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Ce document a été créé par le Sous Secr étari at du Dirigeant pri ncipal de l'informati on pour le Secrétari at du Conseil du trésor.

Volet Information

Cadre conceptuel pour la

gestion de l'information gouvernementale

Volet Information

Cadre conceptuel pour la

gestion de l'information gouvernementale

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et produite en collaboration avec la Direction des communications.

Vous pouvez obtenir de l'information au sujet

du Conseil du trésor et de son secrétariat en vous adressant à la Direction des communications ou en consultant son site Web.

Direction des communications du ministère du Conseil exécutif et du Secrétariat du Conseil du trésor

2 e

étage, secteur 800

875, Grande Allée

Est

Québec (Québec) G1R 5R8

Téléphone

: 418 643-1529

Sans frais : 1 866 552-5158

communication@sct.gouv.qc.ca www.tresor.gouv.qc.ca

Dépôt légal

- juin 2018 Bibliothèque et Archives nationales du Québec

ISBN : 978-2-550-81867-0

Tous droits réservés pour tous les pays.

© Gouvernement du Québec - 2018

Table des matières

LISTE DES FIGURES __________________________________________ VII LISTE DES TABLEAUX _________________________________________ VII LISTE DES SIGLES ET ACRONYMES ________________________________ VIII HISTORIQUE DES CHANGEMENTS __________________________________ X AVIS AUX LECTEURS ___________________________________________ XI SOMMAIRE ________________________________________________ XII

1. QU'EST-CE QUE LA GESTION DE L'INFORMATION GOUVERNEMENTALE? ______ 1

2. QUELS SONT LES AVANTAGES DU CADRE CONCEPTUEL POUR LA GESTION DE

L 'INFORMATION GOUVERNEMENTALE? _____________________________ 2

3. QU'EST-CE QUE L'INFORMATION GOUVERNEMENTALE DANS LE PRÉSENT

CADRE CONCEPTUEL ? ________________________________________ 3

4. QUELS SONT LES CONCEPTS CLÉS POUR LA GESTION DE L'INFORMATION

GOUVERNEMENTALE

?_________________________________________ 7

4.1 LE CYCLE DE VIE DE L'INFORMATION GOUVERNEMENTALE ET SES DIFFÉRENTS

CONTEXTES DE GESTION

_________________________________________ 7

4.1.1 LE CONTEXTE DE GESTION OPÉRATIONNELLE DE L'INFORMATION

GOUVERNEMENTALE

___________________________________________ 10

4.1.2 LE CONTEXTE D'EXPLOITATION DE DONNÉES MASSIVES __________________ 12

4.1.3 LE CONTEXTE DE DIFFUSION PROACTIVE D'INFORMATION GOUVERNEMENTALE __ 14

4.1.4 LE CONTEXTE DE CONSERVATION PÉRENNE (ARCHIVAGE) ET DE DIFFUSION

D 'INFORMATION DITE PATRIMONIALE ________________________________ 16

4.2 LES PERSPECTIVES DE GESTION DE L'INFORMATION GOUVERNEMENTALE ______ 18

4.2.1 LA CLASSIFICATION DE L'INFORMATION GOUVERNEMENTALE _______________ 19

4.2.2 LA CATÉGORISATION DE L'INFORMATION GOUVERNEMENTALE ______________ 20

4.2.3 LES DROITS ET RESTRICTIONS D'ACCÈS À L'INFORMATION GOUVERNEMENTALE

ET LA COMMUNICATION DE RENSEIGNEMENTS

_________________________ 21 V 4.2.4 LA CONSERVATION ET LA DESTRUCTION DE L'INFORMATION GOUVERNEMENTALE 23

4.2.5 LA DIFFUSION PROACTIVE DE DOCUMENTS ET DE DONNÉES OUVERTES _______ 27

4.2.6 LA VALEUR DE L'INFORMATION GOUVERNEMENTALE _____________________ 29

4.2.7 LA PORTÉE DE L'INFORMATION GOUVERNEMENTALE _____________________ 30

4.3 LES PRINCIPES DE L'AEG POUR LE VOLET INFORMATION _________________ 31

5. MODALITÉS POUR L'ARCHITECTURE DE L'INFORMATION GOUVERNEMENTALE _ 33

5.1 LA MODÉLISATION DE L'INFORMATION ADAPTÉE AU NIVEAU D'ARCHITECTURE ___ 34

5.2 DU GÉNÉRAL AU PARTICULIER ____________________________________ 35

5.3 DE L'ABSTRAIT VERS LE CONCRET _________________________________ 38

ANNEXE I MISSIONS, DOMAINES D'AFFAIRES ET SECTEURS D'ACTIVITÉ

GOUVERNEMENTALE

_________________________________________ 40 ANNEXE II CONTRIBUTEURS AU CONTENU _______________________ 44 VI

Liste des figures

FIGURE 1 : LA PYRAMIDE DES CONNAISSANCES ET LES ACTEURS DE LA PRESTATION DE SERVICES PUBLICS___ XII FIGURE 2 - VUE D'ENSEMBLE DE LA GIG ___________________________________________________ XIII

FIGURE 3 : ORGANISMES RÉPUTÉS PUBLICS SELON L'ANNEXE DE LA LOI SUR LES ARCHIVES _______________ 3

FIGURE 4 : PYRAMIDE DICS _____________________________________________________________ 4 FIGURE 5 : LE CYCLE DE VIE TRADITIONNEL DE L'INFORMATION ____________________________________ 7 FIGURE 6 : CYCLE DE VIE (LCCJTI, ART 6) ___________________________________________________ 8 FIGURE 7 : LE CONTEXTE DE GESTION OPÉRATIONNELLE DE L'INFORMATION GOUVERNEMENTALE __________ 11 FIGURE 8 : LE CONTEXTE D'EXPLOITATION DE DONNÉES MASSIVES ________________________________ 12 FIGURE 9 : LE CONTEXTE DE DIFFUSION PROACTIVE D'INFORMATION GOUVERNEMENTALE ________________ 15 FIGURE 10 : LES PERSPECTIVES DE GESTION DE L'INFORMATION GOUVERNEMENTALE __________________ 18

FIGURE 11 : RESPONSABILITÉS CONFIÉES À LA BANQ PAR LA LOI SUR LES ARCHIVES ___________________ 24

FIGURE 12 : ILLUSTRATION DE LA NOTION " PORTÉE DE L'INFORMATION » ___________________________ 30

FIGURE 13 : LES NIVEAUX D'ARCHITECTURE D'INFORMATION _____________________________________ 35 FIGURE 14 : STRUCTURE SOUTENANT LES SECTEURS D'ACTIVITÉ GOUVERNEMENTALE __________________ 40 FIGURE 15 : MISSION GOUVERNEMENTALE "ÉDUCATION ET CULTURE» _____________________________ 41

FIGURE 16 : VUE D'ENSEMBLE MISSION / DOMAINE D'AFFAIRES / SECTEUR D'ACTIVITÉ ___________________ 43

Liste des tableaux

TABLEAU 1 : RÉFÉRENCES LÉGALES ET RÉGLEMENTAIRES POUR LA CLASSIFICATION DE L'INFORMATION

GOUVERNEMENTALE

_______________________________________________________________ 19

TABLEAU 2 - NIVEAU D'ARCHITECTURE ET TYPE DE MODÈLE PRÉCONISÉ _____________________________ 39

TABLEAU 3 : CORRESPONDANCE ENTRE MISSIONS GOUVERNEMENTALES ET DOMAINES D'AFFAIRES _________ 42 TABLEAU 4 : MEMBRES DU COMITÉ GIG ____________________________________________________ 44 VII

Liste des sigles et acronymes

AEG Architecture d'entreprise gouvernementale

AEM/O Architecture d'entreprise ministérielle ou organisationnelle AES Architecture d'entreprise sectorielle (secteur d'activité publique)

Art. Article (loi ou règlement)

AS Architecture de solution

BAnQ Bibliothèque et Archives nationales du Québec

CCQ Code civil du Québec

DEC

Directeur de l'état civil

DIC Disponibilité, intégrité, confidentialité

DPI Dirigeant principal de l'information

GIG Gestion de l'information gouvernementale

IG

Information gouvernementale

LAI Loi sur l'accès à l'information (Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels) LCCJTI Loi concernant le cadre juridique des technologies de l'information LGGRI Loi sur la gouvernance et la gestion des ressources informationnelles des organismes publics et des entreprises du gouvernement LPRPSP Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé

MCI Modèle conceptuel d'information

MJQ Ministère de la Justice du Québec

MTESS Ministère du Travail, de l'Emploi et de la Solidarité sociale OP Organisme public ou organisme partenaire (selon le contexte) VIII

RAMQ Régie de l'assurance maladie du Québec

SAAQ Société de l'assurance automobile du Québec

SCT Secrétariat du Conseil du trésor

SOQUIJ Société québécoise d'information juridique

TOGAF The Open Group Architecture Framework

TAG Thésaurus de l'activité gouvernementale

IX

Historique des changements

Version Date de publication Modifications

4.0 Juin 2018 Publication de la première édition

La version en vigueur est disponible à

l'adresse suivante : gouvernementale/ X

Avis aux lecteurs

Ce document se destine

à toutes personnes oeuvrant pour le compte d'un organisme public et ayant à intervenir, de près ou de loin, dans la gestion de l'information gouvernementale (GIG). Son auditoire cible est donc composé de personnes initiées

à la gestion et à la gouvernance

de ressources informationnelles au sein du gouvernement du Québec. Il n'est pas nécessairement conçu pour être lu en séquence du début à la fin.

Pour les lecteurs

qui souhaiteront approfondir les notions d'information, de document et de données pour mieux comprendre les autres notions présentées dans ce Cadre conceptuel pour la gestion de l'information gouvernementale (ci-après nommé Cadre conceptuel), il est recommandé de commencer par la lecture de la section " 3. Qu'est-ce que l'information gouvernementale dans le présent Cadre conceptuel ? » Dans sa structure, le document présente aux sections 1 et 2 la raison d'être du

Cadre conceptuel, à savoir :

Qu'est-ce que la gestion de l'information gouvernementale? Quels sont les avantages du Cadre conceptuel pour la gestion de l'information gouvernementale? Ensuite, la section 4 présente le cycle de vie de l'information ainsi que quatre différents contextes de gestion de l'information gouvernementale (GIG), sept perspectives de GIG et des principes du volet Information de l'architecture d'entreprise gouvernementale (AEG). Ces aspects devraient aider les organismes publics (OP) à se donner une vue d'ensemble de la gestio n de l'information gouvernementale. Enfin, la section 5 fait état de certaines modalités à considérer pour élaborer une architecture de l'information gouvernementale.

Note :

Les concepts présentés dans ce Cadre conceptuel sont appuyés sur une compréhension sommaire de dispositions du régime d'application général couvert par les lois suivantes : la Loi sur la gouvernance et la gestion des ressources informationnelles des organ ismes publics et des entreprises du gouvernement (LGGRI); la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l'information (LCCJTI); la Loi sur l'accès à l'information (LAI) (Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection d es renseignements personnels); la Loi sur les archives; le Code civil du Québec (CCQ). XI XII

Connaissances

Information

DonnéesACTEURS

entreprises citoyens

Intervenants

(organismes publics et partenaires) Traduitdes travauxde Wajidiet Asim"The Realms Of Knowledge Management From An Organizational Perspective» in International Business & Economics Research Journal

Vol 8, No 11 (2009

)CC-BY(modifiépour y ajouterles acteurs)

Valeur

Collecter

Sommaire

La création de valeur publique exprimée dans les orientations générales de l'architecture d'entreprise gouvernementale (AEG) (voir le document

Vision et

orien tations, AEG 4.0) s'appuie sur la gestion adéquate de l'information gouvernementale par tous les acteurs concernés. Le présent Cadre conceptuel a pour but de fournir une vue d'ensemble et unifiée des aspects jugés les plus importants à planifier, diriger, organiser et ultimement contrôler tout au long de la vie utile de l'information gouvernementale, et ce, en considérant son cycle de vie ainsi que ses contextes et les perspectives de gestion. "Un cadre conceptuel est un outil d'analyse [...] utilisé pour faire des distinctions conceptuelles et organiser des idées en différents contextes. 1 Au fait, qu'est-ce que l'information gouvernementale? Comme expliqué à la section 3, pour l'application du présent Cadre conceptuel, l'information gouvernementale est : l'ensemble des renseignements et des données produits ou reçus par le gouvernement du Québec, consignés de façon plus ou moins structurée sur un support faisant ou non appel aux technologies de l'information et détenus, en tant que documents au sens de la LCCJTI, par les organismes publics dans l'exercice de leurs fonctions.

La figure 1 illustre la création de valeur

appuyée sur la collecte des données, l'organisation de celles-ci en information, le résumé, l'analyse et la synthèse qui facilitent l'acquisition de connaissances pour ultimement prendre de meilleures décisions.

En effet, avec les bonnes informations

et leurs connaissances, le citoyen ou les personnes qui le représentent et les représentants d'entreprise (incluant le travailleur autonome) se dirigent plus rapidement vers des services qui répondent mieux à leurs besoins.

En outre, en accédant à plus de

connaissances pertinentes pour appréhender la situation du citoyen ou de l'entreprise, les intervenants des services publics, qu'ils travaillent au sein d'un OP ou pour un partenaire de services, sont en mesure d'a gir plus efficacement pour répondre aux besoins du citoyen et de l'entreprise.

1. L'ENCYCLOPÉDIE LIBRE WIKIPÉDIA. Cadre conceptuel, [En ligne], [https://fr.wikipedia.org/wiki/Cadre_

conceptuel], (Consulté le 4 juin 2018).

Figure 1 : La pyramide des connaissances

et les acteurs de la prestation de services publics XIII

Périmètre OP

Création | Consultation et mise à jour | Transmission ...

Perspectives de

de (AEM/O, AES, AEG)

Cycle de vie et contextes de gestion

de

Archivage (

patrimonial) | Destruction

Cadre légal et réglementaire

citoyen

Exploitation massive

Gestion opérationnelleDiffusion proactive, données ouvertes entreprise 1 2 3

Figure 2 - Vue d'ensemble de la GIG

En matière de gestion de l'information gouvernementale, comment s'y retrouver? Tout d'abord, chaque OP est responsable de la gestion de l'information gouvernementale dont il est le détenteur, et ce, tout au long de la durée de vie utile de cette information. Voir les sections " 1. Qu'est-ce que la gestion de l'information gouvernementale? » et " 2. Quels sont les avantages du Cadre conceptuel pour la gestion de l'information gouvernementale Comme chaque mission d'un organisme public est généralement associée à une loi

constitutive, à un décret ou à une loi instituant un programme, il est tout à fait légitime

et nécessaire de nous référer au cadre légal et réglementaire pour mieux comprendre ce que représente la gestion de l'information gouvernementa le. Ainsi, le document comporte certaines références à des textes légaux d'application générale. Le contexte opérationnel de gestion de l'information n'est pas suffisant à lui seul pour valoriser pleinement l'ensemble des informations détenues par chaque

OP. D'autres

contextes de gestion de l'information deviennent opportuns, voire nécessaires, pour soutenir d'autres usages de l'information gouvernementale. En effet, l'exploitation massive de données permet de développer, au sein de l'OP et potentiellement à l'échelle gouvernementale, une intelligence d'affaires en soutien à la prise de décision. De plus, la diffusion proactive de documents et de données ouve rtes renforce, entre autres, la transparence gouvernementale et par conséquent la confiance du public. Finalement, l'archivage et la diffusion d'information à valeur patrimonial 2 construisent notre mémoire collective. Cette première version du Cadre conceptuel vise à fournir une vue d'ensemble des aspects jugés les plus importants pour la GIG.

Comme illustré par la figure 2,

ce sont : le cycle de vie de l'IG et ses contextes de gestion (1) ses perspectives de gestion (2) ; des modalités pour l'architecture d'information (3) 3

2. Dans ce document, le terme " patrimonial » est proposé en lien avec la mission de BAnQ qui est : d'acquérir, de

conserver et de diffuser le patrimoine documentaire québécois ou relatif au Québec

BANQ. Mission, [En ligne], [http://www.banq.qc.ca/a_propos_banq/mission_lois_reglements/mission/], (Consulté le 6

juin 2018).

3. Le cadre conceptuel couvre exclusivement l'architecture d'information pour les niveaux AEM/O, AES et AEG.

Cadre conceptuel pour la gestion de l'information gouvernementale

1. Qu'est-ce que la gestion de l'information

gouvernementale? L'information gouvernementale constitue une ressource stratégique. Par conséquent, la gestion de l' information gouvernementale est un ensemble de pratiques visant à encadrer de manière efficace, éthique et efficiente la détention 4 sécuritaire de l'information gouvernementale par chaque OP, et ce,quotesdbs_dbs19.pdfusesText_25