[PDF] 1 Fiche de poste Gestionnaire scolarite Classe prépa concours HFP

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UFR, Direction, Service :

Sciences Po Strasbourg / Service Comptable et Financier

Poste à pourvoir : au 15/09/22

Rémunération

: Catégorie C Personne à contacter pour tout renseignement sur le poste : Olivier MONIER Responsable du Service des études et de la scolarité

Tel : 03.68.85.81.23 olivier.monier@unistra.fr

Candidature à envoyer par mail à olivier.monier@unistra.fr avant le 16/08/22 sous forme d'une lettre de motivation et d'un

CV. Fiche de poste : Gestionnaire Bureau des Admissions et des Inscriptions (H/F)

1. Mission

2. Activités

Activités principales

1) Gestion des inscriptions administratives des étudiants de Sciences Po Strasbourg

organiser les inscriptions administratives de tous les étudiants de Sciences Po Strasbourg (environ 1500 étudiants) : en

présentiel, en ligne, et par correspondance

mettre en oeuvre la politique des droits modulés pour les inscriptions administratives des étudiants du Diplôme de Sciences Po

Strasbourg

assurer la formation et l'encadrement des vacataires chargés des inscriptions administratives procéder aux inscriptions administratives dans APOGÉE (cas particuliers notamment) assurer la diffusion de l'information auprès des étudiants et des services de l'université

gérer la comptabilité associée aux inscriptions administratives (encaissement des paiements, vérifications comptables, gestion

des remboursements des étudiants boursiers, gestion des paiements fractionnés)

2) Organisation des concours d'entrée à

Sciences Po Strasbourg

gérer les inscriptions des candidats et la comptabilité associée (encaissement des paiements, vérifications comptables)

assurer l'organisation matérielle des concours

assurer la formation et l'encadrement des vacataires chargés de la préparation des salles et de la surveillance des épreuves

gérer la saisie des notes et assurer la communication relative aux résultats

3) Information et accueil du public

accueillir et renseigner le public externe et interne à Sciences Po Strasbourg : en présentiel, par téléphone et par courriel L'agent est en charge de la gestion :

- de la Scolarité générale de (inscriptions administratives, information et accueil du public, secrétariat et gestion des archives)

- des concours d"entrée à Sciences Po Strasbourg 2

participer aux opérations de communication extérieure de Sciences Po Strasbourg (salons, journée des universités, journée

portes ouvertes, cérémonie de remise des diplômes...)

mettre à jour le site internet de Sciences Po Strasbourg pour les informations relatives au Service des Etudes, ainsi que les

informations figu rant dans l"application PROPHETES puis ROF

4) Gestion de

diverses tâches administratives, de secrétariat et d'archivage

éditer des relevés de notes, attestations de réussite et dossiers étudiants dans Apogée

traiter les demandes de transferts de dossiers

établir diverses attestations à la demande des étudiants et anciens étudiants, en français et en anglais

gérer les archives de la scolarité (diplômes, dossiers d'inscription, concours,...) gérer les demandes d'envois de diplômes et la comptabilité associée

Activités associées

participer à l'organisation de la cérémonie de remise des diplômes participer à l'accueil mutualisé du service des études

3. Compétences

a) savoir sur l'environnement professionnel : b) savoir-faire opérationnel : c) savoir-faire comportemental :

4. Environnement et contexte de travail

Descriptif du service

Relation hiérarchique

Nom du service : Service des Etudes de l'Institut d'Etudes Politiques

Nombre d"agents du service : 21 agents

Nombre d"agents à encadrer (éventuellement) : 0 Lieu d"exercice : Sciences Po Strasbourg 7 rue de l"Ecarlate 67000 Strasbourg Agent encadré par le Responsable du Bureau des Admissions et des Inscriptions Connaissances générales du fonctionnement de l"Université

Connaissances générale des questions relatives à la scolarité dans l"enseignement supérieur Bonne connaissance des

réglementations (inscriptions universitaires) - Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel) - Maîtriser la messagerie électronique - Maîtriser les applications métier (APOGÉE, Typo 3, eCandidat...) - Savoir rédiger des courriels, des courriers, des attestations - Avoir le sens de l"organisation et de la rigueur - Etre réactif, savoir gérer les priorités et les cas d'urgence - Savoir être autonome et savoir travailler en équipe - Savoir accueillir du public étudiant - Avoir le sens de l'écoute - Savoir dialoguer - Savoir assurer la confidentialité des données 3

Contraintes particulières

Relations fonctionnelles

Périodes d"activités intenses.

Disponibilité plusieurs week-end pour participer à des événements de Sciences Po Strasbourg (concours d'entrée à Sciences Po

Strasbourg/cérémonie de remise des diplômes/salons...)

Travailler en relations étroites avec le Responsable du Bureau des Admissions et des Inscriptions, les gestionnaires de la scolarité

du Diplôme de Sciences Po Strasbourg et les gestionnaires de scolarité des autres formations de Sciences Po Strasbourg.

Travailler en relation avec les autres services de Sciences Po Strasbourg (stages, formation continue, communication,...), les

Directeurs des Etudes, ainsi qu"avec la Direction des Etudes et de la Scolarité et les services comptables de l"Université, et le

CROUS.

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