[PDF] Benutzerhandbuch Microsoft Dynamics ™ NAV 4.0 Debitoren

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Benutzerhandbuch

Microsoft Dynamics ™ NAV 4.0

Debitoren & Verkauf

Informationen zum Inhalt

Das in diesem Buch enthaltene Programmmaterial ist mit keiner Verpflichtung oder Garantie irgendeiner Art verbunden. Autor und Verlag übernehmen folglich keine Verantwortung und werden keine daraus folgende oder sonstige Haftung übernehmen, die auf irgendeine Art aus der Benutzung dieses Programmmaterials oder Teilen davon entsteht. Der Inhalt des Handbuches kann ohne vorherige Ankündigung bei Unterlassungen nicht ganz zu vermeiden. Für Verbesserungs-

Warenzeichen

als solche den gesetzlichen Bestimmungen.

Copyright

Das Werk, einschliesslich aller Teile, ist uheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung ausserhalb der engen Grenzen des Urheberrechtsgesetzes und die Einspeicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen.

Publikation

Druckerei Odermatt [Januar 2007 / Version C4.00]. Alle Rechte vorbehalten. Weitere Publikationen finden Sie unter www.navibooks.com.

Druck und Verlag

Druckerei Odermatt, Dorfplatz 2, 6383 Dallenwil

Inhalt

i Kapitel 1 Einführung Verkauf & Marketing 5

Einleitung 6

Programm-Module 7

Menüaufbau des Moduls 9

Integration im Gesamtsystem 11

Kapitel 2 Stammdaten und Debitoren einrichten 15

Debitoren & Verkauf Einrichtung 16

Debitoren Stammdaten 22

Grundlagen Verkaufsbeleg 42

Kapitel 4 Verkaufspreise 49

Übersicht Preis- und Rabattsystem 50

Standard Verkaufspreis 51

Alternative Preise 52

Zeilenrabatte 55

Kapitel 5 Von der Offerte zur Rechnung 65

Grundlagen 66

Aufbau eines Verkaufsbelegs 67

Verkaufsbelege bearbeiten 79

Teillieferung und -rechnung im Verkauf 93

Belege drucken 106

Kapitel 6 Buchen im Verkauf 111

Einleitung 112

Posten bei der Rechnungsbuchung 117

Rundungsdifferenzen buchen 123

Buchungen stornieren 125

Stapelbuchen 129

Kapitel 7 Spezialbelege und -funktionen 133

Rahmenauftrag 134

Inhalt

ii

Sammelrechnungen 141

Gutschriften 146

Verkauf Reklamationen 150

Reservationen 157

Direktlieferung und Spezialauftrag 162

Lieferterminzusagen 168

Artikeltracking mit Serien- und Chargennummern 175

Kapitel 8 Zahlungen erfassen 179

Grundlagen 180

Ausgleichsmethoden 181

Buchen von Debitorenzahlungen 186

Debitorenposten ausgleichen 195

Skonto 210

Kapitel 9 Elektronischer Zahlungsverkehr 225

Funktionsübersicht ESR 226

ESR Stammdaten und Vorbereitungen 230

ESR Rechnung drucken 237

Zahlungseingang ESR 239

LSV Funktionsübersicht 243

LSV Stammdaten und Vorbereitungen 247

LSV Einzug 254

Kapitel 10 Mahnwesen 265

Grundlagen Mahnwesen 266

Stammdaten Mahnwesen 267

Verzugszinsen 290

Kapitel 11 Rückstandsverwaltung Verkauf 303

Funktionsübersicht 304

Verkaufsrückstandzeilen 310

Liefermenge zuteilen 316

Inhalt

iii

Nachlieferung anlegen 321

Rückstandsverwaltung in der Praxis 326

Kapitel 12 Analyse & Budget 329

Analyse & Berichtswesen 330

Erstellen von Analysenberichten 331

Verkaufsbudgets 347

Terminologie Schweizer Version 354

Inhalt

iv

Kapitel 1

Einführung Verkauf & Marketing

Das Modul Verkauf & Marketing beinhaltet

alle wichtigen Funktionen, um die Debitoren, die Auftragsbearbeitung und den Zahlungs- verkehr optimal zu verwalten. Von der Offerte mit Offertvarianten bis hin zur Rechnung oder beliebig kopiert und bearbeitet werden. Als

Einstieg in das Handbuch

Verkauf &

Marketing

finden Sie in diesem Kapitel wichtige Informationen zu Aufbau und

Integration dieses Modules:

Diese Themen werden im vorliegenden

Kapitel behandelt:

Einleitung Programm-Module Menüaufbau des Moduls Integration im Gesamtsystem Einfluss auf Lager-Disposition

Kapitel 1. Einführung Verkauf & Marketing

6

1.1 EINLEITUNG

auszuliefern und damit Geld zu verdienen ist wohl das Ziel fast jeder des Debitors erhalten haben: Nach einer Lagerbestandesprüfung kann der Auftrag ganz oder teilweise ab Lager geliefert werden, oder die Artikel müssen beim Lieferanten oder in der Produktion beschafft werden. Der Lieferant oder die interne Fertigung liefert die Ware an unser

Handelslager.

Von dort wird die Kundenbestellung komplett oder in Teilen ausgeliefert und fakturiert. einen Teil der Ware. Wir senden eine Ersatzlieferung. Kommt der Kunde mit der Zahlung in Verzug werden wir ihn mit einem Kontoauszug oder mit einer Mahnungen darüber informieren. Die Zahlung des Debitoren wird via ESR-Fiel bequem eingelesen, kontrolliert und verbucht.

1.2 Programm-Module

7

1.2 PROGRAMM-MODULE

Jede Unternehmung hat unterschiedliche Anforderungen an ein Verkaufsmodul. Deshalb kann der Kunde aus verschiedenen Programm-

Kurzbeschreibung der Programm-Module

Programm-Module für

Verkauf & Marketing aufgeführt. Ausführliche Informationen zu diesen und weiteren Modulen erhalten Sie von Ihrem die Anwendung Partner.

ModulKurzbeschreibung

Sprachen etc.), Rechnungen und Gutschriften über

Erfassungsjournale erfassen und buchen,

Verkauf Fakturierung Verkaufsbelege für Rechnung und Gutschrift, Artikel und

Verkauf

Auftrag übernehmen, Verkaufsmengen im Lager

provisorisch reservieren, Teillieferungen und

Teilrechnungen, Direktlieferungen, Reservation.

Rechnungsrabatt Preisnachlass auf Basis des Auftragsvolumens, Rabatt- staffel pro Debitor oder Debitorengruppe definieren,

Rabatte auf separate Fibukonten buchen, Minder-

mengenzuschlag (Seite 59). Verkauf Zeilenrabatt Rabattstrukturen für einzelne Kunden, Kundengruppen und Artikelgruppen festlegen. Rabatt kann mit Rechnungsrabatt und individuellen Preisen kombiniert werden.

Kapitel 1. Einführung Verkauf & Marketing

8

Verkauf alternative

PreisePro Artikel alternative Verkaufspreise für einzelne oder alle Debitoren, bestimmte Debitorenpreisgruppen,

Einheiten, Varianten, Mindestmengen und weiteren

definieren.

Kampagnen

VerkaufspreiseVerknüpfung von Verkaufspreisen und Zeilenrabatten mit Kampagnen.

Alternative

Lieferadressen Beliebig viele Lieferadressen pro Debitor verwalten (Seite 73).

Verkaufsauftrags berechnen (Seite 168).

Spediteure Lieferungen einem Spediteur zuordnen, Lieferung mit

Trackingnummer via Internet verfolgen (Seite 36).

Retourenverwaltung

VerkaufFalsch gelieferte oder defekte Waren wieder einlagern und über Ersatzlieferungen und Gutschriften korrigieren (Seite 150).

Offertverwaltung

Offertvarianten (Seite 89).

Rückstandsverwaltung

Verkauf (SwissModule)Übersicht über offene Auftragspositionen, Liefermengen zuteilen (prozentual, FIFO, usw.) Nachlieferungen einzeln oder als Sammelauftrag anlegen (Seite 303). ESR (SwissModule) ESR und ESR+ Einzahlungsscheine drucken und von einlesen und buchen (Seite 225).

LSV / DebitDirect

(SwissModule)Debitorenrechnungen "einziehen" mit System LSV der Schweizer Banken sowie DebitDirect von Postfinance (Seite 243).

ModulKurzbeschreibung

1.3 Menüaufbau des Moduls

9

1.3 MENÜAUFBAU DES MODULS

Im Hauptmenü unter Verkauf & Marketing finden Sie verschiedene Menüpunkte. Je nach Aufgabengebiet und Benutzerrechten haben Sie

Zugriffe auf diese Menüs.

Der Navigationsbereich soll Benutzern einen intuitiven Zugang zu Der Navigationsbereich wurde in die Anwendungsbereiche unterteilt, die die Rollen und Aufgaben der Mitarbeiter widerspiegeln. Das separate Menüoptionen, ohne Fenster schliessen zu müssen, in denen sie arbeiten. Mehr über den Navigationsbereich erfahren Sie im

Einführungshandbuch.

Kapitel 1. Einführung Verkauf & Marketing

10

Kurzbeschreibung der Menüpunkte

Die verschiedenen Menüpunkte werden Sie je nach Aufgabengebiete intensiver oder vielleicht gar nicht verwenden. Welche Menüs Sie Tips Sollten Sie eine Zugriffsmeldung beim Anklicken eines Menüs erhalten, kann dies folgende Ursachen haben: Das mit dem Menü verbundene Modul ist nicht lizenziert. Ihre Benutzerrechte erlauben keinen Zugriff auf dieses Menü.

MenüpunktBeschreibung

Team, Kontakte etc.

Auftragsabwicklung Verkaufsbelege erfassen oder kopieren mit beliebig vielen Verkaufszeilen, drucken von Belegen

Marketing Wird im Handbuch Marketing beschrieben.

Analyse &

BerichtswesenBudget, Analyseberichte, Absatzplanung Historie Gebuchte Belege für Nachdruck, Navigation von Daten Einrichtung Alle wichtigen Stammdaten wie Zahlungsbedingungen,

1.4 Integration im Gesamtsystem

11

1.4 INTEGRATION IM GESAMTSYSTEM

Anwendung. Die einzelnen Module sind miteinander verknüpft, was den Zugriff auf Informationen aus anderen Modulbereichen jederzeit Artikelstamm mit den relevanten Daten vorhanden sein. Sollen Debitorenzahlungen elektronisch via ESR abgewickelt werden, müssen entsprechende Informationen im ESR-Modul vorhanden sein. Folgende

Module spielen mit dem Modul

Verkauf & Marketing zusammen:

Integration Fibu

Das Fibu Basismodul ist die Grundvoraussetzung für den Einsatz aller weiteren Module. Nachfolgend sind die wichtigsten Punkte zur

Verbindung mit dem Modul

Erfolgswirksame Buchungen werden via Debitorenbuchungsgruppe in der Fibu abgelegt. zugeordnet.

Fibukonten enthalten.

verwaltet und in den Verkaufszeilen zugeordnet. Informationen zur Rechnungsrundung in Verkaufsbelegen werden in der Fibu Einrichtung festgelegt. festgelegt.

Integration Lager

Das Modul

Lager umfasst alle relevanten Informationen, um Ihre Produkte und Dienstleistungen zu identifizieren. Artikel und Debitoren

Kapitel 1. Einführung Verkauf & Marketing

Verknüpfungen im Artikelstamm:

Vorhandene Reservationen Lagerbestand / Verfügbarkeit Ersatzartikel Lagerorte

Lieferanten

Tracking für Serien- und Chargennummern

Integration Einkauf

Nicht immer kann ab Lager geliefert werden, manche Produkte werden gar nicht am Lager geführt. Deshalb ist die Verbindung zu diesem Modul sehr wichtig. Vielfach werden die Artikel direkt vom Lieferanten zum Auftragszeilen mit Einkaufszeilen verbinden ersichtlich Bestellvorschlag aufgrund der Bedarfssituation im Verkauf Lagereingang mit Chargen- /Seriennummer

Integration Marketing

CRM liegt in aller Munde, aber wie wird dieses Modul im Gesamtsystem genutzt? Hier ein paar Beispiele: Marketingadressen und Debitorkarten abgleichen, Informationen zum

Debitoren sind im

Marketing ersichtlich

Buchungen und Belegdrucke für Debitoren werden im

Marketing

registriert und dann für Marketingzwecke weiterverarbeitet Änderungen werden beidseitig im

Verkauf und Marketing sofort

aktualisiert Kommunikation mit Email, Word, Outlook und Telefon

1.4 Integration im Gesamtsystem

13

Einfluss der Dimensionen

Analyse von Fibubuchungen. Dimensionen sind frei definierbare und vielen weiteren Kriterien zu gewinnen. Ausführliche Infos zu den Dimensionen erfahren Sie im

Fibu Handbuch.

Einfluss auf Lager-Disposition

der Liefertermin eine Annahme basierend auf den Lieferzeiten des welchem Lager decken wir einen aktuellen Bedarf? Sich dauernd

Artikelreservation

Das Reservieren von Artikeln ist eine Funktion des Moduls

Basis Lager.

Verbindung zwischen Verkaufszeile, Lagerposten und Einkaufszeile vornehmen. Wir halten sozusagen schützend die Hand auf diese verbraucht wird.

Kapitel 1. Einführung Verkauf & Marketing

14

Kapitel 2

Stammdaten und Debitoren einrichten

Bevor mit dem Modul Verkauf & Marketing

gearbeitet werden kann, müssen verschiedene Stammdaten eingerichtet werden. In diesem Kapitel lernen Sie die notwendigen Vorarbeiten kennen.

Es werden folgende Themen behandelt:

Debitoren & Verkauf Einrichtung Debitoren Stammdaten

Kapitel 2. Stammdaten und Debitoren einrichten

16

2.1 DEBITOREN & VERKAUF EINRICHTUNG

In diesem Fenster werden die Basisinformationen zum Anlegen von Lieferungen und Rechnungen sowie die Numerierung von Belegen festgelegt. Wenn Sie als neue(r) MitarbeiterIn mit Microsoft Dynamics bereits vorgenommen wurden. Änderungen in diesem Fenster sollten nur durch autorisierte Personen durchgeführt werden.

Felder Debitoren & Verkauf Einrichtung

Die Feldbeschreibungen werden in den entsprechenden Themen abgehandelt: Feld Rabattbuchung auf Seite 61 Feld Kreditlimitenwarnung auf Seite 30 Felder Bestandeswarnung und Liefersperre bei neg. Bestand auf

Seite 87

Feld Liefersch. bei Verkaufsrechnung auf Seite 45

2.1 Debitoren & Verkauf Einrichtung

17

Debitorenkarte

Die Verwaltung der Debitoren ist einer der wichtigsten Aufgaben in der verschiedene Register eingeteilt. Nebst Adresse und Kontaktperson sind folgende Informationsbereiche abrufbar: Liefer- und Rechnungsadresse Zahlungs- und Lieferbedingungen Debitorenposten Buchungsgruppe für die Verbindung in die Fibu Rabattgruppen

Statistik

Bankkonten und weitere Bestimmte Felder müssen ausgefüllt werden, andere werden bei Bedarf oder sogar ohne Einfluss des Benutzers automatisch ausgefüllt.

Kapitel 2. Stammdaten und Debitoren einrichten

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