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Éléments de rédaction d"un cahier des charges techniques

Éléments à prendre en compte dans les principes de rédaction d"un cahier des charges devant servir

de base à une mise en concurrence ouverte et approfondie quelle que soit la forme du marché - fournis à titre indicatif -.

Objectifs

Si la mise en concurrence de fournisseurs potentiels, (qu"ils soient constructeurs ou distributeurs) doit

être conforme à la réglementation des marchés publics, elle doit également intégrer la dimension

économique de l"achat et permettre :

·d"obtenir des propositions portant sur des matériels au dimensionnement technique adapté et

cohérent avec les besoins exprimés par les services ;

·de susciter une compétition équitable entre les différents fournisseurs potentiels et de profiter de

toutes les opportunités que le marché peut offrir en matière de technologie et/ou de prix.

Principes

Dans le cadre de son activité, l"acheteur doit veiller à ce que la partie de la procédure de consultation

des entreprises liée au cahier des charges (éléments techniques, expression des besoins mais

également durée du marché, mode de financement, critères de classement...) permette une réelle

transparence et aboutisse à une véritable mise en concurrence des fournisseurs potentiels.

Dans ce cadre, le cahier des charges doit être envisagé dans le cadre d"une approche fonctionnelle et

ne doit pas être le descriptif technique d"un matériel prédéterminé à l"avance par les services

techniques, sans justification. Cela a pour conséquence une limitation ou une orientation directe de la

mise en concurrence ce qui n"est pas dans l"intérêt des services. De la même manière, il ne doit pas

reprendre à l"identique les capacités des matériels en place pour les raisons indiquées ci-avant mais

aussi pour des raisons évidentes d"évolution technologique. Ce secteur d"activité présente en effet un

champ de concurrence technique et financière extrêmement évolutif et compétitif dont les acheteurs

publics doivent pouvoir bénéficier.

Eléments de rédaction

Généralités

S"agissant des éléments à porter au cahier des charges techniques une distinction précise doit

être opérée entre :

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·l"expression des besoins d"un service, nécessaire et essentielle dans le cahier des charges

(volume de production - éventuellement sur les 3 dernières années - , pointes mensuelles - ne pas

hésiter à joindre un tableau d"activité mois par mois à titre indicatif -... ) et l"indication de critères ou

besoins techniques, fonctionnels, à spécification minimale, à caractère obligatoire, qui ne sont pas

forcément justifiés, qui limitent la concurrence ou orientent a priori vers une gamme de solutions

précises. Cela a pour conséquence immédiate une limitation ou une orientation de la concurrence.

Certains projets de cahiers des charges sont encore présentés sans indication de charge d"activité ou

insuffisante mais avec un descriptif précis de vitesse de production, de nombre de magasins papier

etc., cela n"est pas cohérent et doit être évité.

Bien entendu, le besoin exprimé dans ce cadre doit intégrer une analyse prospective tenant compte

de la politique d"impression de l"État (et notamment les conditions de mutualisation des matériels), de

l"évolution des missions, des progrès de la dématérialisation, des réorganisations de service, ...

Il est donc demandé aux services de l"État de préparer des cahiers des charges ne comportant pas

de critère technique ou fonctionnel susceptible de restreindre, d"orienter a priori la mise en

concurrence, ou de générer une offre surdimensionnée (par exemple : vitesse minimum de production,

grammage très précis, contenance précise des magasins papier, capacité minimale du chargeur de

documents etc.).

·Les documents à destination des entreprises candidates doivent en revanche indiquer le volume,

le nombre et le volume des pointes et la structure des travaux à réaliser (% de copies A4 et A3, %

recto et recto/verso, % de finition en agrafage, % impression 80 g, longueur minimum et maximum des

tirages, impression sur étiquettes, transparents, type de documents à reproduire, type de logiciels

utilisés etc.) ainsi que l"environnement du réseau informatique existant dans l"hypothèse de matériel

numérique connecté. De même, le service peut exposer son projet, ses objectifs (exemple :

rationalisation d"équipements, transfert de charges et recherche d"une solution à définir par les

candidats), et l"environnement du ou des matériels futurs dès lors qu"il constitue une information

importante : horaires de fonctionnement du service, délai de production moyen, contraintes de surface

des locaux s"il y en a, nombre d"agents affectés, autres matériels d"impression présents dans l"atelier.

Si le cahier des charges doit être ouvert au maximum, les offres des fournisseurs doivent a contrario

être suffisamment précises pour permettre un choix éclairé et une exécution du marché sans

difficultés. Il est ainsi fortement recommandé de demander aux fournisseurs candidats de préciser

(par exemple dans un tableau ou une annexe technique préparé par le service) les capacités des

matériels proposés, en offre de base ou en variante, pour ce qui concerne les fonctions ou

spécifications du ou des moteurs telles que la vitesse de production du ou des moteurs d"impression,

la capacité mensuelle maximum, la contenance et les caractéristiques des magasins de papier, le

format des originaux et des copies, les supports admissibles, le grammage papier, la capacité

d"agrafage etc.). Pour la partie connectique (si elle est envisagée) : mémoire disque dur, mémoire

RAM, processeur etc.

Ainsi, ce n"est plus le service demandeur qui les détermine et les fixe a priori, voire arbitrairement, lors

de l"élaboration du cahier des charges. Toute la diversité des solutions possibles est alors offerte par

le marché, à l"avantage des administrations.

Il est proposé à titre indicatif une annexe technique et financière pour une procédure adaptée, à

aménager en fonction des situations et des besoins particuliers. Elle permet de recueillir le détail des

offres techniques et financières de façon homogène et objective, d"en procéder à une analyse

rigoureuse et de procéder ainsi au classement (après essai éventuel des solutions, à prévoir dans ce

cas formellement dans le cahier des charges).

Adaptée au seul niveau technique des offres, elle peut être utilisée dans toute forme de marché (cf.

annexe cahier des charges

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Points particuliers

·Les modules complémentaires.En ce qui concerne les modules de finition particulier (pliage, agrafage à cheval, encollage)

ou encore inserteur de documents pré imprimés, ils peuvent être prévus en option ou en variante. Cela a pour objectif, d"une part, de ne pas limiter la concurrence (ces modules ne sont pas standards sur tous les modèles et chez tous les fournisseurs), ils représentent

d"autre part un coût plus ou moins conséquent qui doit pouvoir être apprécié par les services

gestionnaires. Ces modules ne sont justifiés en tout état de cause que pour une production ou des besoins clairement et préalablement évalués.

·La vitesse de production.

S"agissant de la vitesse nominale des appareils, de leurs potentiels et de leur productivité, il

peut être indiqué, à titre indicatif et hors contexte particulier de production, les

correspondances entre les vitesses et les potentiels de production suivantes :

Moteurs d"impression monochrome

Vitesse nominale Potentiel annuel moyen * Pic de charge mensuel admissible * de 40 à 50 copies/mn de 400 à 600 000 pages de 40 à 80 000 pages de 55 à 60 copies/mn de 600 000 à 1 million de pagesde 70 000 à 110 000 pages de 65 à 75 copies/mn de 1,2 à 2 millions de pages de 180 000 à 250 000 pages de 80 à 95 copies/mn de 2,4 à 3,6 millions de pages de 250 000 à 400 000 pages de 100 à 125 copies/mn de 5 à 7,2 millions de pages de 600 000 à 1 million de pages de 130 à 150 copies/mn de 8,4 à 15 millions de pagesDe 1,2 à 2 millions de pages de155 à 180 pages/mn de 15 à 24 millions de pages de 2 à 3 millions de pages * variable selon les marques et la gamme

Moteurs d"impression polychrome

La gamme des appareils polychromes est extrêmement évolutive et porte sur des matériels de type bureautique à usage mixte (monochrome et polychrome) et ceux dits " haut-

volume » dédiés à une production polychrome qualitative. Si les matériels de type

bureautique sont utilisés en mode libre-service mais également en ateliers, les matériels dits " haut-volume » ne peuvent être rencontrés qu"en atelier. Certains équipements peuvent donc présenter une vitesse de production équivalente mais ne sont pas du tout dédiés à la même utilisation (qualité et volume de production admissible). Dans ce contexte, il n"est pas possible de donner à titre indicatif la liste de toutes les gammes et des capacités de production par type de vitesse. Sur cet équipement il est

essentiel de déterminer précisément quelle est l"utilisation envisagée sans se reporter a

priori à la vitesse nominale de production. Ceci est en particulier le cas sur la gamme des appareils de type bureautique à usage mixte (monochrome et polychrome) qui peuvent répondre à deux approches ou besoins différents : ·matériel traitant essentiellement du monochrome et une part résiduelle de travaux polychromes (95 %/ 5 %) ; (80% / 20 %) ; (70 % / 30 %), ·matériel traitant majoritairement des travaux couleur et accessoirement des documents ou des parties de documents monochromes.

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Quel que soit le niveau de gamme, l"optimisation d"un appareil de ce type et donc de son coût de revient, passe par une production minimale suffisante de copies monochromes. Cela permet d"amortir le coût de location de l"appareil, qu"il y ait un volume important ou non de copies couleur à réaliser (cf. le mode de calcul de coût des copieurs). Il peut arriver que les résultats d"une consultation se traduisent par certaines offres techniques relativement surdimensionnées. Par exemple : besoin exprimé à 1,2 millions de pages monochromes/an et une offre technique sur un copieur de 80/85 pages/mn. Il y a

donc une capacité de production supérieure à ce qui a été demandé (son potentiel est de

2,4 millions de pages/an). Ceci étant, si l"offre financière apparaît compétitive c"est-à-dire

inférieure à ce qui a pu être proposé par ailleurs sur un ou des matériels moins rapides

(type 65/70 pages/mn), il n"y a aucune raison d"écarter cette offre pour surdimensionnement.

L"indicateur utile à examiner dans ce cas est le rapport qui s"établit entre le coût annuel de

location (financement fixe du matériel) et le coût estimatif de son utilisation

(entretien/pages). Cf. le mode de calcul de coût des copieurs Enfin, au delà des caractéristiques des matériels, le niveau de service attendu du

fournisseur (délai de livraison, d"intervention, de réparation, contacts après vente,...) doit

faire l"objet de la même attention s"agissant tant de l"expression du besoin que de la précision des engagements contractuels. Une exigence manifestement trop élevée conduira mécaniquement à une inflation des coûts tout en ne garantissant aucunement une exécution conforme ; l"Administration est dans ce cas de figure doublement perdante. Dans une moindre mesure, un délai

d"intervention très court peut occasionner des coûts récurrents disproportionnés au regard

de la fréquence constatée des incidents et des besoins réels de continuité de l"activité.

L"acheteur doit par conséquent s"attacher à évaluer avec soin ce poste en recourant, le cas

échéant, à des mesures organisationnelles (délestage sur d"autres services,...) permettant

de concilier la satisfaction de l"utilisateur final avec la rétribution conforme d"une prestation garantie.

De manière générale, une bonne description des besoins plutôt qu"une prédétermination du

type de matériel permet d"obtenir des offres tarifaires variées et compétitives, tout en laissant

au service la plus grande latitude pour analyser techniquement et financièrement, après réception des offres, les solutions proposées et faire son choix du mieux disant.

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