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PLA
TEFORME D'ACHAT DE FORMATION
GUIDE UTILISATEUR Version Janvier 2014
SOMMAIRE
Introduction ........................................................................... 5 Un outil d"aide à l"achat de formation pour les adhérents ................................. 5 Les fonctionnalités de la plateforme d"achat de formation ............................... 5 L"aide et l"assistance à l"utilisation de la plateforme d"achat............................. 51.1.1.1. Votre première connexion à la plateforme d'achat de
formation ......................................................................... 6 1.1 Accès à l"espace privé de la plateforme d"achat : vos codes d"accès ..... 6 1.2 Paramétrages de votre compte personnel .............................................. 71.2.1.
Renseignement des coordonnées de votre établissement et modification de votre mot de passe ................................................ 81.2.2.
Paramétrage de vos alertes électroniques ..................................... 91.2.3.
Enregistrement du lieu d"exécution des prestations...................... 11 1.3 Vérification des pré-requis techniques .................................................. 15 1.4 Fonctionnalités du menu déroulant de la plateforme ............................. 171.4.1.
Consultations ................................................................................ 181.4.2.
Tableau de bord d"une consultation .............................................. 191.4.3.
Détails des informations saisies dans une consultation ................ 221.4.4.
Données fournisseurs ................................................................... 241.4.5.
Administration métier, accès aux statistiques ............................... 271.4.6.
Archives ........................................................................................ 281.4.7.
Paramétrage ................................................................................. 301.4.8.
Outils de signature ........................................................................ 321.4.9.
Aide .............................................................................................. 33
1.4.10.
Prérequis techniques .................................................................... 352.2.2.2. Préparation d'une consultation pour un achat de prestation de formation ................................................... 37
2.1 Consultation simple et directe d"un ou plusieurs prestataires ............... 372.1.1.
Préparation de la consultation ...................................................... 372.1.2.
Mode opératoire - Lieu d"exécution .............................................. 402.1.3.
Mode opératoire - Code CPV ....................................................... 432.1.4.
Mode opératoire - Allotissement .................................................. 442.1.5.
Calendrier..................................................................................... 452.1.6.
Documents joints DCE ................................................................. 462.1.7.
Modalités de réponse ................................................................... 472.1.8.
Droits d"accès ............................................................................... 482.1.9.
Messages d"erreur de saisie ........................................................ 552.1.10.
Validation ..................................................................................... 562.1.11.
Envoi d"une invitation à candidater aux prestataires choisis ........ 572.1.12.
Option de publication au BOAMP (Non obligatoire pour l"achat de formation) ............................................................ 62
3.3.3.3. Échanges d'information en interne et en externe au cours de la consultation .............................................. 65
3.1 Visualisation de la liste des prestataires ayant retiré le dossier de consultation (DCE) - Registre des retraits .......................... 66 3.2 Visualisation des questions posées par les prestataires et envoi des réponses - Registre des questions ....................................... 683.2.1.
Visualisation de la question posée sur la plateforme d"achat, à partir du tableau de bord .............................................. 683.2.2.
Réponse à la question posée ....................................................... 70 Option 1 : la réponse à la question nécessite une modification des documents du DCE et une communication à l"ensemble des prestataires.............................. 71 Option 2 : la réponse à la question nécessite une communication à un ou à tous les prestataires ..................... 763.2.3.
Vérification du bon envoi d"un courrier électronique aux prestataires ............................................................................ 793.2.4.
Information des collaborateurs de l"établissement sur les questions déjà traitées ...................................................... 82
3.3 Visualisation de la liste des prestataires ayant déposé une offredématérialisée - Registre des dépôts .................................................. 86
3.4 Enregistrement des communications avec les prestataires échangées hors plateforme d"achat (demande du DCE ou question posée par courrier ou par courriel ou dépôt d"offre papier) .... 883.4.1.
Enregistrement d"une demande d"envoi des documents de la consultation, reçue par courrier ou courriel ......................... 883.4.2.
Enregistrement d"une question d"un prestataire, reçue par courrier ou courriel .................................................................. 923.4.3.
Enregistrement d"une offre reçue d"un prestataire parpli papier ....................................................................................... 96
3.5 Ajustement en cours de consultation .................................................. 101