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FICHES CONSEILS A L’USAGE DES ASSOCIATIONS

2 - Définit la nature, donc « l’objet » et la finalité de l’association ainsi que les moyens nécessaires pour lui permettre d’atteindre le ou le(s) but(s) fixé(s) C’est donc le document formalisé qui permet, au démarrage de l’association, de définir l’objet des statuts et qui guidera toutes les actions de l’association

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FICHES CONSEILS

A

L"USAGE DES ASSOCIATIONS

A destination et sous la responsabilité des

dirigeant(e)s associatifs(ves) Conçues et réalisées par le Service de la Vie associative

En partenariat avec les associations

ADIES 13 - AGODIS - ARCAS - ASSO EMPLOI FORMATION - France BENEVOLAT - Le RELAIS de St-DONAT - VATOS LOCOS "L"avenir ne sera pas ce qui va arriver mais ce que nous allons en faire". Henri Bergson. 1

Ces fiches ont ŽtŽ conues suite aux nombreuses rencontres avec les dirigeants associatifs du

dŽpartement, validŽes par la collaboration de plusieurs responsables associatifs des divers champs et selon deux principes conditionnant leur Žlaboration : ql"opŽrationnalitŽ ql"adaptabilitŽ aux besoins de chaque association* Ces Fiches sont des GUIDES DE QUESTIONNEMENTS non exhaustifs

Mais ils peuvent vous permettre de :

Vous interroger et vous questionner sur un certain nombre de points fondamentaux concernant la vie de votre association, crŽer des habitudes de questionnements et de partage collectif. D"instaurer une rŽflexion de groupe permanente, au sein de votre Conseil d"Administration, avec les bŽnŽvoles impliquŽs dans des activitŽs et/ou vos salariŽs. D"instaurer un dialogue avec vos adhŽrents, vos usagers ou clients.

De prendre des dŽcisions argumentŽes, fondŽes sur des donnŽes objectives plus prŽcises.

De planifier des stratŽgies, des dŽcisions, des actions. VŽrifier que l"objectif associatif est atteint par les choix faits. D"Žvaluer vos actions, vos prises de dŽcisions. VŽrifier que votre association rŽalise bien ce pour quoi elle a ŽtŽ fondŽe.

D"Žtablir, de prŽciser, de formaliser des relations hiŽrarchiques et/ou fonctionnelles avec vos

salariŽs, des relations fonctionnelles avec vos bŽnŽvoles. D"instaurer un partenariat fondŽ sur l"analyse des relations institutionnelles qui vous lient ou non ˆ eux.

Ces fiches ont aussi pour finalitŽ d"encourager les dirigeants associatifs ˆ dŽvelopper leur

capacitŽ d"anticipation et d"aborder ainsi plus sereinement certains moments plus complexes et parfois difficiles de la vie d"une association.

*Les outils proposŽs sont utilisables et adaptables quelle que soit la taille de votre association.

UTILISER LES FICHES PROPOSEES

1 - LE PROJET ASSOCIATIF

G ŽnŽralitŽs pour Žlaborer le projet associatif

Fiche I Formalisation du projet

Fiche II Etapes de Formalisation du projet

Fiche III MŽthodologie d"Žlaboration du projet associatif

Fiche IV Diagnostic global

Fiche V Diagnostic interne

Fiche VI Diagnostic externe

Fiche VII Plan d"actions

2 - LA GOUVERNANCE ASSOCIATIVE

GŽnŽralitŽs sur la gouvernance associative

3 - L"ORGANISATION

GŽnŽralitŽ sur l"organisation

Fiche I DŽfinir ou RedŽfinir des procŽdures

Fiche II Investissement matŽriel

4 - LES RESSOURCES HUMAINES

LES BENEVOLES :

GŽnŽralitŽs sur le bŽnŽvolat

Fiche I La recherche de bŽnŽvoles, les forces bŽnŽvoles de l"association

Fiche II Le bŽnŽvole dans l"association : les Žtapes de l"accueil, l"intŽgration du bŽnŽvole, les outils de l"accueil

Fiche III Animation et fidŽlisation

LES SALARIES :

GŽnŽralitŽs pour recruter un salariŽ

Fiche I Comment recruter? Le profil d"emploi, contrat de travail, convention Fiche II Le salariŽ : sa rŽmunŽration, son recrutement Fiche III La gestion salariale quotidienne : les obligations d"embauches, les organismes sociaux Fiche IV La gestion prŽvisionnelle des emplois et des compŽtences

SOMMAIRE DES FICHES

2 3

5 - LES ACTIONS OU LES PROJETS (LES ACTIVITES OU LES PRESTATIONS) DE L"ASSOCIATION

LES ACTIONS OU LES PROJETS :

GŽnŽralitŽs pour Žtablir un bilan d"Action ou de Projet

Fiche II Gestion ou suivi d"action, ou de projet

Les Annexes : Exemple d"Action (ou de Projet) synthŽtisŽ dans une fiche

LE BILAN DES ACTIONS :

GŽnŽralitŽs pour Žtablir un bilan d"action (ou de projet) Fiche I Guide pour analyser les actions (ou projets) rŽalisŽs

6 - LES DOCUMENTS FINANCIERS de l"association

LE BUDGET PREVISIONNEL :

GŽnŽralitŽs pour construire un B.P

Fiche I Construire un BP : Les produits (ou les recettes) Fiche II Construire un BP : Les charges (ou les dŽpenses)

Fiche III Suivi budgŽtaire

LE PLAN DE TRESORERIE :

GŽnŽralitŽs pour Žtablir votre plan prŽvisionnel de trŽsorerie

LE COMPTE DE RESULTATS :

GŽnŽralitŽs sur le compte de rŽsultat

LE BILAN :

GŽnŽralitŽs sur le bilan

LES CONTRIBUTIONS VOLONTAIRES :

GŽnŽralitŽs sur les contributions volontaires Fiche I Comment valoriser les contributions en nature

Fiche II Quels outils utiliser ou construire

SOMMAIRE

4

7 - LA COMMUNICATION

GŽnŽralitŽ sur la Communication

F iche I DŽmarche pour Žlaborer votre plan de communication Fiche II Une SchŽmatisation pour Žlaborer votre stratŽgie de communication

Fiche III La communication Interne

Fiche IV La communication Externe

Fiche V Les outils de communication

8 - ANNEXES

Annexes : Exemple d"Action (ou de Projet) synthŽtisŽ dans une fiche

9 - GLOSSAIRE

10 - BIBLIOGRAPHIE ET WEB BIBLIOGRAPHIE

SOMMAIRE

5

LE PROJET ASSOCIATIF

6

Le projet associatif est l"illustration de l"objet social de l"association. Il en est le prolongement

concret et lui donne un sens. Il permet de mobiliser et guider l"action. GÉNÉRALITÉS POUR ELABORER LE PROJET ASSOCIATIF

Les Contextes du projet Associatif

Est-ce que l"association existe?

Oui : aller au second cas,

Non : le premier cas vous concerne

Premier cas

On part d"un constat de terrain fait dans un environnement par une ou plusieurs personnes qui spŽcifique par rapport ˆ une problŽmatique repŽrŽe, cela ˆ un moment donnŽ.

Il faudra rŽdiger un projet prŽsentant les valeurs communes, constituant une base pour dŽfinir un

ensemble d"objectifs donc d"actions prioritaires ˆ mener pour atteindre ces objectifs avec peut

tre la crŽation d"une association. Association (dŽclarŽe ou non) dont l"objet et la finalitŽ seront

dŽfinis ˆ partir des valeurs portŽes dans le projet associatif par le groupe de personnes souhaitant

s"associer.

Deuxième cas

L"association existe dŽjˆ, elle a un projet associatif, une modification du projet associatif initial

peut se faire ˆ partir de : - constats de nouvelles orientations au sein de l"association, -modification de l"environnement social, Žconomique, juridique du secteur spŽcifique dans lequel Žvolue l"association, - constats d"une Žvolution des actions ou du public bŽnŽficiaire des actions, - questionnements relatifs ˆ la qualitŽ des services rendus, - constats de nouveaux besoins du terrain y compris nouvelles concurrences, - l"arrivŽe de nouveaux membres du CA qui interrogent l"association sur son histoire, sur ses produits, ses actions...

Se pose alors la question : d"interroger ce projet associatif initial ou celui qui a ŽtŽ repensŽ il y

a dŽjˆ quelques annŽes. organisŽe, collective, planifiŽe pour aboutir ˆ un rŽsultat effectif.

PROJET ASSOCIATIF

7

Cela va permettre aux dirigeants associatifs de :

- Se mobiliser, se recentrer ou encore, - Focaliser leur attention sur les enjeux fondamentaux de l"association pour partager une vision de l"avenir, - Relancer une nouvelle dynamique, - Communiquer clairement et simplement.

Pour mener ˆ bien cela :

Il faut constituer un groupe de travail qui dŽfinira ses modalitŽs de fonctionnement et sera chargŽ

Žgalement de la rŽdaction du nouveau projet associatif.

Pour aller plus loin, consulter :

Fiche I :Formalisation du projet

Fiche II :Etapes de Formalisation du Projet Associatif (exemple + schŽma) Fiche III :MŽthodologie d"Žlaboration du Projet Associatif

Fiche IV :Diagnostic global

Fiche V :Diagnostic interne

Fiche VI : Diagnostic externe

Fiche VII :Plan d"Actions

PROJET ASSOCIATIF

8

C"est savoir que le Projet Associatif

1- Exprime les valeurs communes et les raisons ˆ partir desquelles un groupe de personnes a

dŽcidŽ de se rassembler, au sein d"une association, pour mener une ou des actions, en direction

d"un ou de public(s) ciblŽ(s). C"est avant tout un document synthŽtique et partagŽ par l"ensemble des acteurs.

2- DŽfinit la nature, donc Ç l"objet È et la finalitŽ de l"association ainsi que les moyens nŽcessaires

pour lui permettre d"atteindre le ou le(s) but(s) fixŽ(s). C"est donc le document formalisŽ qui permet, au dŽmarrage de l"association, de dŽfinir l"objet des statuts et qui guidera toutes les actions de l"association.

Une fois dŽfinis, les valeurs et l"objectif gŽnŽral finalisŽ du projet associatif, il est impŽratif de

Ce projet associatif prend appui sur un diagnostic global de la situation.

Ainsi, ˆ partir de la stratŽgie choisie ou ˆ partir de l"identification d"une problŽmatique retenue, le

projet associatif va se dŽcliner en plan opŽrationnel d"actions (assorti des moyens matŽriels,

humains, financiers) pour atteindre l"objectif associatif dŽfini.

PROJET ASSOCIATIF

FICHE I

LA FORMALISATION DU PROJET

9

1 - Constitution d"un groupe de travail :

Il sera permanent jusqu"ˆ la fin de la dŽmarche, constituŽ de personnes volontaires.

2 - DŽfinition du contexte d"Žcriture et d"interrogation du projet associatif.

3 - RŽdaction du diagnostic global :

Ë partir des diagnostics interne et externe.

4 - DŽfinition des stratŽgies possibles rŽpondant ˆ la problŽmatique globale.

5 - PrŽsentation argumentŽe des stratŽgies retenues par le groupe de travail au Conseil

d"Administration.

6 - Choix d"une stratŽgie par le CAet vote du choix arrtŽ.

7 - Elaboration du plan d"actions adaptŽ au choix de stratŽgie.

salariŽs...).

I - Introduction

Elle situe le contexte actuel qui engendre, qui dŽclenche toute la rŽflexion sur le projet associatif.

II - Rappel des valeurs et missions de l"association

Les principes, valeurs, vocation et missions initiales (et leur Žvolution s"il y a lieu ) et/ou les valeurs

et missions nouvellement redŽfinies.

III -PrŽsentation de la dŽmarche

Il part de l"historique de la dŽmarche pour arriver au choix de la stratŽgie actuelle. IV - Les enjeux actuels dans un territoire d"intervention

Ils permettent de dŽfinir des perspectives, le choix de l"objectif et de la stratŽgie ˆ mettre en

V - Le (ou les) objectif(s) opŽrationnel(s) retenu(s) Recentrage, maintien, dŽveloppement de certains axes...

VI - Le plan d"actions et rŽsultats attendus

VII - Des annexes

public, des bŽnŽvoles, des salariŽs, des partenaires, analyse des outils de communication, analyse des actions, des rŽsultats...) La composition du Conseil d"Administration et du bureau, les salariŽs (leurs qualifications, leurs postes...), les plans de formation... Les Budgets PrŽvisionnels sur 3 ans ˆ partir des nouvelles prises de dŽcisions.

PROJET ASSOCIATIF

FICHE II

ETAPES DE FORMALISATION

av ?A>9vC rBB>tôrCô- vBC ;r AXBD;Cr=Cv uv tvCCv uXConstitution d"un groupe de travail

DIAGNOSTIC

GLOBAL

DŽfinition de stratŽgies

et prŽsentation argumentŽe

Choix d"une stratŽgie

quotesdbs_dbs31.pdfusesText_37