[PDF] 262 PROCESSUS D’ACCUEIL ET D’INTÉGRATION



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262 PROCESSUS D’ACCUEIL ET D’INTÉGRATION

2 6 2 PROCESSUS D’ACCUEIL ET D’INTÉGRATION 2 6 Conseils pratiques • Être généreux en renseignements et en informations Prendre le temps de bien répondre aux questions de l’employé • Bien expliquer les méthodes de travail et le rôle de chacun • Bien expliquer les particularités et le fonctionnement de l’étude



PROCESSUS DACCUEIL, DINTÉGRATION DINTÉGRATION ETEETTET D

Toute autre personne impliquée dans le processus d'accueil, d'intégration et d'accompagnement, autre qu’un enseignant 2 6 Comité d'accompagnement Comité formé de la nouvelle enseignante ou du nouvel enseignant, de l’accompagnatrice ou de l’accompagnateur du processus d’accompagnement et d’un membre de l’équipe de direction du



Processus et outils d’accueil et d’intégration

Evaluer son processus d'accueil intégration Utilisation et suivi des indicateurs définis précédemment : Turn Over Nombre de départ en période d'essai Nombre de départ à 6 mois,à 12 mois Utilisation de la check -list et respect des étapes / outils : Atelier Accueil et Intégration 14 • Accueil par le responsable



Un processus simple en 4 étapes : CHAPITRE 3

d’accueil et d’intégration et utilisez toujours ce même « to do » afin d’assurer une équité d’intégration ASTUCE 2 Ne négligez aucun détail Vous serez plus confiant quant au déroulement de la journée, votre nouvel employé se sentira sécurisé et aura en main tous les outils lui permettant ASTUCE 3 de mieux performer



des nouveaux collaborateurs

2 Concepts et rôles 2 1 Concepts Processus d’intégration L’objectif de l’accueil est d’arriver à ce que le nouveau collaborateur fonctionne conformément aux attentes du SPF, le plus rapidement possible et à la satisfaction de toutes les parties concernées La réalisation de



Guide d’accueil et d’intégration d’un nouvel employé

Guide d’accueil et d’intégration Entreprise privée 2 4 LA FORMATION Ø Analyser les besoins de formation Ø Diffuser l’information 25 5 L’ÉVALUATION DE RENDEMENT Ø Les avantages de l’évaluation de rendement Ø Les conditions de succès de l’évaluation de rendement Ø Les étapes 28 6 LES MESURES DISCIPLINAIRES



DES PRATIQUES D’ACCUEIL ET D’INTÉGRATION GAGNANTES POUR UN

1 La rétention de la main-d’œuvre 2 Un processus d’accueil et d’intégration sur mesure 3 La consolidation des apprentissages de la nouvelle travailleuse 4 La mobilisation d’une travailleuse 5 Un processus de communication et de rétro information bien structuré POUR LA TRAVAILLEUSE : 1

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262 PROCESSUS D’ACCUEIL ET D’INTÉGRATION

L'ENTRAÎNEMENT À LA TÂCHE :

OUTILS D'INTÉGRATION

Un plan d'entraînement à la tâche* est un outil fort utile qui permet au nouvel employé d'apprendre les différentes tâches reliées à ses fonctions. Cet outil répertorie l'ensemble de ses responsabilités et permet d'évaluer si l'habileté est acquise ou à travailler. Le gestionnaire est alors en mesure de suivre l'évolution de l'apprentissage de l'employé par rapport à son poste de travail. Une période probatoire de 3 à 6 mois est généralement octroyée à l'employé. Cette période lui donne l'occasion de se familiariser avec son nouveau milieu de travail et de s'approprier ses fonctions, et permet au gestionnaire d'évaluer l'intégration de l'employé, ses forces et ses faiblesses. Le gestionnaire devrait procéder à une évaluation après quelques semaines et à la toute fin de la période probatoire. L'utilisation d'un formulaire d'appréciation ou grille d'entraînement à la tâche facilite la démarche à cet égard. Le formulaire est versé au dossier de l'employé.CE QUE LE GESTIONNAIRE

DOIT SAVOIR

Il est judicieux pour le gestionnaire de mettre en place une stratégie d'accueil et d'intégration pour les nouveaux employés afin de faciliter leur adaptation à leur nouveau milieu de travail. Un programme d'accueil et d'intégration structuré et efficace : accentue l'engagement de l'employé et son adhésion

à la mission et aux valeurs de l'organisation;

- a un effet mobilisateur; permet l'atteinte de l'autonomie professionnelle plus rapidement; a un impact positif sur la rétention des employés. L'intégration est capitale pour le candidat et pour l'organisation : un employé bien intégré est plus efficace, performant et heureux. La manière dont le nouvel employé est accueilli donne à ce dernier beaucoup d'information sur la culture et les valeurs de l'étude. Bien souvent, les employés accueillent les clients de la même façon qu'ils ont été eux-

mêmes accueillis au sein de l'entreprise.L'accueil consiste à recevoir le nouvel employé et à lui fournir tous les renseignements utiles sur son nouveau

milieu de travail et son employeur.

L'intégration est à la fois l'ensemble des mesures prises par l'employeur pour faciliter l'adaptation de

l'employé et le fait pour ce dernier de s'assimiler à l'équipe de travail et de s'approprier son nouvel emploi.

2.6. 2.6.2. PROCESSUS D'ACCUEIL ET D'INTÉGRATION

FICHES LIÉES

6.2. Remboursement des dépenses admissibles

LIENS INTERNET

ET RÉFÉRENCES UTILES

* Volet de dépenses admissibles

Loi favorisant le développement et

la reconnaissance des compétences de la main-d'oeuvre (Loi du 1%) www.cnt.gouv.qc.ca : site de la Commission des normes du travail du Québec.

OUTILS/MODèLES/SITUATIONS

Ci-joint, un modèle de manuel de l'employé. Pour faciliter la tâche du rédacteur, des références aux fiches pertinentes du présent guide sont précisées entre parenthèses après chacun des titres du manuel. B ONNES

PRATIQUES

DE

GESTION

ÉTAPES DE L'ACCUEIL ET DE L'INTÉGRATIONPréparation de l'accueil mission, valeurs, objectifs, clients, politiques, règlements). documentation (manuel de l'employé, copie des politiques, description du poste, carte d'accès, etc.).

Accueil

nécessaire à son environnement de travail.

à l'embauche (signature requise) :

o Engagement à la confidentialité, o Manuel d'employé (incluant les politiques et procédures de l'organisation, le code des valeurs et les avantages sociaux).

Intégration

probatoire.

à la tâche de l'employé.

Suivi de l'intégration

Le suivi et le maintien en emploi est une étape à ne pas négliger. Cette étape consiste à : employé. donner accès aux informations pertinentes. procéder à sa propre évaluation. (bilan des forces et des aspects à améliorer). 2.6.

2.6.2. PROCESSUS D'ACCUEIL ET D'INTÉGRATION

Conseils pratiques

Prendre le temps de bien répondre aux questions de l'employé. chacun. l'étude. déléguer.

Rétroagir et superviser.

dans son intégration.

MANUEL DE L'EMPLOYÉ

M ISE EN GARDE ET

CONSEILS

D

UTILISATION

Un manuel de l'employé bien rédigé, qui reflète avec exactitude les valeurs et les pratiques de l'étude est un outil de communication

très utile.

Cependant, le gestionnaire

doit éviter d'y faire mention de règles ou de politiques qu'il ne sera pas en mesure de respecter.

Le modèle soumis ici présente un nombre important de titres et de sujets. Le gestionnaire choisira ceux qu'il estime les plus

pertinents pour son étude. L'important, c'est d'appliquer par la suite les politiques adoptées et consignées dans le manuel.

À retenir :

Loi sur les normes du travail

ou d'autres lois prescrivent des normes minimales, les politiques proposées

dans le modèle le sont à titre d'exemples. Le gestionnaire peut adapter ces politiques à sa pratique actuelle et au contexte

de son étude. italiques . Les passages

MODèLE MANUEL DE L'EMPLOYÉ (FICHE 2.6.2.)

M ANUEL DE

L'EMPLOYÉ

(O U

GUIDE DE L'EMPLOYÉ

NOM DE L'ÉTUDE

MODèLE MANUEL DE L'EMPLOYÉ (FICHE 2.6.2.)

Ce manuel vise à fournir à tous nos employés l'information pertinente sur notre étude, sa mission, sa philosophie et les valeurs

auxquelles tous ses membres doivent souscrire.

Vous y trouverez également les informations essentielles sur les politiques et les règles de fonctionnement de l'étude.

développement. Chaque membre de l'équipe doit pouvoir accomplir ses tâches dans un milieu de travail sain et dans une ambiance

harmonieuse. La qualité de la communication et la clarté des informations sur les attentes de l'étude sont nécessaires à la création et

au maintien d'un environnement qui favorise le bien-être au travail.

Ce manuel se veut un outil de communication et un aide-mémoire des principes et des normes qui guident et régissent le travail au

Bienvenue dans notre étude et bonne lecture!

TABLE DES MATIèRES

1. N OTRE

ÉTUDE

1.1 Historique de l'étude .................................................2 2. O

RGANISATION

DU

TRAVAIL

.......................3

2.2. Période probatoire ....................................................3

au sein de l'étude ...............................................3 2.3. Entraînement à la tâche.............................................3

2.4. Horaire de travail .......................................................4

2.4.1. Horaire ...............................................................4

2.4.2. Temps supplémentaire .......................................4

2.4.3. Pauses-café .........................................................5

3.

APPRÉCIATION DU RENDEMENT ..............5-6

4. MESURES DISCIPLINAIRES ...........................6 5. POLITIQUE DE RÉMUNÉRATION ..................6 5.1. Jour de paie ..............................................................6 5.2. Bulletin de paie .........................................................6

5.3. Révision salariale .......................................................7

5.4.

Cotisations professionnelles et primes

d'assurance responsabilité .........................................7 5.5. Programme d'aide aux employés ...............................7 6.

POLITIQUE DE REMBOURSEMENT

DES

DÉPENSES

7. JOURS FÉRIÉS ET CONGÉS SOCIAUx...........8 7.1. Jours fériés ................................................................8 7.2. Congés sociaux et autres ...........................................8 8. VACANCES ANNUELLES .............................14 9. RèGLES DE L'ÉTUDE ...................................15 9.1. Règles d'utilisation de la cuisine ................................9 ..........10

9.3. Tenue vestimentaire ................................................10

9.4. Tabagisme, alcool et drogues ..................................10

9.4.1. Tabac ................................................................10

9.4.3. Employé aux prises avec un problème

d'alcoolisme ou de toxicomanie ........................11 9.5.

Utilisation des équipements

et du matériel de l'étude .........................................11 9.6. Vol et fraude ...........................................................12 .......................12

MODèLE MANUEL DE L'EMPLOYÉ (FICHE 2.6.2.)

1. N OTRE

ÉTUDE1.1. Historique de l'étude

L'étude (nom de l'étude) a été fondée...

(L'information peut porter sur les dates où de nouveaux associés se sont joints à l'étude, les

années où de nouveaux services ont été développés, le volume d'affaires, les champs de pratique spécialisés, les bons coups de l'étude,

par exemple sa participation à la réalisation d'un important projet ou la contribution d'un associé à la formation des futurs notaires,

etc. On peut également ajouter sous ce titre les défis à court terme en lien avec la vision de l'étude.)

1.2. Notre mission

(Réf. Guide : fiche 1.1.1.)

Notre étude notariale a pour mission:

De fournir à tous ses clients des services juridiques de haute qualité, de donner des avis et des conseils juridiques, de

rédiger des actes, contrats et autres documents avec rigueur et de favoriser, avec la plus grande impartialité, la sécurité

juridique de toutes les parties aux actes reçus.

1.3. Nos valeurs

(Réf. Guide : fiches 1.1.1., 1.3. et outil 1.3.)

Le Code des valeurs de l'étude précise nos engagements et nos attentes à l'égard de chacune de ces valeurs, qui constituent le

fondement de la culture de notre étude.

(Si le gestionnaire choisit de ne pas rédiger un guide des valeurs de l'étude distinct, le contenu

suggéré pour la rédaction de ce guide peut être intégré ici : Outil 1.3.)

1.4. Nos attentes

Le succès et le développement de l'étude sont tributaires de la manière dont chacun des employés assume ses responsabilités et

d'équipe. 2

MODèLE MANUEL DE L'EMPLOYÉ (FICHE 2.6.2.)

2. O

RGANISATION

DU

TRAVAIL2.1. Organigramme

(Réf. Guide : fiche 1.2.2.)

(Si l'étude a préparé un organigramme, il sera inséré ici. À défaut d'organigramme, cette section pourrait être intitulée " Structure

organisationnelle », définir brièvement les rôles et responsabilités des titulaires de chacun des postes de l'étude et préciser les liens

d'autorité. Chacun doit pouvoir s'y retrouver facilement. Les études de très petite taille peuvent omettre ce titre.)

2.2. Période probatoire

(Réf. Guide : fiche 2.6.2.)

2.2.1. À l'embauche

Tout nouvel employé est soumis à une période probatoire de ___ mois.

Cette période permet au supérieur de vérifier que le nouvel employé possède bien les capacités, qualités, compétences et

connaissances requises pour bien accomplir ses tâches et assumer ses responsabilités. Le cas échéant, elle permet au supérieur

d'identifier les faiblesses et les lacunes qui devront rapidement être corrigées au moyen d'un programme de formation ou

autrement.

Cette période donne aussi l'occasion à l'employé de se familiariser avec son nouveau milieu de travail et de s'approprier ses

fonctions.

informations qui peuvent lui être utiles. Il doit demander de l'aide au besoin et participer à la recherche de solutions pour tout

problème rencontré.

de l'intégration du nouvel employé. L'employé est invité à procéder à sa propre évaluation. Le supérieur peut prolonger la période

probatoire s'il l'estime approprié. employé régulier de l'étude.

2.2.2. À l'occasion d'un changement de poste au sein de l'étude

(Sous ce titre, on décrit la politique de l'étude en ce qui a trait à la période probatoire à laquelle chaque employé de l'étude

muté est soumis. Cette période peut être d'une même durée ou encore d'une durée plus courte que celle prévue pour le nouvel

employé puisque le gestionnaire connaît déjà cet employé. Le texte devrait préciser les informations suivantes : durée de la période

probatoire, appréciation de rendement pendant et à la fin de la période probatoire, prolongation de la période probatoire, s'il y

a lieu, et conséquences à la fin de cette période - confirmation d'embauche, départ ou réintégration dans l'ancien poste.)

2.3. Entraînement à la tâche

(Réf. Guide : fiche 2.6.2.)

L'étude établit, pour tout nouvel employé et pour tout employé muté, un plan d'entraînement à la tâche pour faciliter son intégration

et son apprentissage. Ce plan répertorie les tâches et les responsabilités du poste et est utilisé par le supérieur et l'employé pour suivre

l'évolution de ce dernier pendant la période probatoire. 3

MODèLE MANUEL DE L'EMPLOYÉ (FICHE 2.6.2.)

2.4. Horaire de travail

(Réf. Guide : fiches 1.2.3. et 3.1.2.)

(Politique de l'étude en ce qui concerne l'horaire de travail : nombre d'heures par semaine, horaire fixe ou variable, temps supplémentaire

[conditions et autorisations préalables], pauses-café et heures de repas, etc. Le gestionnaire doit respecter les normes établies par la Loi

sur les normes du travail. Il peut être plus généreux mais ne peut l'être moins... Nous soumettons des exemples, mais le gestionnaire

doit tenir compte des particularités de l'étude.)

2.4.1. Horaire

1 er exemple : Une semaine normale de travail compte 34 heures, réparties comme suit : 2 e exemple : Une semaine normale de travail compte 35 heures, soit 7 heures par jour, réparties comme suit :

L'employé détermine, avec son supérieur, ses plages horaires variables. Il ne pourra les modifier par la suite qu'avec le consentement

de son supérieur.

(Les plages horaires variables peuvent être laissées à la discrétion du seul employé avec ou sans possibilité de les modifier

quotidiennement, hebdomadairement, mensuellement, sur simple avis au supérieur, mais cette option peut engendrer des

difficultés dans l'organisation du travail. Il appartient au gestionnaire de choisir la méthode la plus appropriée pour son étude.)

2.4.2. Temps supplémentaire

L'étude n'a pas comme politique d'encourager le temps supplémentaire. Cependant, à la demande de son supérieur, un employé

peut occasionnellement être appelé à prolonger ses heures de travail. L'employé doit obtenir l'autorisation préalable de son

supérieur et ne peut unilatéralement décider de faire du temps supplémentaire.

excédentaire. L'employé et son supérieur peuvent toutefois convenir de remplacer ce paiement par un congé payé d'une durée

équivalente aux heures excédentaires effectuées, majorée de 50 %.

(Le gestionnaire peut décider de majorer le salaire des employés dès la première heure qui excède l'horaire normal de l'employé.)

Exemple :

En raison d'une surcharge de travail, l'employé, à la demande de son supérieur, travaille 42 heures dans une même semaine.

par trois heures de congé payé. 4

MODèLE MANUEL DE L'EMPLOYÉ (FICHE 2.6.2.)

2.4.3. Pauses-café

(Réf. Guide : fiche 1.2.3.) 1 er exemple : l'avant-midi et une fois en après-midi. 2 e exemple :

Les employés ont droit à deux pauses-café de 15 minutes chacune, l'une l'avant-midi et l'autre en après-midi. L'employé détermine,

avec son supérieur, l'heure à laquelle il peut prendre ses pauses. Les pauses-café sont rémunérées et calculées dans les heures travaillées.

2.4.4. Assiduité au travail

La présence de l'employé pendant ses heures normales de travail est essentielle au bon fonctionnement de l'étude. Tout retard et

toute absence est susceptible d'affecter l'organisation du travail et le rendement de tous les autres membres de l'équipe.

L'employé qui ne peut se présenter au travail ou qui prévoit être en retard doit en aviser son supérieur dans les meilleurs délais.

Les retards et les absences doivent être justifiés auprès du supérieur.

L'employé qui s'absente pour maladie plus de trois jours ouvrables consécutifs devra produire un billet médical, sauf si une autre

entente est conclue avec son supérieur.

3. APPRÉCIATION DU RENDEMENT

(Réf. Guide : fiches 3.2.1. et 3.2.2.; outil 3.2.2.)

L'étude procède annuellement à l'appréciation du rendement de chacun de ses employés. Cette démarche constitue un outil de

communication important et fait partie intégrante du développement des employés au sein de notre étude.

L'appréciation de rendement permet à l'employé et à son supérieur :

L'appréciation du rendement est intimement liée à la description du poste de l'employé, à sa contribution à l'accomplissement de la

mission de l'étude et à son adhésion aux valeurs communes. Elle est réalisée en fonction des objectifs fixés lors de la dernière rencontre

d'appréciation. 5

MODèLE MANUEL DE L'EMPLOYÉ (FICHE 2.6.2.)

L'employé et son supérieur peuvent convenir de rencontres ponctuelles pour apprécier l'évolution de l'employé et vérifier s'il est en voie

d'atteindre ses objectifs.

objectifs personnels et collaborent lors de la rencontre d'appréciation du rendement avec leur supérieur.

(OU : les associés OU : une autre autorité, selon le cas), seul l'employé concerné a accès à l'évaluation de son

Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (L.R.Q., c. P-39.1).

(Plus d'une appréciation du rendement par année peut être prévue. Une fiche d'appréciation du rendement devrait être insérée dans

le manuel de l'employé pour permettre à chacun de connaître les éléments qui seront considérés lors de cette appréciation. Voir Outil

3.2.2.)

4. MESURES DISCIPLINAIRES

L'étude administre les mesures disciplinaires en respectant des principes de justice et d'équité à l'égard de tous ses employés. Pour

maintenir une ambiance de travail agréable et harmonieuse, il est essentiel que tous les membres de l'équipe respectent les règles

contenues dans le présent manuel ainsi que dans toute autre politique adoptée par l'étude, notamment la politique de confidentialité.

En conséquence, toute contravention aux règles contenues dans le présent manuel ou dans toute autre politique de l'étude entraîne

une mesure disciplinaire pouvant aller de l'avis verbal au congédiement, selon la nature et la gravité de la contravention ou son

caractère répétitif. Pour une faute mineure, la gradation des sanctions est la suivante :

Pour une faute grave, par exemple le vol, la fraude ou la violence, le congédiement est immédiat.

5.

POLITIQUE DE RÉMUNÉRATION

(Réf. Guide : fiches 5.1., 5.2. et 5.3.)

5.1. Jour de paie

L'étude verse les salaires le jeudi, aux deux semaines. Le salaire est déposé directement dans le compte d'une institution financière

désigné par l'employé. (OU : Le salaire est payé par chèque, sous enveloppe scellée.)

5.2. Bulletin de paie

Un bulletin de paie est remis à l'employé au moment du paiement du salaire. Ce bulletin contient les mentions prescrites par la loi,

notamment la date du paiement et la période qui correspond au paiement; le nombre d'heures payées au taux normal; le nombre

d'heures supplémentaires payées ou remplacées par un congé avec la majoration applicable; le montant du salaire brut; la nature et le

montant des déductions effectuées, et le salaire net. 6

MODèLE MANUEL DE L'EMPLOYÉ (FICHE 2.6.2.)

5.3. Révision salariale

L'étude révise annuellement le salaire de ses employés, à l'occasion de la rencontre d'appréciation de rendement.

L'étude applique des principes d'équité envers tous ses employés dans la détermination des salaires et des augmentations salariales

(équité interne et équité individuelle).

5.4. Cotisations professionnelles et primes d'assurance responsabilité

L'étude paie les cotisations professionnelles et les primes d'assurance responsabilité professionnelle d'un employé lorsque :

et

5.5. Programme d'aide aux employés

L'étude inscrit annuellement au

Programme d'aide aux notaires

service dans l'étude. Ce programme offre des services de consultation à tous les employés qui éprouvent des difficultés liées au stress

ou qui sont aux prises avec des préoccupations ou des problèmes, qu'ils soient personnels ou liés au travail.

de consultation gratuite par année, peu importe que la source du problème soit liée au travail ou non.

Les employés qui désirent avoir recours aux services d'un psychologue en vertu de ce programme peuvent communiquer directement

mêmes frais par employé inscrit, elle ignore toujours si l'un ou l'autre d'entre eux en a bénéficié.

(Autres avantages, s'il y a lieu)

6. POLITIQUE DE REMBOURSEMENT DES DÉPENSES

L'étude informe ponctuellement ses employés de sa politique de remboursement des dépenses encourues par un employé à la demande

de son supérieur. L'étude avise immédiatement les employés lorsque cette politique est amendée.

Les dépenses sont remboursées en fonction du moins élevé des montants suivants : ou Les dépenses suivantes, préalablement autorisées, sont remboursées :

Les sommes dues seront ajoutées à la paie de l'employé pour la période qui suit celle où la demande de remboursement aura été

effectuée, et les pièces justificatives, remises au supérieur. 7

MODèLE MANUEL DE L'EMPLOYÉ (FICHE 2.6.2.)

7.

JOURS FÉRIÉS ET CONGÉS SOCIAUx

(Réf. Guide : fiche 5.4.1.; outil 5.4.4.)

(Le gestionnaire doit respecter les normes établies par la Loi sur les normes du travail. Il peut être plus généreux mais ne peut l'être

moins... La liste des congés fériés, chômés et payés sera intégrée ici. Il sera judicieux de commencer la réflexion à partir des normes

minimales et, s'il y a lieu, de les bonifier. Le gestionnaire devrait faire ressortir toute bonification accordée par l'étude. Par exemple, les

normes prévoient..., l'étude ajoute...) 7.1.

Jours fériés

er er juillet ou, si cette date tombe un dimanche, le 2 juillet (fête du Canada); er lundi de septembre (fête du Travail); e

(Le gestionnaire peut, par exemple, décider de fermer l'étude entre le congé de Noël et celui du jour de l'An, d'octroyer et le Vendredi

saint et le lundi de Pâques, etc.)

7.2. Congés sociaux et autres

(Réf. Guide : fiche 5.4.3. et outil 5.4.4.)

L'étude respecte les prescriptions de la Loi sur les normes du travail en ce qui concerne les congés sociaux et les congés pour grossesse,

naissance et adoption, obligations familiales et parentales, maladie, acte criminel, etc. Les tableaux des congés, disponibles sur le site

toutes les informations pertinentes concernant ces congés : durée, rémunéré ou non rémunéré, avis à donner, etc.

(Les tableaux sont reproduits dans le Guide (Outil 5.4.) et sont disponibles sur le site Internet de la Commission des normes du travail

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