[PDF] partager Fiche de poste entretien annuel

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'évaluation annuelle, l'application du cadre statutaire et régle- mentaire, la sécurité au travail sont des domaines où le partage existe déjà - et quelquefois depuis longtemps - au sein de nos collectivités. La légitimité du service formation en matière de conseil sur ces thèmes n'est plus à démontrer. Dans de nombreuses collectivités, le service formation a étendu ce rôle de conseil auprès des responsables de service pour l'élaboration du cahier des charges des actions de formation en intra. Néanmoins, la sensibilisation et la formation de l'encadrement sont à poursuivre pour que celui-ci joue pleinement son rôle dans l'ana- lyse des besoins de développement des compétences de ses agents. Cela nécessite un portage du projet par les décideurs locaux et une communication adaptée en direction des cadres pour que ceux-ci adhèrent à la démarche et en perçoivent l'intérêt. Ces constats ont conduit la délégation régionale Première Cou- ronne à proposer aux responsables formation de confronter leur expérience au sein d'un groupe de travail. Leur réflexion et le résul tat de leurs travaux ont abouti à l'élaboration de ce guide qui consti- tue un véritable outil d'aide à la décision destiné aux directions générales de nos collectivités. Je me félicite de cette nouvelle production du réseau des respon sables formation qui témoigne de leur forte implication et qui confirme le rôle fédérateur de notre délégation régionale.

Serge DELRIEU

Délégué régional Première Couronne du CNFPT Conseiller municipal délégué des Pavillons-sous-Bois

Vice-Président du CIG de la petite couronne

fifi fifi fi fifi fififi fififi fi fi'fifififi fifi A - Faire l'état des lieux de la politique formation de la collectivité B - Recenser les outils RH de la collectivité, y compris les outils et lieux de communication C - Vérifier le niveau d'information et d'intégration par les agents de la collectivité (cadres et non cadres) à propos du cadre statutaire de la formation A - Informer et communiquer à propos du cadre statutaire de la formation en collectivité territoriale

B - Faire connaissance

A - Les fiches de recueil des besoins de formation établies en veillant à certaines précautions

B - La fiche de poste

C - Le plan de formation

D - Le cahier des charges

E - Les évaluations des actions de formation

F -Les autres actions de formations

G - Le bilan formation

fi fifiŸfi' prochains départs en retraite en nombre et les contraintes budgétaires fortes modifient les enjeux des politiques res- sources humaines, des parcours individualisés de profes- sionnalisation tout au long de la carrière, oblige à concevoir ceux-ci en étroite rela- tion avec les projets de service et avec la définition des postes, compétences amène les services forma- tion à s'appuyer sur l'encadrement et à se recentrer sur une mission de conseil et d'expertise, doit pouvoir percevoir le bénéfice qu'il peut tirer du partage de la fonction for- mation. les raisons d'un nécessaire partage le périmètre de ce partage : des repères méthodolo- giques : Si sa cible est l'atteinte d'objectifs individuels et collectifs par le développement des com- pétences, son champ d'action concerne à la fois l'accueil, l'information et l'orientation des agents sur les différents types de formation : les formations de remise à niveau, les prépara- tions concours, les formations statutaires obli- gatoires, les formations de perfectionnement. orientations stratégiques de la collecti- vité. tion des objectifs individuels et collectifs. réglementaires, notamment à l'obliga- tion de maintien de l'employabilité (loi de 2007). social. et des projets.

Pour finalement contribuer à professionna-

liser les agents dans l'exercice de leur mission de service public. lité interne, qu'il s'agisse d'évolution de carrière ou d'évolution professionnelle. tiques professionnelles et les évolutions réglementaires et techniques par l'actua- lisation des compétences. vement. de médiation. naire pour les cadres monté en interne sous la houlette du service formation avec une équipe d'encadrants). en intra est souvent l'occasion d'interpe ler le responsable formation sur tout une pour la réalisation de projets de formation transversale (illettrisme, s'assurer de la mobilisation de l'encadrement.

La priorité est souvent donnée aux recru

tements en interne, ce qui nécessite la valorisation des compétences internes, et leur mise en adéquation avec les postes.

La formation est un des outils de cette mise

en adéquation, qui cependant ne peut être garantie par le seul service formation qui

n'est pas au cœur des processus de travail. L'implication de l'encadrement est de fait indispensable.

La formation étant une fonction clef qui

concerne dorénavant tous les agents au titre des formations statutaires obliga toires, un traitement centralisé ne peut plus suffire. La contribution des encadrants devient indispensable en tant qu'acteurs déterminants à la fois pour garantir l'adé quation entre la formation et les besoins de compétences et pour mesurer le réel impact des formations suivies,

Néanmoins l'expertise du service forma-

tion doit être maintenue dans son rôle de conseil, à la fois pour s'orienter vers davan- tage de prospective et d'anticipation, pour mieux garantir la cohérence et le respect des priorités collectives et individuelles, mais aussi pour jouer pleinement le rôle d'arbitre dans le cadre de la maîtrise bud gétaire.

Celle-ci est définie en collaboration avec

les élus, la direction générale et les orga- nisations syndicales, à travers le plan de formation, le règlement de formation ou le rapport sur l'état des collectivités. instances institutionnelles et doit être par- tagée avec l'ensemble du personnel à tra- vers les outils de communication interne

L'ensemble du personnel, et a fortiori l'en

cadrement, doit disposer de ressources accessibles sur le cadre règlementaire, qu'il s'agisse des règles statutaires mais aussi des règles dont la collectivité s'est dotée, pour s'approprier les modalités d'évolution de carrière et les modalités d'accès à la formation.

La diffusion du livret d'accueil, du règle-

ment formation, l'utilisation des supports de communication interne (journal, notes, gration statutaire et l'organisation de réunions à destination de l'encadrement peuvent contribuer à cette appropriation.

La détermination des compétences collec-

tives à développer se fera principalement

à partir des projets de la collectivité ou

des projets de service et impliquera à la fois la direction générale mais aussi les différentes directions et responsables de service.

Concernant les compétences individuelles,

le responsable de service et l'agent pour- ront définir les besoins de formation à par- tir de l'analyse de l'activité et de la mesure des écarts mais aussi au coup par coup face à des évènements ponctuels, en s'appuyant le cas échéant sur des questionnaires d'aide à la définition des compétences et des référentiels métiers.

Pour ce qui relève de l'ingénierie d'ordre

stratégique, les élus et la direction géné rale seront les principaux acteurs pour déterminer les priorités de la politique de formation et les axes du plan de formation. de déterminer les objectifs inducteurs de formation, l'analyse se fera conjointement par les directeurs, les chefs de service, les autres services ressources (informatique, finances, marchés publics), le service for- existent, l'ensemble des agents, avec l'aide, tataires. Ce travail aboutira à la co-élabora- tion du cahier des charges L'ingénierie pédagogique sera assurée par formateurs internes. tuera avec les acteurs ciblés selon le niveau d'ingénierie par le biais de bilans en fin de formation ou de bilans différés, voire d'enquêtes plus approfondies. tion clairement formalisés dans le plan de formation ? Comment s'élabore celui-ci ?

Dans quelle mesure les projets politiques

impactent-ils le plan de formation ? le réalisé. mises en place dans la collectivité ? de mobilité et voir l'impact de la formation sur la mobilité. tion tels que la médecine professionnelle, le service recrutement, le service recrutement ment pas. incluant les jours de formation inclus dans des prestations ? mandats. fiche de recueil des besoins de formation formation dans les directions et les services, site intranet.

Cette étape apparait absolument indis-

pensable afin de présenter tous les pro- jets et tout ce qui a trait à la formation : modes de faire, veille statutaire et règle mentaire. fonction support, d'accompagnement et de service auprès des agents et de l'enca- drement. tion descendante sur la politique de for- mation et sa mise en oeuvre, mais aussi de laisser la place à une communication ascendante des problématiques opéra- tionnelles. Ne pas hésiter à mobiliser direction générale, pour présenter cadre statutaire et orienta- toutes ses formes, articles dans le journal interne, utilisation de la lettre associée à la des entretiens avec les nouveaux recrutés, quences du cadre statutaire de la formation : pas être faite " une fois pour toutes », il s'agit ensuite d'utiliser toutes les occasions qui se présentent pour informer et communiquer : ouverture et clôture de stage, entretiens indi viduels, réunions des agents animées par les

Prendre connaissance des activités des

services en se rendant sur le terrain et en rencontrant les agents et les cadres pour prendre en compte les réalités de ce terrain. du service formation. service formation pour les services : en effet le service formation dispose d'une expertise aussi bien dans le domaine de l'ingénierie que dans celui de la réglementation de la formation. L'enjeu du partage de la fonction formation est de permettre à l'encadrement de mobiliser ces savoir-faire et ces connaissances

à des fins managériales.

Le partage de la fonction formation est à relier centralisée. nera une implication de tous les acteurs.

La condition de réussite du partage repose

en grande partie sur l'existence d'une réelle marge de manœuvre et de décision pour les cadres validée par l'ensemble des acteurs de la collectivité et donc notamment par la les cadres et de leur indiquer qu'un refus de départ en formation n'est pas sans consé- quence sur la carrière de l'agent. départs en formation eu égard aux besoins du service revient au cadre, et se traduit par des reports ou des refus de départs en for- mation, il sera important de prévoir la voie de recours de l'agent : au besoin le service formation pourrait être chargé de l'arbitrage pour trouver des solutions acceptables pour l'agent sans que celles-ci remettent en cause la décision du responsable hiérarchique. Cette étape ne devra pas être négligée, ces outils étant nécessaires à la fois pour cadrer l'activité des services en matière de forma- tion et permettre son appropriation par ces mêmes services. vice, missions du service, poste occupé, projet son des besoins. formation. direction générale (axes prioritaires, tensions budgétaires...). bulaire accessible et aisément exploitable. tion d'un agent en fonction de sa situation). duel et collectif, idéalement les cadres syn- thétisent les recueils individuels réalisés lors des entretiens professionnels pour alimenter leur réexion sur les besoins collectifs de leur service. former l'encadrement sur son élaboration, en assumant une fonction de conseil en la matière. tage : se former, contribuer à la fabrication de la matrice permet au cadre d'acquérir une recommandé de s'appuyer sur le répertoire des

élaboration)

les services peuvent l'alimenter, sur la forme le responsable formation aide, conseille, for- malise les objectifs à partir des attentes expri- mées par les chefs de service, les cadres et les c'est possible des agents à cette élaboration (ils seront d'excellents vecteurs de valorisa- tion de la formation), même si leur participa- revanche l'expression des besoins des agents peut se faire lors de l'entretien annuel. préciser la notion de résultats attendus. co-construction, il est préférable de reporter Cette étape est en effet primordiale pour s'assu- rer de l'implication de tous dans la démarche de formation et pour préparer la phase d'éva- luation qui aura lieu en aval. munique le contenu du cahier des charges au service.

Dans la mesure du possible, faire participer

la session. de référence.

En inter collectivité

G - Les autres actions de formations

(illettrisme, préparation concours...)

H - Le bilan formation

ALLEZY Liliane

COLOMBES

AMARIAT Philippe

MALAKOFF

ANGELARD Wanda

AULNAY-SOUS-BOIS

CHANU Audrey

CONSEIL REGIONAL D'ILE-DE-FRANCE

DEWULF Stéphanie

CONSEIL GENERAL DU VAL DE MARNE

EMANY Mathilde

CHOISY-LE-ROI

GUARINOS Delphine

COLOMBES

GUEHO Vincent

RUEIL-MALMAISON

GUNER Stéphane

GENNEVILLIERS

KHOUADER Bouchera

IVRY-SUR-SEINE

LAFUENTE Sylvie

BOBIGNY

LUGLIENGO Cynthia

COMMUNAUTE D'AGGLOMERATION DU VAL DE BIEVRE

MACIA Sylvain

RUEIL-MALMAISON

MEZREB Acia

GENNEVILLIERS

NICOLAS Marie-Thérèse

ROSNY-SOUS-BOIS

OUDIN Brigitte

CHEVILLY-LARUE

RIOUX Catherine

CHAMPIGNY-SUR-MARNE

SOUBEYRAND Joséphine

ALFORTVILLE

VINCENT Jérôme

COMMUNAUTE D'AGGLOMERATION PLAINE COMMUNE

VISCOGLIOSI Séverine

LE-BLANC-MESNIL

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