[PDF] Fichedeposte: Gestionnaire du bureau des applications et des stages

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UFR, Direction, Service :

Sciences Po Strasbourg

Service des Etudes et de la Scolarité

Poste à pourvoir : au 15/09/22

Rémunération : 1er échelon de la catégorie C Personne à contacter pour tout renseignement sur le poste : Isabelle Nguyen, Responsable du bureau des applications de gestion et des stages Tel : 03.68.85.69.22 - Mail : isabellenguyen@unistra.fr

Candidature à envoyer par mail : isabellenguyen@unistra.fr avant le 16/08/22 sous forme )ĿJ3* lettre de motivation et )ĿJ3 CV.

Fiche de poste : Gestionnaire du bureau des applications et des stages

1. Mission

2. Activités

Activités principales

Gestion administrative des stages

- Validation des conventions de stage dans le logiciel spécifique Pstage, suivi de la procédure et du circuit des signatures

- Validation et suivi des conventions de stage hors Pstage. - Mise à jour quotidienne de tableaux de suivi via Excel

- Accueil des étudiants ę 7¹5438* FJ= )*2F3)*8 )Ŀ.3+472F9.438 8J7 1*8 )74.98 *9 )*voirs, gratifications de stage, assurances,

règlementation propre aux pays dits à risque

- 3*1F9.438 F;*( 1*8 47HF3.82*8 )ĿF((J*.1 Ġ*397*57.8*8 *9 F)2.3.897F9.438ġ 54J7 1F 2.8* *3 51F(* )*8 (43;*39.438 *9 1* 8J.;. )*s stages

- 9FG1.88*2*39 )ĿF99*89F9.438 spécifiques dans le cadre des stages au MEAE - Secrétariat : traitement des courriers et des mails, rédaction dĿattestations Assistance au paramétrage des applications de gestion

- Saisies et vérifications de données dans les différents logiciels de gestion de scolarité (APOGÉE, ROF, EVA, eCandidat,ě)

- Participer au suivi du passage de lĿoffre de formation dans le logiciel PEGASE - Extraction et traitement de données, établissement de statistiques - Mise à jour de documents

Activités secondaires

- Assister la Responsable du bureau des applications de gestion et des stages dans diverses tâches de gestion administrative

-Assurer divers travaux de secrétariat et )ĿF7(-.;FH*

ĿFH*39 est chargé :

- de la gestion administrative et du suivi des stages effectués par les étudiants de Sciences Po Strasbourg

- )ĿF88.89*7 1F 3*85438FG1* )J GJ7*FJ )*8 F551.(F9.438 de gestion et des stages dans le paramétrage des applications de gestion

de scolarité, notamment APOGÉE, ainsi que dans le suivi du passage dans le logiciel PEGASE.

3. Compétences

a) savoir sur 1Ŀ*3;.7433*2*39 professionnel : b) savoir-faire opérationnel : c) savoir-faire comportemental :

4. Environnement et contexte de travail

Descriptif du service

Relation hiérarchique

Contraintes particulières

Relations fonctionnelles

Activités associées

- Participer aux évènements organisés par Sciences Po Strasbourg, souvent le samedi (représentation dans les salons,

cérémonie de remise des diplômes, surveillances des concours, journée portes ouvertes, permanence ¹1*(9.438ěġė

- Participer à lĿaccueil mutualisé du Service des Etudes et de la Scolarité Nom du service : Service des Etudes et de la Scolarité de Sciences Po Strasbourg

Nombre dĿagents du service : 21

Nombre )ĿFH*398 à encadrer (éventuellement) : 0

Lieu )Ŀ*=*7(.(* : Sciences Po Strasbourg, Le Cardo, 7 rue de 1Ŀ(F71F9*Ę 67082 Strasbourg Cedex

- Périodes )ĿF(9.;.9¹8 intenses ¬ (*79F.38 242*398 )* 1ĿF33¹*

- Disponibilité plusieurs samedis pour participer à des événements de Sciences Po Strasbourg (concours )Ŀ*397¹* en 1ère année, cérémonie

de remise des diplômes, 8F1438ěġ - Connaissance générale du fonctionnement de lĿuniversité - Connaissance souhaitée des questions relatives à la scolarité à 1Ŀuniversité - Connaissance souhaitée des principales dispositions réglementaires relatives aux stages

- Maîtriser les outils de bureautique (Word, Excel, messagerie), une connaissance des logiciels spécifiques à la scolarité et aux stages

serait un plus (Apogée, Pstage,..) - Savoir rédiger un courriel, un courrier, une attestation - Savoir établir des données statistiques - Savoir appliquer des procédures et les règlementations des circulaires et conventions - Etre rigoureux et méthodique - ;4.7 J3 G43 8*38 )* 1Ŀ47HF3.8F9.43 - Savoir être autonome et travailler en équipe - 4F;4.7 (422J3.6J*7 ¬ 1Ŀ¹(7.9 *9 ¬ 1Ŀ47F1 - 4F;4.7 F((J*.11.7 J3 5JG1.(Ę F;4.7 1* 8*38 )* 1Ŀ¹(4J9* - 97* 7¹F(9.+Ę 8F;4.7 H¹7*7 1*8 57.47.9¹8 *9 1*8 (F8 )ĿJ7H*3(* - Savoir assurer la confidentialité des données - Savoir rendre compte à sa hiérarchie - Savoir prendre des initiatives, être force de propositions

- Travailler en relations étroites avec la Responsable du bureau des applications de gestion et des stages, les 47HF3.82*8 )ĿF((J*.1 )*

stagiaires (entreprises et administrations), le service Carrières et Partenariats et les étudiants.

- Travailler en relation avec les gestionnaires de scolarité des masters et du Diplôme de Sciences Po Strasbourg.

ĿFH*39 *89 51F(¹ 84J8 1ĿFJ947.9¹ -.¹7F7(-.6J* )* 1F Responsable du bureau des applications de gestion et des stages, elle-même placée

84J8 1ĿFJ947.9¹ -.¹7F7(-.6J* )J 3*85438FG1* )J 8*7;.(* )*8 9J)*8 *9 )* 1F 4(41F7.9¹ė

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