Vérification de la gestion de l’information
l’échelle de l’organisation La gestion de programme utilise des lecteurs communs pour stocker et gérer l’information en plus de tenir des dossiers papier Un système électronique pour l’ensemble de l’organisation fait partie du plan d’action de 2013-2014
VÉRIFICATION DE LA GESTION DE L’INFORMATION
Agence Parcs Canada Vérification de la gestion de l’information BVIE 7 Juillet 2009 Critère de vérification Cote 1 Planification de la gestion de l’information 1 A L’APC a élaboré et mis en œuvre un plan et une stratégie de GI Au regard de ceux-ci, les ressources sont suffisantes, et le personnel de GI possède les
Vérification de la gestion de linformation
Vérification de la gestion de l’information Bureau de la vérification et de l’éthique Recommandé par le Comité de vérification le 11 juillet 2011 pour approbation par le président Approuvé par le président le 6 octobre 2011 E-doc : 3777463
Vérification de la gouvernance de la gestion de l’information
• l’égalité du français et de l'anglais dans la société canadienne Conformément à ce qui a été consigné dans le Plan de vérification interne 2008-2009, la gestion de l’information (GI) et la technologie de l’information (TI) faisaient partie des plus importantes priorités
Vérification de la gouvernance de la gestion et des
et Gestion ministérielle, assumera le rôle de dirigeant principal de l’information Les mesures à prendre en réponse aux recommandations de vérification ne seront pas touchées par la création des services partagés; elles affecteront tout simplement un moins grand nombre d’activités une fois que le transfert des services de courriel, de
Vérification de la gestion des stocks
Vérification de la gestion des stocks : Excédents et élimination Rapport final – Août 2009 Chief Review Services vi/vi Il est recommandé : • de surveiller l’information sur la gestion des stocks qui est consignée dans les systèmes ministériels afin d’en assurer l’intégralité et la vraisemblance;
Rapport de la Vice-présidence à la vérification - Information
La gestion d’actifs en immobilisations, soutenue par de l’information de qualité, est indispensable Elle permet d’inscrire la planification des activités de fonctionnement et d’investissement dans une perspective à long terme et d’y intégrer, par exemple, certains risques associés à la défaillance de certains
Vérification de la gestion des matières chimiques
Vérification de la gestion des matières CBRN Rapport final – Mars 2014 Chef – Service d'examen Revu par le CS Ex conformément à la Loi sur l'accès à l'information (LAI) Renseignements NON CLASSIFIÉS Vérification de la gestion des matières chimiques, biologiques, radiologiques et nucléaires (CBRN) Mars 2014 7050-64 (CS Ex)
[PDF] Guide de la demande de subvention par Internet
[PDF] 1 ère Edition Jeudi 21 janvier Nouveau Stade de Bordeaux
[PDF] Pratiques corporelles et rapports sociaux de. la nécessité de croiser les données
[PDF] JORF n 0001 du 1 janvier Texte n 57
[PDF] C o m m u n i q u é de Presse
[PDF] Statuts de l Association
[PDF] mobilisation de la biomasse
[PDF] Cahier des charges de la Marque Qualité Tourisme - 2014 SOMMAIRE
[PDF] financières de Pôle Emploi
[PDF] E-SUBVENTION 2016. Manuel utilisateur pour les Pays de la Loire
[PDF] Les Grands Risques Sociaux. Historique et organisation générale de la Sécurité Sociale et de l Assurance Maladie
[PDF] SANCTION DES ÉTUDES. Formation générale des jeunes; Formation générale des adultes; Formation professionnelle. Édition 2012
[PDF] STATUTS DE L ASSOCIATION DES PARENTS D ELEVES DU LYCEE FRANÇAIS ALBERT CAMUS DE CONAKRY
[PDF] FINALE RECOMMANDATIONS PAR DÉCISION DU CONSEIL DATE D ENTRÉE EN VIGUEUR : LE 14 NOVEMBRE 1988
Vérification de la gouvernance de
la gestion de l'information et de la technologie de l'informationCommissariat aux langues officielles
Rapport de vérification final
21 avril 2010
Commissariat aux langues officielles
Vérification de la gouvernance de la GI et de la TI - Rapport de vérification final iiTable des matières
1 Sommaire........................................................................
1.1 Renseignements généraux et contexte.................................................................1
1.2 Résumé des observations........................................................................
...........11.3 Conclusion........................................................................
...............................22 Objectif, portée et démarche de la vérification...........................................................2
2.1 Contexte........................................................................
.................................22.2 Objectif de la vérification........................................................................
...........32.3 Portée de la vérification........................................................................
.............32.4 Démarche de la vérification........................................................................
........33 Conclusions et recommandations........................................................................
.......43.1 Forces recensées........................................................................
......................43.2 Conclusions de la vérification........................................................................
......54 Conclusion........................................................................
5 Annexe A - Personnes interviewées........................................................................
...96 Annexe B - Critères de vérification........................................................................
.10Commissariat aux langues officielles
Vérification de la gouvernance de la GI et de la TI - Rapport de vérification final 11 Sommaire
1.1 Renseignements généraux et contexte
En tant que haut fonctionnaire du Parlement et agent de changement, le Commissariat aux languesofficielles a pour mandat de promouvoir la Loi sur les langues officielles et de veiller à sa mise en
oeuvre intégrale, de protéger les droits linguistiques des Canadiennes et des Canadiens et de promouvoir la dualité linguistique et le bilinguisme au Canada.Le commissaire s'assure que les trois principaux objectifs de la Loi sont atteints et prend toutes les
mesures nécessaires à cet égard. Plus précisément, les objectifs de la Loi sont de garantir :
l'égalité du français et de l'anglais au sein du Parlement, du gouvernement du Canada, de l'administration et des institutions fédérales, assujettis à la Loi;
le développement et l'épanouissement des communautés de langue officielle en situation minoritaire au Canada; l'égalité du français et de l'anglais dans la société canadienne.Conformément à ce qui a été consigné dans le Plan de vérification interne 2008-2009, la gestion de
l'information (GI) et la technologie de l'information (TI) faisaient partie des plus importantes priorités
pour bon nombre des représentants du Commissariat consultés puisque la GI et la TI sont considérées
comme étant des outils clés des activités principales du Commissariat. Le Commissariat a reconnu que
la GI et la TI sont liées et a mis en place une structure de gouvernance unique pour gérer les deux
activités. La structure de gouvernance comprend le Comité exécutif (COMEX) du Commissariat, qui
assume la responsabilité ultime des questions touchant la GI et la TI, et la Direction de la GITI, qui est
responsable de la réalisation des activités de GI et de TI. La GI et la TI sont des secteurs généraux qui
englobent de nombreux aspects des activités quotidiennes du Commissariat; cependant, puisqu'ils'agit de la première vérification dans les domaines de la GI et de la TI, la présente vérification porte
principalement sur les activités de gouvernance de la GI et de la TI qui peuvent avoir une incidence
majeure sur toutes les activités de GI et de TI en aval. Par conséquent, certaines autres activités
opérationnelles de GI et de TI, comme la sécurité, le soutien et l'architecture, ne sont pas visées par
la portée de la présente vérification.Le commissaire du Commissariat aux langues officielles et la dirigeante principale de la vérification et
commissaire adjointe de la Direction générale des services corporatifs ont approuvé la tenue d'une
vérification touchant la GI et la TI.L'objectif de la vérification était de déterminer si le Commissariat avait mis en place un cadre de
contrôle de la gestion efficace pour régir la gestion des activités de GI et de TI conformément aux buts
de l'organisation et aux exigences de la loi qui s'appliquent ainsi qu'aux politiques et directives de GI
et de TI du SCT et du Commissariat aux langues officielles. L'Annexe B présente des critères de
vérification détaillés.1.2 Résumé des observations
Les principales observations sur la gouvernance de la GI et de la TI sont présentées ci-après.
Forces
Les rôles et les responsabilités du COMEX et du Comité consultatif GITI sont clairement définis en ce qui a trait à la gouvernance de la GI et de la TI.
Le Cadre de gestion de projets donne une bonne définition de ce qui devrait être considéré comme un projet et de la mesure dans laquelle le Cadre devrait être appliqué à différents
types de projets.Commissariat aux langues officielles
Vérification de la gouvernance de la GI et de la TI - Rapport de vérification final 2 Le Cadre de gestion de projets actuel fournit une orientation précise quant aux résultats à produire pour chaque projet.De nombreux risques liés à la GI et à la TI ont été ciblés et évalués dans le profil des risques de l'organisation, les plans opérationnels, le Plan stratégique de GITI et les chartes/plans de projet.
Les budgets généraux de GI et de TI sont suivis de près.Constatations
Le Comité consultatif GITI n'a pas tenu de réunion depuis plus d'un an; par conséquent, le COMEX a dû s'occuper directement des problèmes/décisions sur la GITI transmis par la Direction de la GITI.
Le Plan stratégique de GITI a été communiqué de manière incomplète et n'est pas bien compris à l'intérieur du Commissariat.
L'actuel Cadre de gestion de projets n'a pas été approuvé officiellement et devrait offrir des rôles, des responsabilités et des exigences en matière d'approbation plus précis pour l'ensemble des intervenants.
Les résultats du projet n'avaient pas tous été approuvés ni produits pour le projet de mise à jour du SIRH.
La conformité avec les politiques de GI et de TI en vigueur n'est pas vérifiée.Il n'existe pas d'approche de financement à long terme pour appuyer le Plan stratégique de GITI.
1.3 Conclusion
D'après les observations susmentionnées et la portée générale de la vérification, le Commissariat
éprouve des problèmes modérés en ce qui a trait à l'efficacité de son cadre de contrôle de la gestion
en vigueur pour ce qui est de régir la gestion de ses activités de GI et de TI. Bien qu'une structure de
gouvernance de la GITI, un plan stratégique et un cadre de gestion de projets aient été conçus, ils
n'ont pas été mis en oeuvre.Plus important encore, le Commissariat doit élaborer une approche de financement durable à plus long
terme pour appuyer le Plan stratégique de GITI et doit aussi s'assurer que le Comité consultatif GITI
réalise efficacement son mandat, qui consiste à fournir des conseils, des directives et une orientation
ainsi qu'à formuler des recommandations au COMEX. Les recommandations comprises dans le présent rapport visent à renforcer la gouvernance desactivités de GI et de TI ainsi qu'à aider la direction à atteindre les objectifs stratégiques du
Commissariat à plus long terme. L'Annexe B contient les réponses de la direction.2 Objectif, portée et démarche de la vérification
2.1 Contexte
Le Commissariat aux langues officielles compte sur ses pratiques en technologie de l'information (TI)
et en gestion de l'information (GI) pour atteindre ses objectifs et offrir ses services avec efficacité et
efficience. La réussite du Commissariat est tributaire d'une structure de TI fiable et de pratiques de GI
efficaces. À l'heure actuelle, la gouvernance de la GI et de la TI est du ressort du COMEX. Le COMEX a
la responsabilité d'approuver les plans de GI et de TI et les investissements requis correspondants de
manière à appuyer les priorités et les objectifs de l'organisation. Les questions importantes touchant
la GI et la TI sont donc soumises au Comité à des fins d'examen et d'approbation. La Direction de la
GITI a la responsabilité de réaliser les activités de GITI.Commissariat aux langues officielles
Vérification de la gouvernance de la GI et de la TI - Rapport de vérification final 32.2 Objectif de la vérification
L'objectif de la vérification était de déterminer si le Commissariat avait mis en place un cadre de
contrôle de la gestion efficace pour régir la gestion de ses activités de GI et de TI conformément aux
buts de l'organisation et aux exigences de la loi qui s'appliquent ainsi qu'aux politiques et directives de
GI et de TI du SCT et du Commissariat aux langues officielles. L'Annexe B présente des critères de
vérification détaillés.2.3 Portée de la vérification
D'après l'évaluation des risques et l'objectif de la vérification, la portée de la vérification comprend des
activités de gouvernance de la GI et de la TI se rapportant aux éléments suivants :planification stratégique de la GI et de la TI et la façon dont la GI et la TI s'harmonisent avec les activités opérationnelles;
gestion de portefeuille et de projet de GI et de TI et la façon dont les besoins et projets des utilisateurs sont ciblés, classés par priorité et comblés;
gestion des risques liés à la GI et à la TI; politiques de GI et de TI et soutien offert par celles-ci à l'orientation organisationnelle; budgets, paramètres et contrôles de la GI et de la TI. La vérification n'englobe pas l'examen des activités liées aux domaines suivants : architecture de la GI et de la TI; gestion des biens de la GI et de la TI; gestion des changements à l'application et à la base de données de GI et TI; opérations de GI et de TI; soutien en GI et en TI; sécurité de la GI et de la TI, reprise après sinistre et respect de la vie privée.2.4 Démarche de la vérification
L'approche et la méthodologie utilisées sont conformes aux normes de vérification interne qui sont
décrites par l'Institut des vérificateurs internes et suivent la Politique en matière de vérification interne
du gouvernement du Canada. Le Commissariat vise le maintien d'un cadre de contrôle pour la gouvernance de la GITI qui estl'expression des principales pratiques de l'industrie. Par conséquent, on a misé sur les cadres de
contrôle suivants pour élaborer les critères de vérification présentés en détail à l'Annexe B :
le cadre sur les objectifs de contrôle de l'information et des technologies connexes (COBIT 4.1) établi par l'Association des professionnels de la vérification et du contrôle des systèmes d'information (ISACA);
le cadre des contrôles de gestion de base et critères de vérification (CGB) établis par le Bureau du contrôleur général (BCG);
le Cadre de responsabilisation de gestion (CRG VI) qui décrit les attentes du Conseil du Trésor à l'égard des gestionnaires supérieurs de la fonction publique en matière de bonne gestion de la fonction publique;
d'autres critères sont également inclus afin de garantir une bonne couverture de la portée de la vérification susmentionnée.
Commissariat aux langues officielles
Vérification de la gouvernance de la GI et de la TI - Rapport de vérification final 4Un programme de vérification basée sur les risques a été élaboré afin de fournir davantage de détails
sur la façon dont les différents secteurs de vérification ont été traités et fait référence à des
procédures de vérification précises, dont : l'examen des politiques et des procédures connexes en GITI; l'examen de plans stratégiques, budgets, mandats de comité et comptes rendus de réunion; l'examen de l'ébauche du Cadre de gestion de projets et de documents concernant le projet de mise à jour du SIRH; d'autres entrevues avec des personnes ciblées.Des activités de vérification ont été menées à l'administration centrale du Commissariat à l'aide de
commentaires obtenus de représentants régionaux. La liste des personnes interviewées se trouve à
l'Annexe A. La vérification a été menée en suivant le calendrier suivant :Phase de planification : octobre 2009;
Phase d'examen : novembre-décembre 2009;
Phase de production de rapports : janvier 2010.
Les observations et les recommandations de la vérification ont été faites conformément au tableau
d'évaluation ci-dessous : ROUGEAméliorations
importantes requises Nécessite d'importantes améliorations en ce qui a trait aux redressements financiers, ou la faiblesse des contrôles fait courir un important risque qui pourrait compromettre l'atteinte des objectifs de programme ou des objectifs opérationnels. Des mesures administratives doivent être prises sans tarder pour remédier aux lacunes relevées au chapitre du contrôle. JAUNEAméliorations
moyennes requises Certains contrôles sont en place et fonctionnent comme ils se doivent; Cependant, des problèmes auxquels il faut remédier, ont été relevés. Ces problèmes risquent de compromettre l'atteinte des objectifs du programme ou des objectifs opérationnels.VERT Sous contrôle
Mécanismes de contrôle bien gérés, sans faiblesses importantes, ou besoin de quelques améliorations mineures efficaces et durables.Aucune mesure immédiate n'est requise.
3 Conclusions et recommandations
3.1 Forces recensées
Planification stratégique de la GI et de la TI
Les rôles et les responsabilités du COMEX et du Comité consultatif GITI sont clairement définis en ce qui a trait à la gouvernance de la GITI.
Le Plan stratégique de GITI démontre sa conformité avec les objectifs opérationnels.Gestion du portefeuille de GI et de TI
Le Cadre de gestion de projets actuel donne une définition claire de " projet » et une orientation précise quant aux résultats à produire pour chaque projet.
Commissariat aux langues officielles
Vérification de la gouvernance de la GI et de la TI - Rapport de vérification final 5 Des analyses de cas ont été documentées pour les principaux projets à venir. La documentation comprend les résultats à aller chercher avec la mise en oeuvre de chaque projet. Gestion des risques liés à la GI et à la TIDes risques liés à la GI et à la TI ont été ciblés et évalués dans le profil de risques de l'organisation, les plans opérationnels, le Plan stratégique de GITI et les chartes/plans de projet.
Politiques de GI et de TI
Une nouvelle approche de formation en GI élaborée par le nouveau coordonnateur de la GI est prête pour l'étape de la mise en oeuvre.
Budgets, paramètres et contrôles de la GI et de la TI Les budgets généraux de GI et de TI sont suivis de près.3.2 Conclusions de la vérification
3.2.1 Planification stratégique de la GITI - Comité consultatif GITI inefficace
Nous nous attendions à trouver un comité de gestion de niveau supérieur supervisant toutes les
questions touchant la GI et la TI qui se réunit sur une base régulière et qui obtient desrenseignements clés permettant d'assurer un suivi efficace des objectifs, stratégies et résultats en
matière de gestion.Nous avons appris que le mandat du COMEX indique clairement que le Comité a l'ultime responsabilité
de superviser toutes les questions touchant la GI et la TI pour l'organisation. De plus, un Comité
consultatif GITI comptant des représentants de l'ensemble du Commissariat a reçu la responsabilité de
fournir des conseils, des directives et une orientation et de formuler des recommandations au COMEX.Malheureusement, le Comité consultatif GITI ne s'est réuni qu'à deux reprises depuis sa création, soit
une fois en 2007 et une fois en 2008. Le COMEX se réunit régulièrement, mais ne discute de la GI
et/ou de la TI qu'une ou deux fois par année, ce qui accroît la nécessité pour le Comité consultatif
GITI de se réunir sur une base régulière.Par conséquent, le COMEX ne profite pas présentement des conseils et des directives du Comité
consultatif GITI, dont la composition est diversifiée pour améliorer le processus décisionnel de GI et de
TI. Par ailleurs, cette situation vient réduire grandement la sensibilisation et le soutien des secteurs du
Commissariat à l'endroit des décisions qui sont prises en matière d'affectation des ressources liées à la
GITI. ROUGEAméliorations
importantes requises Nécessite d'importantes améliorations en ce qui a trait aux redressements financiers, ou la faiblesse des contrôles fait courir un important risque qui pourrait compromettre l'atteinte des objectifs de programme ou des objectifs opérationnels. Des mesures administratives doivent être prises sans tarder pour remédier aux lacunes relevées au chapitre du contrôle.Recommandation (1)
Nous recommandons que le Comité consultatif GITI se réunisse sur une base régulière (p. ex. au
moins sur une base trimestrielle) pour discuter des priorités/projets en GITI et pour suivre laprogression du Plan stratégique de GITI, des projets et des mesures de rendement se rapportant à la
GITI. Les membres du Comité consultatif GITI devraient être suffisamment au courant des besoins en
GITI de leur direction générale pour pouvoir formuler des recommandations adéquates au COMEX. De
plus, le mandat du Comité consultatif GITI devrait être approuvé officiellement et affiché sur
l'intranet.Commissariat aux langues officielles
Vérification de la gouvernance de la GI et de la TI - Rapport de vérification final 6Bien que ce ne soit pas propre à la GI et à la TI, un modèle type devrait également être utilisé pour
documenter toutes les demandes d'affectation de ressources présentées au COMEX dans le butd'améliorer la cohérence au niveau de la présentation de l'information et de s'assurer que des
renseignements adéquats suffisants sont fournis pour l'examen des options et des risques connexes.
Réponse de la direction (1)
La Commissaire adjointe, Direction générale des services corporatifs accepte la recommandation.
Les recommandations du plan d'action GITI proposées pour 2009-2010 ont été approuvées par le
Comité consultatif GITI.
Ces recommandations ont été présentées au COMEX pour approbation des fonds lesquels ont été approuvés et affectés au budget de la GITI en mai 2009. Les fonds ont servi à initier les activités de projet . Suite à cette approbation, les membres du Comité consultatif GITI se sont rencontrés régulière ment durant toute l'année. Le Comité poursuivra son mandat pour les prochaines étapes à venir pour le plan d'action 2010-2011 . Les termes de référence ont été complétés par le Comité consultatif GITI. Ils seront affichés sur Intranet.La Commissaire adjointe, Direction générale des services corporatifs s'engage à uniformiser les
demandes de ressources humaines ou financières aux fins de présentation au COMEX. Dans le rapportsur les plans et priorités 2010-2011, la direction s'est engagée à actualiser ses mécanismes
de gouvernance et propose ra d'intégrer les comités consultatifs GITI et GRH pour former un comité directeur et ainsi maximiser les recommandations faites au COMEX. Par le biais de ce comitédirecteur, tous les directeurs feront partie de la structure intégrée de gouvernance du Commissariat et
se rencontreront régulière ment. De plus, les membres de ce comité directeur exerceront leur leadership en appuyant le COMEX dans l'orientation stratégique à long terme et dans l'identificationdes priorités du Commissariat au niveau de la gestion de l'information et de la technologie, de la
gestion des ressources humaines et de la gestion des finances du Commissariat.D'ici les 12 à 18 prochains mois, la personne responsable de la planification stratégique consultera
tous les comités consultatifs à cet effet et présentera des recommandations au COMEX quant à une nouvelle structure de gouvernance qui maximisera le processus de prise de décision auCommissariat
3.2.2 Gestion des projets de GI et de TI - Irrégularité dans la supervision des projets
Nous nous attendions à trouver un cadre de gestion de programmes et de projets efficace comprenant
une approche de supervision de tous les projets de GITI. On parle ici d'un cadre décrivant la méthode
à adopter et à appliquer pour chaque projet entrepris (p. ex. approbation et supervision de projets), et
les projets nécessaires pour atteindre les résultats opérationnels attendus, et comprenant des
définitions claires et de la documentation complète assurant l'établissement de bonnes priorités et une
coordination efficace de tous les projets. Le cadre devrait aussi comprendre une analyse des risques et
des études de cas pour les différentes options disponibles, les procédures de clôture de projet
comprenant l'évaluation des avantages matérialisés ainsi que l'approbation officielle des principaux
résultats visés par le projet de la part des intervenants clés du milieu opérationnel, de la GI et de la
TI.Nous avons appris qu'une ébauche de Cadre de gestion de projets avait été élaborée et était mise en
oeuvre pour la première phase du Plan stratégique de GITI (Phase 1 du projet de mise à jour du
SIRH). Il s'agissait du premier projet visant la mise en oeuvre du Cadre, et nous avons remarqué que
certains documents du projet n'étaient pas complets (p. ex. plans d'essais et de déploiement), que
certains documents clés du projet n'avaient pas été approuvés (dont la charte de projet) et qu'il
manquait de l'information en ce qui a trait aux documents de clôture de projet, dont une analyse des
avantages matérialisés qui sont associés au projet.Nous avons aussi noté que les rôles, les responsabilités et les approbations requises, comme le
demande le Cadre de gestion de projets, ne sont pas parfaitement harmonisés et doivent être précisés
davantage (p. ex. les rôles du COMEX et du commissaire adjoint responsable du projet ne sont pasinclus dans la liste d'approbation; cette liste indique le directeur client et le représentant tandis que le
Cadre fait référence au client du projet, etc.). Par exemple, alors que le COMEX a approuvéCommissariat aux langues officielles
Vérification de la gouvernance de la GI et de la TI - Rapport de vérification final 7l'attribution de fonds pour la Phase 1 du projet de mise à jour du SIRH, aucun rapport sur le projet n'a
par la suite été soumis au COMEX. Finalement, l'actuel Cadre de gestion de projets n'a pas été officiellement approuvé, et leCommissariat n'a pas indiqué clairement s'il mettra en oeuvre le cadre pour de futurs projets ou s'il
utilisera l'approche de gestion de projets des consultants externes pour gérer les projets pour le
compte du Commissariat.Par conséquent, il se peut que certains projets soient réalisés sans faire l'objet d'une surveillance
appropriée, ce qui accroît le risque d'échec. L'impact de ce risque est partiellement atténué par le fait
que seuls des projets mineurs sur la GITI sont présentement en cours; toutefois, cette situationévoluera rapidement si la présentation au Conseil du Trésor visant la demande de fonds de GITI
supplémentaires est approuvée. JAUNE