[PDF] JANVIER 2013 40 Jan 1 2013 Le canton

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JANVIER2013 40

EXPOSEDES MOTIFSETPROJET DEDECRET

accordantun créditd'investissementde CHF9'300'000.-destiné àfinancerles évolutionsdes référentielscantonauxpilotéespar l'AdministrationCantonaledes Impôts(ACI)

1PRESENT ATIONDUPROJET

1.1Résumé

Enconformité aveclesexigences poséesparle droitfédéral,la miseenoeuvre cantonaleduprojet

fédérald'harmonisation desregistresa permisdemettre enévidencele rôlecentraldes échanges

d'informationsrelatives auxhabitants(identification, localisation,...)au seinducanton deVaud. En effet,ilestdevenu évidentqueces derniersconstituentla pierreangulairedu fonctionnementd'un

Etat.Or ,d'autresmodificationsdudroitfédéral amènentlescantons àprocéderà denouveaux

développements: lesprocédurestechniques concernantlescommunications desmutationstraitées par

lesOf ficesd'Etatcivildevrontsefaire exclusivementsousforme électroniqueauxcommunes. En

effet,laConfédérationremplacera l'envoiparcourrier depuisleregistre fédérald'étatcivil (Infostar)

parun envoiélectronique,au plustarddès lafinde 2014.D'autrepart, lacréationd'un registrefédéral

desentreprises, avecobligationpour lescantonsde reprendredansleurs registreslenouveau numéro fédéralde l'entreprise,impliquedes développementsinformatiquesdans cedomaine. Laproposition dedécretsuivante visedoncà respectercesexigences etpermettredes évolutions

incontournablesciblées surlespersonnes physiquesetles entreprises.Ilconvient àcetégard derelever

queles nouveauxdéveloppementsinformatiques doivententraînerune améliorationdesperformances tantau niveaudela qualitéquede lavitessede latransmissiondes informations.Ilconvient dèslors

d'éviterque des"îlots"non informatiséssubsistent,faute dequoicet objectifnesera pasatteint,ce qui

conduiraità ungaspillagede ressources.

Cesnouveautés permettrontdoncà touslesacteurs impliquésdegagner demanièrenon négligeableen

efficacitéetdebénéficier desimplificationsadministratives l'essentieldesef fortspourrontalors se

concentrersur lavéritablemission deservicepublic dequalitévers lequeltendl'Etat. Elles s'inscriventégalement danslecadre delastratégie e-VDenvue dudéploiementdes prestations électroniquesdans lecantonde Vaud,stratégie adoptéeparle Conseild'Etaten mai2012.

Cettevue globalepermetalors d'envisagerlesdiverses actionsimminenteset particulièresàmener ,à

savoir: faireévoluer lesfluxde communicationexistantsentre lesdifférentes entitésetregistres, tant communaux,que cantonauxetnationaux, consécutivementauxmodifications dudroit fédéralprécitées (adaptationdel'Ordonnance fédéralesurl'état civil,OEC), modifierles applicationsinformatiquesdes registrescommunauxdes habitantspourfaciliter 1 l'accèsdes communesauregistre cantonaldespersonnes, accélérerlatransmission deces donnéeset améliorerainsil'information disponibledansle RCPers,créerun registre cantonaldes entreprises,afinde respecterdela manièrelaplus économiquepossibleles exigencesde lalégislationfédérale (loifédéraledu 18juin2010 surlenuméro d'identificationdes entreprises(LIDE))et sonplanningde miseenvigueur , créerun systèmed'identificationdes tiers,favorisantla gestiondela relationfinancière qu'entretientl'Etat aveclesinterlocuteurs nefigurantdans aucuneautrebase dedonnées existante. Autotal, l'investissementdecet EMPDreprésenteun montantdeCHF 9'300'000.Larépartition des investissementsest commesuit:

Enfrancs

1.2Préambule

L'harmonisationdesregistresinitiée parl'adoptionde laloifédérale surl'harmonisationdes registres

en2006 acontraintles cantonsàentreprendre diverstravauxdans cedomaine.Le cantondeV auda ainsi,créé notammentunregistre cantonaldespersonnes (RCPers.).Le Conseild'Etata dèslors décidéde remettrecettetâche entrelesmains del'administrationcantonale desimpôts(ACI). Ensa qualitédeservice responsable,l'ACIa pourmissionde piloteretfournir uneimpulsionà la

dynamiqued'harmonisation desregistresà cetitre,analyser etproposerles évolutionsnécessairesen

lamatière apparaîtcommeun corollaireindispensableà lapérennitéd'une missiond'unetelle envergure.Lanécessitéd'agir sefaitsentir sousdeuxaspects :toutd'abord, lecantondoit mettreen

oeuvreles nouveauxdéveloppementsfédéraux enmatièrede communicationélectroniquedes données

dela Confédérationauxcantons (respectivementauxcommunes) ainsiqu'enmatière deregistredes

entreprisesensuite, lesdéveloppementsauxquels lecantona déjàprocédéen matièred'harmonisation

desregistres nécessitentdesadaptations pouraméliorerleur fonctionnementetcorriger certainsdéfauts

dejeunesse (cf.ch.1.4.2 ci-après). 2

1.3But dudocumentet démarche

Cedocument apourobjectif depermettreau Parlementvaudoisd'apprécier demanièregénérale et cohérenteles démarchesentreprisesdans lecadrede l'harmonisationdesregistres. Cedocument décritlesprojets etrépondaux questionssuivantes: Lesobjectifs sont-ilsbiendéfinis ?Lepoint 1.4donneune visionglobalede lasituation actuelleet lepoint1.5 décritpourchaque projetlasituation actuelleetles objectifsvisés. Lesrisques duprojetsont-ils maîtrisables?La gestiondesrisques estprésentéeau point1.5.4.3. Larentabilité est-ellesuffisante (aspectsquantitatifset qualitatifs)?Lechapitre3présente lescoûts delasolution etlespoints 1.5.4.1et1.5.4.2 abordentlesaspects quantitatifset qualitatifs. Commentle financementest-ilprévu ?Lepoint 1.5.3.1présentele calendrierd'engagement descrédits etlechapitre 1.5.3.2décritles moyensdefinancement delasolution.

Sonbut estd'êtreun supportàla prisededécision pourlaréalisation duprojet.Etant destinéaux

décideurs,il évitelesdétails techniquesquisont analysésdansdes documentsspécifiques. Cedocument netraitepas desmodificationslégislatives, quifigurentdans unEMPLdistinct.

1.4Analyse delasituation actuelle

1.4.1Pr emiersjalonsréalisés

Dansla miseenoeuvre del'harmonisationdes registresdespersonnes prévueparle droitfédéral,le

législateurvaudois aintroduitun registrecantonaldes personnes,permettantla réuniondesdonnées

existantesdes différentsregistres despersonnes,notammentcommunaux,enun seul.Sila première utilitéde cenouveauregistre résidaitdansla transmissiond'informationsà lastatistique,le

Gouvernementvaudois atrèstôt sumettreen lumièrelesopportunités qu'unetelleentreprise initiait.

Acet égard,lacréation d'unnouveauregistre cantonaldespersonnes aconstituéun indicesignificatif

dela volontédel'Etat deVaud derationnaliserle fonctionnementdeson administrationetainsi de créerun tissupropiceau développementdela cyberadministration.Enef fet,laconnexion desservices del'Etat àceregistre permetunfonctionnement bienplusef ficacequ'ilne l'étaitauparavantainsi

qu'uneuniformité desdonnéesqui circulent.Ilen résultecependantune interventionaccruedu canton

pourassurer sonbonfonctionnement etsondéveloppement parrapportà lasolutionqui auraitconsisté

àfaire passerleflux desinformationsdirectement delaConfédération auxregistrescommunaux. Ceregistre crééetl'interface aveclesdif férentsservicesmise enplace,il s'agitdésormaisde coordonnerles fluxd'informationalimentant RCPers,c'està direinterveniren amont. Demême, leregistrecantonal despersonnesdoit inévitablements'inscriredans unedémarcheglobale etrationnelle 1.En effet,on nesauraitraisonnablementtraiterdesdonnées visantlespersonnes, touten excluantles autresentitésen liensavecl'Etat, telleslesentreprises oud'autrestiers. Ilconvientde

rappelerà cetégardque laloifédérale surl'identificationde l'entrepriseprévoitl'obligation decréer

unnuméro uniqueetunivoque desentrepriseset del'introduiredans lesdifférents registrescantonaux d'iciau 31décembre2013 pourcertainset au31décembre 2015pourles autres.Iln'est doncpas seulementopportun d'agirmaisle cantonyest contraint,àl'instar decequi s'estproduiten matière d'harmonisationdes registrespourles personnesphysiques. ____________________

1Référentiels,V isionetperspectives,mars2012,Direction dessystèmesd'information

3

1.4.2Limites etévolutionsnécessair es

Différenteslimitesvoientle jour,qu'il convienticide traiter:

Coexistence

Malgrél'harmonisation desregistresdes personnes,iln'en restepasmoins quelenombre deregistres sectorielsde personnesetd'entreprises demeureélevéà l'EtatdeV aud.Ace jour,on necomptepas moinsde 8référentielsrien quepourles entreprises. Celas'explique parlefait quechaqueregistre répondàun usagespécifiqueet particulier(faits

juridiques,autorisations d'exploiter,fiscalité, statistiques,etc.).Eneffet,du faitdeleur orientation

sectorielle,ces registrescontiennentune populationspécifiqueà leuractivité,pour laquelleils enregistrentdes donnéesquileur sontpropres,et excluentungrand nombredepersonnes, d'entrepriseset d'autrestiers,avec lesquelsl'Etatentretient néanmoinsunerelation suivie.

Cesregistres étantpeuou malconnectés,cela favoriselesincohérences ainsiqu'undéficit notable

dansla qualitédesdonnées (ilestremarquable quecertainesdonnées ontpuse révélerinexactesou

obsolètes),propice àengendrerdes erreursemportantdes conséquencesparfoisimportantes, tantpour

l'usagerque pourl'administrationcantonale. Entoutétat decause,ils nepermettentpas desatisfaireà

l'obligationprécitée decréerun numérouniqueet univoquedesentreprises. Sila créationduRCPers aconstituéun premierjalondans ladynamiqued'harmonisation desregistres,

cedernier doitconnaîtredes évolutions,auxquellesdoivent doncs'ajouter, enparallèle,la création

d'unregistre cantonaldesentreprises, sous-ensembleduregistre fédéralpourles entreprisesvaudoises,

ainsiqu'un systèmed'identificationdes tiers.Ilconvient desoulignerque lacréationd'un registre cantonaldes entreprisess'imposenon seulementdanscette démarched'harmonisationdes registres

maisencore parcequel'adaptation desdifférents registrescantonauxactuels àl'introductionet àla

miseà jourdunuméro d'entrepriseexigéepar ledroitfédéral seraitmoinsperformante etplus coûteuse.Cette questionseradéveloppée souschiffre 1.5.2.2.4

Incohérence

Al'heure actuelle,nouspouvons constaterquela créationd'unnouveau registrecantonaldes personnesn'a pasimpliquéde profonderéingénieriedes processusactuelsd'alimentation etde transmissionde l'information.Cedernier estsimplementvenu s'intercalerdansle circuitexistant traditionnel. Enef fet,celas'expliqueparl'originede ceregistrequi consisteessentiellementdans unpremiertemps àfournir desdonnéesuniformisées àlastatistique suisse.

Sile paysageactuels'explique parcettevolonté initiale,ilne permetnéanmoinspas d'intégrercette

dynamiqued'harmonisation desregistresau coeurdufonctionnement del'administrationvaudoise.

Desdécalages sontapparusentre lesprérogativeslégales desmétierset lacoordinationdes fluxquiles

lient,entraînant denombreuxproblèmes dequalitédes données,d'efficacité dusystème,de pertede

tempset decrédibilité. Certainesincohérences danslesystème defonctionnementactuel peuventprovoquerdes dysfonctionnements,assortis deconséquencesplus oumoinssignificatives. 4

1.5Description duprojet

1.5.1" Stratégiee-VD" :cataloguede projetsprioritair esdansle domainedesr egistres

Afinde concrétiserleschéma directeur"Stratégiee-VD", plusieursdomainesou projetsprioritaires

sontidentifiés danslecadre d'uncataloguequi seraadaptéen fonctiondesactions prioritairesdu nouveauprogramme delégislatureet déclinédansle nouveauplandirecteur des systèmesd'information 2013-2018. Lechoix desprestationsà mettreenligne, quiconstituele "Programmee-VD ",estorienté selonles

besoinsidentifiés desusager-ère-s, enfonctiond'une analysegrossièredelapotentialité(degré

possiblede dématérialisation)/utilité desprojets(gains desimplificationescomptés enrelationavec

lescoûts induitsetl'impact), etentenant compteducatalogue desprojetsprioritaires dela

Confédération.

Lesprérequis mentionnentlamise enplaced'un socledebase constituédesregistres despersonneset desentreprises quicorrespondentaux objetsdecet EMPD.Ceciconstituera unepremièreétape en adéquationavec "Stratégiee-VD".

Lesévolutions desapplicationsmétiers permettantdese connecteràces référentielss'inscriventdans

unedeuxième étape,lesschémas directeursdessystèmes d'informationmétieren coursetà venir

prenanten comptecesadaptations. 5 Dansles prérequis,troisconcernent ledomainedes registres.

1.5.2Les détailsdespr ojets

Leschapitres etsous-chapitressuivants décriventpourchacun destroisprojets unrappeldu contexte actuelet desobjectifsvisés. §1.5.2.1 etsous-chapitres: Evolutiondesflux Confédération/Canton/Communes §1.5.2.2 etsous-chapitres: Registrecantonaldes entreprises §1.5.2.3 etsous-chapitres: Systèmed'identificationdes tiers

1.5.2.1Evolution desfluxConfédération/Canton/Communes

1.5.2.1.1Les processusmétier :systèmeactuel

Commenous pouvonsleconstater surleschéma ci-dessous,l'alimentationen donnéesduregistre

fédérald'état civils'effectue demanièredirecte parl'administrationcantonale(plusparticulièrement

pardes officiersd'état civildanscetexemple). Ainsi,prenons commefilrouge l'annonced'unenaissance parl'officier d'étatcivilcantonal:

Dansun premiertemps,l'of ficierd'étatcivil (cantonal)annoncel'évènement auprèsduregistrefédéral

INFOSTAR.

Leregistre fédéralINFOSTAR envoieuncourrier postalaucontrôledeshabitants(communal) qui retranscritcette donnéedansson propreréférentielcommunal.

Lecontrôle deshabitants,au grédesmises àjourqu'il effectue,transmet cetteinformationainsi que

d'autresinformations concernantlapersonne auregistrecantonal despersonnes,conformément aux obligationslégales liéesàl'harmonisation desregistresqui s'imposentàlui. 6

Enfin,le RCPerstransmetà sontources informationsauxdif férentsservicesfaisant appelàlui, tout

autantqu'à l'officede lastatistique.

Source:http://www.scris.vd.ch

Différenteslimitesausystème actuelsontapparues depuislamise enplacedu registrecantonaldes personnesqu'il convientd'examiner. Deplus,le volumed'évènementstraitésannuellementmontrela

nécessitéd'intervenir eneffort derationalisationdes flux.Lesgainsqualitatifsetquantitatifs obtenus

étantd'autant plusimportantsque cevolumeest grand. 7

1.5.2.1.2Limites misesenlumièr esparle systèmeactuel:

Lesystème actuelneréduit paslachar gereposantsur lesépaulesdes communescaril

impliquela reprisedesannonces fédéralesreçuespar courrierpostaldans lesréférentielsdes

communes(registres communauxdeshabitants), undécalage temporelimportantest parfoisconstatéentre l'apparitiondel'évènement etson reportauprès deRCPers.par lecontrôledes habitants.Cedécalage peuts'évaluerà plusieurs semainesdans certainscas,notamment pourlespetites communes. l'irrationalitédu systèmeentrainel'apparition dedoublonset d'erreursdansles donnéesen conséquencede quoilacorrection decesincohérences entraînedescoûts ainsiquedu travail supplémentaire.

1.5.2.1.3Contraintes liéesaudr oitfédéral:

Commevu ci-dessus,lesdéveloppements faitsenmatière d'harmonisationdesregistres despersonnes,

enparticulier lacréationdu registrecantonaldes personnes,ontété initiésenraison descontraintes

émanantde laloifédérale surl'harmonisationdes registres.Lescorrections etaméliorationsde ces

développementsprévus parleprésent projetsontégalement àmettreen relationavecces mêmescontraintes ainsiqu'avecles contraintesnouvellesque représenteleremplacement del'envoi parcourrier ,delaConfédérationauxcantons, desinformationsrelatives àl'Etatcivil parleur transmissionélectronique (cf.ch.1.2. ci-avant).

Certes,il seraitconcevableque latransmissionélectronique desdonnéesde laConfédérationse fasse

auxdif férentescommunesplutôtqu'auRegistrecantonal despersonnes.Ceci contrediraittoutefoisla

décisionprise parleGrand Conseildecréer uneliaisoncentralisée entrelaConfédération etlecanton.

Parailleurs etsurtout,la créationd'unemultitude deliensélectroniques entrelaConfédération etles

communesserait beaucouppluscomplexe enraisondes différentslogiciels communauxetsa

réalisationdans lesdélaisimpartis sujetteàcaution. Onrappelleraà cetégardque lecantonde Vaud

esten retarddansla réalisationdel'harmonisation desregistresexigée parledroit fédéral.Enfin,le

tempsmis parcertainescommunes pourtransmettreles informationsauRegistre cantonaldes personnes,ce quimeten causelafiabilité desdonnéespour l'ensembledesutilisateurs, estun argumentsupplémentairepourexclure unetellesolution.

Auvu decequi précède,lacréation d'unliendirect entrelelogiciel delaConfédération Infostaretle

RCPers, quipermetde remédieràtous cesinconvénientss'impose d'elle-même. D'autrepart, lesnouveauxdéveloppements relatifsauregistre desentreprisesdécoulent delanouvelle

obligationprévue parledroit fédéraldecréer unnumérounique etunivoquepour lesentreprises(cf.

ch.1.4.1 et1.4.2ci-avant).

1.5.2.1.4Système visé:

S'adapteraux exigencesdudroit fédéraletrationnaliser lesfluxd'information permetdesgains de

tempsnon négligeables,degarantir unecertaineef ficacitéetqualité d'information.Avant tout,cela

permetaux agentsadministratifsde garantiruntravail efficace,au plusprèsdes exigencesde fournitured'un servicepublicde qualité. Anoter quesiles fluxévoluent,il n'enrestepas moinsquecela n'impactepasles prérogativesdes entitésconcernées. 8

Commele démontreleschéma suivant,ens'approvisionnant directementauprèsdes référentiels

fédéraux,RCPers devientleréférentiel centraldespersonnes àl'échellecantonale, véritablepierre

angulairedans lagestionet lacommunicationdes informationsadministrativesconcernant la populationdu canton. elleépar gneauxcommuneslaressaisied'informations, l'administrationgagne enefficacité etréactivitépuisque cesystèmefonctionneentemps réel, laqualité desdonnéesest nettementaméliorée. Cefaisant, cetteévolutiondes fluxnepeut voirlejour etatteindreson résultatoptimalqu'en y associantune évolutionduregistre cantonaldespersonnes.quotesdbs_dbs41.pdfusesText_41

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