[PDF] La nouvelle correspondance commerciale : la rédaction efficace la

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LA NOUVELLE CORRESPONDANCE

COMMERCIALE

La rédaction efficace La présentation du courrier

L"utilisation du

traitement de texte

Les modèles de

lettres Retrouver ce titre sur Numilog.com

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Marie-Odile Lagrifa

LA

NOUVELLE

CORRESPONDANCE

COMMERCIALE

La rédaction efficace

La présentation

du courrier L"utilisation du traitement de texte Les modèles de lettres

EDITIONS

DE VECCHI S.A.

20, rue de la Trémoille 75008

PARIS Retrouver ce titre sur Numilog.com

© 1988 Editions De Vecchi S.A. - Paris

Imprimé

en Italie La

loi du 11 mars 1957 n"autorisant, aux termes des alinéas 2 et 3 de l"article 41, d"une part, que les "copies ou reproductions strictement réservées à l"usage privé du copiste et non destinées à une utili- sation collective» et, d"autre part, que les analyses et les courtes citations dans un but d"exemple et d"illustration, "toute représentation ou reproduction intégrale, ou partielle, faite sans le consentement de l"auteur ou de ses ayants droit ou ayants cause est illicite» (alinéa 1 de l"article 40). Cette représentation ou reproduction, par quelque procédé que ce soit, constituerait donc une contre- façon sanctionnée par les articles 425 et suivants du Code Pénal. Retrouver ce titre sur Numilog.com

LA CORRESPONDANCE COMMERCIALE

D"une manière générale, la correspondance commerciale peut être dé- finie comme tout courrier échangé à l"occasion d"actes de commerce, soit entre commerçants, soit entre des commerçants et des tiers non commer-

çants.

Les actes

de commerce peuvent être de toute nature: achat, vente, recru- tement de personnel..., en fait tout ce qui peut amener une entreprise à s"entendre avec un tiers, sur quelque sujet que ce soit.

Ainsi, la

lettre commerciale est toujours écrite dans un but spécifique.

Elle doit

être rédigée dans un style clair, précis et définir toutes les don- nées nécessaires au destinataire, sans en omettre. Mais tout en étant concise et sans donner de détails inutiles, elle ne peut comporter aucune ambiguïté.

En effet, en

cas de litige, ce sont bien souvent ces lettres qui sont la seule preuve de l"entente qu"il y a eu entre les parties. Elles permettent donc de savoir quels étaient les termes exacts de l"accord qui avait été passé.

D"ailleurs,

le code du commerce oblige toute personne physique ou mo- rale ayant la qualité de commerçant à conserver pendant dix ans les correspondances reçues et les copies de lettres envoyées. Retrouver ce titre sur Numilog.com

LA PRESENTATION DE LA LETTRE COMMERCIALE

La correspondance

commerciale a de tout temps existé. Toutefois, avec l"avènement de l"ère industrielle et le développement des moyens de transport, elle s"est développée de manière prodigieuse.

Aussi,

pour normaliser les échanges écrits, des usages se sont institués, quant à la forme que doivent présenter les lettres commerciales.

Caractéristiques

générales

La lettre

commerciale doit, selon l"usage, être établie sur du papier de format

21 x 29,7 cm, où seul le recto des feuilles est utilisé.

Deux présentations sont

possibles.

• L"une dite

à la française avec l"adresse à droite et des rentrés d"ali- néas.

Monsieur

J. DURAND

21,
rue Maréchal-Foch 66000

PERPIGNAN

Paris,

le 23 février 19..

Monsieur,

Vous voudrez

bien trouver ci-joint documentation concernant nos panneaux lumineux.

Je porte votre

attention sur le modèle X04 qui correspondrait plus particulièrement

à vos besoins.

Dans l " attente de vous rencontrer le jeudi 3 mars à 10 heures,

Je vous prie

de croire, Monsieur, à l " assurance de mes sentiments distingués.

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• L"autre dite à l"américaine, avec l"adresse à la marge de gauche et sans rentrés d"alinéas.

Montgeron,

le 20 septembre 19..

Monsieur

G. PITRE

10, boulevard Foch 33000

BORDEAUX

Monsieur,

Je reçois ce

jour votre courrier en date du 10 courant, m" indiquant que vous me rendrez visite le 15 octobre prochain sur mon stand du Salon de la chaussure, à Paris.

Croyez que

je serai très heureux de vous y rencontrer. Dans cette attente,

Je vous prie

d"agréer, Monsieur, l"expression de mes salutations distinguées. Dans la pratique, la disposition des lettres commerciales résulte souvent d"un amalgame entre ces deux présentations, mais ne s"en écarte guère.

Aussi,

il ressort une certaine unité dans la présentation de la correspon- dance commerciale internationale. Retrouver ce titre sur Numilog.com

BOUDON S.A.

Avenue de

la République 92200

ANTONY

Paris,

le 20 octobre 19..

Société

SANESPI

10, rue des Pivoines 49000

ANGERS

N/Réf.:

AM/CD/403

V/Réf.:

1218/87/AZ

(Lettre recommandée avec A.R. ) A l"attention de Madame AZURI Objet : demande de rendez-vous

Madame,

Nous avons

le plaisir de vous informer que...

Dans l"attente

d"une prompte réponse,

Nous vous prions

d"agréer, Madame, l"expression de nos respec- tueuses salutations.

Gillaume

LEDOUX

Responsable du

service Achats P.J . : un plan. Retrouver ce titre sur Numilog.com

LE PLAN DE LA LETTRE COMMERCIALE

En dehors

de toute notion de contenu de la lettre, on peut dire qu"il existe deux grands types de courrier commercial:

le courrier de "prise de contact", c"est-à-dire celui que l"on décide d"écrire pour solliciter quelque chose d"un tiers; la réponse à cette prise de contact, que l"on écrit pour donner les

éléments

de réponse à la personne qui vous a sollicité.

Dans l"un et

l"autre cas, il est difficile d"établir un plan type car il existe une variété infinie de sujets qui demanderaient chacun un développe- ment

particulier. Il est toutefois possible de définir un plan général cor- respondant à la trame de tout courrier commercial.

Le plan du courrier de prise de contact Quel que soit le motif pour lequel le représentant d"une entreprise adresse un courrier à un tiers, il est important de suivre le schéma sui- vant: - dans l" introduction, on expose brièvement le motif de la lettre; - dans le développement, on indique de façon précise la nature des infor- mations que l"on veut obtenir ou que l"on veut donner. Il est impor- tant d"être très précis pour que le correspondant comprenne immédia- tement ce que l"on attend de lui; dans la conclusion, on prend congé de l"interlocuteur en n"oubliant pas de lui faire savoir que l"on compte sur sa réponse.

La réponse

à un courrier

La trame d"une réponse à un courrier, que ce soit une demande de ren- seignements, une sollicitation d"achat ou tout autre objet, ne varie guère: en introduction, on reprend les termes de la lettre reçue dont on rap- pelle la date et les références s"il y a lieu. Cela permet de donner un suivi

à l"affaire dont il est question;

dans le développement, on donne les éléments de réponse au courrier du correspondant: soit les renseignements demandés, soit la com- mande du produit vanté, etc. Il est important de donner toutes les précisions qu"attend le demandeur sans rien laisser dans le flou. Car c"est sur la base de cette réponse que se feront les contacts fu- turs; on prend enfin congé en forme de conclusion.

Bien sûr,

le monde des affaires n"est pas celui de la littérature; dans la correspondance commerciale, il est important d"utiliser un français irré- prochable et d"aller d"emblée à l"essentiel, sans détour. Retrouver ce titre sur Numilog.com

LA CORRESPONDANCE COMMERCIALE ET LES ACHATS

LES

DEMANDES DE RENSEIGNEMENTS

Quelle

que soit la nature de la demande (documentation, tarifs, essais de matériel...), celle-ci doit être rédigée de la manière la plus claire possible, en donnant le maximum de renseignements sur la marchandise souhaitée. Le fournisseur pourra ainsi répondre, sans risque de malen- tendu, en donnant toutes les informations utiles. Cela permettra égale- ment, s"il est fait appel à plusieurs fournisseurs, de comparer facilement les diverses offres.

Monsieur,

Je vous serais reconnaissant de bien vouloir me faire parvenir une documentation détaillée sur votre gamme de radiateurs électri- ques .

Je serais tout

particulièrement intéressé par vos modèles de 1 250

2 000 W, puissances qui nous sont le plus fréquemment demandées

par notre clientèle.

Si vos

prix nous conviennent, nous prévoyons 1 " achat d"au moins 30 radiateurs de chaque modèle par mois. Mes fournisseurs habituels me consentent un délai de paiement de 60 jours fin de mois. Nous souhaiterions avoir des livraisons qui interviendraient dans un délai de 15 jours maximum suivant la date de commande. Dans l"attente de vous lire,

Veuillez agréer,

Monsieur, l"expression de mes salutations dis-

tinguées . Retrouver ce titre sur Numilog.com

Monsieur,

Je vous serais

reconnaissant de m"adresser le catalogue de votre nouvelle collection "Printemps-été" , ainsi que les tarifs corres- pondants .

Vous voudrez

bien m"indiquer quelles sont vos conditions habi- tuelles de vente. Vous en remerciant par avance,

Je vous prie de

croire, Monsieur, à l " expression de mes salutations distinguées.

Messieurs,

Je souhaiterais commercialiser des articles de maroquinerie, sur lesquels serait inscrite la marque de mes magasins "Maguy"s".

Je prévois

de le faire sur des articles de qualité, avec possibi- lité d" avoir la gamme porte-clefs, porte-cartes, porte-monnaie et porte - chéquier.

Je vous serais

reconnaissant de bien vouloir me dire si votre so- ciété pourrait me fabriquer de tels articles. Dans l" affirmative, quels sont les modèles que vous me proposeriez, et quels seraient les tarifs? Je vous remercie par avance pour les renseignements que vous vou- drez bien me donner,

Et vous

prie de croire, Messieurs, à l"assurance de mes sentiments les meilleurs.

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Messieurs,

A l"occasion d"une inauguration, j"aimerais remettre aux person- nalités invitées une grande affiche de format 3 m x 2 m.

Je souhaiterais

donc, pour une belle présentation, les rouler dans des tubes cartonnés, de couleur rouge et jaune. Je vous serais re- connaissant de m"indiquer si vous pourriez me fournir de tels em- ballages et dans l" affirmative à quel prix, et dans quels délais? Je vous précise que j "aurais besoin d"une trentaine de ces carton- nages

Je vous remercie de

me répondre rapidement.

Veuillez

agréer, Messieurs, l"assurance de mes salutations dis- tinguées .

Monsieur,

Nous avons

programmé une opération publicitaire sur les papiers peints vinyl du 1 au 15 mars prochains, et prévoyons de vendre tous les rouleaux au prix unitaire de 25,00 F.

Nous vous serions

reconnaissants de nous faire parvenir les échan- tillons des rouleaux que vous pourriez nous fournir à cette occa- sion en nous indiquant la remise que vous pourriez nous octroyer sur votre tarif habituel. Si vos conditions nous conviennent, nous pensons vous passer une commande de

5 000 rouleaux, à nous livrer à notre dépôt de Grenoble,

en franco de port. La livraison devrait intervenir entre le 15 et le 20 février. Dans l"attente d"une prompte réponse,

Nous vous

prions d"agréer, Monsieur, l"expression de nos saluta- tions distinguées. Retrouver ce titre sur Numilog.com

Messieurs,

Je vous serais reconnaissant de m" envoyer un devis pour 1 " impres- sion de 2 000 dépliants publicitaires sur papier blanc glacé de format

210 x 297 mm, en quadrichromie, selon le modèle ci - j oint.

Ces dépliants, relatifs à une opération commerciale commençant le 20 mai, devraient m"être livrés au plus tard le 20 avril.

Dans l"attente

de vous lire, Je vous prie d"agréer, Messieurs, l"assurance de mes sentiments distingués.

L"acheteur

fait un appel d"offre sans précision aucune, laissant au four- nisseur le soin de déterminer les conditions de son offre.

Monsieur,

Nous vous prions de nous indiquer votre meilleur prix, pour la fourniture de

500 pneus 13 x 45 XZ, ainsi que vos conditions de

vente.

La livraison

devrait se faire pour le 12 mai prochain, au plus tard,

Narbonne.

Nous nous tenons à votre disposition pour vous donner tout rensei- gnement qui vous serait utile afin d"établir votre offre.

Veuillez

agréer, Monsieur, l " assurance de nos salutations distin- guées . Retrouver ce titre sur Numilog.com

L"acheteur édicte ses conditions d"achat.

Messieurs,

Nous vous

prions de nous indiquer votre meilleur prix pour la four- niture de 500 pneus 13 x 45 XZ.

La livraison

devrait se faire en franco de port à Narbonne, pour le 12 mai prochain au plus tard. Le règlement aurait lieu à 60 jours fin de mois par lettre de change payable

à la B.N.P., rue Gambetta à Narbonne.

Nous nous tenons à

votre disposition pour vous donner tout rensei- gnement qui pourrait vous être utile pour établir votre offre.

Veuillez agréer, Messieurs, l"assurance

de nos salutations dis- tinguées

Messieurs,

Nous avons bien

reçu votre documentation concernant votre machine

à écrire

2301, et vous en remercions.

Celle-ci

nous a vivement intéressés. Aussi souhaiterions-nous, sans engagement de notre part, en faire l"essai dans nos bureaux, en présence du personnel qui pourrait être concerné par son utili- sation

Nous vous remercions

de nous faire savoir le jour et l"heure qui vous conviendraient pour procéder à cette démonstration. Nous souhaiterions que ce soit de préférence aux heures de bureau.

Dans cette

attente,

Veuillez

agréer, Messieurs, l"expression de nos salutations dis- tinguées . Retrouver ce titre sur Numilog.com

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Achevé d"imprimer en avril 1988 à Milan, Italie, sur les presses de Grafiche Milani

Dépôt

légal: avril 1988 Numéro d"éditeur: 1882quotesdbs_dbs12.pdfusesText_18

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