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SOFISTA - Application pour

l'établissement et la validation des comptes annuels sous forme de fichier structuré

Manuel utilisateur

Centrale des bilans

SOFISTA - Application pour

l'établissement et la validation des comptes annuels sous forme de fichier structuré

Manuel utilisateur

Centrale des bilans

SOFISTA

Application pour l'établissement et la

validation des comptes annuels sous forme de fichier structuré

Manuel utilisateur

Version 2015

L'information contenue au sein de ce manuel peut être sujette à des changements sans notification préalable. La Banque

nationale de Belgique ne peut être tenue pour responsable des préjudices de quelque nature que ce soit, directs ou indirects,

résultant de ou relatifs à l'usage de ce manuel.

© Banque nationale de Belgique, Bruxelles

Tous droits réservés.

La reproduction de cette publication, en tout ou en partie, à des fins éducatives et non commerciales est autorisée avec mention de la source.

Edition: 10 novembre 2015

Révision: 2015

Référence du document: Sofista_UserGuide_FR_v2015.docx

Ce document est également disponible en version néerlandaise sous la référence Sofista_UserGuide_NL_v2015.docx

Version 2015 Sofista - Manuel utilisateur 1

Avant-propos

Ce document décrit les principales fonctions de l'application développée et proposée par la Banque nationale de Belgique (BNB) en vue de permettre l'établissement de comptes annuels standardisés selon le modèle complet ou abrégé, pour les entreprises ou les associations et destinés à être déposés par voie électronique auprès de la Centrale des bilans via "l'application Internet". Dans un souci de simplification, cette application sera appelée "Sofista" dans la suite de ce document.

Sofista est un formulaire électronique. Ses fonctionnalités ont été conçues en ce sens

et dans un souci de convivialité pour l'utilisateur.

Sofista est une application Web (https://xbrl.nbb.be/sofista/index.html) accessible selon les mêmes modalités que l'application de dépôt.

Afin de pouvoir utiliser Sofista vous devez être en possession d'un ordinateur disposant d'un accès à Internet (avec par exemple comme browser: Internet

Explorer, Firefox ou Google Chrome).

L'application Sofista a été testée sous Windows et fonctionne avec un système d'exploitation tel que Vista ou versions suivantes.

L'accès à la partie du site Internet qui permet d'utiliser cette application, est réservé:

- à toute personne possédant un certificat qualifié (classe 3) de Globalsign ou un certificat Isabel. Ces certificats sont également acceptés par les applications "E- government" Intervat, Dimona et Finprof - aux personnes disposant d'une carte d'identité électronique (carte eID) munie d'un certificat d'authentification. Vous trouverez plus d'informations sur l'usage de

la carte eID sur le site de la Centrale des bilans: www.centraledesbilans.be. Dans ce dernier cas, votre PC doit en outre être équipé d'un lecteur de cartes qui relie

votre carte eID à votre PC. Le lecteur de cartes a pour fonction principale de permettre la communication entre les programmes de votre PC et la carte eID. Plusieurs types de lecteurs de cartes existent, un lecteur de cartes simple sans clavier

ni écran séparé est cependant suffisant. Pour éviter tout problème lors de l'installation,

nous vous conseillons d'utiliser un lecteur de cartes USB.

Version 2015 Sofista - Manuel utilisateur 3

Table des matières

Avant-propos 1

1. Démarrage de l'application 5

1.1 Avant de démarrer 5 1.2 Identification de l'utilisateur 6

2. Bienvenue dans Sofista 9

2.1 Page d'accueil 9 2.2 Ecran principal 10 2.2.1 La zone titre 11 2.2.2 Le menu principal 11 2.3 Les options de travail 12 2.3.1 Création d'un nouveau fichier 12 2.3.2 Chargement d'un fichier 14 2.4 Navigation générale 17 2.4.1 Choix des écrans 17 2.4.2 Navigation dans un écran 18 2.5 Sauvegarde d'un fichier 22 2.5.1 Validation d'un fichier 22 2.5.2 Types de sauvegarde 24 2.5.3 Fréquence de sauvegarde et "time out" 25 2.6 Visualisation des données encodées 25 2.7 Les aides 26 2.7.1 Le calcul automatique des sous-totaux 27 2.7.2 Correction des équations en erreur 31 2.7.3 Les listes de valeur 34 2.7.4 Les icônes 36 2.8 Déconnexion 38

3. Compléter un compte annuel avec Sofista 39

3.1 Introduction 39 3.2 Les données signalétiques 40 3.2.1 Données signalétiques du compte annuel 40 3.2.2 Données signalétiques de l'entreprise (association) déposante 41 3.3 Les données comptables 46 3.3.1 Les zones chiffrées 46 3.3.2 Les zones de texte et les ventilations 47 3.4 Les pages spéciales 49 3.4.1 Les informations relatives aux participations 49 3.4.2 La déclaration relative aux comptes consolidés 50 3.5 Les rapports 53 3.5.1 Les zones de texte 54

Version 2015 Sofista - Manuel utilisateur 4

3.5.2 Le fichier PDF "encapsulé" 54 3.5.3 Le rapport sous forme structurée 55

4. Les fonctionnalités particulières 57

4.1 Changement de version 57 4.2 La récupération des données de l'exercice précédent 58 4.2.1 Sélection du fichier à récupérer 58 4.2.2 Dates d'exercice courant 60 4.2.3 Introduction des données pour l'exercice N 61 4.2.4 Les données non récupérées 62 4.3 La conversion de langue 63 4.3.1 Sélection du fichier à convertir 64 4.3.2 Les données récupérées 67 4.3.3 Les données non récupérées 67

Annexes 71

Annexe 1 - Liste des sections 71

Annexe 2 - Listes de valeurs 73

Démarrage de l'application

Version 2015 Sofista - Manuel utilisateur 5

1. Démarrage de l'application

1.1 Avant de démarrer

Cette section présente un aperçu schématique des étapes d'utilisation de Sofista. L'application est accessible en permanence à l'exception du dimanche matin de 8h30 à

12h30,

Le démarrage de l'application est conditionné par votre identification au moyen de votre certificat, Sofista permet d'établir des comptes annuels standardisés pour les entreprises ou les associations selon le schéma complet ou abrégé dans les trois langues nationales, soit par encodage manuel des données, soit par récupération d'un fichier conforme1 établi par un logiciel de comptabilité. L'application permet de valider les données introduites selon les exigences légales et techniques contenues dans le protocole 2, L'utilisateur peut visualiser les données encodées à deux niveaux: à n'importe quel moment de l'encodage pour vérifier les données introduites, après validation du fichier selon la présentation telle qu'elle sera publiée. L'utilisateur peut importer des fichiers PDF pour certaines sections du compte annuel, à savoir la structure de l'actionnariat, le rapport des commissaires ou le rapport de gestion.

L'utilisateur peut sauvegarder le fichier final qui pourra être déposé via l'application Internet.

La sortie de l'application passe par la "déconnexion".

Sofista permet en outre de récupérer les données de l'exercice précédent et de convertir dans une

langue les données comptables d'un compte annuel préalablement établi dans une autre langue.

Ces deux fonctionnalités supplémentaires sont décrites en détail au chapitre 4 du présent manuel.

1

Pour pouvoir être chargé dans Sofista, le fichier doit répondre à des contraintes techniques décrites dans le protocole.

2 Le document "Protocole pour le dépôt par voie électronique des comptes annuels sous forme de fichier structuré" est

disponible via le site internet de la Centrale des bilans (www.centraledesbilans.be).

Démarrage de l'application

Version 2015 Sofista- Manuel utilisateur 6

1.2 Identification de l'utilisateur

Chaque fois que vous souhaitez utiliser Sofista, vous devez vous identifier à l'aide de votre certificat

électronique, en partant de l'adresse URL suivante, qui donne accès au module (en anglais) "User

Authentication":

"https://xbrl.nbb.be/sofista/index.html" Un lien est également prévu vers cette adresse URL sur le site de la Centrale des bilans (www.centraledesbilans.be ).

Lors de la demande d'accès à Sofista, votre browser ouvre automatiquement la fenêtre de dialogue

suivante (ce qui est mentionné dans l'écran ci-dessous sous "Name" ne concerne que l'exemple): Dans cette fenêtre sont affichés tous les certificats digitaux liés à votre browser

3. Vous sélectionnez

ensuite le certificat digital au moyen duquel vous désirez accéder à Sofista par un double-clic ou par un

clic suivi du bouton "OK".

Remarque destinée aux titulaires d'un certificat Isabel ou d'une carte eID: L'accès au certificat Isabel et à celui d'une carte eID étant protégé par un code pin (lié à votre Secure Signing Card ou à

votre carte eID), la fenêtre dans laquelle vous devez introduire celui-ci, s'ouvre à cet instant.

3

Pour les certificats digitaux de Globalsign ou Isabel, nous vous renvoyons au manuel d'utilisation du dépôt des comptes

annuels via Internet, annexe 2: "Installation d'un certificat digital de Globalsign ou Isabel" et pour le certificat d'authentification

de votre carte électronique: voir www.centraledesbilans.be.

Démarrage de l'application

Version 2015 Sofista - Manuel utilisateur 7

Lors du premier accès à Sofista ou à l'application de dépôt via Internet, vous devrez vous enregistrer

au moyen de l'écran suivant:

Lors du premier accès, l'écran se présente en anglais mais vous avez la possibilité de choisir une autre

langue de travail (fr, nl, de). Ensuite, à chaque fois que vous vous connecterez avec le même certificat, vous recevrez immédiatement l'accès à la page d'accueil de Sofista (cfr: point 2.1).

Démarrage de l'application

Version 2015 Sofista- Manuel utilisateur 8

Vous êtes invité, en tant que titulaire du certificat, à introduire, dans cet écran, les données

d'identification suivantes:

Last Name: nom du titulaire du certificat, Globalsign, Isabel ou de la carte eID (ci-après dénommé "titulaire du certificat")

First Name: prénom du titulaire du certificat E-Mail: adresse e-mail du titulaire du certificat Company Name: le nom de l'entreprise dont fait partie le titulaire du certificat KBO/BCE4 Number: numéro d'entreprise (10 positions!) de la société dont fait partie le titulaire du certificat

Contact Information - Phone / Fax: numéro de téléphone et/ou de fax de l'entreprise dont fait partie le titulaire du certificat (afin que la Centrale des bilans puisse prendre contact, dans

l'éventualité où des problèmes se présenteraient lors du dépôt d'un fichier des comptes

annuels)

Address Information - Street, Postal Code et City: adresse complète de l'entreprise dont fait partie le titulaire du certificat.

Nous insistons sur l'importance de remplir la case "E-mail". En effet, si vous établissez des comptes annuels contenant des fichiers PDF, et que vous les déposez via l'application "Dépôt des comptes

via Internet", le suivi du dépôt de ces comptes nécessite une intervention humaine de contrôle de la

part de la Centrale des bilans. La validation de ce contrôle vous est signifié par e-mail, d'où

l'importance de mentionner votre adresse dans cet écran. Si vous souhaitez modifier ultérieurement

votre adresse e-mail, vous devez effectuer la modification dans l'application de dépôt, cet écran

n'étant pas modifiable dans Sofista

Cliquez ensuite sur le bouton "Register". Vous accédez à un écran confirmant l'enregistrement de votre

certificat. Cliquez une nouvelle fois sur le bouton "Continue" dans cet écran. L'application vous

demande de patienter durant la vérification de votre certificat. Après quelques secondes, si toutes les

données sont correctes, vous accédez à la page d'accueil de Sofista proprement dite. 4 Abréviation de "Kruispuntbank van Ondernemingen/Banque-Carrefour des Entreprises".

Bienvenue dans Sofista

Version 2015 Sofista - Manuel utilisateur 9

2. Bienvenue dans Sofista

2.1 Page d'accueil

La page d'accueil vous permet de choisir la langue dans laquelle vous ouvrez l'application "Centrale des bilans - Sofista ", si vous voulez l'ouvrir en français "Balanscentrale - Sofista ", si vous voulez l'ouvrir en néerlandais

"Bilanzzentrale - Sofista ", si vous voulez l'ouvrir en allemand Attention: la langue de travail doit correspondre à la langue d'établissement des comptes annuels. Si vous travaillez en français et que vous souhaitez établir un compte en néerlandais, celle-ci devient

la langue de travail et l'ensemble des écrans de l'application passera en néerlandais (voir point 2.3).

Bienvenue dans Sofista

Version 2015 Sofista- Manuel utilisateur 10

Sofista s'affiche de préférence avec une résolution de 1024 x 768 mais vous pouvez choisir une autre

résolution via le menu de votre ordinateur "Start / Settings / Control panel / Display"

Après avoir choisi la langue de travail, vous arrivez automatiquement à l'écran principal de Sofista.

2.2 Ecran principal

La partie supérieure de l'écran principal comprend d'une part des fonctionnalités de base (nouveaux

comptes, validation, déconnexion) et d'autre part le menu principal, à savoir les différentes sections

d'un compte annuel. Ces zones de travail sont présentes dans tous les écrans de Sofista.

Bienvenue dans Sofista

Version 2015 Sofista - Manuel utilisateur 11

2.2.1 La zone titre

Le cartouche contient les fonctionnalités de base suivantes:

Nouveaux comptes: Entraîne le retour à l'écran principal en effaçant toute donnée encodée et non

préalablement sauvegardée. Calcul des sous-totaux: L'activation de cette option se fait au niveau de l'écran principal ou dans l'écran de

validation. Elle permet de calculer automatiquement une série de rubriques totalisantes et évite ainsi l'encodage d'une série de données comptables. Si l'option est activée, elle recalcule immédiatement les sous-totaux sans attendre

la validation complète du compte. Validation: Cette option n'est opérationnelle que lorsqu'un minimum de données ont été

introduites. Elle entraîne la validation des données encodées dans les différentes sections et permet leur sauvegarde si le résultat de la validation est suffisant

(cf. point 2.5.). Déconnexion: Entraîne la sortie de l'application sans sauvegarde des données introduites

depuis la dernière sauvegarde. Ces indications sont reprises sur tous les écrans de Sofista.

2.2.2 Le menu principal

Le menu principal contient les différentes parties du compte annuel. L'utilisateur peut voyager de l'une

à l'autre sans ordre précis. Chaque partie du menu donne accès aux différentes sections et sous-

sections qui la composent. Elles sont également accessibles par les listes présentes au bas de chaque

écran. Chaque section est présentée sur une "page". La liste complète des sections d'un compte

annuel est présentée en annexe 1.

Données d'identification: La première section (1.1) permet l'encodage et l'édition des données

signalétiques de l'entreprise et du compte annuel déposé, des administrateurs, gérants et commissaires. La seconde section (1.2) est relative aux missions de vérification ou de

redressement complémentaires. Bilan après répartition: La première section contient l'actif du bilan (2.1).

La seconde section contient le passif du bilan (2.2). Compte de résultats: Cette partie permet d'encoder les données du compte de résultats (3). Affectations et

prélèvements: Cette partie reprend les rubriques d'affectation et de prélèvements (4). Annexes: Cette partie reprend l'ensemble des annexes d'un compte annuel (5). Bilan social: Cette partie permet d'encoder les données relatives au bilan social (6).

Bienvenue dans Sofista

Version 2015 Sofista- Manuel utilisateur 12

Rapports: Cette partie permet d'encoder ou de charger les données relatives aux différents rapports contenus dans un compte annuel: les règles d'évaluation, le rapport de gestion

5 et le rapport des commissaires. 2.3 Les options de travail

L'écran principal présente les différentes options de travail dans Sofista: la création d'un fichier de comptes annuels dans lequel l'utilisateur va encoder manuellement les données,

le chargement d'un fichier préalablement créé par Sofista dans une session précédente ou

par un logiciel comptable,

la récupération des données de l'exercice précédent d'un fichier XBRL préalablement

sauvegardé, le chargement d'un compte préalablement établi dans une autre langue.

Ces options sont mutuellement exclusives. Les deux dernières options sont explicitées dans le chapitre

4 du présent document.

L'écran principal propose également à l'utilisateur d'activer le calcul automatique des sous-totaux.

Cette fonctionnalité sera abordée dans le point 2.7.1 du présent guide.

2.3.1 Création d'un nouveau fichier

L'utilisateur doit préalablement choisir le schéma du compte annuel (entreprise ou asbl, complet ou

abrégé) qu'il va introduire ainsi que la langue dans laquelle les comptes annuels vont être établis. Si la

langue de travail en cours diffère de la langue d'établissement des comptes annuels, la langue de

travail sera convertie de manière à correspondre à la langue d'établissement des comptes.

Après validation du choix (bouton "OK"), il accède à l'écran signalétique. 5 Le rapport de gestion existe seulement pour les entreprises.

Bienvenue dans Sofista

Version 2015 Sofista - Manuel utilisateur 13

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