[PDF] Benutzerhandbuch Microsoft Dynamics ™ NAV 4.0 Kostenrechnung

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Benutzerhandbuch

Microsoft Dynamics ™ NAV 4.0

Kostenrechnung

Informationen zum Inhalt

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Warenzeichen

als solche den gesetzlichen Bestimmungen.

Copyright

Das Werk, einschliesslich aller Teile, ist uheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung ausserhalb der engen Grenzen des Urheberrechtsgesetzes und die Einspeicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen.

Publikation

Druckerei Odermatt [Januar 2007 / Version C4.00]. Alle Rechte vorbehalten. Weitere Publikationen finden Sie unter www.navibooks.com.

Druck und Verlag

Druckerei Odermatt, Dorfplatz 2, 6383 Dallenwil

iI

NHALTSVERZEICHNIS

Kapitel 1 Kostenrechnung 3

Funktionsübersicht 4

Stammdaten 10

Kostenbuchungen erfassen und übernehmen 27

Umlagen (Zuordungen) 34

Kostenbuchungsjournal 50

Berichte und Informationen 53

Kostenbudget 58

Tips und Tricks zur Kostenrechnung 64

Inhalt

ii

Kapitel 1

Kostenrechnung

Mit dem Kostenrechnungsmodul wird die

Finanzbuchhaltung von Microsoft Dynamics

Bei der Entwicklung wurde Wert darauf gelegt,

dass die Anwendung besonders benutzerfreundlich und flexibel bleibt und trotzdem einen grossen Funktionsumfang aufweist. Dies manifestiert sich vor allem beim

Umlageverfahren zwischen Kostenarten,

vorzubereiten.

Dieses Handbuch hat die folgenden

Abschnitte:

Funktionsübersicht Einrichten der Stammdaten Kostenbuchungen erfassen und

übernehmen

Umlagen Kostenbuchungsjournal Berichte und Informationsfenster Kostenbudget Tips und Tricks zur Kostenrechnung

Kapitel 1. Kostenrechnung

4

1.1 FUNKTIONSÜBERSICHT

In der Liste unten finden Sie eine Auswahl an Funktionen, die mit der Kostenrechnung von Microsoft Dynamics NAV abgedeckt werden. Der Kostenartenplan kann auf Basis der Fibu-Erfolgskonten automatisch angelegt werden. werden.

1.1 Funktionsübersicht

"Hauptdimensionen" der Fibu übernommen und synchronisiert werden. Automatischer Transfer von der Fibu in die Kostenrechnung bei jeder Buchung. Oder: Übernahme der Buchungen mit einer

Sammelbuchungen pro Kostenart anzulegen.

Erfassen und Buchen von manuell erfassten Kostenbuchungen in mehreren Journalen. Einmalige und wiederkehrende Kostenbuchungen.

Budgets

Fibubudget.

Kopieren von Kostenbudget in Fibubudget und umgekehrt. Übernahme von budgetierten Kosten als Istkosten.

Zuordnung (Umlagen)

Umlagen für Istwerte oder Budgetzahlen. Statische Umlagen anhand fester Anteile oder Prozentzahlen. dynamischen Datumsbereichen. 99 Umlagestufen.
Beliebig viele Umlagevarianten. Umlagedefinitionen mit zeitlichem Gültigkeitsbereich. Umlagen weitestgehend frei definierbar zwischen Kostenarten,

Kapitel 1. Kostenrechnung

6Berichte und weitere Features

Kontenschema erlauben flexible Darstellungen im Berichtswesen, Viele übersichtliche und informative Auswertungen und

Statistikfenster.

Microsoft Dynamics NAV.

Dynamics NAV.

Natürlich kann auch die Kostenrechnung wie die übrigen Module von Microsoft Dynamics NAV bei Bedarf an Ihre betrieblichen Bedürfnisse angepasst werden. dynamische Umlagen aus benutzerdefinierten Zusatzmodulen stammen

1.1 Funktionsübersicht

7

Aufgaben der Kostenrechnung

Kostenartenrechnung, Kostenstellenrechnung und

In der Kostenrechnung werden, im Gegensatz zu den Aufwendungen der Fibu, die effektiven betrieblichen Kosten erfasst und ausgewertet.

Kalkulation zu schaffen.

Kostenstellen sind meistens Abteilungen und Profitcenters eines sind. eines Betriebs - die Erzeugnisse eines Betriebs also, welche die

Kosten schliesslich "zu tragen" haben.

Gemeinkosten

Fibu

Kostenartenrechnung

Welche Kosten sind entstanden?

Aufwand Ertrag

Kostenstellenrechnung

Wo sind Kosten entstanden?

Umlage

Welche Produkte belasten?

Kapitel 1. Kostenrechnung

8 Ein grosser Teil der betrieblichen Kosten kann aus der Fibu

übernommen werden. Rein betriebliche Kosten, interne Verrechnungen und Umlagen werden erst in der Kostenrechnung erfasst und gebucht. Verkaufsadministration, die mehrere Produkte gleichzeitig vertreibt. wie beispielweise Materialeinkauf für ein bestimmtes Produkt. Umlageschlüssel haben einen wichtigen Einfluss auf die Resultate der Kostenrechnung. Umlageschlüssel werden verwendet, um in einem ersten Schritt die Kosten zwischen sogenannten Vorkostenstellen auf Hauptkostenstellen und in einem zweiten von Kostenstellen auf Im BAB (Betriebsabrechnungsbogen) werden die Ergebnisse der Besonders interessieren dabei die Umlagebuchungen.

1.1 Funktionsübersicht

9 Die folgende Übersicht zeigt die Beziehungen zwischen den wichtigsten Tabellen und Verarbeitungen in der Kostenrechnung. Der Kontenplan der Fibu und der Kostenartenplan sind eng miteinander verbunden. Die Kostenstelle ist mit dem Globalen Dimensionscode 1 der Fibu Fibuposten, Umlagebuchungen und vom Benutzer erfasste Kostenbuchungen gelangen via Journalzeile und die Funktion

Kostenjournal Buchen in die Kostenposten.

Wenn das Kostenjournal gebucht wird, erfolgt ein Eintrag im Kosten

Buchungsjournal.

Die Umlagen werden in den beiden Tabellen Umlagequelle und

Umlageziel definiert.

Die meisten Statistiken und Berichte bauen auf den gebuchten

Kostenposten auf.

Kostenjournal

Name

Kostenart

Kostenposten

Fibukonto

Kostenjournalzeile

Kosten

Buchungsjournal

UmlagequelleUmlageziel

Kostenart Saldo

KostenJournal

Buchen

Kostenstelle

KR Verw.

KA übern.

Fibuposten

KR Umlage

KR

Fibuposten

holen

KR Stammdaten

Kapitel 1. Kostenrechnung

10

1.2 STAMMDATEN

Die Stammdaten der Kostenrechnung bestehen aus 4 Bereichen: Kostenarten und Kostenartenplan Kostenstellen Kostenrechnung Stammdaten Zuordnungen (Umlagen) Die ersten 4 Bereiche werden in diesem Abschnitt beschrieben. Den

Umlagen ist ein eigener Abschnitt gewidmet.

Kostenartenplan

Der Kostenartenplan der Betriebsbuchhaltung hat fast die gleichen Aufgaben wie der Kontenplan der Fibu. In Klein- und Mittelbetrieben Kontenplan der Fibu zu übernehmen und anschliessend anzupassen. Er werden.

Die Kostenarten werden im Fenster

Kostenartenplan oder auf der

Kostenartenkarte eingerichtet und gepflegt. Der Kostenartenplan

Kostenartenkarte vom

Kostenartenplan aus über den Menüpunkt Kostenart, Karte.

1.2 Stammdaten

11Aufbau des Kostenartenplans

Tabelle sind daher nur die Besonderheiten ausführlich beschrieben.

FeldInhalt

Nummer Die Nummer der Kostenart entspricht oft der Nummer eines entsprechenden Erfolgskontos aus der Fibu. Sie kann jedoch beliebig definiert werden. Einzige Regel ist, dass die Nummern in aufsteigender Reihenfolge angezeigt werden. Zeilenart Kostenart, Titel, Summe, Von-Summe und Bis-Summe mit gleicher Funktion wie im Kontenplan. Summe von/bis Bereich der Zwischentotale mit gleicher Funktion wie im

Kontenplan.

Fix/Variabel Die Kostenart kann

Fix, Variabel, Sprungfix oder unbestimmt

beispielsweise nur jene Kostenarten zu analysieren, die fixe

Kosten enthalten.

Die Einstellung hat sonst keinen weiteren Einfluss auf die

Verarbeitungen der Kostenrechnung.

Fixanteil In diesem Textfeld kann ein Kommentar hinterlegt werden, welcher die Einstellung im Feld Fix/Variabel genauer eingesetzt werden.

Kapitel 1. Kostenrechnung

12Kostenartenplan von der Fibu übernehmen

aufgebaut. In diesem Fall ist es empfehlenswert, den Fibukontenplan mit einer Stapelverarbeitung in den Kostenartenplan zu übernehmen und danach anzupassen. Dazu sind die folgenden Schritte notwendig: Fibukontobereich Hier wird festgelegt, welche Fibukonten auf diese Kostenart übertragen werden. Bei einer 1:1 Beziehung zwischen Fibukonto und Kostenart wird nur ein Fibukonto eingetragen.

Falls mehrere Fibukonten in einer Kostenart

zusammengefasst werden, wird dies mit einem Bereich wie beispielsweise

4000..4060 definiert. Das Feld wird von

Microsoft Dynamics NAV ausgefüllt, wenn die Kostenart anhand vom Kontenplan automatisch angelegt wird, kann

Kostenstellencode

Tag oder

Monat übertragen werden sollen, wird hier die

entsprechende Option eingestellt.

Keine Sammelbuchung

bewirkt, dass jeder Fibuposten einzeln in die Kostenrechnung

übernommen wird.

Saldo Dieses FlowField zeigt den Saldo aller Buchungen auf die Kostenart. Klicken Sie auf den AssistButton o, um die Kostenposten anzuzeigen, die zum Resultat beigetragen haben. Mit den FlowFiltern Kostenstelle Filter und bei Bedarf aktiviert werden. Sie entsprechen dem Feld Saldo mit dem Unterschied, dass die Resultate vom Datum Filter beeinflusst werden.

Umzulegende

BewegungDieses FlowField zeigt die Bewegung, die noch umgelegt Kostenposten ist massgeblich, ob ein Kostenposten in das

FlowField eingeht.

FeldInhalt

1.2 Stammdaten

131 Öffnen Sie unter

Kostenrechnung, Kostenarten das Fenster

Kostenartenplan. Vermutlich ist es zu diesem Zeitpunkt noch leer.

Funktion, Kostenarten von Fibu übernehmen und

inklusive Titel und Zwischentotale. den folgenden Abschnitten an Ihre Bedürfnisse an.

Kostenarten aktualisieren

Kostenrechnung, Einrichtung, Kostenrechnung Einrichtung im Register Allgemein im Feld Abgleich Fibukonto/Kostenart eine der 3 Optionen

Kein Abgleich, Automatisch, Mit Rückfrage.

Beziehung zwischen Kostenart und Fibukonto

Die Verbindung zwischen Kostenart und Fibukonto ist sowohl auf der

Kostenart als auch auf dem Fibukonto gespeichert.

Das Feld Fibukontobereich in der Tabelle

Kostenart legt fest,

Kapitel 1. Kostenrechnung

14Im Feld Kostenartnr. wird im

Kontenplan festgehalten, zu welcher

Kostenarten

von Fibu übernehmen von Microsoft Dynamics NAV ausgefüllt. Zwischen Fibukonten und Kostenarten besteht eine sogenannte n : 1 Beziehung. Das bedeutet, dass mehrere Fibukonten zur gleichen Verbindung zu definieren und die beiden Felder auszufüllen:

Kostenarten ohne Bezug zur Fibu

Kostenarten, die keine Fibuposten übernehmen, werden vor allem in drei

Situationen eingesetzt:

Konten der Betriebsbuchhaltung wie beispielsweise kalk. Zinsen und Abschreibungen, die nur Kosten der Betriebsbuchhaltung aufnehmen. Hilfskostenarten wie beispielsweise Kostenart

9000 bis 9004 im

Demomandanten, die als Belastungs- und Entlastungskonten bei

Umlagen verwendet werden.

Das Hilfskonto mit Nummer

9200 im Demomandanten für sachliche

Abgrenzungen. Unter sachlichen Abgrenzungen versteht man die Differenz zwischen Kosten und dem Aufwand der Fibu.

VerbindungFibukontobereichKostenartnr.

Ein Fibukonto pro Kostenart ein Fibukonto eine Kostenart

Mehrere Fibukonten auf eine

KostenartFibukonto Bereich

(z.B.

4000..4060)Für jedes Fibukonto die

gleiche Kostenart

Kostenart, die keine Fibuposten

aufnimmt

Fibukonto, dessen Posten nicht

übertragen werden

1.2 Stammdaten

15Saldo aller Erfolgskonten in die Kostenrechnung übertragen?

In der Kostenrechnung wird auch das Prinzip der doppelten Buchhaltung angewendet. Es sind also keine "einseitigen" Buchungen zugelassen. Es empfiehlt sich, bereits beim Einrichten des Kostenartenplans die zwei folgenden Regeln zu beachten: Die Fibuposten aller Erfolgskonten werden in die Kostenrechnung übertragen. Dies bedeutet, dass die Erfolgsrechnung und der Betriebserfolg per Saldo übereinstimmen, solange keine

Kostenbuchungen vorgenommen werden.

Für reine Kostenbuchungen wird als Gegenkonto immer die

Hilfskostenart

Sachliche Abgrenzungen verwendet.

Dadurch ergibt sich der folgende buchhalterische Zusammenhang: Erfolg (Fibu) = Betriebserfolg + sachliche Abgrenzungen

Automatischer Transfer und Sammelbuchungen

Oft ist in der Kostenrechnung nicht der gleiche Detailliertheitsgrad Sammelbuchung auf eine Kostenart zu übernehmen. Die entsprechende Einstellung kann für jede Kostenart im Feld Sammelbuchung vorgenommen werden.

Wird in den

Kostenrechnung Einrichtung Autotransfer von Fibu

aktiviert, wird nach jeder Buchung in die Fibu auch die Kostenrechnung

SammelbuchungFunktion

Keine Jeder Fibuposten wird einzeln auf die entsprechende

Kostenart übertragen.

Tag Fibuposten mit dem gleichen Buchungsdatum werden als ein Posten auf die entsprechende Kostenart übertragen. Monat Alle Fibuposten eines Kalendermonats werden als ein Posten auf die entsprechende Kostenart übertragen.

Kapitel 1. Kostenrechnung

16Funktionen im Kostenartenplan

Funktion im Kostenartenplan klicken, stehen

drei Stapelverarbeitungen zur Verfügung: Kostenartenplan einrücken bewirkt, dass der Kostenartenplan optisch eingerückt wird und die Summen von Zwischentotalen

überprüft und aktualisiert werden.

Kostenarten von Fibu übernehmen legt anhand vom Kontenplan einen Kostenartenplan an. Einzelheiten darüber sind in den vorangehenden Abschnitten beschrieben. Kostenarten in Kontenplan eintragen aktualisiert die Beziehung zwischen Kontenplan und Kostenartenplan. Dabei wird im Kontenplan das Feld Kostenartnr. ausgefüllt und dabei überprüft, dass jedes Fibukonto sich nur auf eine einzige Kostenart bezieht. Die Verarbeitung wird jeweils auch automatisch durchgeführt, bevor Fibuposten in die Kostenrechnung übertragen werden.

Informationen im Kostenartenplan

Kostenart und diversen AssistButton-

Kostenartenplan und

Kostenartenkarte aus eine Menge wichtiger Informationen angezeigt werden.

MenüpunktInformation

Karte Anzeige der Kostenart in der übersichtlichen Kartenform. FibukontenAnzeige aller Fibukonten, die im Feld Fibukontobereich definiert sind.

Saldo Trendscape-Fenster des Kostenartenplans.

1.2 Stammdaten

17AssistButton-Funktionen

Dynamics NAV üblich, mit Hilfe vom Menüpunkt

Ansicht, FlowFilter

Kostenstellen

Das Fenster

Kostenstellen wird vom Hauptmenü der Kostenrechnung Die Kostenstellen entsprechen der Dimension 1 der Fibu!

Beachten Sie daher:

Beim Einsatz der Kostenrechnung muss der Hauptdimensionscode 1 für die Kostenstellen verwendet werden.

Prüfen Sie diese Einstellung in der

Fibu Einrichtung auf dem

Register

Dimensionen.

Den meisten Kosten wird die Kostenstelle bereits beim Buchen in der Fibu (bzw. im Einkauf oder Verkauf) zugeordnet. Diese Kostenstellen müssen daher sowohl im Globalen Dimensionscode 1 der Fibu wie auch in den Kostenstellen der Kostenrechnung vorhanden sein. Unter beim ersten Einrichten der Kostenrechnung die Kostenstellen von den

Dimensionswerten 1 der Fibu übernehmen.

Kostenrechnung Einrichtung im Feld

Abgleich Dim 1/Kostenstelle eine Option, um die zwei Tabellen zu

FeldInformation

Fibukonten.

FlowField Saldo AssistButton-Funktion zu den Kostenposten, die zum

Saldo beigetragen haben.

Umzulegende

BewegungAssistButton-Funktion zu den Kostenposten, die noch nicht umgelegt worden sind.

Kapitel 1. Kostenrechnung

18synchronisieren. Der Abgleich erfolgt von der Fibu in die

Kostenrechnung und nicht umgekehrt.

Oft werden in der Kostenrechnung mehr Kostenstellen als in der Dimension 1 der Fibu geführt: In der Fibu sind meistens nur die Kostenstellen der "ersten Stufe" für direkte Kosten und Hilfskostenstellen und Kostenstellen der weiteren Umlagestufen. Im Kostenstellenplan gibt es die folgenden Felder:

FeldInhalt

Code Die Abkürzung der Kostenstelle. Sie kann aus einer Kombination von Buchstaben und Ziffern zusammengesetzt werden. Name Ausführliche Bezeichnung der Kostenstelle. Kostenstellenart Die Kostenstellenart kann Hilfskostenstelle, Vorkostenstelle oder Hauptkostenstelle sein. Dieses Feld hat nur informativen Charakter und wird von Microsoft Dynamics NAV nicht weiter verwendet. Zeilenart Kostenstelle, Titel, Summe, Von-Summe und Bis-Summe mit Kostenstellenplan nicht anhand vom Feld Code sortiert ist, sondern mit dem Feld Sortierreihenfolge, ist nur eine Stufe mit Von- und Bis-Summen erlaubt.

1.2 Stammdaten

19Funktionen im Kostenstellenplan

Funktion im Kostenstellenplan klicken, steht

die Stapelverarbeitung Kostenstellenplan einrücken zur Verfügung. Sie bewirkt, dass der Kostenstellenplan optisch eingerückt wird und die Summen von Zwischentotalen überprüft und aktualisiert werden.

Kontenplan.

Verantwortlicher Hier kann der Verantwortliche für die Kostenstelle definiert werden. Mit dem AssistButton p kann eine Benutzer-ID aus

Ausdrucken von Berichten Filter zu setzen.

Sortierreihenfolge Normalerweise werden die Kostenstellen aufsteigend anhand des Feldes Code sortiert. Im Feld Sortierreihenfolge kann eine andere Sortierreihenfolge festgelegt werden. Der Kostenstelle, die zuoberst eingereiht werden soll, wird beispielsweise

A oder 1 zugeordnet.

Wenn mehrere Zeilen den gleichen Eintrag haben, wird als zweites Kriterium nach dem Code sortiert. Saldo bis Datum Dieses FlowField zeigt den Saldo aller Buchungen auf die Kostenart bis zum Enddatum, das durch den Datum Filter festgelegt ist. Klicken Sie auf den AssistButton o, um die Kostenposten anzuzeigen, die zum Resultat beigetragen haben. Mit dem FlowFilter Kostenart Filter kann der Bewegung Dieses Feld wird im Hintergrund mitgeführt und kann bei Bedarf aktiviert werden. Es entspricht dem Feld Saldo bis Datum mit dem Unterschied, dass das Resultat auch vom Anfangsdatum des FlowFilters Datum Filter beeinflusst wird.

Umzulegende

BewegungDieses FlowField zeigt die Bewegung, die noch umgelegt Kostenposten ist massgeblich, ob die Buchung in das automatischen Umlage von Microsoft Dynamics NAV umgestellt.

FeldInhalt

Kapitel 1. Kostenrechnung

Sortierreihenfolge bestimmt wird, gelten die folgenden Regeln: Im Feld Summe von/bis wird der Bereich der Kostenstellen nicht mit einem Bereichsoperator (..), sondern mit der Oder-Verknüpfung definiert (vertikaler Strich / Alt Gr - 7).

Informationen im Fenster Kostenstelle

Kostenstelle und zwei AssistButton-Funktionen

Kostenstelle aus eine Menge wichtiger

Informationen angezeigt werden.

AssistButton-Funktionen

Dynamics NAV üblich, mit Hilfe vom Menüpunkt

Ansicht, FlowFilter

MenüpunktInformation

Karte Kartenansicht der Kostenstelle.

Saldo Trendscape-Fenster des Kostenartenplans mit Filter auf der aktuellen Kostenstelle.

FeldInformation

Saldo bis Datum AssistButton-Funktion zu den Kostenposten, die zum

Saldo beigetragen haben.

Umzulegende

BewegungAssistButton-Funktion zu den Kostenposten, die noch nicht umgelegt worden sind.

1.2 Stammdaten

21

Das Fenster

Kostenstellen beschrieben haben, gelten analog auch für die der Fibu reserviert.

Kontenplan

automatisch nach jeder Fibu-Buchung oder mit einer Stapelverarbeitung in die Kostenrechnung übertragen werden. Dabei werden nur oder eine Kostenstelle zugeordnet worden ist. müssen beim Erfassen der Belege und Buchungen unbedingt korrekte NAV stellt dafür die folgenden Hilfsmittel zur Verfügung:

Finanzmanagement, Fibu,

Kontenplan, Konto, Dimensionen, Zuordnung für aktuellen Datensatz, Vorgabewerte definiert werden. Das Bild zeigt, dass für Konto 4000 sein muss.

Kapitel 1. Kostenrechnung

22Gemeinkosten werden normalerweise auf eine Kostenstelle übertragen,

sind empfehlenswert: Falls immer auf den gleichen Kostenstellencode oder Code notwendig die Option Gleicher Code eingestellt und unter Dimensionswertcode die entsprechende Vorgabe definiert werden. Um sicherzustellen, dass die beim Buchen vordefinierten Kostenstellen lückenlos und automatisch in die Kostenrechnung übernommen werden

Kostenrechnung Einrichtung die Option

KR Dim. bei G/L buchen prüfen.

Weiterführende Informationen zu Dimensionen finden Sie in der Online-

Hilfe.

informationen auf der

Debitorenkarte, dem Verkaufskopf und den

KostenstelleCode notwendig Kein Code

1.2 Stammdaten

23
Verkaufszeilen vordefiniert werden, im Einkauf auf Kreditorenkarte,

Einkaufskopf und Einkaufszeile.

Beachten Sie diesbezüglich die folgenden Hinweise: Die pro Fibukonto vordefinierten Standarddimensionen sind nicht nur bei Buchungen aus der Fibu, sonderen auch aus der Einkaufs- und

Verkaufssteuerung etc. gültig.

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