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Qu'est-ce que la fonction achat ?
La fonction achat est, de ce point de vue, le gardien de l’intégrité de la réputation de l’entreprise. Elle doit sans cesse évaluer et éventuellement conjurer des risques comme : L’infraction aux principes de protection de l’environnement et des droits humains
Quels sont les enjeux stratégiques de la fonction achat ?
Le terme de VUCA s’est imposé depuis quelques années pour décrire l’environnement des entreprises : C’est pourquoi le deuxième enjeu stratégique assigné à la fonction achat est la prévention des risques, et singulièrement de la prévention des risques ceux liés à la réputation.
Quels sont les avantages de la fonction achat ?
En boostant ses plateformes avec les dernières technologies , telles que l’Intelligence Artificielle ou le Cloud par exemple, la fonction achat peut faire face à tous ses enjeux, notamment en gagnant en agilité, en améliorant ses processus et en réduisant ses coûts.
Quel est le rôle stratégique de la fonction achat ?
Sans nul doute, la crise sanitaire a mis en valeur le rôle stratégique de la fonction achat au sein des entreprises. Elle a également recentré les achats autour de deux enjeux capitaux pour leur entreprise : contribuer à la performance économique mais aussi à la stratégie RSE.
GUIDE DE LA FONCTION ACHAT DE GHT
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Groupement
Hospitalier
de Territoire G.H.TGUIDE METHODOLOGIQUE
LA FONCTION ACHAT DES GHT
GUIDE DE LA FONCTION ACHAT DE GHT
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Sommaire
PREAMBULE 6
INTRODUCTION ........................................................................................................................................ 7
Chapitre.1 - LA FONCTION ACHAT des GHT Recommandations sur les scénarios cibles ...................... 9
1.1 - Introduction ................................................................................................................................ 9
1.2 - Modalités de mise en place formelle de la fonction achat ....................................................... 9
1.3- Cadre juridique de la mutualisation de la fonction achat ........................................................ 10
1.3.2. Le champ d'application de la fonction achat ....................................................................... 10
1.4 - Recommandations relatiǀes a la phase d'edžĠcution ................................................................ 14
1.5 - Problématiques et modalités de recours aux achats groupes ................................................. 14
1.6 - Les modalitĠs d'organisation possibles ................................................................................... 17
1.6.1. Principes gĠnĠraudž d'organisation ...................................................................................... 17
1.6.3. Organisation fonctionnelle en dĠpartements d'achat ......................................................... 20
1.6.4. Les référents achat en établissement (partie) ..................................................................... 21
1.6.5. Recommandations sur les délégations de signature ........................................................... 22
1.6.6. Les acteurs clés dans les établissements parties et support: les acheteurs " familles
d'achat » et les acheteurs généralistes .......................................................................................... 22
1.6.7. Recommandations sur les actions à anticiper en prévision du transfert de responsabilité
ǀers l'Ġtablissement support .......................................................................................................... 23
1.6.8. Recommandations sur l'organisation en mode projet ........................................................ 24
1.6.10. Précisions concernant le cas particulier des marchés de travaux ..................................... 25
1.7 Recommandations relatives à la gouvernance de la fonction achat du GHT .............................. 26
1.7.1. Interfaces entre la fonction achat et la gouvernance du GHT ............................................. 26
1.7.2. Recommandations relatives à la gouvernance interne de la fonction achat ...................... 27
1.7.3. Gestion du Plan d'Actions Achat de Territoire (PAAT) ......................................................... 30
1.8 - Conduite de la transition : enjeux et principes ......................................................................... 32
1.8.1 - Enjeudž d'une gestion structurĠe de la conduite du changement ................................... 32
1.8.3 - Planning de mise en place de la fonction achat ............................................................... 32
1.9 -Convergence des marchés du ght : principes et cadre juridique ................................................ 33
GUIDE DE LA FONCTION ACHAT DE GHT
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Chapitre.2 - MISE EN PLACE DE LA FONCTION ACHAT Recommandations sur la gestion de transitionvers le scenario-cible .................................................................................................... 36
2.1 Phase 1 : Organiser et lancer une démarche en mode projet pour la mise en place d'une
fonction achat unique........................................................................................................................ 36
Fiche 1 - Mettre en place une démarche projet mobilisatrice et participative ...................... 36
2.2 Phase 2 - Analyser la situation actuelle .................................................................................... 42
Fiche 2 - Réaliser un diagnostic de la fonction achat au sein du GHT ..................................... 42
2.3 - Phase 3 - DEFINIR L'ORGANISATION CIBLE DE LA FONCTION ACHAT .................................... 63
Fiche 3 - DĠfinir les organisations cible de la fonction achat d'un GHT .................................. 63
2.4 - Phase 4 - ANIMER LA FONCTION ACHAT DE MANIERE TRANSVERSALE DANS LE CADRE D'UN
PAAT UNIQUE 69
Fiche 4 - Adapter la mĠthodologie du PAA dans le cadre d'un GHT ....................................... 69
2.5 - Phase 5 - DEFINIR LES MODALITES DE LA GESTION COMMUNE DES ACHATS dans une
politique achat formalisée ................................................................................................................. 73
Fiche 5 - Définir les modalités de la gestion commune des achats ........................................ 73
2.6 - Phase 6 - finaliser et mettre en place l'organisation cible de la fonction achat .................... 76
décembre 2020 .................................................................................................................................. 81
Fiche 7 - Comment opérer la convergence des marchés publics ? ......................................... 81
2.8- Un facteur clé de la réussite : gérer la conduite du changement ............................................. 86
2.9 - BOÎTE A OUTILS ......................................................................................................................... 89
Fiche 8 - Boîte à outils juridiques .................................................................................................. 89
Fiche 9 - Boîte à outils SI - Analyse des outils SI-Achat en place .................................................. 91
Fiche 11 - Boîte à outils des marchés ............................................................................................ 94
Fiche 12 - Plan de communication interne Modğle d'organisation et illustration ...................... 97
Fiche 13 - Note de cadrage - Plan-type ......................................................................................... 97
Fiche 14 - Guide d'entretien proposĠ ............................................................................................ 98
Fiche 15 - La cartographie des acteurs : exemples de formalisation ............................................ 99
Fiche 16 - Formalisation de l'organisation cible de la fonction achat de GHT - Plan type proposé
...................................................................................................................................................... 100
Chapitre.3 - FICHES THEMATIQUES " Métiers Achat »...................................................................... 101
3.1 - Fiche N°1 ͗ Le rĠfĠrentiel documentaire des processus d'achat ........................................... 101
3.1.1 - Les enjeux du référentiel achat ........................................................................................ 101
3.1.2 - Liste des documents du référentiel documentaire des achats ........................................ 101
GUIDE DE LA FONCTION ACHAT DE GHT
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3.2 - Fiche N°2 : Cellule juridique des contrats .............................................................................. 103
3.2.1 - Contexte de la cellule juridique des contrats ................................................................... 103
3.2.2 - Enjeux de la cellule juridique des contrats ....................................................................... 103
3.2.3 - Missions de la cellule juridique des contrats ................................................................... 104
3.3 - Fiche N°3 : Contrôle de gestion achat .................................................................................... 106
3.3.1 - Enjeux du contrôle de gestion achat ................................................................................ 106
3.3.2 - Missions du contrôle de gestion achat ............................................................................. 106
3.3.3 - Principes d'organisation et de conduite des processus ................................................... 106
3.3.4 - Fiche de poste-type du Contrôleur(se) de gestion achat ................................................. 110
3.4 Fiche N°4 ͗ Assistance MaŠtrise d'Ouǀrage du SI-Achat (Systğme d'Information Achat) ....... 112
3.5 Fiche N°5 : Recommandations relatives aux outils de pilotage de fonction achat ................. 114
3.5.1 Définition des priorités de pilotage de la fonction achat ................................................... 114
3.5.2 Les indicateurs à suivre prioritairement, les indicateurs dont le suivi est conseillé et les
indicateurs " pour aller plus loin » ............................................................................................... 114
3.5.3. Indicateurs de suivi de la fonction achat pour un directeur d'Ġtablissement support de
GHT ............................................................................................................................................... 115
3.5.4. Indicateurs de pilotage de la fonction achat pour un directeur/responsable achat de GHT
...................................................................................................................................................... 115
3.6 - Fiche N°6 : Cartographie des processus achat ....................................................................... 123
3.7 - Fiche N°7 : Les Outils métiers de la fonction achat : le SI-Achat ........................................... 131
3.7.2 Les outils de reporting et pilotage achat et de gestion du PAAT ........................................ 133
3.7.3 L'outil de planification du processus achats ....................................................................... 141
3.7.4 L'outil d'instruction multi-acteurs (workflow) du processus achats ................................... 142
3.7.6 Les outils complémentaires de la dématérialisation du processus achat .......................... 143
3.7.7 L'outil d'aide ă la rĠdaction de cahier des charges administratif ....................................... 145
3.7.3 FonctionnalitĠs gĠnĠrales de l'outil d'aide ă la rĠdaction de cahier des charges .............. 145
4/ - ANNEXES 147
Annexe 4.1 - Loi de Modernisation du Système de Santé. (L.M.S.S) .............................................. 147
Annexe 4.2 -Décret N°2016-524 du 27 avril 2016 relatif aux Groupements Hospitaliers deTerritoire (partie achat) .................................................................................................................... 149
Annexe 4.4 -Fiches de poste-type des acteurs des processus achat .............................................. 153
Annexe 4.4.1 -Fiches de poste-type d'un responsable de dĠpartement d'achat ...................... 153
GUIDE DE LA FONCTION ACHAT DE GHT
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Annexe 4.4.2 -Fiches de poste-type d'un acheteur Famille ou Projet ....................................... 156
Annexe 4.4.3 - Fiches de poste-type d'un Assistant d'acheteur ou acheteur junior .................. 159
Annexe 4.4.4 - Fiches de poste-type d'un approǀisionneur ........................................................ 162
Annexe 4.5 - Cartographie dĠtaillĠe des processus achat rĠalisĠe par l'ANAP .............................. 164
Annexe 4.6 - Indicateurs de pilotage : Fiches signalétiques ............................................................ 175
Annexe 4.7.1 - Planning du projet de mise en place de la fonction achat de GHT version N°1 :Prise d'effet en dĠcembre 2017 ................................................................................................... 195
Annexe 4.7.2 Planning du projet de mise en place de la fonction achat de GHTversion N°2 (MiseAnnexe 4.8 : Rappel de la composition des groupes de travail ....................................................... 197
GUIDE DE LA FONCTION ACHAT DE GHT
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PREAMBULE
près de 3 mois (de mi-avril à début juillet 2016), au sein de 22 groupes de travail, de 327 membres
(*) issus du monde hospitalier alors même que la charge de leurs activités opérationnelles était
soutenue notamment du fait des multiples échanges entre établissements liés à la préparation des
groupements hospitaliers de territoire (GHT).Les chargés de mission achat des ARS à travers leurs analyses et la remontée des attentes et
questionnements des établissements ont également contribué régulièrement à nos réflexions pour
rendre les recommandations de ce guide les plus opérationnelles possibles. pacité à se questionner sur ses pratiques,processus et organisation et plus globalement la vitalité de la communauté élargie des achats
hospitaliers. amme PHAREGUIDE DE LA FONCTION ACHAT DE GHT
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INTRODUCTION
OBJECTIFS DU GUIDE DE LA FONCTION ACHAT DES GHT
Ce document est un guide. Il a vocation à constituer une aide pour la communauté élargie de tous les
acteurs intervenant dans les processus achats, dans leur démarche de définition puis de mise en
place de la fonction achat hospitalière des GHT. qui se veut éclairant pour les dirigeants des établissements support etpartie en décrivant les enjeux, les problématiques juridiques et les scénarios proposés, et un
document utile sur le plan opérationnel pour les acteurs de la fonction achat en guidant les réflexions
et apportant des solutions pragmatiques concrètes et adaptables à chaque contexte. recommandations.et pertinent, les recommandations ont été modulées ou ajustées aux différentes configurations
possibles des GHT.Après la présentation des enjeux généraux de la fonction achat de GHT, trois parties principales
structurent ce guide :9 §.1 : La fonction achat de GHT : Recommandations sur les scénario-cibles possibles.
- Différents scénarios-cibles envisageables sont décrits par thématique.- Les aspects juridiques et opérationnels liés à la convergence des marchés sont traités
9 §.2 : Mise en place de la fonction achat : Recommandations sur la gestion de la transition.
- Des modalités de gestion de la transition entre la situation actuelle et le scénario ciblé
9 §.3 : Des fiches pratiques décrivent les principales thématiques
- Les principales fonctions (cellule juridique, le contrôle de gestion,...) sont décrites - Les - Les sujets spécifiques (quotesdbs_dbs35.pdfusesText_40[PDF] jean paul sartre les mouches acte 1 scène 1
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