[PDF] Guide de clôture de lexercice 2013

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Guide de clÙture de l'exercice 2013

ORGANISER LA CLOTURE DES COMPTES ANNUELS

Améliorer la qualité et réduire les délais

Ce guide constitue une documentation spŽcifique relative aux diffŽrentes opŽrations liŽes ˆ

la cl™ture des comptes annuels. contr™lent ou analysent les dŽtaillŽs, iers.

Sommaire 1!!Cl™ture des comptes de lÕexercice 2013 1.1!Support de présentation........................................................................

.....................................!1.2!Plan d'actions........................................................................

...................................................1!1.3!Planning de visites........................................................................

..........................................!1.4!Points de vigilance particuliers par unité budgétaire................................................................1!2!!ProcŽdure : les opŽrations de cl™ture 3 !ProcŽdures de gestion courante utiles ˆ la cl™ture 3.1!Analyse des flux........................................................................

...............................................3.2!Check list........................................................................

..........................................................3.3!Règles d'imputation des dépenses........................................................................

................3.4!Règles générales sur la comptabilisation des recettes..........................................................3.5!Règles d'imputation des recettes........................................................................

..................3.6!Gestion des contrats pluri annuels........................................................................

..................3.7!Ressources affectées........................................................................

......................................3.8!Gestion des conventions dans SIFAC........................................................................

Préparation de la clôture 2013

Septembre 2013

Les enjeux

Les opérations de fin d'exercice répondent à une même rè gle budgétaire et comptable qui s'articule en un double objectif :

Respecter le principe d'annualité ;

Dégager un résultat qui comprenne l'ensemble des opérations relatives à un même exercice. Le compte financier doit tre approuvŽ par le Conseil dÕAdministration au plus tard le 31 mars 2014 1 2

La pŽriode dÕinventaire

La pŽriode dÕinventaire consiste ˆ :

yarrter au 31 dŽcembre les comptabilisations des recettes et des dŽpenses sur les comptes de clients et de fournisseurs de lÕexercice en cours ; ycomptabiliser lÕensemble des services faits et des droits acquis au payerO ou factures non parvenues pour les opŽrations dÕinvestissementO des produits ˆ recevoir et des produits constatŽs dÕavanceD yEnregistrer les opŽrations dÕordre : amortissementsO stocksO provisionsÉ 3

Les charges à payer

La technique des charges à payer permet le rattachement à l'exercice des dépenses dont le service est fait avant le 31 décembre de l'année mais pour lesquelles l'établissement n'a pas encore procédé à la liquidation définitive. Les CAP peuvent être constatées de 2 manières : !Charges à payer constatées au fil de l'eau !Par la saisie du service fait dans SIFAC !Comptabilisation automatique (Débit 6xxx ou 2xxx/ crédit 408x) !Charges à payer complémentaires !Il s'agit des dettes nées durant l'exercice mais qui ne font pa s l'objet d'un bon de commande (déplacements effectués non liquidés, cours complémentaires, vacations...). !Comptabilisation manuelle à partir des remontées demandées aux composantes et des directions. 4

Les produits à recevoir

Ce sont des produits qui relèvent de l'exercice qui s'achève mais qui n'ont pas été comptabilisés. La technique dite des " produits à recevoir » permet le rattachement à l'exercice des droits acquis par l'établissement avant le 31 décembre de l'année mais pour lesquels, à cette même date, l'établissement n'a pas encore émis les recettes. L'analyse des produits à recevoir est menée par les composantes et les gestions financières. Les remontées sont faites par l'application de saisie disponible sur l'ENT. 5

Les charges constatées d'avance

Il s'agit de charges ayant été comptabilisées durant l'exercice N, mais dont une partie l'a été par anticipation, car elles concernent l'exercice suivant. La technique dite des " charges constatées d'avance » permet d'annuler la part de la dépense relative à N+1 et de la renvoyer sur l'exercice suivant. L'analyse des charges constatées d'avance est menée par les composantes et les gestions financières. Les remontées sont faites par l'application de saisie disponible sur l'ENT. 6

Les produits constatés d'avance

Il s'agit de produits ayant été comptabilisés durant l'exercice N, mais dont une partie l'a été par anticipation, car ils concernent l'exercice suivant. La technique dite des " produits constatés d'avance » permet d'annuler la part de la recette relative à N+1 et de la renvoyer sur l'exercice suivant. L'analyse des produits constatés d'avance est menée par les composantes et les gestions financières. Les remontées sont faites par l'application de saisie disponible sur l'ENT. 7

Droits constatés - synthèse

Charges ˆ payer (fonctionnement) et factures non parvenues (immobi lisations)

DŽfinition Objectif Types d'opŽrations

concernŽes Exemple Montant Ecriture comptable au

31/12/N Ecriture comptable

en N+1

Dette nŽe durant

l'exercice qui ne peut pas encore

tre facturŽe. Permet le

rattachement ˆ l'exercice des dŽpenses dont le service est fait avant le 31 dŽcembre. - commandes dont le service fait a ŽtŽ saisi sur N ; - masse salariale (heures compl., monitorat, vacations, primes,

CETÉ) ;

déplacements effectués non liquidés sur N. Réception de matériel en décembre pour lequel la facture n'a pas encore été reçue. Il convient d'enregistrer une

CAP. Liquidation provisoire en se fondant sur le

prix des commandes ou sur des estimations de masse salariale. D 6 ou 2/ C 408 -D 408/ C 401 si prévision exacte -D 408/ C 401 D 6 ou 2/ C 401 si prévision sous estimée

D 408/ C401 D

401/ C 6 ou 2 si

prévision sur estimée

Produits ˆ recevoir (PAR)

DŽfinition Objectif Types d'opŽrations

concernŽes Exemple Montant Ecriture comptable au

31/12/N Ecriture comptable

en N+1

Correspond ˆ des

ventes de biens ou de services effectuŽs qui n'ont pas encore fait l'objet d'une facturation. Permet le rattachement ˆ l'exercice des recettes dont le service est fait avant le 31 dŽcembre. - Formation continue ; - Apprentissage.

Formation de

septembre N ˆ juin

N+1. La facturation

au client se sera effectuŽe qu'au terme de la formation. Il convient d'enregistrer un

PAR pour la

pŽriode de sept ˆ dŽcembre. Liquidation provisoire en se fondant sur le prix des devis. D 418/ C 7 -D 7/ C 418 si prévision exacte

D 7/ C 418 et D

411/ C 7 si

prévision sous estimée

D 7/ C 418 et D 7/

C 411 si prévision

sur estimée 8

Droits constatés - synthèse

Charges constatŽes dÕavance (CCA)

DŽfinition Objectif Types d'opŽrations

concernŽes Exemple Montant Ecriture comptable au

31/12/N Ecriture

comptable en N+1

Correspond ˆ des

achats de biens ou de services dont une partie de la fourniture ou de la prestation aura lieu sur l'exercice suivant. Lorsqu'une charge est constatŽe et comptabilisŽe sur un exercice donnŽ mais concerne pour partie l'exercice de rattacher cette charge sur l'exercice intŽressŽ. - Fluides ; - contrats de maintenance, dÕassurance ; - EBSCO ; - missions saisies sur

N dont le dŽplacement

aura lieu sur N+1. Comptabilisation en dŽcembre d'une facture d'eau dont l'abonnement concerne les mois d'oct mars. Une CCA doit tre enregistrŽe pour les mois de janvier ˆ fŽvrier. Cela a pour effet d'annuler la charge sur N et de la transfŽrer sur N+1. Liquidation pour le montant rŽel se rapportant

ˆ N+1. D 486/ C 6 ou 2 D 6/ C 486

Produits constatŽs dÕavance (PCA)

DŽfinition Objectif Types d'opŽrations

concernŽes Exemple Montant Ecriture comptable au

31/12/N Ecriture comptable

en N+1

Correspond ˆ des

ventes de biens ou de services effectuŽs qui n'ont pas encore fait l'objet d'une facturation. LorsquÕun produit est constatŽ et comptabilisŽ sur un exercice donnŽ mais concerne pour partie l'exercice de rattacher ce produit sur l'exercice intŽressŽ. - droits d'inscription ; - programmes d'Žchanges DAI.

Une recette est

comptabilisŽe en octobre pour la pŽriode allant de sept N ˆ juin N+1. Un

PCA doit tre enregistrŽ

pour les mois de janvier ˆ juin. Cela a pour effet d'annuler le produit correspondant ˆ N+1 et de le transfŽrer sur l'exercice suivant. Liquidation pour le montant rŽel se rapportant ˆ N+1.

D 7/ C 487

D 487/ C 7

9 10

Calendrier de cl™ture N dŽpenses

!Les bons de commande peuvent tre effectuŽs jusquÕaux vacances de No'l yIl faudraO nŽanmoins sÕassurer que ces bons soient validŽs avan t le dŽpart en congŽs des p™les financiers ; yAucun BC correspondant ˆ 2013 ne pourra tre saisi en 2014D !Les attestations de services faits, pour les commandes rŽceptionnŽes sur 2013, pourront tre saisies jusquÕau 10 janvier 2014 en modifiant la date comptable et en indiquant le

N¡ de BL :

11

Calendrier de clôture - dépenses

Une attention toute particulière devra être portée : !aux acquisitions intra communautaires !aux dépenses du SAIC !aux dépenses de fluides !aux ressources affectées !aux immobilisations Les factures fournisseurs datŽes de 2013 seront saisies en imposant la date comptable au 31/12/2013 !Avec priorité aux factures intra communautaires, du SAIC et des fluides : 15/01/2014 au plus tard ; !Immobilisations et dépenses sur ressources affectées le 17 janvier

2014 au plus tard ;

!Les factures " autres fonctionnement » pourront être saisies ju squ'au

31 janvier.

dŽclaration de TVA + douanes 12

Calendrier de clôture - missions

Les déplacements ayant eu lieu en 2013 peuvent tre rŽgularisŽs dŽbut janvier !Saisie des liquidations par la cellule missions jusqu'au 10 janvier !Avec priorité aux missions sur ressources affectées Les liquidations ne peuvent tre faites que si les justificatifs de frais de dŽplacement sont transmis ˆ la cellule missions. A ce jour, il est encore constatŽ des engagements de missions de

2011 et 2012, il convient de les rŽgulariser totalement pour la cl™ture

2013. Les composantes et laboratoires doivent tre associŽs ˆ la

dŽmarche : - transmission des justificatifs de dŽplacement si la mission a ŽtŽ effectuŽe ; - si la mission nÕa pas ŽtŽ effectuŽe confirmation par mail 13

Calendrier de clôture - recettes

Les prestations

!Aucun document de vente correspondant à 2013 ne pourra être saisi en 2014 ; !Les factures qui seront faites sur document de vente daté de 2013 pourront être saisies jusqu'au 17 janvier mais la mention " Fac ture

N-1 » devra être cochée.

Les subventions et les liquidations directes (RA) pourront tre saisies jusquÕau 31 janvier en imposant la date comptable au

31/12/2013.

14

Charges à payer complémentaires

Les dépenses identifiées en début d'année et n'ayant pas fait l'objet d'un BC et d'un service fait doivent être déclarées dans l'ENT au plus tard le 10 janvier 2014 ; Les vacations et cours complémentaires n'ayant pas fait lÕobjet dÕune mise en paiement par le service paie au

31/12/2013 doivent tre saisis dans lÕENT au plus tard le

17 janvier 2014.

15

Charges constatées d'avance

Les charges constatées d'avance peuvent être constatées au fil de l'eau et au plus tard le 10 janvier 2014 dans l'ENT ; La constatation des CCA régulière permet de libérer les crédits budgétaires sur l'exercice en-cours. 16

Produits à recevoir et constatés d'avance

Les produits à recevoir et les produits constatés d'avance doivent faire l'objet d'une déclaration au plus tard le 17 janvier 2014 dans l'ENT ; Les produits constatés d'avance doivent être constatés au fur et à mesure de la comptabilisation des recettes concernant l'exercice suivant. 17

Produits à recevoir DEP

Les produits à recevoir concernant la formation continue, l'apprentissage, la formation à distance et la validation des acquis et de l'expérience doivent être saisis par la DEP dans l'espace réservé sur l'ENT au plus tard le 17 janvier

2014 :

18

Extrait calendrier de clôture - synthèse

Domaine Action Acteur Date limite

Dépenses

Bon de commande Demandeur d'achat 20/12/2013

Service fait Demandeur d'achat 10/01/2014

Liquidation factures SAIC, fluides, intra Service facturier 15/01/2014 Liquidation factures immo + RA Service facturier 17/01/2014 Liquidation autres factures 2013 Service facturier 31/01/2014 Charges à payer/ charges constatées d'avance Pôle financier/ Resp. adm. 10/01/2014

Missions

Liquidation Cellule missions 10/01/2014

Prise en charge Agence comptable 14/01/2014

CAP missions Cellule missions 15/01/2014

Masse salariale

CAP MS (vacations, cours compl., monitorat) Responsables administratifs 17/01/2014

Recettes

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