[PDF] COMMISSION EUROPÉENNE CAHIER DES CHARGES

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COMMISSION EUROPÉENNE

EUROSTAT

CAHIER DES CHARGES

Informations générales et administratives

1 Le présent document est fourni à titre d"information seulement. Il complète le cahier des charges officiel dont le contenu est contraignant dans le cadre de l"appel d"offres concerné

1 Les références aux annexes et parties dans le présent document doivent être comprises comme des

références aux "annexes et parties du cahier des charges». 2/15

INFORMATIONS SUR LE CONTRAT

Informations générales

Toute soumission d"offre en réponse à une invitation à un appel d"offres publié par la

Commission implique que le soumissionnaire:

- accepte toutes les conditions énoncées dans l"appel d"offres et le contrat (annexe 12); - renonce à ses propres conditions de vente, de prestation de services ou autres conditions générales; - confirme qu"il n"est pas en collusion avec d"autres contractants dans son offre relative aux travaux et qu"il n"a pas tenté de solliciter le soutien du personnel d"Eurostat.

Tous les documents présentés par les soumissionnaires deviennent la propriété de la

Commission et sont réputés confidentiels.

Le contractant exécutera les tâches conformément:

1. au contrat,

2. aux spécifications techniques,

3. à l"offre.

En cas de conflit entre ces trois documents, leurs dispositions prévalent par ordre décroissant. Dès le moment où la Commission a ouvert l"offre, le document devient sa propriété et est traité de façon confidentielle.

Les variantes ne sont pas autorisées.

Sauf indication contraire dans la partie 2, les travaux seront exécutés sur le lieu de travail habituel du contractant.

Paiements et garanties

Les contrats sont libellés en euros. Tous les paiements y afférents sont exécutés en euros.

Les paiements dus en vertu du présent contrat seront effectués conformément aux articles I.4, II.15 et II.16 du projet de contrat figurant à l"annexe 12.

Si un préfinancement est proposé (voir article I.4.1 du projet de contrat à l"annexe 12), le

contractant pourra être tenu de constituer une garantie de préfinancement d"un montant équivalent à celui indiqué dans l"article susmentionné.

Une telle garantie est exigée pour tous les contrats en cas de préfinancement supérieur à

150 000 EUR. En dessous de ce seuil, une garantie de préfinancement peut également

être exigée si le dernier chiffre d"affaires annuel du contractant représente moins de trois

fois le montant annuel du contrat ou si le pouvoir adjudicateur l"estime nécessaire eu

égard aux résultats de l"analyse de la capacité financière du soumissionnaire. Cette

analyse se fonde sur les informations suivantes: - valeurs remarquables: fonds propres, fonds de roulement, excédent brut d"exploitation, résultat net et capacité d"autofinancement; - ratios: liquidité générale, endettement, couverture des fonds de tiers par la capacité d"autofinancement et rentabilité. 3/15 Une attention particulière sera accordée aux informations suivantes: fonds propres, fonds de roulement, excédent brut d"exploitation, ratio de liquidité et ratio d"endettement. La garantie doit stipuler qu"elle entre en vigueur au plus tard à la date à laquelle le contractant reçoit le préfinancement. La Commission libère le garant de ses obligations

dès que le contractant a démontré que le préfinancement concerné a été couvert par des

prestations équivalentes. La garantie est conservée jusqu"à l"apurement du préfinancement par déduction des paiements intermédiaires ou du paiement du solde au contractant. Voir le modèle de garantie de préfinancement à l"annexe 10. Le contractant pourra également être tenu de constituer une garantie en vue d"assurer au pouvoir adjudicateur l"exécution complète des travaux. Une telle "garantie de bonne fin» est exigée de tous les contractants pour les contrats d"un montant supérieur à 500 000 EUR. En dessous de ce seuil, une garantie de bonne fin

peut également être exigée des contractants se trouvant dans l"une des situations décrites

ci-dessus (en relation avec la garantie de préfinancement).

Le cas échéant, le montant de cette garantie (prévue à l"article I.4.4 du projet de contrat

figurant à l"annexe 12 du cahier des charges) sera égal à 10 % du montant total du

contrat. La garantie entre en vigueur le jour de son émission pour une durée indéfinie. Elle sera

libérée un mois après le paiement du solde. Elle garantit l"exécution du contrat

conformément aux conditions énoncées à l"annexe II du projet de contrat figurant à

l"annexe 12 du cahier des charges. Voir le modèle de garantie de bonne fin à l"annexe 11.

Toutes les garanties sont libellées en euros.

La garantie doit être fournie par une banque ou un organisme financier agréé (le garant). Elle peut être remplacée par une caution personnelle et solidaire d"un tiers. Cette garantie a pour objet de rendre la banque, l"organisme financier ou le tiers caution solidaire irrévocable ou garant à première demande des obligations du contractant. La Commission a le droit de refuser toute garantie jugée insatisfaisante. Elle doit alors fournir une décision motivée sur la qualité de la garantie refusée. Les frais occasionnés par la fourniture des garanties sont à la charge du contractant. Remplacement des personnes chargées d"effectuer les prestations

La Commission s"attend à ce que le contrat soit exécuté par les personnes identifiées dans

l"offre. Lorsqu"un remplacement apparaît nécessaire, le contractant doit garantir un niveau élevé de stabilité des services et un transfert efficace des informations. Tout remplacement est soumis à l"approbation écrite de la Commission. Le contractant doit proposer en temps opportun un remplaçant ayant un niveau de qualification et d"expérience au moins équivalent si: - pour des raisons dûment justifiées, une personne est incapable de continuer à fournir ses services; - la Commission considère qu"une personne spécifiée dans le contrat est incompétente ou inapte à s"acquitter de ses fonctions au titre du contrat ou si l"accomplissement de

ses tâches au titre du contrat nuit à la bonne exécution du contrat dans les délais fixés.

Sauf disposition contraire, si la Commission demande un remplacement par écrit, le 4/15 contractant propose un remplaçant dans le mois suivant la réception de la demande de la Commission. Le non-respect de ce délai sera considéré comme une rupture de contrat. Un tel remplacement ne contraindra pas la Commission à payer une rémunération, des honoraires ou des frais supplémentaires autres que ceux figurant dans le contrat initial. Le contractant supportera tous les coûts supplémentaires découlant de ce remplacement ou y afférents. Ces coûts incluront les frais du voyage de retour du membre du personnel remplacé et de sa famille, les frais de formation du remplaçant et, au besoin, les frais

découlant de la nécessité de maintenir sur le lieu d"exécution des travaux à la fois le

membre du personnel remplacé et son remplaçant. Données à caractère personnel et droits de propriété intellectuelle

Données à caractère personnel

Si le suivi de votre réponse à l"invitation à soumissionner implique l"enregistrement et le

traitement de données à caractère personnel (par exemple nom, adresse ou CV), ces

données seront traitées conformément aux dispositions du règlement (CE) n° 45/2001 relatif à la protection des personnes physiques à l"égard du traitement des données à caractère personnel par les institutions et organes communautaires et à la libre circulation de ces données. Sauf indication contraire, vos réponses aux questions et les données à

caractère personnel demandées sont nécessaires à l"évaluation de votre offre,

conformément aux spécifications de l"invitation à soumissionner, et seront traitées

uniquement à cette fin par le service concerné. Des précisions concernant le traitement de vos données personnelles sont disponibles à l"adresse suivante: Vos données à caractère personnel (nom, et prénom s"il s"agit d"une personne physique, adresse, forme juridique, numéro d"immatriculation et nom et prénom des personnes

investies d"un pouvoir de représentation, de décision ou de contrôle s"il s"agit d"une

personne morale) peuvent être enregistrées par le comptable de la Commission soit uniquement dans le système d"alerte précoce (SAP), soit à la fois dans le SAP et dans la base de données centrale sur les exclusions, si vous vous trouvez dans l"une des situations visées par la décision 2008/969/CE, Euratom de la Commission du

16 décembre 2008 relative au système d"alerte précoce (pour de plus amples

informations, voir http://ec.europa.eu/budget/info_contract/legal_entities_fr.htm) ou par le règlement (CE, Euratom) n° 1302/2008 de la Commission du 17 décembre 2008 relatif à la base de données centrale sur les exclusions.

Droits de propriété intellectuelle

Nous attirons votre attention sur l"article I.9 des conditions particulières du contrat qui

contient des dispositions spécifiques sur les droits de propriété intellectuelle liés aux

résultats obtenus en exécution du contrat et sur leur utilisation. 5/15

INFORMATIONS CONCERNANT LA PROCÉDURE

Informations générales

Le présent appel d"offres est publié au Journal officiel (JO) conformément au "règlement financier»: règlement (CE, Euratom) n° 1605/2002 du Conseil du 25 juin 2002, modifié par le règlement (CE, Euratom) n° 1995/2006 du Conseil du 13 décembre 2006, et règlement (CE, Euratom) n° 2342/2002 de la Commission du 23 décembre 2002, modifié par le règlement (CE, Euratom) n° 1261/2005 de la Commission du 20 juillet 2005, le règlement (CE, Euratom) n° 1248/2006 de la Commission du 7 août 2006 et le règlement (CE, Euratom) n° 478/2007 de la Commission du 23 avril 2007 (modalités d"exécution du règlement financier). L"appel d"offres a pour objet de sélectionner le ou les soumissionnaires les plus qualifiés pour mener à bien les travaux dans le domaine susmentionné. Le présent appel d"offres se veut compétitif. Tout soumissionnaire tentant d"obtenir des informations confidentielles, de contracter des accords illicites, d"être en collusion ou de prendre des dispositions avec d"autres contractants, de solliciter le soutien du personnel de la Commission ou d"influencer le comité d"évaluation ou ses membres de quelque manière que ce soit pendant la procédure d"adjudication verra son offre invalidée.

L"offre doit être claire et concise. Les pages seront numérotées en continu et assemblées

de façon cohérente (par exemple, reliées ou agrafées, etc.). Le soumissionnaire étant jugé

sur le seul contenu de son offre écrite, celle-ci doit faire clairement apparaître qu"il est en

mesure de satisfaire aux exigences du cahier des charges et est capable de réaliser les travaux. L"offre doit être rédigée dans l"une des langues officielles de l"Union européenne. Elle doit inclure toutes les informations et tous les documents demandés par la Commission

pour l"évaluation des offres sur la base des critères d"exclusion, de sélection et

d"attribution, conformément au présent cahier des charges, faute de quoi la Commission

peut décider d"exclure l"offre de la procédure d"attribution du marché. Pour plus de

détails, voir le point 4.4 du cahier des charges: "Structure de l"offre».

Qui peut participer à cet appel d"offres

La participation à l"appel d"offres est ouverte, à égalité de conditions, à toutes les

personnes physiques et morales (y compris, le cas échéant, à tout membre d"un groupement) entrant dans le champ d"application des traités, ainsi qu"à toutes personnes physiques et morales ressortissantes d"un pays qui: - a conclu avec l"Union européenne un accord spécial en matière de marchés publics, aux conditions prévues par ledit accord, ou

- a ratifié l"accord plurilatéral sur les marchés publics dans le cadre de l"OMC, aux

conditions prévues par ledit accord. Un prestataire de services peut envisager de soumettre une offre en tant qu"entité unique ou décider de collaborer avec d"autres prestataires de services, soit en présentant une offre conjointe (à travers un groupement de prestataires), soit en faisant appel à la sous- traitance. Les deux approches peuvent être combinées.

Dans tous les cas, l"offre devra spécifier très clairement si les prestataires participant à

l"offre agissent en tant que membres du groupement (offre conjointe) ou en tant que sous-

traitants (ceci s"applique aussi dans les cas où les sociétés participantes appartiennent à

un même groupe ou dans le cas où une de ces sociétés est la société mère des autres).

6/15 Il y a offre conjointe lorsqu"une offre est présentée par un groupe de soumissionnaires (groupement). En cas d"attribution du marché à un groupement, chacun de ses membres sera conjointement et solidairement responsable envers la Commission de l"exécution du contrat. Les membres d"un groupement présentant une offre conjointe ne peuvent soumettre qu"une seule offre visant un seul contrat. L"offre indiquera le membre qui représentera le groupement dans les contacts avec le pouvoir adjudicateur. Elle devra décrire la façon

dont la coopération sera organisée afin d"atteindre les résultats visés ainsi que

l"organisation des aspects techniques, administratifs et financiers. Si l"offre ne fait pas mention de la responsabilité conjointe et solidaire des membres du groupement, les prestataires autres que le signataire de l"offre (soumissionnaire) seront considérés comme étant des sous-traitants. Il y a sous-traitance lorsqu"un contrat a été ou va être conclu entre la Commission et un prestataire, et que ce dernier, pour exécuter le marché, prend des engagements juridiques avec d"autres personnes morales ou physiques pour réaliser une partie des prestations (en particulier, toute prestation effectuée par un expert qui n"est pas salarié du soumissionnaire sera considérée comme de la sous-traitance). La Commission n"a aucun lien juridique direct avec ce ou ces sous-traitants.

Le fait de confier certaines tâches prévues dans le contrat à des sous-traitants ne dispense

pas pour autant le contractant des obligations qui lui incombent envers la Commission en vertu du contrat; il conserve la responsabilité exclusive de la bonne réalisation de celui-ci (voir l"article II.6 du projet de contrat à l"annexe 12). Durant l"exécution du contrat, le contractant devra obtenir l"autorisation préalable écrite de la Commission pour remplacer un sous-traitant ou pour faire exécuter par des tiers des tâches qui, à l"origine, n"étaient pas sous-traitées dans l"offre initiale. Voir, dans la partie 4, au point 4.4, les informations à fournir en cas de groupement ou de recours à la sous-traitance.

Soumission d"une offre

Informations générales

Si vous êtes intéressé par ce marché, il vous est demandé de soumettre un original et

quatre copies de votre offre (selon la structure indiquée ci-dessous) sur papier (pour

chaque lot concerné, si plusieurs lots sont proposés). Vous devez indiquer sur l"envoi le titre de l"appel d"offre, le numéro de référence, le numéro du lot (le cas échéant) et le nom du soumissionnaire. La mention "Appel d"offres - À ne pas ouvrir par le service du courrier » doit également être indiquée. Si une

enveloppe autocollante est utilisée pour l"envoi, elle sera fermée à l"aide de ruban adhésif

au travers duquel sera apposée la signature de l"expéditeur.

L"offre doit respecter la date limite figurant dans l"avis de marché et être soumise

conformément aux indications figurant dans le cahier des charges (voir partie 4, point 4.3.1).

Ouverture des offres

Un représentant autorisé de chaque soumissionnaire peut être présent lors de cette séance

d"ouverture des offres (voir partie 4, point 4.3.3). Une autorisation écrite signée par le

soumissionnaire ou son mandataire dûment habilité doit être présentée au président du

comité d"ouverture. 7/15

Contacts avec Eurostat

En principe, les contacts entre la Commission et les soumissionnaires sont interdits pendant le déroulement de la procédure. Toutefois, des contacts peuvent exceptionnellement être autorisés avant la date de clôture du dépôt des offres: - à l"initiative des soumissionnaires, dans le but exclusif d"obtenir des explications sur la nature du marché. Ces demandes de renseignements complémentaires doivent être formulées uniquement par écrit et doivent indiquer les parties et paragraphes auxquels

elles se rapportent. Elles peuvent être envoyées par lettre, par télécopie ou par courrier

électronique, exclusivement

à l"adresse indiquée ci-dessous. Pour autant qu"ils aient été demandés en temps utile, ces renseignements complémentaires seront communiqués simultanément à tous les opérateurs économiques à l"adresse internet , et ce au plus tard six jours calendrier avant la date limite fixée pour la réception des offres ou, pour les demandes de renseignements reçues moins de huit jours calendrier avant la date limite fixée pour la réception des offres, le plus vite possible après réception de la demande. Le pouvoir adjudicateur n"est pas tenu de répondre aux demandes de renseignements complémentaires présentées moins de cinq jours ouvrables avant la date limite de réception des offres;

- à l"initiative du pouvoir adjudicateur, afin d"informer toute personne intéressée de

l"existence d"une erreur, d"une imprécision, d"une omission ou de toute autre insuffisance dans les documents relatifs à l"appel d"offres, en fournissant des informations à l"adresse internet http://ec.europa.eu/eurostat/callsfortenders

Après l"ouverture des offres, des contacts peuvent être autorisés uniquement à l"initiative

du pouvoir adjudicateur, dans le cas où une offre donnerait lieu à des demandes d"éclaircissements ou s"il s"agit de corriger des erreurs matérielles manifestes dans la rédaction de l"offre. En tout état de cause, ces contacts ne peuvent conduire à une modification des termes de l"offre.

Période de validité de l"offre

Les offres sont fermes et non révisables pendant la durée des travaux. L"offre doit rester valide pendant une période de 12 mois à compter de la date limite de réception des offres indiquée au point IV.3.4 de l"avis de marché. Si le contrat initial est renouvelable, l"offre reste valable pour ces renouvellements. En cas de renouvellement, la Commission se réserve le droit de demander des formulaires mis à jour pour les critères d"exclusion et de

sélection (voir partie 4, point 4.4). Le ou les contrats seront signés pendant la période de

validité, au cours de laquelle le soumissionnaire doit continuer à répondre à toutes les

exigences définies dans les critères d"exclusion, de sélection et d"attribution. Si la

situation relative à ces exigences a changé pendant la période écoulée depuis la

soumission de ladite offre, toute modification doit être signalée à la Commission sur-le- champ et à l"initiative du soumissionnaire.

Structure de l"offre

Les offres doivent comprendre les cinq parties énumérées ci-dessous, contenir toutes les informations requises (si cette condition n"est pas respectée, la Commission pourra décider d"exclure l"offre de la procédure d"attribution du marché) et être parfaitement lisibles afin d"éliminer le moindre doute sur les termes et les chiffres. - Première partie: informations administratives 8/15 - Deuxième partie: critères d"exclusion - Troisième partie: critères de sélection - Quatrième partie: offre technique - Cinquième partie: offre financière La Commission se réserve le droit de demander, dans un délai qu"elle précisera dans sa

demande, toute information complémentaire relative à l"offre présentée, à des fins

d"évaluation et de vérification.

Toute référence aux annexes dans la présente partie doit être comprise comme une

référence aux "annexes du cahier des charges».

Première partie: informations administratives

Dans la première partie, le soumissionnaire doit fournir les éléments suivants: - une lettre d"accompagnement dûment signée par le représentant légal du soumissionnaire; - une table des matières (avec numéros de page);

- les documents administratifs relatifs à la situation juridique du soumissionnaire, à

savoir: Cas nº 1: Offre présentée par un seul soumissionnaire - le formulaire d"informations administratives complété (annexe 1);

- le formulaire "Entités légales» (annexe 2), complété et signé par un représentant

autorisé du soumissionnaire et accompagné de toutes les pièces justificatives requises. Un formulaire type, respectivement pour les personnes physiques, les sociétés privées et les entités de droit public, est disponible dans la langue de chaque État membre àquotesdbs_dbs32.pdfusesText_38

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