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Étude pour le choix d'un logiciel de gestion

documentaire : réalisation pour

La Mémoire de Veyrier

Travail de Bachelor réalisé en vue de l"obtention du Bachelor HES par :

Sophie JOHNER

Conseiller au travail de Bachelor :

Alexandre BODER, chargé d"enseignement

Genève, le 13 octobre 2016

Haute École de Gestion de Genève (HEG-GE)

Filière Information Documentaire

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Étude pour le choix d"un logiciel de gestion documentaire : réalisation pour La Mémoire de Veyrier

JOHNER, Sophie i

Déclaration

Ce travail de Bachelor est réalisé dans le cadre de l"examen final de la Haute école de gestion de Genève, en vue de l"obtention du titre Spécialiste en Information

Documentaire.

L"étudiant atteste que son travail a été vérifié par un logiciel de détection de plagiat.

L"étudiant accepte, le cas échéant, la clause de confidentialité. L"utilisation des

conclusions et recommandations formulées dans le travail de Bachelor, sans préjuger de leur valeur, n"engage ni la responsabilité de l"auteur, ni celle du conseiller au travail de Bachelor, du juré et de la HEG.

" J"atteste avoir réalisé seule le présent travail, sans avoir utilisé des sources autres que

celles citées dans la bibliographie. »

Fait à Genève, le 13 octobre 2016

Sophie Johner

Étude pour le choix d"un logiciel de gestion documentaire : réalisation pour La Mémoire de Veyrier

JOHNER, Sophie ii

Remerciements

Je tiens ici à remercier toutes les personnes qui m"ont soutenue lors de la réalisation de cette étude : Les membres de La Mémoire de Veyrier, pour leur disponibilité tout au long de ce travail, Mon conseiller pédagogique, M. Alexandre Boder, pour son suivi et ses conseils avisés, Ma famille, pour ses relectures, son aide et son soutien, Mes camarades de classe, Mlle Megan Fuss et Mlle Lise Hentzler, pour leurs encouragements, Mon juré, M. Nicholas Crofts, pour avoir accepté de participer à la soutenance.

Étude pour le choix d"un logiciel de gestion documentaire : réalisation pour La Mémoire de Veyrier

JOHNER, Sophie iii

Résumé

Ce mémoire décrit l"étude menée pour le choix d"une solution de gestion documentaire, adaptée à La Mémoire de Veyrier, groupement de la commune de Veyrier. Cet organisme, sans statut juridique propre, possède de nombreuses archives ayant trait à la vie d"hier et d"aujourd"hui de la commune. Le mandat a pour objectif de combler ses lacunes en gestion documentaire et d"identifier une solution adaptée au référencement de son fonds. Outre l"état de l"art et l"analyse de l"existant pour le mandataire, ce mémoire comprend un état des lieux des solutions informatiques existantes pour la gestion d"archives. Les principaux livrables de ce travail sont des recommandations pour la mise en place d"une gestion archivistique par une équipe non professionnelle ainsi que la sélection d"un logiciel adapté. Bien que l"objectif premier de ce mandat soit de mettre en avant une solution de gestion informatisée, rapidement est apparue la nécessité de mettre en place, au préalable, des

règles et outils de gestion servant de bases solides à l"informatisation à venir. Si la mise

en oeuvre effective de la solution n"est pas prévue par le mandat, le présent mémoire fournit des indications précises sur les ressources humaines et budgétaires nécessaires

à l"implémentation du logiciel.

Le choix du logiciel AtoM s"inscrit dans une démarche visant à assurer la pérennité du fonds et à uniformiser les pratiques documentaires des contributeurs. AtoM a été désigné après une analyse approfondie, il répond parfaitement aux besoins exprimés par La Mémoire de Veyrier.

Étude pour le choix d"un logiciel de gestion documentaire : réalisation pour La Mémoire de Veyrier

JOHNER, Sophie iv

Table des matières

Déclaration......................................................................................................... i

Remerciements ................................................................................................ ii

Résumé ............................................................................................................ iii

Liste des tableaux ......................................................................................... viii

Liste des figures .............................................................................................. ix

1. Introduction ................................................................................................ 1

2. Contexte ..................................................................................................... 2

2.1 Origine .......................................................................................................... 2

2.2 Les objectifs généraux ................................................................................ 2

2.3 La Mémoire de Veyrier ................................................................................. 3

2.3.1 Membres ................................................................................................. 5

2.3.2 Locaux .................................................................................................... 5

2.3.3 Activités .................................................................................................. 5

3. Méthodologie ............................................................................................. 7

3.1 Suivi du travail.............................................................................................. 7

3.2 Outils de collecte d"informations ................................................................ 8

4. Etat de l"art ................................................................................................. 9

4.1 Fonctions archivistiques ............................................................................10

4.1.1 Acquisition..............................................................................................11

4.1.2 Conservation ..........................................................................................11

4.1.3 Organisation ...........................................................................................12

4.1.4 Diffusion .................................................................................................13

4.1.5 Évaluation ..............................................................................................13

4.2 Législation ...................................................................................................14

4.3 Normes de description ...............................................................................15

4.4 Institutions similaires .................................................................................15

4.5 Mise en place d"un système de gestion documentaire ............................17

4.6 Solutions de gestion documentaire informatisées repérées ...................19

4.6.1 Access ...................................................................................................19

4.6.2 ArchivesSpaces .....................................................................................19

4.6.3 Archivist Toolkit ......................................................................................19

4.6.4 Ariane services ......................................................................................20

4.6.5 AtoM ......................................................................................................20

4.6.6 Avenio ....................................................................................................20

4.6.7 Cadic intégrale .......................................................................................20

4.6.8 Collective Access ...................................................................................20

4.6.9 Excel ......................................................................................................20

Étude pour le choix d"un logiciel de gestion documentaire : réalisation pour La Mémoire de Veyrier

JOHNER, Sophie v

4.6.10 Greenstone .........................................................................................21

4.6.11 Omeka ................................................................................................21

4.6.12 Oracle MySQL ....................................................................................21

4.6.13 PMB ...................................................................................................21

4.6.14 ScopeArchiv .......................................................................................22

4.6.15 Skinsoft ..............................................................................................22

4.6.16 Spark Archives ...................................................................................22

4.6.17 Ultima .................................................................................................22

4.6.18 Autres solutions ..................................................................................23

5. Analyse de l"existant ............................................................................... 24

5.1 Analyse de la gestion du fonds ..................................................................24

5.1.1 Le chemin du document .........................................................................24

5.1.1.1 Acquisition ................................................................................................... 25

5.1.1.2 Traitement et conditionnement .................................................................... 25

5.1.1.3 Classification ............................................................................................... 26

5.1.1.4 Rangement .................................................................................................. 26

5.1.1.5 Recherche ................................................................................................... 26

5.1.1.6 Utilisation ..................................................................................................... 27

5.1.1.7 Tri ................................................................................................................ 27

5.1.2 Outils archivistiques actuels ...................................................................27

5.1.3 Ressources ............................................................................................27

5.2 Analyse du système informatique .............................................................29

5.2.1 Logiciels .................................................................................................29

5.2.2 Matériels informatiques ..........................................................................29

5.2.3 Arborescence .........................................................................................29

5.2.4 Formats des documents .........................................................................32

5.2.5 Sauvegarde ............................................................................................32

5.3 Analyse du Site Web ...................................................................................32

5.3.1 Plan du site ............................................................................................32

5.4 Analyse du fonds ........................................................................................33

5.4.1 Administratifs .........................................................................................34

5.4.2 Dossiers thématiques .............................................................................34

5.4.3 Objets ....................................................................................................34

5.4.4 Photos numérisées ................................................................................34

5.4.5 Tirages photos .......................................................................................35

5.5 Paramètres ..................................................................................................35

5.6 Conclusion de l"analyse de l"existant ........................................................35

6. Analyse des besoins ............................................................................... 37

6.1 Règles de conditionnement des documents .............................................38

6.2 Plan de classement .....................................................................................38

6.3 Calendrier de conservation ........................................................................38

6.4 Règles de nommage et format pour les documents numériques ............38

Étude pour le choix d"un logiciel de gestion documentaire : réalisation pour La Mémoire de Veyrier

JOHNER, Sophie vi

6.5 Politique d"acquisition ................................................................................39

6.6 Logiciel de gestion documentaire ..............................................................39

6.6.1 Formats et supports ...............................................................................39

6.6.2 Mots-clefs ..............................................................................................39

6.6.3 Gestion des droits ..................................................................................40

6.6.4 Pérennité ...............................................................................................40

6.6.5 Recherche..............................................................................................40

6.6.6 Maintenance ..........................................................................................40

6.6.7 Mise en ligne ..........................................................................................40

6.7 Analyse SWOT.............................................................................................41

7. Choix de la solution documentaire ........................................................ 42

7.1 Panorama des solutions .............................................................................42

7.1.1 Choix de La Mémoire de Veyrier ............................................................45

7.1.2 Présélection des logiciels .......................................................................45

7.1.3 Présentation des logiciels présélectionnés .............................................47

7.2 Analyse multicritère ....................................................................................48

7.2.1 Critères ..................................................................................................49

7.2.2 Pondération ............................................................................................51

7.2.3 Test ........................................................................................................51

7.2.4 Analyse ..................................................................................................52

7.3 AtoM .............................................................................................................53

7.3.1 Mise en place .........................................................................................53

7.3.2 Paramétrage ..........................................................................................58

8. Recommandations pour la gestion du fonds ........................................ 59

8.1 Bonnes pratiques ........................................................................................59

8.1.1 Conservation ..........................................................................................60

8.1.2 Outils ......................................................................................................62

8.1.2.1 Inventaire ..................................................................................................... 63

quotesdbs_dbs7.pdfusesText_5

[PDF] [PDF] Étude pour le choix dun logiciel de gestion documentaire - CORE

Étude pour le choix d'un logiciel de gestion

La Mémoire de Veyrier

Sophie JOHNER

Conseiller au travail de Bachelor :

Alexandre BODER, chargé d"enseignement

Genève, le 13 octobre 2016

Haute École de Gestion de Genève (HEG-GE)

Filière Information Documentaire

JOHNER, Sophie i

Déclaration

Documentaire.

Fait à Genève, le 13 octobre 2016

Sophie Johner

JOHNER, Sophie ii

Remerciements

JOHNER, Sophie iii

Résumé

à l"implémentation du logiciel.

JOHNER, Sophie iv

Table des matières

1. Introduction ................................................................................................ 1

2. Contexte ..................................................................................................... 2

2.1 Origine .......................................................................................................... 2

2.2 Les objectifs généraux ................................................................................ 2

2.3 La Mémoire de Veyrier ................................................................................. 3

2.3.1 Membres ................................................................................................. 5

2.3.2 Locaux .................................................................................................... 5

2.3.3 Activités .................................................................................................. 5

3. Méthodologie ............................................................................................. 7

3.1 Suivi du travail.............................................................................................. 7

3.2 Outils de collecte d"informations ................................................................ 8

4. Etat de l"art ................................................................................................. 9

4.1 Fonctions archivistiques ............................................................................10

4.1.1 Acquisition..............................................................................................11

4.1.2 Conservation ..........................................................................................11

4.1.3 Organisation ...........................................................................................12

4.1.4 Diffusion .................................................................................................13

4.1.5 Évaluation ..............................................................................................13

4.2 Législation ...................................................................................................14

4.3 Normes de description ...............................................................................15

4.4 Institutions similaires .................................................................................15

4.5 Mise en place d"un système de gestion documentaire ............................17

4.6 Solutions de gestion documentaire informatisées repérées ...................19

4.6.1 Access ...................................................................................................19

4.6.2 ArchivesSpaces .....................................................................................19

4.6.3 Archivist Toolkit ......................................................................................19

4.6.4 Ariane services ......................................................................................20

4.6.5 AtoM ......................................................................................................20

4.6.6 Avenio ....................................................................................................20

4.6.7 Cadic intégrale .......................................................................................20

4.6.8 Collective Access ...................................................................................20

4.6.9 Excel ......................................................................................................20

JOHNER, Sophie v

4.6.10 Greenstone .........................................................................................21

4.6.11 Omeka ................................................................................................21

4.6.12 Oracle MySQL ....................................................................................21

4.6.13 PMB ...................................................................................................21

4.6.14 ScopeArchiv .......................................................................................22

4.6.15 Skinsoft ..............................................................................................22

4.6.16 Spark Archives ...................................................................................22

4.6.17 Ultima .................................................................................................22

4.6.18 Autres solutions ..................................................................................23

5. Analyse de l"existant ............................................................................... 24

5.1 Analyse de la gestion du fonds ..................................................................24

5.1.1 Le chemin du document .........................................................................24

5.1.1.1 Acquisition ................................................................................................... 25

5.1.1.2 Traitement et conditionnement .................................................................... 25

5.1.1.3 Classification ............................................................................................... 26

5.1.1.4 Rangement .................................................................................................. 26

5.1.1.5 Recherche ................................................................................................... 26

5.1.1.6 Utilisation ..................................................................................................... 27

5.1.1.7 Tri ................................................................................................................ 27

5.1.2 Outils archivistiques actuels ...................................................................27

5.1.3 Ressources ............................................................................................27

5.2 Analyse du système informatique .............................................................29

5.2.1 Logiciels .................................................................................................29

5.2.2 Matériels informatiques ..........................................................................29

5.2.3 Arborescence .........................................................................................29

5.2.4 Formats des documents .........................................................................32