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GUIDE UTILISATEUR DE lEXTRANET DE LA FORMATION
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www.formation.midipyrenees.fr formation professionnelle continue AIDE UTILISATEUR EXTRANET / MAJ JANVIER 2009 - version 1.4 Page 1 / 63
GUIDE UTILISATEUR DE l"EXTRANET DE LA FORMATION
PROFESSIONNELLE
SAISIE ET CONSULTATION DES DONNEES
www.formation.midipyrenees.fr formation professionnelle continue AIDE UTILISATEUR EXTRANET / MAJ JANVIER 2009 - version 1.4 Page 2 / 63Table de mise à jour du document
Version du
document Date Objet de la mise à jour 1.001/12/2005 Création du document
1.101/03/2006 Insertion des grilles AGIR : recherche - action - choix - saisie
1.2 15/05/2006 - "Données stagiaires : saisie" : saisie de l"adresse du stagiaire
- "Données devenir : recherche" : comment connaître le besoin1.3 10/09/2007 "Données stagiaires : saisie" : saisie des noms et prénoms des
stagiaires1.4 05/01/2009 Nouveaux écrans :
- Dates de stage (utilisateurs organisme de formation) - Modifier un stagiaire (utilisateurs organisme de formation) - Consultation du parcours d"un stagiaire (utilisateursRégion)
Mise à jour de données diverses
www.formation.midipyrenees.fr formation professionnelle continue AIDE UTILISATEUR EXTRANET / MAJ JANVIER 2009 - version 1.4 Page 3 / 63Pour se connecter à l"Extranet, l"organisme de formation doit obtenir un identifiant " utilisateur » et
un mot de passe : - Le code utilisateur est de format texte et comprend au maximum 10 caractères (lettres ou chiffres, avec ou sans espace) - Le mot de passe comporte 8 caractères : 2 lettres, 3 chiffres, 1 lettre et 2 chiffres. Si vous n"en avez pas (ou si vous les avez perdus), contactez la Région par email à l"adresse suivante :Extranet.DFPA@cr-mip.fr
L"accès à l"Extranet est réservé aux seuls organismes de formation titulaires de marchés de
formation professionnelle. www.formation.midipyrenees.fr formation professionnelle continue AIDE UTILISATEUR EXTRANET / MAJ JANVIER 2009 - version 1.4 Page 4 / 63SOMMAIRE : LISTE DES ECRANS
1. Accueil...............................................................................................................5
2.Données stagiaires : Recherche...................................................................6
3.Données stagiaires : Action...........................................................................8
4.Données stagiaires : Consultation...............................................................10
5.Données stagiaires : Saisie...........................................................................12
6.Données stagiaires : Modification................................................................18
7.Données d"exécution : Recherche...............................................................19
8.Données d"exécution : Liste stagiaires........................................................21
9.Données exécution : Saisie...........................................................................23
10.Données d"exécution : Consultation............................................................25
11.Données devenir : Recherche......................................................................26
12.Données devenir : Liste stagiaires...............................................................28
13. Données devenir : Liste stagiaires à compléter.........................................30 14.Données devenir : Saisie...............................................................................31
15.Données devenir : Consultation...................................................................33
16.Données FSE : Recherche............................................................................34
17. Données FSE : Saisie / Consultation..........................................................36 18.Consultation des stagiaires...........................................................................38
19.Consultation stagiaire : Action......................................................................40
20. Consultation du parcours d"un stagiaire......................................................42 21.Consultation stagiaire : Consultation...........................................................44 22.
Grille Agir : Recherche...................................................................................46
23.Grille Agir : Recherche...................................................................................48
24.Grille Agir : Action...........................................................................................49
25.Grille AGIR : Choix.........................................................................................50
26.Grille Agir : Saisie...........................................................................................51
27.Recherche des Organismes..........................................................................53 28.
Consultation d"un Organisme........................................................................55
29.Décisions CP. Actions retenues...................................................................56
30.Décisions CP. Actions refusées ou annulées............................................58 31.
Consultation des actions : Recherche.........................................................60 32.
Consultation d"une action..............................................................................62
www.formation.midipyrenees.fr formation professionnelle continue AIDE UTILISATEUR EXTRANET / MAJ JANVIER 2009 - version 1.4 Page 5 / 63Accueil
ECRAN : Accueil
Après son identification, l"utilisateur de l"EXTRANET accède à un écran lui permettant d"affiner sa recherche.
Cet écran regroupe les fonctionnalités liées aux actions de formation et celles relatives aux organismes de
formation. Chaque fonction donne accès à une page de critères de recherche. Les données consultables varient en fonction de l"utilisateur : - Les organismes de formation ne peuvent accéder qu"aux données qui les concernent pour / o saisir des données relatives aux stagiaires o ou consulter leurs actions.- Les agents régionaux peuvent consulter toutes les données concernant l"ensemble des organismes de
formation mais ils n"ont pas accès aux fonctions de saisie (consultation uniquement).Ils disposent systématiquement, de critères de recherche supplémentaires masqués pour les
organismes de formation :· Département de l"organisme
· N° de l"organisme
· Sigle de l"organisme
Installation de logiciel
Toutes les éditions de l"EXTRANET sont au format PDF.Si le logiciel Acrobat Reader n"est pas installé sur le poste de l"utilisateur, il est nécessaire de le télécharger.
Des liens en bas de la page permettent ce téléchargement.Le bouton " Quitter »
En haut à droite de chaque écran, le bouton flèche renvoie à la page d"accueil du site internet
www.formation.midipyrenees.fr Pour retourner à l"EXTRANET, dans le pavé " Former » cliquer sur En formation professionnelle puis sélectionner dans le menu de gauche : EXTRANET Saisie et consultation des données ; la rubrique " Comment accéder à l"Extranet » permet de se reconnecter sur le site :Le bouton " Aide »
Une aide contextuelle est accessible par simple click sur le bouton point d"interrogation en haut à droite de
chaque page. Cette aide décrit de manière détaillée le fonctionnement de la page. www.formation.midipyrenees.fr formation professionnelle continue AIDE UTILISATEUR EXTRANET / MAJ JANVIER 2009 - version 1.4 Page 6 / 63Données stagiaires : Recherche
ECRAN : Accueil > Données stagiaires
L"objectif est de permettre aux organismes de formation de communiquer des données relatives auxstagiaires inscrits sur les actions de formation financées par la Région, dès leur entrée en stage.
Cette saisie ne peut être effectuée que pour les actions qui ont été notifiées et qui n"ont pas fait l"objet d"une
annulation.Cette page constitue la page de recherche des données concernant la consultation des stagiaires. Elle est
décomposée en deux parties : - un bandeau de recherche qui permet de choisir les critères de sélection des actions. - un tableau qui constitue le résultat de la recherche.BANDEAU DE RECHERCHE
Les critères obligatoires apparaissent sur fond vert. Les différents critères de sélection sont les suivants :
Champ Commentaire
Année Critère obligatoire ; correspond à l"année du bon de commande4 caractères numériques
Dispositif Critère obligatoire ; correspond au Programme sur lequel s"inscrit l"action. Le libellé est actualisé en fonction du code sélectionné et vice versa. N° d"Action 5 caractères maximum pour le code Département Action 2 caractères numériques N° marché Le 1er champ correspond à l"Année du marché : 4 caractères numériquesLe 2nd au dispositif : 1 caractère alpha
Le 3ème au N° ordre : 4 caractères numériques maximum (ne pas inscrire les 0 devant le n°) Le 4ème au n° de bon de commande 2 caractères numériques (01 et non 1) Les champs suivants ne sont accessibles qu"aux utilisateurs Région : Département de l"organisme 2 caractères numériquesN° organisme 5 caractères maximum
Sigle organisme Sélection dans la liste des organismes répertoriés dans ARCAPossibilité de recherche par la 1
ère lettre du sigle
Le bouton " Recherche » permet de lancer la recherche des actions en fonction des critères sélectionnés.
REMARQUES :
Les actions qui ont fait l"objet d"une annulation ne sont pas prises en compte.Si un des critères de recherche obligatoire n"est pas renseigné, un message d"erreur s"affiche en rouge en
haut de l"écran.RESULTAT DE LA RECHERCHE
Après sélection des critères de recherche, la liste des actions correspondantes s"affiche sous forme de
tableau comportant les informations suivantes : www.formation.midipyrenees.fr formation professionnelle continue AIDE UTILISATEUR EXTRANET / MAJ JANVIER 2009 - version 1.4 Page 7 / 63 - N° et sigle de l"organisme de formation pour les utilisateurs Région - Libellé de l"action- Localisation de l"action = lieu de déroulement de l"action (code département et libellé ville)
- N° de marchéLes actions résultant de la recherche sont classées par N° de marché. Après sélection d"une action, cette
liste reste mémorisée pour les recherches ultérieures. L"utilisateur sélectionne l"action à laquelle il souhaite accéder par un click sur le libellé de l"action.Après avoir sélectionné une action, il accède à l"écran suivant qui permet de visualiser les données de cette
action et la liste des stagiaires déjà saisis sur cette action. www.formation.midipyrenees.fr formation professionnelle continue AIDE UTILISATEUR EXTRANET / MAJ JANVIER 2009 - version 1.4 Page 8 / 63Données stagiaires : Action
ECRAN : Accueil > Données stagiaires > Consultation ActionCette page constitue la page de consultation des données concernant l"action de formation sélectionnée
dans la page de recherche.Elle comporte les éléments suivants :
RAPPEL DES DONNEES DE L"ACTION
Sur la partie haute de l"écran, un bandeau comportant les informations suivantes (à l"étape de la dernière
décision votée) doit s"afficher : - Libellé de l"action - N° de marché- Date de la Commission (dernière décision votée) = décision initiale ou dernier vote d"aménagement
- Type de financement- Localisation de l"action = lieu de déroulement de l"action (code département et libellé ville)
- Date de notification - Montant de la commande - Date début/date de fin de l"action - Effectif prévisionnel = effectif moyen - N°, sigle et département organisme de formation pour les utilisateurs RégionPour les actions terminées et soldées,
le message suivant apparaît : " Ce marché est soldé impossible de créer un nouveau stagiaire ». Seules les fonctions Editer et Extraire la liste des stagiaires saisis sont accessible. SAISIE DES DATES DE STAGE (uniquement pour les utilisateurs de type " Organisme »)Lorsque aucun stagiaire n"a encore été saisi, un écran de saisie des dates de stage s"affiche. L"organisme
de formation doit renseigner la date réelle de début et la date prévisionnelle de fin de formation.
Un champ " date limite de fin de formation » alimenté par l"application s"affiche pour indiquer la date limite
de fin de l"action objet du bon de commande. Lorsqu"il a terminé sa saisie, l"organisme de formation doit choisir d"activer un des boutons en bas d"écran pour : - EnregistrerCe bouton permet aux organismes d"enregistrer les dates de stages et d"accéder à l"écran courant pour
saisir le premier stagiaire. - Annuler Ce bouton permet aux organismes d"annuler la saisie en cours sans l"enregistrer et de retourner à l"écran précèdent (liste des actions).Après enregistrement cet écran n"apparaîtra plus ; il s"effacera pour laisser la place aux fonctions de
saisie, modification, édition et extraction. www.formation.midipyrenees.fr formation professionnelle continue AIDE UTILISATEUR EXTRANET / MAJ JANVIER 2009 - version 1.4 Page 9 / 63LISTE DES STAGIAIRES
Lorsque des stagiaires ont déjà été saisis sur l"action, la liste des stagiaires inscrits apparaît sous forme de
tableau comportant les champs suivants : - Nom - Prénom - Sexe - Date de naissance - Date de début et de fin prévisionnelle.La liste des stagiaires est classée par date décroissante de saisie puis par ordre alphabétique de noms.
ACCES AUX FONCTIONS
Après affichage de la liste des stagiaires, des boutons en bas d"écran permettent à l"utilisateur
d"accéder aux fonctions suivantes : - Saisir un nouveau stagiaire (uniquement pour les utilisateurs de type " Organisme »)quotesdbs_dbs13.pdfusesText_19