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GUIDE POUR LA MISE EN PLACE D"UN SYSTÈME DE

GESTION DES RESSOURCES HUMAINES BASÉ SUR

DES COMPÉTENCES

DESTINÉ AUX ADMINISTRATIONS DOUANIÉRES

TABLE DES

MATIÈRES

INTRODUCTION

..................5 SECTION I - LES RESSOURCES HUMAINES AU SERVICE DE LA PERFORMANCE DOUANIÉRE .......7

1- Le Cadre général du système de GRH basé sur les compét

ences

2- La Gestion intégrée des RH : Modèle de création de valeur

au service de la performance organisationnelle ................................10

3- La Gestion des Ressources Humaines basée sur les compétences ........................................................................

.....................................10

4- Les Rôles de l'unité/section/direction chargée des Ressou

rces Humaines ........................................................................ ......................12

5. Les leviers stratégiques et les politiques générales et admi

nistratives d'un système des GRH ..........................................................13

a- Les leviers stratégiques du système RH ........................................................................

..................13

b- Les Politiques générales et administratives du système RH ........................................................................

SECTION II - GUIDE PAS À PAS POUR LA MISE EN PLACE D'UN SYSTÈME DE GRH BASÉ SUR LES COMPÉTENCES ........................................................................ .................23

1- Établir un diagnostic de la gestion des RH ........................................................................

............26

2- Élaborer la feuille de route ........................................................................

3- Désigner le comité de pilotage de l'équipe de modernisati

on RH ........................................................................

4- Développer les outils d'un système de GRH basé sur les co

mpétences ........................................................................ ............................32

4.1. Démarche pour l'élaboration du catalogue des emplois ...........................................................................................................

.........33

4.2. Démarche pour l'élaboration du référentiel des compé

tences ........................................................................................................35

4.3. Démarche pour l'élaboration du dictionnaire des compéte

nces ....................................................................................................40

4.4. Démarche pour l'élaboration des descriptifs de postes ...........................................................................................................

.......52 SECTION III - DÉVELOPPEMENT DES PRATIQUES DE GRH BASÉES SUR LES COMPÉTENCES .....65

1- L'Opération d'appréciation des compétences

.......67

2- Le Processus de dotation basé sur les compétences ........................................................................

2-2 Le processus de recrutement basé sur les compétences ...........................................................................................................

......81

2-3 Le processus d'accueil et d'intégration ...........................................................................................................

3- Le Processus de gestion de la formation basé sur les compétence

s ........................................................................ ................................104

3.2. Les fondements politiques d'un système de formation basé s

ur les compétences .............................................................105

3-3 Le processus de gestion de la formation basé sur les compétenc

es ...........................................................................................114

4- Le processus de gestion de la performance basé sur les compéten

ces ........................................................................ ..........................130

4-2- Rôles et responsabilités ............................................................................................................

4.3. Les composantes d'un système de gestion de la performance bas

é sur les compétences.................................................132

4.4. Les conditions de succès du processus de gestion de la performan

ce basé sur les compétences ..................................133

4.5. Le processus de gestion de la performance ............................................................................................................

.............................133

4.6. Directives pour le développement des composantes de la gestion d

e la performance .......................................................140

5- Le processus de gestion des carrières basé sur les compétenc

es ........................................................................

5-1 La gestion des carrières à l'initiative de l'employé

: vers des employés acteurs de leur carrière ........................................149

5-2- Des outils de la gestion de carrières diligentés par l'adm

inistration ..........................................................................................151

5-3- Du processus de gestion de carrière à l'initiative de l'

administration .......................................................................................152

5-4- Gérer les départs ............................................................................................................

5-6- La mobilité professionnelle ...........................................................................................................

5-7- Les acteurs directs dans le processus de gestion des carrières ..................................................................................................158

CONCLUSION

..................163 5

GUIDE DE GESTION

DES RESSOURCES HUMAINES

INTRODUCTION

Les administrations douanières évoluent dans un contexte marqué par de multiples dé?s et d'opportunités nécessitant des adaptations dans leurs modes de gestion et d'organisation du travail.

Cela requiert un esprit de volontarisme dans la

gestion des ressources dont elles disposent et ce, pour être en mesure de s'acquitter e?cacement de leur mission et répondre favorablement aux attentes des gouvernements et des parties prenantes. L'économie mondiale connaît une augmentation du volume et une complexité des échanges, des exigences nouvelles en matière commerciale, une conception di?érente de la notion de frontière, des dé?s majeurs en matière de sécurité et de criminalité. Les administrations de douane doivent mieux se positionner face à ces enjeux. La qualité et l'e?cacité de leurs prestations dépendent, plus que jamais, de l'e?ort de l'ensemble du personnel, e?ort qui repose particulièrement sur leurs compétences.

Le responsable RH devrait prioriser des actions

valorisant les compétences individuelles et collectives pour servir, de façon stratégique, les intérêts de son organisation. L'entrée en vigueur le 22 Février 2017 de l'Accord sur la Facilitation des échanges (AFE) de l'Organisation

Mondiale du Commerce (OMC) a positionné

stratégiquement les administrations douanières dans le processus visant la facilitation et la transparence des mouvements des marchandises (dédouanement et mainlevées) et des personnes. A cela s'ajoute le renforcement de la coopération e?ective entre les douanes ainsi qu'avec les autres autorités compétentes sur les questions de facilitation des échanges et de respect des procédures douanières. Étant au coeur de ce mouvement, les administrations des douanes se sont inscrites dans un e?ort de modernisation en vue de faciliter et de sécuriser les échanges internationaux. Cet e?ort requiert une attention particulière à la compétence et à la contribution de l'ensemble du personnel douanier. La fonction de gestion des ressources humaines (GRH) sera donc indispensable pour relever ces dé?s et il devient essentiel de reconnaître son rôle stratégique au sein de l'administration des douanes. D'ailleurs, les ressources humaines (RH) devraient, plus que jamais, contribuer à la performance organisationnelle. Pour

ce faire, la GRH doit dépasser son traditionnel rôle de gestion administrative a?n de se mettre au service des choix stratégiques des administrations douanières. En d'autres termes, la GRH doit contribuer à la performance et au bien-être du personnel douanier au lieu de se contenter de réagir à des problèmes ou de s'occuper de la machine administrative sans aucune valeur ajoutée stratégique.

En?n, il apparait que les administrations douanières performantes sont celles qui sont conscientes de la valeur de leur personnel et investissent dans leur développement. Ainsi, le département en charge de la GRH doit s'inscrire dans la perspective stratégique incluant une logique de performance qui cherche à valoriser les compétences de l'ensemble du personnel douanier. L"Accord sur la facilitation des échanges contient des dispositions visant à accélérer le mouvement, la mainlevée et le dédouanement des marchandises, y compris des marchandises en transit. Il prévoit en outre des mesures en vue d"une coopération eective entre les douanes et les autres autorités compétentes pour les questions de facilitation des échanges et de respect des procédures douanières. Il comporte aussi des dispositions relatives à l"assistance technique et au renforcement des capacités dans ce domaine.

Source : www.OMC.org

6

GUIDE DE GESTION

DES RESSOURCES HUMAINES

Objet du guide

Le présent guide vise à présenter les phases et activités à suivre par les administrations douanières et/ou autorités fusionnées incluant la douane (o?ce des recettes, agence de surveillance des frontières, ...) pour établir et mettre en oeuvre un système de gestion des ressources humaines basé dur les compétences.

A qui s"adresse ce guide

Ce guide s'adresse aux comités de modernisation ou structures similaires, aux équipes projets en charge de la modernisation des Ressources Humaines ainsi qu'aux départements chargés de la GRH au niveau des douanes.

Structure du guide

Le présent guide s'articule autour de trois sections :

?Les Ressources Humaines au service de la performance organisationnelle : Une première partie qui servira d'argumentaire permettant d'engager l'ensemble du personnel douanier notamment la haute hiérarchie. Elle a pour objectif de créer le sentiment d'urgence a?n de se lancer dans le processus de modernisation de la GRH au niveau des douanes. Elle traitera des fondements stratégiques d'un système RH à travers l'importance de la GRH dans la performance organisationnelle, des rôles du département RH au sein des douanes et en?n des leviers stratégiques et politiques.

?Guide pas à pas pour la mise en place d"un système de GRH basé sur les compétences : Une deuxième partie à caractère pratique sera dédiée à la présentation des étapes et des activités permettant la conception et la mise en oeuvre des outils de la démarche compétence dans une logique " projet ».

?Développement des pratiques de GRH basées sur les compétences : Une troisième partie qui a un caractère opérationnel traitera les étapes de développement des pratiques (processus) GRH basées sur les compétences, à savoir :• Le processus de gestion de la dotation

(plani?cation, recrutement et intégration) ;

Le processus de gestion de la formation et de

développement des compétences ;

Le processus de gestion de la performance ;

Le processus de gestion de la rotation et des

carriéres.

Mise en garde

Dans le présent guide, les termes qui se rapportent à des personnes et à des membres du personnel douanier du sexe masculin s'appliquent également aux personnes de sexe féminin, sauf lorsque le contexte indique manifestement le contraire.

LES RESSOURCES HUMAINES AU

SERVICE DE LA PERFORMANCE

DOUANIÉRE

SECTION

I

GUIDE DE GESTION

DES RESSOURCES HUMAINES

9

GUIDE DE GESTION

DES RESSOURCES HUMAINES

1- Le Cadre général du

système de GRH basé sur les compétences La GRH a bien changé au cours des années. Le passage de l'ère industrielle à une économie du savoir et de l'information est la raison principale de cette transformation. Les compétences des employés s'imposent comme la clé du succès dans ce nouvel environnement. La GRH s'est, dès lors, mise à développer un nouveau langage axé sur la gestion des talents, la ?exibilité, la responsabilisation, le

respect des individus, etc. Les actions en matière de GRH s'adaptent alors pour que les personnes soient impliquées et leur contribution valorisée. Les mots d'ordre de cette nouvelle orientation de la GRH sont notamment l'optimisation des a?ectations et des rotations ; la formation continue et le développement des compétences ; la reconnaissance de l'e?ort ; l'utilisation du plein potentiel des employés ; la création d'un climat de travail favorable. L'ensemble de ces activités repose sur la valorisation des talents et des compétences des employés. Elles doivent nécessairement s'inscrire dans un ensemble intégré et cohérent de pratiques RH.

La ?gure ci-dessous présente comment une gestion stratégique et intégrée des ressources humaines basée sur les compétences contribue à la performance et à l'excellence organisationnelles.

Figure 1 : Schéma directeur d'une gestion stratégique des ressources humaines basée sur les compétences

Dans cette perspective, l'ensemble des pratiques de GRH doivent être articulées autour du concept de compétence. Celle-ci est donc utilisée comme un

élément central de la gestion du

capital humain au sein de l'organisation. L'approche par compétences est utile pour la gestion des ressources humaines car elle permet non seulement d'identi?er les compétences indispensables, mais également de les développer en ressources stratégiques pour l'organisation.

Les compétences du personnel s'avèrent donc

cruciales pour tirer pro?t du choix stratégique de modernisation emprunté par l'organisation. En fait, elles sont utilisées comme un élément central de la gestion de son capital humain. Celui-ci se décrit comme l'ensemble des capacités créatrices, productives des travailleurs, incluant leurs savoir- faire techniques, leurs expériences, ainsi que leurs connaissances générales (Becker, père fondateur de

la théorie du capital humain).A cet égard, au niveau des administrations douanières, le personnel représente son capital immatériel et se révèle indispensable pour son développement et sa performance. Les connaissances et les compétences du personnel douanier deviennent importantes dans cette ère nouvelle de l'économie mondiale qui pèse sur les choix stratégiques des administrations douanières. Valoriser et augmenter ce capital humain va permettre aux douanes de jouer pleinement leur rôle dans la facilitation des mouvements de marchandises et de préserver les intérêts des États ainsi que de garantir un recouvrement équitable des recettes. C'est ce qu'on appelle, dans le langage GRH, créer et conserver un avantage stratégique à travers ses compétences distinctives.

Capital Humain :

L"ensemble des capacités créatrices, productives du personnel, incluant leurs savoir-faire techniques, leurs expériences, ainsi que leurs connaissances générales 10

GUIDE DE GESTION

DES RESSOURCES HUMAINES

2- La Gestion

intégrée des RH :

Modèle de création

de valeur au service de la performance organisationnelle

Les administrations des douanes s'inscrivent dans

un e?ort de modernisation. La facilitation des échanges et des frontières exige une révision de leur modèle d'a?aires à la lumière des nouvelles exigences économiques, technologiques et sécuritaires (mondialisation du commerce, règles de gouvernance, terrorisme international, protection de l'environnement, etc.). Pour aider les administrations douanières à apporter des réponses novatrices à ces dé?s, leurs responsables

RH doivent repositionner leur contribution en

fonction des priorités stratégiques. Ainsi, la fonction en charge de la GRH doit être au service de la performance individuelle et collective. Dans cette perspective, la conception et la mise en place d'un système de GRH basé sur les compétences s'avère l'approche qui maximisera la création de la valeur organisationnelle. En e?et, cette concentration sur les compétences individuelles et organisationnelles des administrations des douanes permettra une nouvelle con?guration des rôles et des responsabilités du personnel et par conséquent une considération stratégique des femmes et des hommes qui demeurent les garants de la performance organisationnelle. D'ailleurs, les administrations des douanes verront ainsi leurs capacités renforcées à travers un personnel et des structures douanières e?caces et durables ce qui renforcera la proposition de qualité qu'elles o?rent à leurs parties prenantes en vue de soutenir et renforcer le système commercial international.

3- La Gestion des

Ressources Humaines

basée sur les compétences La GRH axée sur les compétences consiste à préconiser la notion de compétence et les résultats

1. Tiré et adapté de: Armstrong, Michael, 2006, A handbook of human resource management practice. 10th ed. p.cm. British Library Cataloguing in Publication Data.

A CIP record for this book is available from the British Library. ISBN 0 7494 4631 5. de son analyse comme la dimension principale pour informer et améliorer les politiques, les pratiques et les processus de GRH. Dans cette perspective, la notion de compétence a donc un rôle important à jouer dans toutes les activités RH. La notion de compétence concerne essentiellement la performance. Manseld (1999) dénit la compétence comme " une caractéristique sous- jacente d"une personne qui se traduit par une performance efficace ou supérieure ». De son côté, Rankin (2002) décrit les compétences comme " une dénition des comportements que les organisations attendent de leur personnel dans leur travail ». Rankin (2004) ajoute que les compétences représentent le langage de la performance. Elles peuvent articuler à la fois les résultats attendus des eorts d"un individu et la manière dont ces activités seront réalisées. Ainsi, les compétences fournissent un langage commun, universellement compris au niveau de l"organisation pour décrire la performance attendue dans toutes les situations de travail. 1 Pratiquement, la GRH basée sur les compétences est une série d'activités, d'outils et de procédures qui contribuent à réaliser la mission de l'administration des douanes et à maximiser la performance de son personnel. 1 En e?et, elle constitue la base de tous les processus de GRH. Ceux-ci favorisent le développement des administrations des douanes et de leur personnel en interaction avec un environnement externe en constante évolution.

A ce titre, elle permet d'indiquer clairement les

attentes liées aux di?érents postes de travail au sein de l'administration des douanes. C'est une approche e?cace permettant de décrire ces attentes d'une manière correcte et compréhensible. Le recours à un système de gestion des ressources humaines basée sur les compétences, s'avère très avantageux à plusieurs égards (Cf. tableau ci-dessous) Toutefois, un tel choix stratégique nécessite des e?orts de conception, d'entretien et de mise à jour qui peuvent parfois s'avérer lourds. De ce fait, Le système doit donc être conçu en concert avec les besoins actuels et futurs, des objectifs stratégiques et des dé?s de l'administration des douanes.

De surcroit, s'orienter vers une approche de GRH

basée sur les compétences représente un moyen intéressant pour inscrire les processus RH dans une perspective stratégique. Cette approche a le mérite de pouvoir s'intégrer facilement aux diverses fonctions et processus du système de gestion des ressources humaines. 11

GUIDE DE GESTION

DES RESSOURCES HUMAINES

Tableau 1 : Apports de l"approche compétences aux processus GRH

Activités GRHApports

Processus de

planication RH

Évaluation du capital humain- Estimation du capital des compétences de l'administration des douanes.

Gestion prévisionnelle des emplois et des

e?ectifs- Planification de l'o?re et de la demande en personnel et en compétences.

A?ectation des employés- Adéquation entre les compétences acquises par les employés et les compétences requises pour les postes.

Analyse des emplois- Définition adéquate et complète des profils de poste.

Processus de

recrutement

Sélection des candidats - Sélection des bons pro?ls sur le marché répondants aux besoins de l'administration des douanes.

Évaluation des candidats- Évaluation des candidatures selon une grille de compétences définie au préalable.

Embauche - Optimiser les coûts liés au processus de l'embauche. Rétention et ?délisation- Attirer, retenir les meilleurs pro?ls sur le marché.

Processus de formation

Identi?cation des besoins de formation- Identification des écarts à combler sur le plan des compétences individuelles et collectives.

Conception de la formation- Choix des méthodes et des contenus adaptés pour développer les compétences en dé?cit.

Di?usion de la formationChoix des techniques d'enseignement pour développer les compétences en dé?cit.

Évaluation de la formationCritères objectifs et indicateurs pour mesurer l'efficacité et l'impact de la formation.

Suivi post-formationCompétences à observer et à renforcer pour le transfert des apprentissages.

Développement des

RH

Évaluation du rendementÉvaluation basée sur des critères de rendement précis (comportements attendus et pratiques d'excellence valorisées).

Mobilisation du personnel

Responsabilisation individuelle dans le développement et la valorisation de leurs compétences. Gestion des carrièresOrientation basée sur le potentiel et les intérêts des employés.

Rotation du personnel

Mobilité du personnel dans une perspective de développement des compétences.

Processus de

récompenses

Structure salarialeDonnée juste et équitable pour évaluer la complexité des emplois et les grilles de salaires.

Motivation des employésMoyens pour favoriser la polyvalence et la mobilité des ressources humaines.

Système de rétribution basé sur les

compétencesDistribution des récompenses sur la base de critères observables et mesurables. 12

GUIDE DE GESTION

DES RESSOURCES HUMAINES

4- Les Rôles de

l"unité/section/ direction chargée des

Ressources Humaines

quotesdbs_dbs33.pdfusesText_39

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