[PDF] Guide méthod Plan de f rmation logique - Le CNFPT

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Plan de f rmation

Guide méthod logique

Le plan de formation, un outil permettant de :

formaliser une politique de formation, consolider ce qui existe en précisant les besoins à court terme, rechercher une meilleure adéquation entre emploi et formation, accompagner les évolutions prévisibles en définissant les besoins à moyen terme. Un outil proposé par la Délégation Régionale Première Couronne Une production collective de responsables formations en poste Centre National de la Fonction publique Territoriale

Mot du délégué

La réforme de la formation professionnelle constitue un véritable atout pour les collectivités territoriales et leurs agents : elle renforce le droit individuel à la formation, le rend plus "lisible» en créant un cadre de références commun à tous les acteurs, elle donne un nouvel élan à l'accompagnement individuel des agents des collectivités. La loi du 19 février 2007 réaffirme la nécessité pour les employeurs territoriaux de mettre en oeuvre un plan de formation. En introduisant la notion de formation

au long de la carrière et les nouvelles formations statutaires, la loi exige d'aller plus loin. Le plan de

formation n'est pas un simple récapitulatif des formations. Il résulte d'une analyse des besoins en

amont selon des approches compéten tout ces et métiers. C'est forts de leur expérience et de leur pratique que des responsables formation actuellement en

poste dans des collectivités de la Première Couronne ont élaboré ce guide en collaboration avec le

CNFPT Première Couronne. Qu'ils soient ici remerciés de leur implication dans ce projet.

Serge DELRIEU

Conseiller municipal délégué des Pavillons-sous-Bois PLAN DE FORMATION - GUIDE METHODOLOGIQUE : LES OBJECTIFS

Ce guide n'a pas valeur de modèle. Elaboré à partir d'un recensement des pratiques de responsables

formation actuellement en poste et conçu en tant que boîte à outils, il permet à chacun de s'approprier

la méthode proposée en l'adaptant au contexte de la collectivité et de sa politique RH. L'ensemble des

fiches pratiques qu'il contient pourront vous guider dans l'élaboration de votre plan de formation,

étape par étape, ou encore vous fournir des éléments concrets pour procéder au recueil des besoins

de formation, à l'élaboration d'une fiche de poste. Un questionnaire en annexe peut vous aider à

élimiter le périmètre de ces ressources... d

Un plan de formation, pour quoi faire ?

logique de projets multi partenariaux pour les cadres changements fréquents de réglementation, exigence croissante du public... Les enjeux actuels des collectivités territoriales rendent le contexte professionnel des agents territoriaux de plus en plus complexe. Les réponses que doivent aujourd'hui apporter les services publics locaux es. nécessitent le développement régulier de leurs compétenc La formation professionnelle représente l'une des formes d'accompagnement de ces évolutions et favorise la faculté d'adaptation ont chacun doit faire preuve aujourd'hui. d

Le plan de formation :

un des outils de la gestion prévisionnelle pour sortir de la gestion "au coup par coup», en mobilisant l'ensemble des acteurs : élus et direction générale, encadrement, agents... en définissant des objectifs et des priorités, et parvenir à clarifier des besoins réels de formation. Plusieurs éléments de contexte amènent les services ressources humaines à anticiper leur gestion des ressources humaines

les changements de métier et le phénomène "d'usure professionnelle» croissants qui nécessite d'accompagner les

reclassements y compris par la formation,

dans certains cas, les transferts de personnel liés à la décentralisation et leur intégration dans leur nouvel

environnement, y compris par la formation professionnelle,

Le "papy-boom» annoncé : prévoir et accompagner les départs y compris par la formation professionnelle (même si la prévision est complexe du fait de la réforme du système de retraite)...

Des fiches pratiques pour vous

guider à chaque étapes

6 étapes proposées pour

élaborer le plan de formation

Des annexes pour vous fournir

des outils.

Un diaporama pour vous

permettre d'informer et de sensibiliser l'encadrement.

Chacune des étapes est

développée dans le diaporama et/ou fait l'objet d'une fiche pratique

Etape - Définir des axes stratégiques

Les Élus et la Direction Générale sont les acteurs essentiels de cette définition. En tant qu'initiateurs et

décideurs, leurs orientations cadrent le plan de formation, qui constitue un outil d'accompagnement du

projet municipal... Ces orientations peuvent ensuite permettre d'aider aux arbitrages.

Les élus et la direction générale analysent les atouts et les difficultés de la collectivité au regard de ses

missions actuelles et de ses projets : par exemple accompagner la montée en compétences des cadres

de la collectivité.

La formalisation des axes peut aussi être déléguée à la Direction des Ressources Humaines, au

responsable formation, à l'encadrement... La DRH et/ou le responsable formation affinent les axes en

croisant plusieurs sources, puis les font valider par la Direction Générale et/ou les Élus.

Etape - Recueillir les besoins collectifs et

individuels en intégrant la réforme

Voir les fiches

correspondantes :

Le recueil des besoins

collectifs et individuels en intégrant la réforme

Grilles d'aide à la définition

des besoins Les cadres jouent un rôle essentiel dans le recueil des besoins collectifs à un double titre pour définir les nouvelles compétences à développer et faciliter l'adaptation de leurs équipes : au regard des missions actuelles de leur service, au regard des orientations politiques et/ou de leur propre projet de service.

Le recueil des besoins individuels s'opérera en fonction des modalités d'évaluation mise en place par la

collectivité. Trois scénarii sont été repérés.

Le recueil des besoins doit aussi intégrer la réforme et la nouvelle conception de la formation qu'elle

instaure : l'agent est "acteur de sa formation», la formation se conçoit "tout au long» de sa vie professionnelle.

Trois cas de figure sont proposés

Etape - Arbitrer les propositions aux différents niveaux de décision

Les responsables de service, le service formations, la direction générale et les élus sont les principaux

acteurs de cette étape, pour hiérarchiser et prioriser les besoins de formation en fonction des axes

stratégiques définis en amont.

Etape - Formaliser le plan de formation

La formalisation doit satisfaire des critères de fond. C'est un outil de "cadrage», dans sa dimension "politique de

formation», qui doit être lisible et dynamique et désormais répondre aux exigences de la réforme en

donnant une visibilité sur les formations statutaires.

Voir la fiche correspondante :

Les rubriques du plan de formation

Etape - Faire approuver le plan de formation par le comité technique paritaire (CTP)

Une fois formalisé, le plan de formation est soumis au (CTP), fait l'objet d'un vote et est ensuite

transmis au CNFPT.

Voir la fiche correspondante :

Les rubriques du plan de formation

Etape - Suivre la mise en oeuvre du

plan de formation

Le plan de formation constitue un outil de suivi, d'évaluation et d'anticipation. Des fiches d'aide à la

formalisation reprennent les différentes rubriques qu'il doit comporter

Rappel des textes

La loi du 12 juillet 1984 instaure l'obligation d'établir un plan de formation pour prévoir les actions

de formation des agents qui correspondent aux objectifs à moyen terme de la collectivité.

La loi du 19 février 2007 introduit la notion de "formation tout au long de la vie » et accroit

l'individualisation des parcours :

formation pour l'insertion ou la réinsertion des agents : action de lutte contre l'illettrisme, par exemple,

formation pour l'adaptation de l'agent à son milieu professionnel : formation d'intégration pour toutes les catégories,

formation pour le développement des compétences de l'agent : formation de professionnalisation et de perfectionnement, formation pour la progression de la carrière : formation de préparation aux concours. La loi du 19 février 2007 renforce l'obligation et précise le contenu "a minima» du plan de formation : les formations statutaires d'intégration et de professionnalisation, les préparations aux concours et aux examens professionnels, les actions de perfectionnement, les actions demandées au titre du droit individuel à la formation (DIF). Les collectivités ont le choix d'y ajouter d'autres actions : les actions liées à l'apprentissage de la langue française, les démarches de validation des acquis de l'expérience, les bilans de compétences.

Fiches pratiques

Lexique

Questionnaire de l'analyse de l'existant

Les rubriques d'une fiche de poste

Le recueil des besoins collectifs et individuels

en intégrant la réforme

Grilles d'aide à la définition des besoins

l'agent arrive sur le poste l'agent est en poste l'agent souhaite une évolution de carrière

Les rubriques du plan de formation

Le règlement de formation

Rappel des textes

Lexique

La loi distingue désormais cinq types de formation professionnelle tout au long de la vie pour les agents territoriaux : la formation statutaire : intégration et professionnalisation, la formation de perfectionnement à la demande de l'employeur ou de l'agent, les préparations aux concours et examens professionnels de la fonction publique, la formation personnelle suivie à l'initiative de l'agent, les actions de formation de lutte contre l'illettrisme et pour l'apprentissage de la langue française.

La formation d'intégration

Elle vise " à faciliter l'intégration des fonctionnaires territoriaux par l'acquisition de connaissances

relatives à l'environnement territorial dans lequel s'exercent leurs missions... Elle porte notamment sur

le fonctionnement et l'organisation des collectivités territoriales et de leurs établissements publics, les

services publics locaux et le déroulement des carrières des fonctionnaires territoriaux » (sa durée est

de 5 jours dans l'année de la nomination).

La formation de professionnalisation

" Est dispensée aux fonctionnaires de toutes catégories pour permettre leur adaptation à l'emploi et le

maintien à niveau de leurs compétences ».

Elle comprend :

la formation de professionnalisation au premier emploi de 5 à 10 jours pour les catégories A et B, de 3 à 10 jours pour les catégories C, dans les deux ans suivant la titularisation,

la formation de professionnalisation tout au long de la carrière entre 2 et 10 jours par période

de cinq ans pour toutes les catégories,

la formation de professionnalisation suivie à la suite de l'affectation sur un poste à responsabilité - de 3 à 10 jours dans les six mois qui suivent la nomination.

La formation de perfectionnement

Elle doit permettre de "développer les compétences des fonctionnaires et d'en acquérir de nouvelles ». La formation de préparation aux concours et examens professionnels

Elle permet à l'agent de "se préparer à une promotion de grade ou à un changement de cadre

d'emplois ».

La formation personnelle

Elle permet la réalisation de projets professionnels ou personnels. Elle repose sur quatre types de

congés : La disponibilité pour effectuer des études ou des recherches,

Le congé de formation,

Le congé pour bilan de compétences,

Le congé pour validation des acquis de l'expérience.

Le bilan de compétences

Il permet " l'analyse des compétences, aptitude s et motivations de l'agent en vue d'un projet professionnel ou de formation ». Il ne peut excéder 24 heures.

La validation des acquis de l'expérience

C'est " pouvoir acquérir un titre à finalité professionnelle ou une certification de qualification

enregistrés au répertoire national (RNCP) ». Le congé pour validation des acquis de l'expérience est

de 24 heures et il est fractionnable.

Questionnaire de l'analyse de l'existant

D'après Jacques GUIGUE -CNFPT

Quelles sont les conditions d'accès à la formation ?

Qui prend l'initiative d'une demande de formation ? Les agents, les chefs de service, les élus, la direction générale, ...? Sur quelles bases ? Diffusion de catalogues, analyse de besoins, difficultés rencontrées, projets d'évolution, ... ? Le cheminement d'une demande de formation est-il formalisé ? Y-a-t-il une règle du jeu écrite ? Qui recueille, transmet, sélectionne, priorise les demandes de formation ? Qui décide du départ en formation ? Quels sont les critères de départ en formation ? Sont-ils formalisés ? Sont-ils satisfaisants ? Quel est le rôle de la Direction des Ressources Humaines et du service formation dans le traitement des demandes de formation ? Quelles sont les améliorations que l'on pourrait apporter aux conditions d'accès à la formation ? Quels sont les obstacles à surmonter ?

Que produit le système formation ?

Y-a-t-il des acteurs qui bénéficient plus que d'autres des départs en formation ? D'autres en sont-ils exclus? Lesquels et pourquoi ? Y-a-t-il des types de formation, des contenus qui sont privilégiés ? Disposez-vous des ressources formation nécessaires pour répondre aux besoins identifiés ? Les formations réalisées apportent-elles les

réponses souhaitées ? Comment pouvez-vous vous en assurer ?

Quelles pourraient-être les améliorations à apporter aux réponses de formation ? Quels seraient les enjeux et les conditions d'un

élargissement des publics touchés par la formation ? Quels sont les outils, les procédures et les instances de formation ?

Y-a-t-il un dispositif formalisé d'analyse des besoins ? Quels en sont les acteurs principaux et les modalités ? Votre collectivité dispose-t-elle d'un plan de formation ? Quels acteurs jouent un rôle dans son élaboration ? Quels sont les critères de priorisation des demandes et des projets ? Quelles sont les conditions de négociation et de décision ? Quelles sont

les partenaires concernés par ces négociations et ces décisions ?

Est-ce que le cahier des charges est un outil utilisé dans votre collective ? Dans quelles circonstances et sur quels types de projet ? Avez-vous des procédures d'évaluation ? Que cherchent-elles à identifier ? Qui est sollicité? Quelles en sont les utilisations et les suites ? Le tableau de bord et le bilan social existent-ils ? À qui sont-ils destinés ? Quels sont les indicateurs utilisés ? Existe-t-il une instance de pilotage et de consultation ? Quels en sont les acteurs ? Quel est leur rôle ? Y-a-t-il une procédure ou une instance de négociation des choix, des départs en formation et de traitement des litiges ou des difficultés ? Avez-vous mis en place une fonction de "correspondant formation»dans les services ? Disposez-vous d'autres outils ? Lesquels ? Dans quel but sont-ils mis en oeuvre ? Quel diagnostic faites-vous du fonctionnement de ces outils lorsqu'ils existent ? Quelles améliorations pourraient être apportées ? Quel est le positionnement de la fonction formation ?

La formation est-elle considérée comme utile (par qui) ? Est-elle considérée comme un investissement, quels en sont les signes ? Les demandes de formation font-elles l'objet d'une analyse méthodique et explicite ? Quel temps lui est consacré? Quelle est la place de la formation dans le développement de l'action territoriale et dans les projets d'évolution des services et des personnes

À quel moment de ces processus intervient-elle ? Comment s'effectue la réflexion sur les différentes réponses à apporter : formations,

organisation, investissement matériel, communication... ? Qui assure les choix, la cohérence et le suivi des moyens mis en oeuvre ?

Quels sont les ponts d'appui internes sur lesquels peuvent compter les "porteurs de projets» : élus, direction générale, cadres... Quels sont

les obstacles qu'ils rencontrent ?

Quel est le rôle dévolu à la Direction des Ressources Humaines et au service formation dans le traitement de la formation ? Quelle est la place de la formation dans la gestion des ressources humaines et dans le partage éventuel de la fonction au sein de la

collectivité?

Quelles améliorations souhaiteriez-vous voir apportées au positionnement de la formation ? À quels obstacles risquent-elles de se heurter ?

La démarche que vous adopterez peut sensiblement varier selon les réponses que vous apporterez à cet ensemble de questions.

Si vos "ressources» sont nombreuses (ensemble des acteurs mobilisés, position claire et "solide»de la fonction, modalités, instances et outils éprouvés...) vous pouvez être ambitieux !

Si à l'inverse vos "ressources» sont rares et très inégales, il vaut peut-être mieux pratiquer la politique "des petits pas» !

Mais si vous vous sentez dans "un entre-deux»ce guide peut peut-être vous aider !

Les rubriques d'une fiche de poste

INTITULE

Il ne s'agit pas du grade mais de la dénomination officielle du poste, de son identification.

AFFECTATION

Direction et service.

CONDITIONS DE TRAVAIL

Lieu, amplitude du poste, horaires.

RATTACHEMENT HIERARCHIQUE

Situation du poste dans l'organigramme.

MISSION

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