[PDF] Rapport dactivité des Services Départementaux au cours de lannée

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1.DIRECTION DE LA COMMUNICATION

La direction de la communication et du site internet du Conseil départemental s'organise autour de différents pôles d'activités : - Communication institutionnelle - Conseils en communication - Plans de communication - Travaux d'édition - Rédactionnel (articles, notes, discours, communiqués, dossiers de presse...) - Relations avec les médias - Actions de parrainage - Promotion de la collectivité, promotion du territoire - Gestion en contenu des sites intranet et internet du Conseil départemental - Gestion des réseaux sociaux - Travaux de reprographie Le service est composé de 14 personnes. Il en compte 13 à compter du 1 er août suite au changement d'affectation du directeur. Son intérim est assuré par le directeur de cabinet. En 2019, la direction de la communication a été dotée d'un budget 1.430.628 euros.

1.1. LES TRAVAUX DE COMMUNICATION

1.1.1.LE BIMESTRIEL " VIVRE EN PERIGORD »

En matière d'édition, la direction de la communication réalise le journal bimestriel

institutionnel " Vivre en Périgord ». Pour cela, la direction de la communication fait appel à

des prestataires de services uniquement pour l'impression et la distribution. Il revient à la direction de la communication : - de définir le sommaire - d'assurer la répartition des sujets lors du comité de rédaction - d'organiser, si besoin, des réunions pour le suivi de ces supports, - de rédiger des textes, d'assurer les reportages photographiques, - de relire l'ensemble des textes, - de corriger la maquette avant impression - de donner le Bon à Tirer (BAT).

2 Chaque numéro de Vivre en Périgord est mis en ligne sur le site du Conseil

départemental ainsi que sur le site intranet, et annoncée sur les réseaux sociaux. Le magazine

est également envoyé par voie postale à un listing d'abonnés et d'élus. Le tirage est de 211.000 exemplaires, en hausse en raison d'une augmentation des foyers à distribuer. Le coût moyen au numéro : 40.990,24 euros (contre 50.289,54 en 2018, 58.550,72 en 2017 et

66.364,25 € TTC en 2015)

Le prix à l'unité : 0,19 euros au lieu de 0,24 en 2018, 0,28 euros en 2017 et 0,32 en 2015
Le coût à l'unité du magazine a baissé de 38% depuis 2015. S oit un coût à l'unité de 0,096 centimes par périgourdin.

1.1.2.LES AUTRES PUBLICATIONS

Au-delà de ces magazines, la direction de la communication est régulièrement appelée

à initier, à réaliser ou à collaborer à des travaux d'édition. Divers supports sont réalisés, ils

présentent les activités et les actions du Conseil départemental dans des domaines

spécifiques tels que le social, le sport, l'environnement, la culture, l'économie, les nouvelles

technologies, les loisirs, l'attractivité, la promotion du territoire, etc... Au total (y compris le magazine et l'agenda) les imprimés représentent un budget de

330.129 euros en 2019. (311.268 en 2018)

1.1.3.L'AGENDA DU CONSEIL DEPARTEMENTAL

La direction de la communication a également en charge la réalisation de l'agenda du Conseil départemental en lien avec le cabinet et l'administration, notamment pour la partie rédactionnelle consacrée aux actions de l'institution.

7.000 exemplaires ont été commandés et distribués en 2019 pour un montant de

34.400 euros (20.815,68 euros TTC en 2018 mais réalisés en interne).

1.1.4.LES CAMPAGNES D'AFFICHAGE

Des thématiques annuelles institutionnelles sont retenues avec affichage sur l'ensemble du réseau départemental (317 faces abribus). Par ailleurs, tout au long de l'année la direction de la communication est sollicitée par un grand nombre d'associations utilisatrices de nos structures d'abribus. Le budget global consacré à ces actions en 2019 est de 27.513 euros (24.218,10 euros en 2018). Depuis septembre 2010, l'affichage des campagnes est assuré par les agents du parc départemental. 3

1.1.5. LE REDACTIONNEL

Outre la réalisation du journal " Vivre en Périgord », la direction de la communication

rédige des notes, des éditoriaux, des discours, des trames d'intervention à l'attention des élus

ou des interventions en direction de la presse (communiqués, dossiers de presse, publireportage).

1.1.6. L'ATELIER DE REPROGRAPHIE

Pour l'atelier de reprographie centralisé, l'activité en chiffres est la suivante : - Pour le duplicopieur (machine qui imprime les logos des différents services du département et certains papiers en tête) o Master noir 276, impressions de 598 689 copies (792 150 copies en 2018) o Master couleur jaune 21, impressions de 23 326 copies (29 864 copies couleurs en 2018

Soit un total de 622 015 copies en 2019

- Pour l'impression des 3 machines Xerox : o Pour la noir/blanc : 252 663 copies (271 549 en 2018) o Pour les 2 machines couleurs : 1 186 846 copies couleurs et n/b (2.403.036

En 2018)

L'atelier est exclusivement réservé au fonctionnement des services départementaux. Le budget de fonctionnement de l'atelier est de 75.960 euros au titre des prestations de locations de matériel (59.133 en 2018), une augmentation du au paiement des 4 trimestres sur la même année et de 55.503 euros (46.185,56 en 2018) au titre de la maintenance et des réparations.

1.2. LES ACTIONS " PRESSE »

1.2.1. RELATIONS AVEC LA PRESSE

Elles prennent la forme de :

- Relations avec la presse locale, nationale et internationale, - Rédaction de communiqués et de dossiers de presse, - Dossiers et documents d'information divers, - Organisation de conférences ou de points presse, - Organisation de rencontres avec la presse et voyages presse, - Diffusion d'un agenda hebdomadaire du Président, - Compte-rendu des commissions permanentes. - Promotion d'évènements liés au département 4

1.2.2. REALISATION D'UN PANORAMA DE PRESSE

Un panorama départemental de presse est réalisé quotidiennement par une partie des

agents de la direction. Il recense les articles de la vie départementale (collationnement

d'articles de Sud-Ouest, La Dordogne Libre, l'Echo et des hebdomadaires locaux). Ce document est diffusé uniquement en interne auprès des directeurs et chefs de services et des

élus départementaux.

1.2.3. INSERTIONS DANS LES MEDIAS

Il s'agit de la conception, de la réalisation d'annonces presse (écrite ou parlée) et

d'achats d'espaces publicitaires dans la presse locale et nationale. Budget global de ces actions en 2019 : 295.394 euros (178.402,93 euros en 2018).

1.3. EVENEMENTIEL

L'évènementiel regroupe l'ensemble des moyens déployés pour que, au-delà du relais

des médias (presse et magazine "Vivre en Périgord"), le Conseil départemental puisse

directement faire valoir son rôle et ses actions auprès d'un plus large public et au-delà

promouvoir le territoire. Ces engagements sur les manifestations nécessitent de concevoir, de réaliser et d'animer notamment des foires ou salons. Ces actions sont menées de façon transversale avec les services concernés du Conseil départemental de la Dordogne. La direction de la communication est ainsi chargée d'organiser notamment notre participation au Salon

international de l'agriculture, lors du salon de la randonnée de Lyon, de la fête des vendanges

de Montmartre etc. En 2019, il faut noter une présence beaucoup plus forte du département lors du Salon International de l'Agriculture. La direction de la communication accompagne également la promotion et l'organisation des manifestations créées par le Département. Ce fut le cas notamment en 2019 avec 5

évènements marquants : les voeux citoyens du Président, pour la seconde année consécutive ;

La Foire du Gabarier, premières rencontres départementales dédiées au climat, aux énergies,

mobilités et biodiversité qui se sont tenues les 13 et 14 septembre à Castelnaud la Chapelle ;

le premier budget participatif départemental d'août à décembre 2019 sur tout le territoire ;

l'opération Manger bio local en septembre 2019 à l'occasion de la labellisation du premier

collège 100% bio de France à Belvès ; les rencontres citoyennes qui ont été organisées tout au

long du premier semestre 2019 sur l'ensemble des cantons. Pour l'ensemble de ces opérations, la direction de la communication conçoit, réalise et

met en oeuvre les outils nécessaires à la promotion des évènements (stands, visuels, mises en

page, imprimés, roll up, clips, publicités écrites et audiovisuelles, communiqués et dossiers de

presse etc). Par ailleurs, le Département accompagne un nombre important de manifestations départementales culturelles, sportives, économiques, environnementales ou sociales en tant

5 que partenaire. A ce titre, la direction de la communication est associée en tant que service

support financier ou/et matériel (exemple : Tour du Limousin, Tour de l'Avenir, Périmeuh etc) Budget global consacré aux Foires et Salons en 2019 : 147.958 euros (219.220,25 euros en 2018).

Ce budget n'englobe pas toutes les dépenses liées à l'évènementiel car elles se

répartissent sur les différentes lignes de crédits de la direction (imprimés, objets et insertions

publicitaires, affichage, prestations extérieures).

1.4. LES ACTIONS DE SOUTIEN AUX ASSOCIATIONS

1.4.1. LES PARRAINAGES

Les parrainages sont des actions de soutien au monde associatif. Cette participation a

pour but d'accompagner et de promouvoir certaines manifestations ou actions d'intérêt

cantonal, départemental, voire national. Nous apportons également à ce titre un soutien aux radios associatives de catégorie A. Environ 80 dossiers sont instruits annuellement au titre des parrainages. Budget 2019 : 142.150 euros (114.200 euros en 2018)

1.4.2. LES OBJETS PROMOTIONNELS

Le soutien aux associations peut également se traduire par la remise de matériels publicitaires (Tee-shirts, casquettes, coupes, stylos, sacoches, tabliers etc) dans le cadre des manifestations publiques : 32.712 articles promotionnels ont été distribués en 2019 (34.342 en 2018) pour un montant de 191.417 euros (114.519,24 euros en 2018)

1.5. LES NOUVELLES TECHNOLOGIES

1.5.1. LE SITE INTERNET DU CONSEIL DEPARTEMENTAL

La direction de la communication a - depuis septembre 2004 - la charge du site internet du Conseil départemental.

Quotidiennement, des informations liées à l'actualité sont mise en ligne sur le site

internet www.dordogne.fr. Des ajustements techniques sont également opérés par la direction de la communication sur le site, véritable vitrine des actions du Conseil départemental. Depuis 2010, la direction de la communication a participé aux travaux de

réaménagement des contenus du site internet cg24.fr. Le site actuel a été mis en service en

2012.
En 2019, un projet de refonte du site a été lancé afin de mieux répondre aux usages numériques.

6 Par ailleurs, la direction de la communication est sollicitée par des services du Conseil

départemental pour des conseils ou de la mise en réseau d'informations (ex : BDP, Archives Départementales, Service Espaces verts, DRPP, MDPH). En termes de fréquentation sur le site dordogne.fr : 152 040 utilisateurs en 2019 en légère progression (136 400 en 2018, 141 966 en 2017, 229 486 en 2016, 233.862 en 2015,

211.087 en 2014, 336.710 en 2013, 357.468 visites en 2012).

481 517 pages ont été vues en 2019, une fréquentation stable par rapport à l'année

précédente 481 499 en 2018).

Plus de 82% des visiteurs résident sur le territoire français (stable sur plusieurs années).

Le temps moyen de consultation est de 1'40 '' (-0.93'' en très légère baisse par rapport

à l'année précédente).

Il faut noter une baisse de la fréquentation du site internet principalement liée à

l'obsolescence de la plateforme technique, qui ne permet pas d'interaction avec les principaux médias actuels, notamment les réseaux sociaux. La mise en ligne du nouveau site Internet de la collectivité mi 2020 permettra de renforcer cet aspect de la communication numérique.

1.5.2. GESTION DES RESEAUX SOCIAUX

FACEBOOK

Le Département est présent sur Facebook via une page dédiée : https://www.facebook.com/cddordogne/ depuis le 4 mai 2011. A ce jour, elle est suivie par 7 448 abonnés, soit une augmentation de 2 147 abonnés supplémentaires entre le 1 er janvier 2019 et le 31 décembre 2019. En 2019, elle enregistre 515 posts entre le 1er/01/2019 et le 31/12/2019 (554 en 2018) avec une portée de de 1 772 767 personnes (45 452 en 2018). Quotidiennement, la page Facebook Dordogne Périgord le Département est alimentée par une partie des agents du service. Cette actualité a pour but de rendre compte des actions

menées par le Département dans un souci de réactivité et de régularité. Elle permet

également au lecteur de se rendre compte de l'action de la collectivité dans l'ensemble du territoire de la Dordogne.

TWITTER

Le Département est présent sur Twitter depuis le 25 avril 2014. Le fil Twitter du Département est actuellement suivi par 2 669 abonnés. Quotidiennement, le compte Twitter Dordogne Périgord le Département est alimenté par une partie des agents du service. Cette actualité a pour but de rendre compte des actions

7 menées par le Département dans un souci de réactivité et de régularité. Elle permet

également à l'abonné de se rendre compte de l'action de la collectivité dans l'ensemble du

territoire de la Dordogne. Elle est davantage dédiée à une information immédiate en direction

de la presse.

INSTAGRAM

Le Département est présent sur le réseau Instagram depuis 2016. Le fil Instagram du Département est actuellement suivi par 1 435 abonnés.

NEWSLETTER

Conçue et rédigée par la direction de la communication, la newsletter compte 7929

abonnés. Elle a pour but d'informer régulièrement les lecteurs sur des actions marquantes de

l'actualité du Conseil départemental de la Dordogne.

INTRANET

Dans le cadre du projet Xnet inscrit au Schéma Directeur des Systèmes d'information, la direction de la communication a participé à la nouvelle charte graphique de l'Intranet et elle

poursuit l'animation du réseau des contributeurs et assure l'actualisation et les contenus

" actualités » notamment du site. VIDEO Impulsée par la Direction de la communication, la Dordogne a été l'un des tout

premiers Départements à proposer une diffusion en direct de ses sessions via Internet

rendant ainsi les décisions de l'exécutif immédiatement connues et à disposition de

l'ensemble des citoyens. Depuis 2019, les sessions sont retransmises via la plateforme

YouTube et en Facebook Live.

Par ailleurs, la Direction de la communication est sollicitée pour filmer et retransmettre des évènements en collaboration avec de nombreux services (conférences, colloques, sessions du Département, inaugurations...). 8

2. SERVICE DE L'ORGANISATION GENERALE

L'effectif du service de l'organisation générale compte 22 agents dont les missions

s'articules autour de 7 pôles : courrier (4), huissiers (3), accueil (2), conciergerie (1), entretien

des locaux (9), missions internes (1), abonnements et commandes (1), prestations spécifiques (1).

En 2019, le budget alloué au service de l'organisation général était de 335 800 €

répartis de la manière suivante :

Documentation

générale et technique 30 000 €

Matériel,

équipement,

fournitures, taxes 18 000 €

Entretien et

réparations sur autres biens mobiliers 1 000 €

Transports de

biens 800 €

Autres- locations

non roulant 0 €

Réceptions

(nappage, vaisselle jetable, frais de bouche...)

4 500 €

Frais d'affranchissement 150 000 €

Locations

mobilières matériel roulant 120 000 €

Fournitures de

petit équipement 2 500 €

Voyages,

déplacements et missions 8 000 €

Alimentation 1 000 €

2.1. COURRIER

Les missions consistent principalement dans la réception, le tri, la diffusion et

l'affranchissement des plis. Le coût lié à l'affranchissement (administration + élus) s'est élevé

à la somme de 161.187,68 € (136.010,58 € en 2018) soit une augmentation de 18,51 %. Cette augmentation est notamment imputable au lancement du Budget Participatif qui s'est accompagné d'envois en nombre et à l'augmentation des tarifs de la poste (+ 10 % par rapport à 2018). 9

Du 01 janvier 2019 au 31 décembre 2019

Classe postale Nombre

de plis % Nb de plis Coût total % Coûts Coût moyen par pli

Courrier International Prio

Lettre 66 0,05 % 295,81 € 0,18 % 4,482 €

Courrier International Prio

Lettre Recommandé 1 avec

AR 45 0,03 % 358,50 € 0,30 % 7,967 € Lettre Prioritaire 2 245 1,71 % 3 280,50 € 2,04 % 1,461 €

Lettre Prioritaire en nombre 7 369 5,62 % 5 158,30 € 3,20 % 0,700 €

Lettre Recommandée 1 AR 2 676 2,04 % 15 293,25 € 9,49 % 5,715 € Lettre Verte 118 562 90,40 % 136 800,54 € 84,87 % 1,154 € Total Général 131 157 161 187,68 € 1,229 € Pour le transport de biens, 1 369,31 € ont été payés pour l'envoi de colis non pris en charge par La Poste. Le Département de la Dordogne a souhaité la mise en place d'une plateforme de

dématérialisation des flux entrants afin de répondre aux attentes du projet OPADE. Ce projet

favorise la gestion collaborative et l'intégration de la dématérialisation des procédures de

l'origine à l'archivage. En 2019, la numérisation des courriers entrants a été effectuée pour la direction du patrimoine routier, paysager et des mobilités (DPRPM), la direction des systèmes d'information et du numérique (DSIN), la direction du patrimoine bâti, pour ce qui concerne la DGA-CES il n'y a pas de numérisation des courriers destinés au service de l'éducation ni pour ceux concernant la direction des sports, la numérisation des courriers entrants pour le service du développement culturel et éducatif territorial, la conservation du patrimoine et l'action culturelle qui avait démarrée a été interrompue à compter du 1 er octobre 2019 seuls

ont continué à être numérisés les courriers destinés au service des archives, à la bibliothèque

départementale de prêts, à l'archéologie et de la vie associative. Les agents ont numérisé

18 005 documents en 2019 tous services confondus (12 754 en 2018), soit une hausse de

41,17 %.

Certains courriers entrants, en raison de leur contenu, sont remis directement au

Directeur général des services. Ce courrier dit " réservé » a concerné 713 documents orientés

ensuite dans les différentes directions selon leur objet. Le pôle réceptionne également les courriers recommandés au nombre de 1 855 pour 2019.
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2.2. HUISSIERS

Les missions de ce poste sont les suivantes :

- tri du courrier livré tous les matins entre 8 h et 8 h 30 par la Poste. - deux fois par jour distribution et à la collecte des courriers dans les services extérieurs répartis sur l'agglomération périgourdine pour une parcours d'environ 40 kilomètres/tournée desservant une vingtaine de sites.

2.3. ACCUEIL/CONCIERGERIE

2.3.1. L'ACCUEIL

Situé au bâtiment D, deux hôtesses assurent cette fonction avec une répartition de leur

temps de travail de 8 h à 17 h 30 et au-delà si les circonstances l'exigent. Ces agents assument

également ponctuellement les missions liées au métier d'huissier. Les agents du pôle courrier

sont sollicités en cas de besoin afin d'assurer la continuité de ce service. Les missions d'orientation, de renseignements s'exercent non seulement vers les

usagers, mais aussi vers les élus, les agents de la collectivité. Ces missions englobent

également les rendez-vous de la Présidence, des élus mais aussi de la direction générale et

des directions générales adjointes en liaison avec le cabinet et le secrétariat de direction.

Les deux agents ont assumé l'enregistrement de 926 arrêtés. Le personnel d'accueil a également assuré la préparation de 1 855 recommandés pour les courriers sortants. La gestion du pool des véhicules permet, grâce à l'application de réservation Syres, une

mise à disposition pour les déplacements professionnels des agents de la collectivité. Cette

gestion a permis le suivi rigoureux de 523 prêts de véhicules (420 en 2018). Outre cette mission, les agents du pôle accueil assurent également les réservations des

salles de réunions de l'Hôtel du Département avec la même application informatique. Celle-ci

permet également la réservation de prestations spécifiques mais aussi de matériels tels que

vidéoprojecteur, paperboard, écran.... Un tableau des réunions est édité chaque fin de

semaine et transmis à 28 personnes.

2.3.2. LA CONCIERGERIE

Cette fonction, commune aux deux administrations (Etat et Conseil départemental) est assurée par un agent de la fonction publique d'Etat et un de la fonction publique territoriale. Ces deux agents sont chargés d'orienter, de renseigner le public, notamment vers les services

ou organismes compétents. Ils appliquent strictement le règlement lié à la sécurité des

bâtiments situés au 2, rue Paul Louis Courier. Les horaires d'ouverture de la conciergerie sont du lundi au vendredi de 7 h à 20 h 30 11

2.4. ENTRETIEN DES LOCAUX

Le service de l'organisation générale assure également la gestion du personnel

d'entretien des locaux dont il a la charge : Bât C - D - E de l'Hôtel du département et

immeubles 18, rue Saint Front et 28 Cours Tourny). Certains de ces personnels peuvent être

amenés, pour des manifestations particulières, à assurer la mise en place, le service et

l'entretien dans le cadre de l'organisation de prestations spécifiques (cafés d'accueil, vins d'honneur, buffets...).

9 agents se répartissent l'entretien des locaux et effectuent un entretien quotidien

(matin et soir) dont 2 agents exercent leurs missions d'entretien uniquement le soir.

2.5. MISSIONS INTERNES

Un agent polyvalent assume des missions aussi diverses que la gestion de véhiculesquotesdbs_dbs33.pdfusesText_39

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