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CAHIER DES CHARGES DE LA PHASE TRANSITOIRE

- Etablissements publics de santé

07/10/2014 Version 0.16 1

Ministère des affaires sociales, de la santé et des droits des femmes

Ministère des finances et des comptes publics

UNOCAM ; FNMF ; FFSA ; CTIP

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CAHIER DES CHARGES

DE LA PHASE TRANSITOIRE

Version 0.16

Etablissements publics de santé

1

Validation

Validation - Révisions Date Version Comité de validation

V0.10 Première validation DGFiP

1/1/14 V0.13 Premiers retours CNIL

Appel à commentaires des éditeurs de logiciels de facturation hospitalière et AMC ainsi que le groupe des représentants hospitaliers ROC

27/11/14 V0.15 Nouvelle relecture

Historique des révisions

Historique

Date Version Auteurs Action (pages) Commentaire

22/05/2013 V0.8

24/09/2013 V0.9.3 CLRC Cf. marques de

révision

14/11/13 V0.10 Groupe projet Cf. marques de

révision 1

Un cahier des charges analogue est disponible pour les établissements PNL sur le périmètre MCOO

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CAHIER DES CHARGES DE LA PHASE TRANSITOIRE

- Etablissements publics de santé

07/10/2014 Version 0.16 2

02/12/13 V0.11 Myriam Reynaud

(Chef de projet

ROC) Corrections de

coquilles

02/12/13 V0.12 Myriam Reynaud

(Chef de projet

ROC) Intégration des

demandes CNIL et des retours DGFiP

14/01/14 V0.13 Myriam Reynaud

(Chef de projet

ROC) Intégration des

retours AMC

03/03/14 V0.14 Myriam Reynaud

(Chef de projet

ROC) Intégration des

retours AMC +

DGFIP + CNIL +

appels à commentaires

27/11/14 V0.15 Myriam Reynaud

(Chef de projet

ROC) Intégration des

retours AMC +

DGFIP après une

nouvelle relecture

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CAHIER DES CHARGES DE LA PHASE TRANSITOIRE

- Etablissements publics de santé

07/10/2014 Version 0.16 3

SOMMAIRE

CHAPITRE 1 -

INTRODUCTION ............................................................................................................... 6

1.1Finalité du document ........................................................................................................................................................... 6

1.2Objectifs de la dématérialisation ....................................................................................................................................... 7

1.3Historique et modalités de la phase transitoire ............................................................................................................... 7

CHAPITRE 2 -EXPRESSION DE BESOIN ............................................................................................... 9

2.1Champ d'application ........................................................................................................................................................... 9

2.1.1Définition et rôle des acteurs ................................................................................................. 9

2.1.1.1La sphère Organismes d'Assurance Maladie Complémentaire ..................................... 9

2.1.1.2La sphère de la DGFiP ................................................................................................... 9

2.1.1.3La sphère des établissements publics de santé .......................................................... 10

2.1.2Périmètre des prestations concernées ................................................................................ 10

2.2Principes généraux, schéma de circulation des flux d'information et règles de gestion partagées ....................... 11

2.2.1Concepts et définitions spécifiques au monde des établissements de santé ..................... 11

2.2.2Impératifs juridiques ............................................................................................................ 13

2.2.3Schéma de circulation des flux et processus ...................................................................... 14

2.2.4Règles de gestion communes ............................................................................................. 15

2.2.4.1Règles à mettre en oeuvre par l'éditeur de logiciel de l'établissement public de santé 17

2.2.4.2Règles à mettre en oeuvre par l'AMC .......................................................................... 18

CHAPITRE 3 -SPECIFICITES DE L'EXPRESSION DE BESOINS DANS LES NORMES RETOUR

RM-TPG (NOE) ET RM-EH ........................................................................................................................ 19

3.1Présentation générale ....................................................................................................................................................... 19

3.2Règles de cohérence partagées appliquées aux normes RM-TPG / RM-EH ............................................................... 21

3.2.1Règles de gestion à mettre en oeuvre par l'éditeur de logiciel de facturation pour les établissements publics de santé

21

3.2.2Règles de gestion à mettre en oeuvre par l'AMC ................................................................ 22

3.2.3Règles de gestion pour le comptable public ....................................................................... 28

3.3Localisation des données clés en fonction de la norme aller utilisée ......................................................................... 28

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CAHIER DES CHARGES DE LA PHASE TRANSITOIRE

- Etablissements publics de santé

07/10/2014 Version 0.16 4

CHAPITRE 4 -SPECIFICITES DE L'EXPRESSION DE BESOINS DANS LES NORMES RETOUR

NOEMIE 578 ET NOEMIE 908 ................................................................................................................... 33

4.1Présentation générale ....................................................................................................................................................... 33

4.2Règles de cohérence adaptées à la norme Noemie 578/908 ......................................................................................... 34

4.2.1Règles de gestion à mettre en oeuvre par l'AMC ................................................................ 34

4.2.2Règles de gestion pour le comptable public ....................................................................... 40

4.3Localisation des données clés dans la norme aller ....................................................................................................... 41

CHAPITRE 5 -MODALITES PRATIQUES DE RACCORDEMENT ET GESTION DES INCIDENTS DE

PRODUCTION 43

5.1Principes d'organisation ................................................................................................................................................... 43

5.2Organisation de la mise en production de nouveaux flux avec la DGFiP ................................................................... 44

5.2.1Initialisation du dispositif avec la DGFiP ............................................................................. 44

5.2.1.1Demande d'ouverture de droit à transfert .................................................................... 44

5.2.1.2Tests fonctionnels ........................................................................................................ 44

5.2.2Elargissement d'un dispositif existant à de nouveaux organismes AMC et / ou de nouveaux établissements publics

de santé 44

5.2.3Initialisation du dispositif d'un établissement public de santé ou d'un OTF avec chaque opérateur AMC 45

5.2.4Sécurisation des flux ........................................................................................................... 45

5.3L'organisation de la déclaration d'incidents et des principes des chaînes d'assistance .......................................... 45

CHAPITRE 6 -ANNEXES - PRESTATIONS DE SANTE CONCERNEES ............................................. 46

CHAPITRE 7 -ANNEXES - QUESTIONS LES PLUS FREQUENTES ................................................... 46

7.1Périmètre du projet ............................................................................................................................................................ 46

7.2Identifiant établissement .................................................................................................................................................. 46

7.3Identifiant AMC .................................................................................................................................................................. 47

7.4Identifiant du patient ......................................................................................................................................................... 48

7.5Identifiant des factures et titres de recette ..................................................................................................................... 48

7.6Flux de facturation ............................................................................................................................................................. 49

7.7Normes d'échanges ........................................................................................................................................................... 50

7.8Virements ........................................................................................................................................................................... 51

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07/10/2014 Version 0.16 5

7.9Accompagnement au changement et déploiement ....................................................................................................... 51

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CHAPITRE 1 - INTRODUCTION

1.1 Finalité du document

Le présent cahier des charges définit l'ensemble des outils, normes et règles de gestion pour la mise en oeuvre des échanges

électroniques relatifs aux paiements et rejets de factures 2 entre les établissements publics de santé et les Organismes

d'Assurance Maladie Complémentaire (Assureurs - Institutions de Prévoyance - Mutuelles), dans le cadre des prestations

faisant l'objet d'une procédure de tiers payant.

Les processus en place, autres que la mise en place d'un flux d'information dématérialisé retour de l'organisme d'assurance

maladie complémentaire (AMC) vers l'établissement public de santé, en matière de facturation et de recouvrement ne sont pas

modifiés par ce cahier des charges.

Les prestations couvertes par le présent cahier des charges sont les actes et consultations externes ainsi que les prestations

d'hospitalisation. Le détail de ces prestations est défini au Chapitre 6 - ANNEXES - PRESTATIONS CONCERNEES

Il s'agit ici de développer et fiabiliser les échanges en s'appuyant sur les normes existantes, la dématérialisation des flux retours

s'opérant en réponse à des flux de facturation dématérialisés, émis par les établissements publics de santé.

Ce cahier des charges est l'aboutissement de travaux réalisés sous l'égide de la Direction Générale de l'Offre de Soins

(DGOS), de la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP), des familles d'AMC (CTIP, FFSA, FNMF) et de l'Union

nationale des organismes d'assurance maladie complémentaire (UNOCAM).

Ce cahier des charges est destiné aux acteurs devant mettre en place les outils, normes et règles de gestion pour

dématérialiser ces échanges.

Il s'adresse donc :

aux comptables publics aux organismes AMC

aux établissements publics de santé et à leur éditeur de logiciel de facturation hospitalière

Plusieurs documents complétant ce cahier des charges lui sont annexés : Annexe 1 : lien vers les normes retour RM-TPG et RM-EH Cette annexe décrit le format et le contenu des retours paiements/rejets

Dernière version validée : décembre 2013

3 Ce document est téléchargeable sur les sites suivants : www.fides.sante.gouv.fr , rubrique Projet ROC - Phase transitoire www.complementairesante.fr 2

Dans les échanges avec les organismes AMC, les factures sont également appelées demandes de remboursement.

3 Cette version sera mise en ligne en même temps que le cahier des charges ROC phase transitoire

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07/10/2014 Version 0.16 7

Annexe 2 : lien vers le Cahier des charges NOEMIE 578 - 908

Cette annexe décrit le format et le contenu des retours paiements (NOEMIE 578) et rejets (NOEMIE 908)

Dernière version validée : mars 2011

4

Ce document est téléchargeable sur le site http://www.ameli.fr/l-assurance-maladie/documentation-

technique/index.php Annexe 3 : lien vers le Cahier des charges DRE-CP V7.3 Cette annexe décrit le format et le contenu des factures " flux aller »

Dernière version validée : janvier 2014

Ce document est téléchargeable sur le site www.complementairesante.fr

1.2 Objectifs de la dématérialisation

La mise en place des échanges dématérialisés a pour objectif de : Faciliter les échanges de paiement entre les partenaires Fiabiliser les données de facturation échangées

Diminuer les coûts de gestion afférents aux traitements des signalements de paiements et de rejets

Limiter les rejets et accélérer les règlements Fluidifier la gestion comptable et les opérations de rapprochement bancaire des factures

1.3 Historique et modalités de la phase transitoire

La DGOS, la DGFiP, les fédérations des Organismes AMC ainsi que l'UNOCAM ont lancé un projet commun, dénommé

" ROC » (Remboursement des Organismes Complémentaires), parallèlement au projet FIDES, pour favoriser les échanges

entre les établissements de santé et les Organismes AMC et ainsi privilégier la mise en oeuvre du tiers payant.

La phase dite " transitoire » est la première étape de ce projet en construction. Il s'agit pour les organismes complémentaires

de dématérialiser les paiements / rejets de tous les flux dématérialisés de facturation qui leur ont été transmis par les

établissements de santé publics et PNL sur le périmètre MCO, pour les actes et consultations externes et les séjours

hospitaliers.

L'objet de ce cahier des charges n'est pas de définir les flux de facturation dématérialisés émis par les établissements publics

de santé. La mise en oeuvre de ce cahier des charges a pour pré-requis l'utilisation de flux aller de facturation

4

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07/10/2014 Version 0.16 8

dématérialisés 5 selon les normes de facturation existantes : la 615M-EH et la DRE-CP (version DRE-CP 6.3 a minima pour des retours en norme RM-EH et version DRE-CP 7.3 pour des retours en norme Noemie 578/908).

Les normes retour suivantes, retenues communément par l'ensemble des partenaires (DGOS, DGFiP et AMC), peuvent être

utilisées:

RM-TPG (flux de paiement / rejet à destination des comptables publics), et RM-EH (flux de paiement / rejet à

destination des établissements publics de santé). Pour information, la norme RM-TPG est actuellement utilisée par

plus de 10% des établissements publics de santé, principalement dans le cadre du réseau " Noé ».

NOEMIE 578/908, actuellement utilisée par l'assurance maladie obligatoire dans le cadre de la facturation individuelle

Toutes les combinaisons de normes ne sont pas possibles. Le schéma ci-dessous résume les possibilités d'échanges entre les

différentes normes. Synthèse des normes aller et retour possibles en phase transitoire

Facturation

Normes allerRecouvrement

(paiements / rejets)

Normes retour

615 M

DRE CP

RM TPG (et RM EH)

(NOE)

NOEMIE 578 / 908

Quand plusieurs possibilités de normes existent :

Le choix de la norme " aller » utilisée est celui de l'établissement public de santé / son éditeur de logiciel de facturation

hospitalière ; Le choix de la norme " retour » est celui de l'AMC.

Il s'agit pour la DGFiP d'ouvrir à l'ensemble des organismes d'assurance maladie complémentaire, la dématérialisation des flux

de paiements/rejets selon les normes ci-dessus.

Il s'agit pour les établissements publics de santé d'assurer le traitement des informations de rejet retournées par les organismes

d'Assurance Maladie Complémentaire. 5

Ces flux allers respectent les exigences de sécurité définies par la loi (cf. références CNIL en annexe sur les normes 615M et

DRE-CP).

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07/10/2014 Version 0.16 9

CHAPITRE 2 - EXPRESSION DE BESOIN

2.1 Champ d'application

2.1.1 Définition et rôle des acteurs

2.1.1.1 La sphère Organismes d'Assurance Maladie Complémentaire

Les acteurs rattachés à la sphère AMC dans les échanges entre les organismes d'Assurance Maladie Complémentaires et les

établissements publics de santé sont les suivants : AMC Désigne l'Assurance Maladie Complémentaire (en tant que telle ou en tant qu'organisme complémentaire gestionnaire)

Opérateur AMC Destinataire physique du flux électronique émis par l'établissement public de santé. C'est une

entité facultative dans le circuit.

Un opérateur peut être une plate-forme santé, un opérateur de tiers payant, un opérateur de

PEC... Il peut intervenir pour plusieurs AMC.

Le réseau NOE Service de concentration et transmission de flux, développé par la Fédération Nationale de la

Mutualité Française (FNMF) pour le compte de ses mutuelles adhérentes.

2.1.1.2 La sphère de la DGFiP

Les acteurs et systèmes rattachés à la sphère de la DGFiP dans les échanges entre les AMC et le trésor public (DGFiP) sont

les suivants :

Le comptable public

Il tient la comptabilité de l'établissement public de santé au sens juridique. A ce titre, il participe à

l'exécution budgétaire et il assure la prise en charge des titres de recettes émis par

l'établissement public de santé et leur recouvrement. Il encaisse donc les paiements et vérifie en

permanence la correspondance entre le flux d'information de paiement et le flux financier. Pour

opérer ces rapprochements, la désignation du débiteur (organisme payeur) doit être identique

entre le fichier transmis et le libellé du virement bancaire reçu.

Hélios Application informatique de gestion comptable et financière des collectivités territoriales, des

établissements publics locaux et des établissements publics de santé, hors AP-HP.

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07/10/2014 Version 0.16 10

2.1.1.3 La sphère des établissements publics de santé

Les acteurs rattachés à la sphère des établissements publics de santé dans les échanges avec les organismes d'assurance

maladie sont les suivants :

Les établissements publics

de santé Il s'agit des établissements publics de santé ayant une activité MCOO (médecine, chirurgie,

obstétrique, odontologie) et répondant aux critères de l'article L6141-1 du code de la santé

publique : " Les établissements publics de santé sont des personnes morales de droit public

dotées de l'autonomie administrative et financière. Ils sont soumis au contrôle de l'Etat dans

les conditions prévues par le présent titre. Leur objet principal n'est ni industriel ni commercial. »

Les établissements publics de santé concernés par le présent cahier des charges sont ceux

ayant engagé ou désireux d'engager une démarche de dématérialisation des factures émises à l'attention des AMC, et ce, quelle que soit la nature de l'établissement public de santé (CHU, CHR, ou CH).

Les Organismes

transmetteurs de flux des

établissements publics de

santé (OTF) Ces organismes se chargent d'assurer, pour le compte de certains établissements publics

de santé, la télétransmission des différents échanges entre les établissements publics de

santé et les organismes d'assurance maladie (obligatoire et/ou complémentaire). Ils interviennent sous la responsabilité de l'établissement public de santé dont ils sont sous- traitants.

2.1.2 Périmètre des prestations concernées

Il est rappelé à titre liminaire que les prestations concernées par ce cahier des charges doivent avoir fait l'objet d'un envoi

dématérialisé de la facture à l'AMC.

Les prestations concernées par cette phase transitoire de dématérialisation des paiements de la part complémentaire des

factures hospitalières sont détaillées en annexe. Elles regroupent: les actes et consultations externes les frais de séjours les prestations hors soins (chambre particulière, téléviseur, wifi...) Les prestations suivantes ne sont pas concernées : Activité libérale des Praticiens hospitaliers (ACE et séjours) Prestations aux migrants (pas de part complémentaire) Aide Médicale d'Etat ou AME (pas de part complémentaire)

Les prestations donnant lieu à facturation unique des deux parts AMO / AMC à un gestionnaire unique

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07/10/2014 Version 0.16 11

2.2 Principes généraux, schéma de circulation des flux d'information et règles de gestion

partagées

Le présent chapitre présente les impératifs juridiques ainsi que les règles essentielles applicables aux processus de gestion

partagés par les trois acteurs : organisme AMC, comptable public, Etablissement public de santé.

Ces impératifs juridiques et règles de gestion sont indépendants des normes utilisées.

2.2.1 Concepts et définitions spécifiques au monde des établissements de santé

Quelques notions spécifiques au monde des établissements de santé sont utilisées dans la suite du document. Elles sont

définies ci-après. L'alimentation des données correspondantes dans les normes est précisée dans les tableaux dédiés.

Poste comptable

Le numéro de poste comptable permet d'identifier le comptable public dont relève l'établissement public de santé.

Code CH (de la DGFiP)

Le Code CH est un code identifiant de l'établissement public de santé et défini par le comptable public dont il relève (l'unicité du

code par établissement public de santé est valable uniquement en regard du comptable public concerné). Il permet d'identifier

l'établissement public de santé dans l'application du comptable.

Débiteur :

L'établissement public de santé détermine le débiteur, i.e. la personne physique ou morale tenue d'exécuter le paiement de la

créance. En cas de tiers payant, le débiteur enregistré par l'établissement public de santé dans son système d'information pour

la prise en charge par l'AMC d'un adhérent peut être, en fonction des conventions en vigueur entre les établissements publics

de santé et les AMC, l'organisme AMC lui-même ou son opérateur. Le débiteur est déclaré par l'établissement public de santé à

son comptable de la DGFiP. Quel qu'il soit, c'est ce débiteur qui fera l'objet des procédures de recouvrement forcé en l'absence

de recouvrement amiable.

Il est de la responsabilité de l'établissement public de santé (et de son éditeur de logiciel de facturation hospitalière) que

l'organisme AMC, identifié par le n° AMC figurant sur l'attestation de l'adhérent, soit positionné comme débiteur dans la facture

AMC et dans le titre de recette. De même, il est de la responsabilité de l'organisme AMC que le débiteur positionné dans les

flux d'informations de paiement / rejet soit identique à celui de la facture reçue de l'établissement public de santé.

Identifiant TPG :

L'identifiant TPG est l'identifiant du centre de traitement informatique du Trésor public destinataire du retour RM-TPG. Il n'est

pas l'identifiant du comptable public.

Emetteur de virement :

L'émetteur du virement est la personne morale dont le compte financier est débité, pour une journée comptable donnée et un

établissement public de santé donné, du montant des paiements effectués.

Le compte destinataire du virement est le compte bancaire du comptable public de l'établissement public de santé. Un

comptable public peut être comptable de plusieurs personne morales de droits publics, et donc de plusieurs établissements

publics de santé. Par journée comptable, il devra être destinataire d'un virement par établissement public de santé et non d'un

virement unique pour l'ensemble des établissements publics de santé dont il est le comptable.

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CAHIER DES CHARGES DE LA PHASE TRANSITOIRE

- Etablissements publics de santé

07/10/2014 Version 0.16 12

En fonction de sa qualité, l'émetteur est identifié par : son numéro AMC pour les organismes AMC,

le cas échéant, pour les opérateurs AMC, un numéro national l'identifiant de façon unique.

En fonction des divers cas d'utilisation détaillés infra et selon la norme utilisée, l'identifiant de l'émetteur de virement, repris

obligatoirement dans le libellé du virement, sera valorisé à divers niveaux dans les flux de paiements / rejets correspondants.

Titre de recettes

Encore appelé " titre exécutoire » ou " ordre de recettes », le titre de recettes est un outil qui permet à l'administration de créer

elle-même et unilatéralement un titre exécutoire permettant au comptable public de mettre en oeuvre des moyens coercitifs pour

recouvrer des sommes dues.

Toute créance d'une collectivité territoriale ou d'un établissement public local, à l'instar des créances appartenant à des

personnes privées, fait l'objet d'un titre qui matérialise ses droits. Tout recours juridictionnel à l'encontre de tels titres suspend

leur caractère exécutoire.

Mandataire :

Le numéro de mandataire, attribué par la CPAM caisse pivot de l'établissement public de santé, est unique pour chaque

établissement public de santé (personne juridique). Il permet aux gestionnaires d'identifier, dans le cadre des échanges B2-

NOEMIE, pour chaque lieu de soins, l'établissement public de santé auquel il est rattaché et les coordonnées bancaires du

destinataire du virement bancaire et du flux d'information (agrégés au niveau de l'établissement public de santé) à émettre.

Renseigné dans le flux NOEMIE (578 paiement seulement) il permet à la DGFIP de router les flux d'information paiements qui

lui sont transmis vers le bon destinataire et d'intégrer les flux dans la comptabilité de l'établissement public de santé concerné.

Ce numéro mandataire, renseigné dans les flux DRE CP adressés par l'établissement public de santé à l'AMC, sera restitué par

l'AMC dans les flux NOEMIE de paiement transmis à la DGFIP. Il sera également repris dans le libellé du virement.

Le numéro FINESS

A chaque établissement public de santé est attribué un numéro FINESS à 9 caractères alphanumériques dont les 2 premiers

correspondent au numéro du département d'implantation.

La structure du numéro FINESS des établissements publics de santé situés dans les départements et régions d'outre-mer -

collectivités d'outre-mer est spécifique : les deux premiers caractères sont toujours 97

le troisième et le quatrième caractères sont propres à chacun de ces départements ou collectivités : 01 pour la

Guadeloupe, 02 pour la Martinique, 03 pour la Guyane, 04 pour la Réunion et 05 pour Saint Pierre et Miquelon ;

particularité : pour Mayotte, les deux premiers caractères sont 98 et les deux suivants sont 05.

FINESS juridique :

Un numéro FINESS juridique est attribué à l'entité juridique de chaque établissement public de santé. Ces FINESS juridiques

sont les identifiants des établissements publics de santé.

FINESS géographique :

Un numéro FINESS géographique est attribué à l'établissement public de santé pour chacune de ses implantations

géographiques de délivrance des soins.

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CAHIER DES CHARGES DE LA PHASE TRANSITOIRE

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