Déroulement typique d’une assemblée - RNCREQ
Déroulement typique d’une assemblée 3 Pendant la réunion • Une assemblée ne peut délibérer que si elle est saisie d'une proposition Sinon, l'assemblée doit se transformer en comité plénier en vue de la formulation d'une proposition ou passer à la considération du point suivant
Lassemblée générale – Convocation, déroulement
L’assemblée générale – Convocation, déroulement, représentation, droits de vote et droits des actionnaires Par Dr Sébastien Bettschart, LL M * Adequate rules on the organization of the general meeting and on shareholders’ rights in relation thereto are of crucial importance in fostering healthy
I Quel est le déroulement d’une assemblée générale
I Quel est le déroulement d’une assemblée générale ? L’ASBL est, actuellement, tenue légalement d'organiser, au moins une fois par an, une assemblée générale afin de faire approuver les comptes de l’exercice précédent Cette assemblée doit avoir lieu dans les six premiers mois suivant la clôture de l’exercice précédent
LES PROCÉDURES DASSEMBLÉE: RÉSUMÉ DU CODE MORIN
1- Le président d'Assemblée • Facilite le déroulement de la réunion • Procède à l'ouverture de la réunion puis la préside • Accorde le droit de parole/dirige les discussions de l'Assemblée dans le respect des procédures • Rappelle à l'ordre tout membre qui ne respecte pas les procédures et/ou le décorum
Déroulement Assemblée Générale Paris Université Club Jeudi 8
Déroulement Assemblée Générale Paris Université Club Jeudi 8 décembre 2016 Stade Charlety, Club House, 17 avenue Pierre de Coubertin 75013 Paris Chers membres, Le conseil d'administration du 28 novembre 2016 a examiné les modalités d'organisation de l'Assemblée Générale du 8 décembre 2016
LE DEROULEMENT D’UNE ASSEMBLEE GENERALE ELECTIVE
Le déroulement d’une Assemblée générale élective 1 Une Assemblée générale élective intervient lors de la démission d’un membre du CA ou bureau ou bien son renouvellement Les statuts, et/ou un règlement intérieur fixent : la périodicité des réunions, les conditions de convocation,
REGIE INTERNE D’UNE ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE
4 3 Déroulement d’une assemblée générale annuelle 4 3 1 Président d’assemblée Le président de l’Ordre préside l’assemblée généraleannuelle Il dirige les délibérations et veille au bon déroulement de l’assemblée Il décide de toute question de procédure
Organiser une Assemblée générale
Assemblée « Avant » 2 Dynamiser une Assemblée « Pendant » 3 Dynamiser une Assemblée « Après » 5 Quelques exemples d’AG 6 Organiser une Assemblée générale dynamique François Anglade, Philippe Desnos, Frédéric Michel, Florence Pintus, Laurent Remillieux L'assemblée générale est un temps fort de la vie en réseau Ce temps
Assemblées)générales)annuelles,)assemblées) extraordinaires
FICHE&INFOCOCO) COCo – Le Centre des organismes communautaires 3680, rue Jeanne-Mance, bureau 470 Montréal (Qc) H2X 2K5 T : 514-849-5599 ou 866-552-2626 F : 514-849-5553 ou 866-560-
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N O
1121-04-005
REGIE INTERNE D'UNE ASSEMBLÉE GÉNÉRALE
ANNUELLE
Politique
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Politique :
Régie interne d'une assemblée générale annuelle N o 1121-04-005
Adoption par le Conseil
d'administration : 2014/02/25 Entrée en vigueur : 2014/02/25Dates de
révision par leConseil d'administration
: 2015/01/30 Objectifs : Énoncer les règles de fonctionnement d'une assemblée générale annuelle.Responsable de l'émission de
la politique et de son actualisation : Comité sur la gouvernanceSecrétaire de l'Ordre
Politiques liées
Procédures découlant
Formulaires associés
Note : Le masculin est utilisé dans le seul but d'alléger le texte.Page 3 de 7
Table des matières
1. CONTEXTE ................................................................................................................................................. 4
2. OBJECTIF ................................................................................................................................................... 4
3. CHAMP D'APPLICATION ........................................................................................................................... 4
4. RÈGLES DE RÉGIE INTERNE ................................................................................................................... 4
5. RÉVISION ET MISE À JOUR DE LA POLITIQUE ....................................................................................... 7
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1. CONTEXTE
L'Ordre des ingénieurs du Québec a
pour principale fonction d'assurer la protection du public. En vertu du Codedes professions (ci-après " Code »), l'administration générale des affaires de l'Ordre est assurée par le Conseil
d'administration qui exerce , de façon souveraine, tous les droits, pouvoirs et prérogatives de l'Ordre, à l'exceptionde ceux qui sont du ressort des membres réunis en assemblée générale ou d'une autre instance de
l'Ordre. L'assemblée générale des membres a exclusivement le pouvoir :d'approuver une résolution par le Conseil d'administration relative à la cotisation annuelle ou spéciale
(art. 85.1 du Code) ; d'élire les vérificateurs pour l'exercice financier en cours (art. 104 du Code) ; etde déterminer le mode d'élection du président de l'Ordre pour le prochain exercice (art.64 du Code).
En vertu des pouvoirs généraux prévus à l'article 62 du Code, le Conseil d'administration est habilité à établir
les règles encadrant le déroulement d'une assemblée générale annuelle2. OBJECTIF
La présente politique vise à énoncer les règles de fonctionnement d'une assemblée générale annuelle.
3. CHAMP
D'APPLICATION
La présente politique s'applique à l'assemblée générale annuelle. Elle complète les dispositions pertinentes du
Code et tout règlement pris par l'Ordre en vertu de l'article 93 a) de ce code.4. RÈGLES
DE RÉGIE INTERNE
4.1 Ordre du jour
4.1.1 Le comité exécutif dresse le projet d'ordre du jour de l'assemblée générale annuelle.
4.1.2 L'ordre du jour de l'assemblée générale annuelle doit comprendre les points suivants :
1. Ouverture de l'assemblée par le président ;
2. Constatation de la régularité de la convocation ;
3. Vérification du quorum ;
4. Adoption de l'ordre du jour;
5. Adoption du procès-verbal de l'assemblée générale précédente ;
6. Rapport sur les résolutions de l'assemblée générale précédente ;
7. Rapport du président ;
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8. Approbation d'une résolution du Conseil d'administration relative à la cotisation annuelle
ou spéciale (art. 85.1 du Code) ;9. Élection des vérificateurs pour l'exercice financier en cours (art. 104 du Code) ;
10. Propositions soumises par les membres de l'Ordre ;
11. Période de questions ;
12. Clôture de l'assemblée.
4.1.3 Le Conseil d'administration peut, en tout temps avant l'assemblée générale annuelle, ajouter un
point d'informationà l'ordre du jour.
4.2 Propositions
4.2.1 Pour être recevable à une assemblée générale annuelle, une proposition concernant un sujet qui
n'est pas inscrit à l'ordre du jour doit satisfaire aux conditions suivantes :La demande doit parvenir, par écrit, à l'attention du Secrétaire de l'Ordre, au moins 15 jours
avant la date d e la tenue de cette assemblée , ce délai étant de rigueur. Les documents suivants doivent être joints à la demande d'inscription d'un sujet au projet d'ordre du jour : o un état de la question indiquant notamment les motifs pour lesquels l'assemblée générale devrait être saisie du sujet; o une proposition accompagnée de considérants en donnant les motifs.4.2.2 Toute demande d'un membre qui est jugée recevable conformément aux critères énoncés à
l'article 4.2.1 est inscrite au point 10 du projet d'ordre du jour.4.2.3 Toute proposition adoptée par l'assemblée générale, à l'exception de celles qui sont du ressort
des membres réunis en assemblée générale , sera référée a u Conseil d'administration pour considération et réponse4.3 Déroulement d'une assemblée générale annuelle
4.3.1 Président d'assemblée
Le président de l'Ordre préside l'assemblée générale annuelle. Il dirige les délibérations et veille
au bon déroulement de l'assemblée. Il décide de toute question de procédure. Le président de l'Ordre peut désigner une autre personne pour agir à titre de président d'assembléePage 6 de 7
4.3.2 Secrétaire de l'assemblée
Le Secrétaire de l'Ordre
agit comme secrétaire de l'assemblée générale annuelle et dresse le procès-verbal de l'assemblée.4.3.3 Caractère non public de l'assemblée
Seuls les membres et les administrateurs nommés peuvent assister à l'assemblée générale
annuelle , et seuls les membres ont droit de voter.Toutefois, le président
de l'Ordre peut inviter certaines personnes, dont il juge la présence nécessaire ou opportune, à assister à l'assemblée générale annuelle.Avec l'autorisation du président de l'Ordre, les personnes invitées peuvent y prendre la parole
notamment pour répondre à d es questions.4.3.4 Quorum
Le Secrétaire de l'Ordre constate s'il y a quorum avant le début de chaque assemblée. Si l'assemblée ne peut commencer faute de quorum dans les 30 minutes qui suivent l'heurementionnée dans l'avis de convocation, le Secrétaire de l'Ordre inscrit au procès-verbal les noms
des membres présents et convoque une autre assemblée générale à une date ultérieure
n'excédant pas6 mois.
4.3.5 Interventions
Chaque membre ne peut intervenir qu'une seule fois sur chaque point de décision et ce, pour une durée maximale de deux minutes. Chaque membre ne peut intervenir qu'une seule fois lors de la période de questions avec un maximum de deux questions, pour une durée totale de deux minutes.Malgré le
s deux premiers alinéas, l'Ordre peut répondre aux questions soulevées par les membresde façon à donner une information complète et concise compte tenu notamment de la nature et de
la complexité de celles-ci.Le président de l'Ordre, ou tout autre représentant qu'il désigne, peut intervenir à la fin de la
discussion sur une proposition pour une durée maximale de deux minutes même si le vote a été
demandé.Avant la tenue du vote, le proposeur a le droit d'intervenir une seconde fois, pour une durée totale
de deux minutes, ce qui clos le débat.4.3.6 Vote
Les décisions à l'assemblée générale sont prises à la majorité des voix exprimées.
Le Conseil d'administration peut décider que le vote sera pris au moyen d'un dispositifélectronique.
Le membre qui s'abstient de voter est réputé absent pour les fins du décompte des voix mais présent pour les fins du quorum.Page 7 de 7
4.3.7 Durée
Une période minimale de
trente minutes doit être allouée à la période de questions.4.3.8 Enregistrement
L'assemblée générale fera l'objet d'une captation audio aux seules fins de la rédaction du procès- verbal.4.3.9 Règles supplétives
Si aucune des règles de procédure prévue
à la présente politique,
au Code, au Règlement sur lesassemblées générales, la rémunération des administrateurs et déterminant l'endroit du siège de
l'Ordre des ingénieurs du Québec ou au " Guide de la procédure des assemblées délibérantes»
de l'Université de Montréal ne permet d'apporter une solution à un cas particulier, les règles
prévues dans " Procédure des assemblées délibérantes » de Victor Morin, s'appliquent, compte tenu des adaptations né cessaires.