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Comment rédiger une fiche de processus ?
Voici les avantages de la fiche d'identité d'un processus :
Outil de communication, qui permet une compréhension commune par tous les acteurs du processus. Outil qui permet d'établir une liste complète des composantes d'un processus, et ce quel que soit le type d'entreprise.Pourquoi faire une fiche processus ?
Les bases en finance
les comptes de l'entreprise (bilan, compte de résultat, tableau de flux),les principales actions financières (investir, emprunter ou lever des fonds, tenir compte des risques),le besoin en fonds de roulement (sa composition, un BFR positif ou négatif, ),Quelles sont les bases de la finance ?
Les principaux outils utilisés par le spécialiste des finances sont :
le tableau de bord financier ;le compte de résultat ;le bilan ;les ratios ;les soldes intermédiaires de gestion.
Fiche de poste
Responsable administratif et financier
1. Identification du poste
Catégorie : A
UFR, Direction, Service : Pôle administratif et financier du numérique, pôle mutualisé entre la Direction du Numérique (DNum) et
le Pôle Stratégie et Transformation Numérique (PSTN), créé à compter du 1er janvier 2018.
F38 1ĿF99*39* )* (7¹F9.43 )* 1F 34J;*11* .7*(9.43 )J CJ2¹7.6J*Ę (* 5489* *89 7F99aché à la Direction Informatique.
Contact(s) pour renseignements sur le poste :
André Jamet (Directeur Général des Services Adjoint) ou Emmanuelle Hautin (Directrice Informatique) hautin@unistra.fr / Tél : 03.68.85.03.137F3(-* )ĿF(9.;.9¹ 574+*88.433*11* 1 BAP
BAP J ı Gestion et pilotage
Emploi type
Assistant en gestion administrative ou chargé-* )* H*89.43 F)2.3.897F9.;* *9 )ĿF.)* FJ 5.149FH* 45¹7F9.433*1
Fonction exercée
Responsable administratif et financier
Responsabilité éventuelle (si ouvrant droit à NBI, précisez le nombre de points)4.9JF9.43 )J 5489* )F38 1Ŀ47HF3.H7F22*
Pôle Administratif et financier rattaché à la direction de la Direction du Numérique 22. Mission
Le responsable du pôle " administratif et financier » assure la direction administrative et financière de la direction du Numérique
et du pôle Stratégie et Transformation Numérique. Il participe à la définition des orientations et objectifs F.38. 6JĿ¬ 1F
construction budgétaire dont .1 F88J7* ¹HF1*2*39 1* 8J.;. )Ŀ*=¹(J9.43ė Au-delà des aspects financiers, il coordonne la gestion du
RH des services, la logistique des locaux *9 1Ŀ47HF3.8F9.43 )Ŀ¹;¹3*2*398ė3. Activités
Activités principales
Mission 1 : Affaires générales et juridiquesActivités principales :
(447)433*7 1ĿF(9.43 H¹3¹7F1* de la DNum et du pôle PSTN et coordonner les secrétariats,
(4397Þ1*7 1ĿF551.(F9.43 )*8 7¼H1*8 *9 574(¹)J7*8 F)2.3.897F9.;*8Ęanalyser en concertation avec les services centraux la réglementation et veiller à son application,
c4397.GJ*7 ¬ 1Ŀ¹1FG47F9.43 )* (*79F.38 actes juridiques (conventions, attestations, etc) F;*( 1ĿF55J. )* 1ĿF88.89F39
IJ7.).6J* 4J )J 4*7;.(* )Ŀ.)* ĄJ7.).6J*ė
Mission 2 : Affaires budgétaires et financièresActivités principales :
4397.GJ*7 ¬ 1Ŀ¹1FG47F9.43 )*8 GJ)H*98 54J7 1* 5Þ1* 146C
4397.GJ*7 ¬ 1Ŀ¹1FG47F9.43 )*8 différents budgets gérés par la DNum (budget propre, OSIRIS, RAREST, PCSCOL,
6C63ġ *9 (43897J.7* 1* 51F3 51J7.F33J*1 )Ŀ.3;*89.88*2*39 *3 +43(9.43 )*8 .3;*39F.res en place.
suivre et analyser l'engagement et l'exécution des dépenses et recettes, contrôler l'exécution financière des contrats et conventions,(43897J.7* *9 2*997* *3 51F(* )*8 4J9.18 )ĿF3F1L8¹ 4J )* 5.149FH* : tableaux de bord, indicateurs.
conseiller sur les éventuelles modifications budgétaires et sur les dépenses à réaliser en fonction des projets et
des besoins des départementsassurer, en lien avec le service des marchés, un rôle de conseil et d'assistance auprès des responsables des
départementssuivre les procédures d'achats et de marchés en cours (appel d'offres, attribution, application de pénalités, etc)
4397.GJ*7 ¬ 1Ŀ¹1FG47F9.43 )*8 24)¼1*8 ¹(4342.6J*8 des services numériques suivants : Datacenter, Osiris, Rarest,
Infoprox ainsi que des services liés au contrat de site *3 1.*3 ¹974.9 F;*( 1* 4*7;.(* )Ŀ.)* FJ 1.149FH* *9 1F .7*(9.43
des Finances.Mission 3 : Gestion des ressources humaines
Activités principales
2*997* *3 AJ;7* F;*( la Direction, les responsables de départements et en lien avec la Direction des Ressources
Humaines en central, une GRH prévisionnelle adossée au projet de la direction et aux orientations du contrat
d'établissement,encadrer les personnels BIATSS du pôle " administratif et financier » : fixer les objectifs, évaluer leur degré de
réalisation, orienter, soutenir, coordonner et contrôler l'action des personnels,assurer, en lien avec la Direction des Ressources Humaines en central, la gestion et le suivi des actes liés à la
carrière des agents BIATSS (recrutement, dossiers de promotion, conseils en formation, entretiens professionnels,
etc), Coordonner le planning général, les horaires et les congés des personnels BIATSS. 3Mission 4 : Logistique des directions
Activités principales
Coordonner les accès aux locaux pour les agents des services (hors locaux techniques) en lien avec la DALI
veiller en lien avec le correspondant sécurité et le SPSE au respect de la réglementation en matière d'hygiène et
sécurité,contrôler l'exécution des prestations extérieures liées aux locaux (hors locaux techniques),
participer à la conception de travaux et en suivre l'exécution.Mission 5 : 07HF3.8F9.43 )Ŀ¹;¼3*2*398 (plénières, repas de noël, colloques spécifiques)
Activités principales
*89.43 14H.89.6J* )* 1Ŀ¹;¼3*2*39 Ġ97F.9eur, réservation de salles, location de mobilier, objets publicitaires)
411FG47F9.43 F;*( 1* (42.9¹ )Ŀ47HF3.8F9.43 54J7 F88J7*7 1F 14H.89.6J* *3 +43(9.43 )J 574H7F22* )* 1Ŀ¹;¼3*2*39 *9
la signalétiqueEtude des offres des fournisseurs pour les différente8 57*89F9.438 1.¹*8 ¬ 1Ŀ¹;¼3*2*39
4J.;. GJ)H¹9F.7* )* 1Ŀ¹;¼3*2*39
Collaboration avec 1* 8*7;.(* (422J3.(F9.43 )* 1ĿJ3.;*78.9¹ et la Direction des affaires logistiques intérieures
Mission 6 : Service de l'aide au pilotage
Activités principales
produire et transmettre les données demandées par le service de l'aide au pilotage,participer à la mise en place de la démarche qualité (participation à la construction du référentiel de contrôle
interne), participer au suivi des contrats internes entre les Directions et la Présidence, participer à la définition des outils de suivi du contrôle de gestion.4. Compétences
a) 8F;4.7 8J7 1Ŀ*3;.7433*2*39 574+*88.433*1 :connaître l'organisation, le fonctionnement et la politique de l'enseignement supérieur, de l'université et de la
direction, savoir situer les acteurs dans le processus de décision et leurs rôles respectifs, savoir décliner des objectifs généraux en objectifs opérationnels,8F;4.7 2*997* *3 AJ;7* )*8 F(9.438 )F38 1* 7*85*(9 )*8 )¹1F.8 .25F79.8ė
Maîtrise des règles et procédures dans ses domaines d'activité : connaître le cadre juridique des EPCSCP, connaître la réglementation et les procédures en matière de GRH,connaître la réglementation des finances publiques et les procédures et techniques d'analyse financière.
Droit ; Finances Publiques ; Comptabilité ; Code des marchés publics ; Règles du contrôle de gestion
b) savoir-faire opérationnel : savoir organiser et animer une structure et des équipes, savoir motiver et mobiliser ses agents, savoir élaborer des choix et planifier des actions, savoir mettre en place des modalités de contrôle des résultats, savoir gérer des situations conflictuelles et rendre des arbitrages, maîtriser les méthodes de conduite de projets.Esprit d'analyse et de synthèse ; utilisation d'outils informatiques (automatisation de documents); capacité de
négociation et résolution de problèmes ; vision prospective et capacité d'anticipation. 4 c) savoir-faire comportemental : savoir organiser la documentation technique et juridique et en assurer la veille, savoir organiser l'archivage, savoir traiter et diffuser l'information pertinente aux acteurs concernés, savoir contrôler la qualité de l'information, maîtriser les outils de communication et l'informatique administrative, maîtriser les techniques de communication interne et externe.Préparation du budget
Présentation du budget prévisionnel auprès du contrôle de l'établissement Présentation du budget prévisionnel au comité de direction pour arbitrageB.8* *3 AJ;7* )*8 GJ)H*98 )* 5*78onnels (vacations et CDD), de fonctionnement, d'intervention et d'investissement :
engagements juridiques et comptables, relations avec le comptable Suivi et coordination de l'exécution budgétaire Elaboration de bilans financiers et de tableaux de bordMis* AJ;7* )* 1F (4259FG.1.9¹ F3F1L9.6J*ė
Logique, rigueur, précision, méthode ; rapidité, réactivité, sens de l'urgence et des priorités ; disponibilité
5. Environnement et contexte de travail
Descriptif du service
Nom du service : Direction du Numérique
No2G7* )ĿFH*398 )J 8*7;.(* : 120
C42G7* )ĿFH*398 ¬ *3(F)7*7 (éventuellement) : moins de 10 personnes .*J )Ŀ*=*7(.(* : Campus EsplanadeRelation hiérarchique
44J8 1ĿFJ947.9¹ )* Emmanuelle Hautin, directrice informatique
Relations fonctionnelles
Internes
Agence comptable (AC)
Direction des Finances (DFI)
Direction Administrative et Logistique Intérieure (DALI)Direction Générale des Services (DGS)
Direction des Ressources Humaines (DRH)
Pôle Stratégie et transformation numériqueExternes
Fournisseurs
Clients
Organismes publics
Contraintes particulières
Assurer la continuité de service 8J7 94J9* 1ĿF33¹*ėquotesdbs_dbs35.pdfusesText_40[PDF] fiche processus finance et comptabilité
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