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UNIES

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DIVISION DES ACHATS

RÉF. : DOS/2020.9

30 JUIN 2020

Préface

us/procurement-manual. Il est publié sous forme électronique pour limiter la consommation de papier et

Table des matières

Préface .......................................................................................................................................................... 1

1. Introduction ........................................................................................................................................ 10

1.1 Objectif, application et structure ................................................................................................. 10

1.2 Mise à jour et révision .................................................................................................................. 10

1.4.1 Rapport qualité/prix optimal .................................................................................................. 11

1.4.2 Équité, intégrité et transparence ........................................................................................... 12

1.4.3 Mise en concurrence internationale effective ....................................................................... 12

1.4.5 Centralité du client ................................................................................................................. 13

1.5 Normes de déontologie ................................................................................................................ 13

1.5.1 Normes de conduite ............................................................................................................... 13

1.5.3 Comportement éthique des fournisseurs .............................................................................. 16

2. Organisation des achats ...................................................................................................................... 18

2.1.1 Définition des achats .............................................................................................................. 18

2.1.3 Gestion par catégorie ............................................................................................................. 19

2.3 Responsable des achats ................................................................................................................ 21

2.4 Demandeur ................................................................................................................................... 22

2.6.1 Délégation de pouvoirs .......................................................................................................... 24

2.6.2 Exercice de la délégation de pouvoirs .................................................................................... 24

2.6.3 Mandataire pour les achats .................................................................................................... 25

2.6.4 Délégation de pouvoir pour des achats locaux ...................................................................... 25

2.7 Délégation pour les modifications................................................................................................ 29

29
huit mois) 30 3

2.7.3 Attribution des marchés ......................................................................................................... 30

2.8 Application du principe de responsabilité .................................................................................... 30

2.9 Séparation des tâches .................................................................................................................. 31

3. Enregistrement et gestion des fournisseurs ....................................................................................... 33

3.1 Enregistrement des fournisseurs.................................................................................................. 33

3.1.1 Enregistrement dans le Portail mondial pour les fournisseurs des organismes des Nations

Unies 33

3.1.2 Synchronisation dans UMOJA ................................................................................................ 34

3.2 Gestion des fournisseurs .............................................................................................................. 38

3.2.2 Enregistrement des fournisseurs, et conservation et mise à jour des dossiers des fournisseurs

3.2.3 Mise à jour des informations relatives aux fournisseurs ....................................................... 39

4.1 Planification des demandes et des acquisitions ........................................................................... 46

4.3 Planification des achats et plan de sélection des fournisseurs .................................................... 47

4.4 Définition des conditions .............................................................................................................. 49

4.4.1 Objectif de la définition des conditions ................................................................................. 51

4.4.2 Caractéristiques de conditions bien définies ......................................................................... 51

4.4.3 Spécifications techniques ....................................................................................................... 53

4.4.4 Termes de référence .............................................................................................................. 53

4.4.5 Cahier des charges.................................................................................................................. 54

5.1 Recherche de fournisseurs ........................................................................................................... 55

5.2 Étude de marché .......................................................................................................................... 55

5.6 Présélection des fournisseurs ....................................................................................................... 58

5.7 Création de listes des entités invitées à concourir ....................................................................... 59

5.8 Approbation de la liste des entités invitées à concourir .............................................................. 60

5.9 Modification de la liste des entités invitées à concourir .............................................................. 60

6. Appel à la concurrence ....................................................................................................................... 62

6.2 Mise en concurrence .................................................................................................................... 62

6.2.1 Mise en concurrence internationale effective ....................................................................... 62

6.2.2 Considérations particulières concernant la liste des entités invitées à concourir ................. 63

6.2.3 Risque de collusion ................................................................................................................. 63

6.3.1 Méthodes formelles et méthodes informelles....................................................................... 64

6.3.2 Achat de faible valeur ............................................................................................................. 65

6.3.3 Demande de prix .................................................................................................................... 68

6.3.5 Invitation à soumissionner ..................................................................................................... 69

6.3.5.1 Invitation à soumissionner en plusieurs étapes ..................................................................... 71

6.4.4 Annexe B : Cahier des charges/conditions ............................................................................. 77

6.4.7 Formulaires et annexes requis pour les soumissionnaires .................................................... 86

6.4.8 Formulaire de soumission, de paiement anticipé et de garantie de bonne fin, et conditions

6.5 Invitation des fournisseurs ........................................................................................................... 89

6.8 Passation directe de marché avec un fournisseur unique ........................................................... 91

6.10 Communication avec les fournisseurs .......................................................................................... 92

6.11.2 Prix ou tarifs fixes ................................................................................................................... 94

6.11.3 Produit ou service breveté ..................................................................................................... 94

6.11.4 Décision antérieure ou nécessité de normalisation ............................................................... 94

6.11.5 Coopération ............................................................................................................................ 95

6.11.6 Conditions identiques ............................................................................................................. 95

précédemment utilisée ....................................................................................................................... 95

6.11.8 Achat ou location de biens immobiliers ................................................................................. 96

6.11.9 Besoin urgent ......................................................................................................................... 96

6.11.10 Les services ne peuvent pas être évalués objectivement ...................................................... 97

6.11.12 Montant inférieur au seuil monétaire .................................................................................... 97

7. Gestion des soumissions ..................................................................................................................... 98

7.2 Réception et protection des soumissions .................................................................................... 98

7.3 Réception et protection des soumissions remises en main propre, par courrier ou par messagerie

7.4 Réception et protection des soumissions reçues par télécopie ................................................... 99

électronique ou par courrier électronique .......................................................................................... 100

7.6 Modification des soumissions .................................................................................................... 101

7.7 Retrait des soumissions ............................................................................................................. 101

7.8 Modification ou retrait des soumissions après la clôture .......................................................... 101

7.9 Soumissions tardives .................................................................................................................. 102

7.10 Soumissions spontanées ............................................................................................................ 103

7.11 Ouverture et enregistrement des soumissions .......................................................................... 103

7.12 Présence aux ouvertures des plis ............................................................................................... 103

7.14 Ouverture des propositions (invitations à soumissionner) ........................................................ 104

7.15 Rejet des soumissions ................................................................................................................ 105

8. Évaluation des soumissions .............................................................................................................. 107

8.4.1 Offre techniquement acceptable la moins chère ................................................................. 110

8.4.2 Offre substantiellement conforme la moins chère .............................................................. 110

8.4.3 Analyse cumulée/pondérée ................................................................................................. 111

8.5 Présélection ................................................................................................................................ 112

8.6 Évaluation technique .................................................................................................................. 112

8.7 Évaluation financière .................................................................................................................. 113

8.8.1 Éclaircissements de la part des fournisseurs........................................................................ 115

8.8.2 Déviations importantes ........................................................................................................ 117

8.8.3 Erreurs de prix manifestes ................................................................................................... 117

8.8.4 Offres ou soumissions anormalement basses ...................................................................... 118

8.8.5 Évaluation par lots ................................................................................................................ 118

8.8.6 Examen des offres reçues dans le cadre de passations de marchés par entente directe ou à

fournisseur unique ............................................................................................................................ 118

8.8.7 Plaintes et observations ....................................................................................................... 118

8.8.8 Indications de pratiques interdites potentielles .................................................................. 119

8.8.9 Meilleure offre finale............................................................................................................ 120

8.9 Négociations ............................................................................................................................... 122

8.9.1 Négociations en cas de fournisseur unique ......................................................................... 124

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