sur les

savoir-faire spécifiques.

Technicité

Expérience

Adaptabiliténécessaire

MobilitéAdaptation à

Aptitude àun type d'activité

être forméMaîtrise de

Potentieltechnologies

spécifiques

LES SAVOIRS

Connaissances générales

Savoirs spécialisés

Maitrise des langages

Maitrise des concepts

LES

SAVOIR-

FAIRE LES

SAVOIR-

EVOLUER

Savoir diriger

LES SAVOIR-ÊTRE

Savoir organiser

Savoir décider

Savoir controler

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