[PDF] SIRH cahier des charges 17 PDF DRH2018

CAHIER DES CHARGES Référence du document : SIRH Nom du projet : SIRH Version 3- La création des partenariats dans CEGID PAIE , le SIRH et le GTA

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CAHIER DES CHARGES.

Référence du document : SIRH

Nom du projet : SIRH

Version Date Modifications

V_2

Nom Date

Commanditaire

Destinataires Editeur de logiciel SIRH

Rédaction :

Approbation :

Chef de projet prestataire A PRECISER

Validation : Equipe projet

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SOMMAIRE

Introduction

I- Objectifs

II- Enjeux

2-Interface avec les applications de gestion

III- Environnent Technique

1-Réseaux informatiques

2-Postes utilisateurs

4-Sécurité : connexion SSO

IV- Besoins

1-Besoins

1- Gestion des évènements

2- A prévoir

3- La création des partenariats dans CEGID PAIE , le SIRH et le GTA

V- La saisie des absences

1-Statut des absences

2-Aide à la planification

VI- Installation et paramétrage

VII- Formation

Maintenance

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Introduction

L'XX, Ecole d'Ingénieurs Généralistes accréditée par la CTI depuis 1938, implantée à XX

forme ses élèves en 5 ans (1 300 élèves, 110 salariés permanents et 450 intervenants non

I- Objectifs.

informatique de gestion des Absences accessible dans un environnement multi-sites via un portail Internet ou intranet existant : My XX. Cet outil doit permettre de fournir aux collaborateurs et aux managers une gestion sur un support accessible aux collaborateurs et au N+1, avec une mise à jour par des interfaces et une information aux utilisateurs sur les différents statuts de validation de leurs absences par mail. absences : -Congés payés -Congés sans solde -Absences autres : Evènement familial, Changement de jour travaillé, autres (commentaire)

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-Demande de Récupération, Gestion des récupérations

paie et de pouvoir valoriser automatiquement les éléments variables de paie : congé payé et

congé sans solde.

Les objectifs de cet outil sont les suivants :

- Le salarié peut poser ses absences et connaitre ses soldes (congé, récupération) et son

planning - Le N+1, qui valide les demandes, a une visibilité sur les soldes & sur le planning de ses

équipes.

- Le N+2 a une visibilité sur le planning de ses équipes : N-1 & N-2 - Aide à la réalisation des plannings en fonction des obligations légales

OHV ŃRQQH[LRQV XPLOLVMPHXUV"B

-Prévoir la possibilité de communication du SIRH pour la gestion des absences, avec la paie et un GTA

II- Enjeux.

gestion. Organiser, optimiser et fluidifier le processus de gestion des absences dans un contexte multi- sites est une priorité pour le service paie. Schéma de synthèse de la production de la paie.

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Le calendrier de la paie correspond à une période de 30 jours. Ce calendrier est séquencé en 3

grandes étapes : - la collecte et la transmission des éléments nécessaires au calcul de la paie - la paie : calcul et traitement - les activités post-paie : opérations de paiement auprès des organismes sociaux.

2- Les interfaces avec les applications de gestion.

PAIE

III - Environnement technique.

1- Réseaux informatiques.

Demande Vérification

des droits

Validation

ou Refus

Validation ou

refus

Traitement

en paie 2 3 4 1

10 à 15 jours

avant .

15 jours

au moins avant la date de

Dès

réception saisie sur CEGID PAIE

Enregistrement

des CP/CSS du mois /Paie du mois

Ex : CP de mai

sur paie de mai

Collaborateur

rrrr N+1 2 1

Validation des Absences sur le

support papier présenté par le collaborateur

Pose des

Absences et des

Récupérations

Sur un support

papier différent à chaque demande

Validation et gestion des

Récupérations sur le support

papier présenté par le collaborateur : -1 tableau de gestion des

Récupérations

-1 demande papier de récupération à chaque demande

à chaque absence

Service RH

-Validation -Copie du document -Renvoi du doc original au collaborateur

Saisie manuelle

sur CEGID PAIE si CP ou

CSSolde

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Les informations techniques seront fournies dans le détail par le service informatique de

2- Postes utilisateurs (à valider par le DSI).

Les utilisateurs seront les salariés en CDI et CDD, environ 101 personnes au 13/02/xx

Les utilisateurs seront identifiés avec le matricule paie, ou le nom et le prénom, après un 1er

filtre sur le type de contrat. Le nombre maximum de connexions simultanées devrait se situer entre 50 et 110 dans le qui pourrait porter le nombre de connexion à 130 sur notre réseau. leurs droits, aux utilisateurs suivants : le N+1 ou le Service RH

4- Sécurité.

Le système doit permettre de gérer les utilisateurs et de leur attribuer des droits (lecture, création, modification, administration).

extraction, réalisable à la demande, des données principales permettant le suivi des tableaux

de bord RH.

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La connexion de type SSO est impérative

IV-Besoins.

1-Les besoins recensés dans ce document ne sont pas exhaustifs, des demandes

temps de travail sont propres à la législation du code du travail. Les collaborateurs ont droit à 7 semaines de congés payés La majorité des contrats sont à temps pleins (35h hebdomadaires) disponibilités des Partenaires à temps partiel. : CP CSS

Absences autres, récupération, mission ?

Le N+1 valide ou refuse la demande, cette action déclenche un mail vers le collaborateur et le service RH La demande validée est transmise par mail au service RH Le service RH valide ou refuse la demande, cette action déclenche un mail vers le collaborateur et le N+1

-Certaines demandes (congé payé et congé sans solde) sont transférées sur le logiciel de paie

CEGID

3- Gestion des évènements.

de décompte pour optimiser la valorisation des évènements en fonction des règles définies.

paramétrage que CEGID PAIE = même paramétrage que CEGID PAIE = décompte selon le calendrier de paie et en jour ouvré, sans workflow vers la paie et sans compteur

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3 cas

Pas de reprise du solde sur

SIRH=> pas de possibilité de poser les soldes 2013 et 5/2014 sur l'outil

Pas de reprise du solde sur

SIRHUtilisation de l'outil pour poser la récupération reprise du solde sur SIRHUtilisation de l'outil pour poser la récupération

2- A prévoir :

-Prévoir avec le Service comptabilité la possibilité de poser les ordres de missions -Prévoir une interface GTA : Connexion au GTA sur le PC, via MYXX et par le SSO. Possibilité de pointer en heure, en ½ journée ou en journée. Prévoir le report du calendrier de paie, des absences SIRH sur le GTA

Prévoir la gestion mensuelle du solde de récupération sur le SIRH, pour pouvoir poser la

demande de récupération.

Journée ou

1/2 journée calendrier dates motifs Demande

Table de

droit cas 1 0,5 ou 1 J L 0,5 ou 1 0,5 ou 1

0,5 ou 1 J M 0,5 ou 1 0,5 ou 1

0,5 ou 1 J J 0,5 ou 1 0,5 ou 1

0,5 ou 1 J V 0,5 ou 1 0,5 ou 1

0,5 ou 1 J S 0,5 ou 1 1 ou 1,5

0,5 ou 1 J D 0,5 ou 1 1 ou 1,5

1 J 08/05/2014 1 2

cas 2 heure ou

1/2 heure réunion soir 1 1

1/2 1/2

Question

comment sera traitée l'annulation de la demande après validation du manager car Heures sup > à ce qui a été validé ?

Suppression Service RH ?

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3-La création des Partenaires dans CEGID PAIE/SIRH : le Workflow

ACTEURS

Congé PayéCongé sans solde

Absence Autre sans

retenue sur salaire

Demande de

RécupérationGESTION DES RECUPPOINTEUSE

Report mensuel

des heures > Demande validéeDemande validéeDemande validéeDemande validéeDemande validée CEGID

PAIE non non non non non

N+1 ouiouiouiouioui RH oui ou nonoui ou nonoui ou nonoui ou nonoui ou non ouiouiouiouioui

Commentaires

Mail d'information

Oui RH

Mise à jour

compteur SIRH

Compteur CP

Acquis

Solde SIRH

Validation

LEGENDES

Envoi d'un mail

d'informationDemande envoyée

Demande acceptée

N+1/RH

Demande refusée N+1

/ RH

V - La saisie des absences.

1. Statut des absences

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Statut des absences : en attente ± annulé ± refusé - validé encore validée par les 2 acteurs suivants, le N+1 et le service RH

Statut en attente

2 acteurs suivants, le N+1 et le service RH

2 Aide à la planification.

Le collaborateur et le manager pourront visualiser les absences sur un calendrier annuel avec son statut RH.

Actuellement, les demandes sont faites en version papier et laissées à la libre appréciation des

managers.

VI - Installation et paramétrage.

- la sauvegarde du calcul des compteurs

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CAHIER DES CHARGES.

Référence du document : SIRH

Nom du projet : SIRH

Version Date Modifications

Nom Date

Commanditaire

Destinataires Editeur de logiciel SIRH

Rédaction :

Approbation :

Chef de projet prestataire A PRECISER

Validation : Equipe projet

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SOMMAIRE

Introduction

I- Objectifs

II- Enjeux

2-Interface avec les applications de gestion

III- Environnent Technique

1-Réseaux informatiques

2-Postes utilisateurs

4-Sécurité : connexion SSO

IV- Besoins

1-Besoins

1- Gestion des évènements

2- A prévoir

3- La création des partenariats dans CEGID PAIE , le SIRH et le GTA

V- La saisie des absences

1-Statut des absences

2-Aide à la planification

VI- Installation et paramétrage

VII- Formation

Maintenance

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Introduction

I- Objectifs.

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Les objectifs de cet outil sont les suivants :

équipes.

OHV ŃRQQH[LRQV XPLOLVMPHXUV"B

II- Enjeux.

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2- Les interfaces avec les applications de gestion.

III - Environnement technique.

1- Réseaux informatiques.

Demande Vérification

Validation

Validation ou

Traitement

10 à 15 jours

15 jours

Dès

Enregistrement

Ex : CP de mai

Collaborateur

Validation des Absences sur le

Pose des

Absences et des

Récupérations

Sur un support

Validation et gestion des

Récupérations sur le support

Récupérations

à chaque absence

Service RH

Saisie manuelle

CSSolde

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2- Postes utilisateurs (à valider par le DSI).

4- Sécurité.

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La connexion de type SSO est impérative

IV-Besoins.

1-Les besoins recensés dans ce document ne sont pas exhaustifs, des demandes

Absences autres, récupération, mission ?

3- Gestion des évènements.

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Pas de reprise du solde sur

Pas de reprise du solde sur