Le records management
Le records management théorisé aux Etats-Unis dans les années 1950 et 1960
Arcateg
En France onze ans après la publication
Comprendre et pratiquer le records management. Analyse de la
8 avr. 2005 Analyse de la norme ISO 15489 au regard des pratiques archivistiques françaises par le Groupe métiers AAF-ADBS « Records management » ...
Comprendre et pratiquer le records management
records management et de gestion des archives et du records management sous la forme d'une analyse de la norme ISO 15489.
Records Management et dématérialisation intd
Connaître les fondamentaux du Records Management - gestion des documents d'activité et de l'archivage électro- nique dans les entreprises ou organismes à
Créer préserver
https://www.enssib.fr/bibliotheque-numerique/documents/68361-creer-preserver-communiquer-une-etude-comparative-du-records-management-et-des-plans-de-gestion-des-donnees.pdf
NDIT RECORDS MANAGEMENT
A Records Management Task Force (“the Task Force”) exists to approve additions or changes to the Records. Retention Schedule. This approval process is a
Les métadonnées du records management du point de vue des
15 mars 2017 métadonnées du records management sont utilisées pour assurer l'identification ... 1 « Records management metadata can be used to identify
Nevada Local Government Records Management Program Manual
The Nevada State Library and Archives (NSLA) is pleased to present the Records. Management Program Manual for use by all local governments in the State
Lacculturation du records management dans la pratique
saxonne dite records management. Cette modernisation est-elle une simple acculturation ou y a-t-il déjà des prémices d'une nouvelle archivistique française
PART 3 Records Management Principles and Practices - World Bank
records management program ensures that records are treated as assets – which they are! THE BENEFITS OF RECORDS MANAGEMENT Records management improves public accountability enhances organizational efficiency increases public access and transparency and supports effective work practices
RECORDS MANAGEMENT HANDBOOK - Department of Energy
Records are managed throughout a “records lifecycle” which has three stages: 1 Creation or Receipt (Section 3 0 Records Creation or Receipt 2 Maintenance and Use(Section 4 0 Records Maintenance and Use 3 Disposition of Temporary and Permanent Records (Section 5 0 Records Disposition Chapter Highlights
Records Management 101: Why Is It Important? - VRC Vital
Records Management refers to the planning budgeting organizing directing training and control involved in managing the life cycle of records in any medium This life cycle encompasses the interrelated and interdependent phases of records creation or collection records maintenance and use and records disposition:
THE BASICS OF RECORDS MANAGEMENT
Records management is more than the retention storage and disposition of records It entails all recordkeeping requirements and policies that allow an agency to establish and maintain control over information flow and administrative operations
Departmental Records Managment Entrance Quick Guide 2022 - USDA
Records Management Laws and Regulations Federal Records Act of 1950 as amended (44 U S C Chapters 29 31 and 33) • E-Government Act of 2002 Section 207 • Title 36 CFR Parts 1220 through 1239 • Title 18 U S Codes § 2071 establishes criminal penalties for the unlawful concealment removal or destruction of Federal records
Searches related to records management filetype:pdf
Records management seeks to manage and control records throughout their life cycle from their creation and distribution through their filing and use and ultimately to their final disposition or permanent retention B THE BENEFITS OF RECORDS MANAGEMENT The benefits of a well-run records management operation are many: Space savings
What is the purpose of records management?
- Records management, also known as records information management (RIM), is the process of supervising and administering information created, received, maintained, stored and disposed of, regardless of format. Simply put, records management is the management of an organization’s information throughout its lifecycle.
What does records management mean?
- Records management, also known as Records information management or RIM, is the professional practice or discipline of controlling and governing what are considered to be the most important records of an organization throughout the records life-cycle, which includes from the time such records are conceived through to their eventual disposal.
What exactly is records management?
- “Records management is responsible for the efficient and systematic control of the creation, receipt, maintenance, use and disposition of records, including processes for capturing and maintaining evidence of and information about business activities and transactions in the form of records”.
Fiche pratique
Le records management
1.Objet et enjeux
Le records management, théorisé aux Etats-Unis dans les années 1950 et 1960, est un champ de la
gestion documentaire ayant fait l'objet de nombreuses initiatives de modélisation depuis 1995. Elles ont
abouti à la publication de la norme ISO 15489 sur le records management en 2001, transposée en français
en avril 2002.Outil de traitement fondé sur le concept de "cycle de vie" des documents, le records management permet
aux archivistes de gérer, au sein d'établissements publics aussi bien que privés, l'âge courant et
intermédiaire des documents ("records") produits ou reçus par ces organismes, quels que soient leur
forme ou leur support : lettre manuscrite ou contrat, radiographie ou message électronique, enregistrement
sonore ou échantillon géologique, etc.Au-delà des recommandations techniques de la Direction des Archives de France, la norme ISO 15489 est
la seule dont disposent aujourd'hui les archivistes français pour discuter avec les producteurs d'archives.
Cependant le débat demeure autour de la légitimité de ce concept au sein de la profession. Le records
management, en effet, ne trouve pas de place tout à fait adéquate dans la tradition archivistique française,
laquelle ne s'habitue que depuis peu à prendre en charge une archive dès son âge courant et néglige
encore majoritairement, a fortiori, le début du processus (la création du document).Un système efficace et cohérent de records management a pour objet de veiller d'abord à ce que tous les
documents essentiels au fonctionnement de l'organisation existent (c'est-à-dire qu'ils soient bien créés à
un moment donné, par tel ou tel service) ; de conserver ensuite ces documents comme trace destransactions de l'organisme et preuve de ses activités ; de garantir enfin la restitution des documents utiles
dans des délais et des supports adaptés.Pour chaque activité et sous-activité de l'organisme, le records manager définit donc quels documents
doivent être créés, quelles informations doivent y figurer, sous quelle forme et quel support. Le but est :
- de faire respecter aux producteurs les exigences légales et réglementaires de leur secteur de métier ;
- de réduire les risques (y compris financiers) attachés à la non disponibilité de documents probants, en
cas de sinistre ou de litige notamment ;- de garantir la production de documents fiables, c'est-à-dire authentiques et intègres, et exploitables
- de rentabiliser la gestion et le stockage des documents et des données, autrement dit de gérer
l'information au meilleur coût.2.Mettre en place un système de records management
Tout système de records management est intimement lié à l'organisation qui le met en place, laquelle doit
être consciencieusement étudiée en amont. Ce type de projet demande six à huit mois de travail et
nécessite l'implication de tous les services à tous les niveaux de la hiérarchie. Pour que le système une
fois mis en place fonctionne, il est par ailleurs indispensable qu'une charte d'archivage explique les
contraintes légales, organisationnelles et techniques qui ont conditionné les choix opérés, décrive les
objectifs du système et les procédures à suivre et nomme les personnes responsables, à toutes les Tradition archivistique anglo-saxonne... :
création - âge courant - âge intermédiaire : pris en charge par le "records manager" archive définitive : prise en charge par l'archivisteTradition archivistique française... :
création : usuellement hors circuit de traitement ; prise en charge récente mais encore peu répandue
âge courant - âge intermédiaire : pris en charge par l'administration / l'entreprise productrice
archive définitive : prise en charge par l'archivisteLe cycle de vie du document ou les "trois âges" des archives :
- phase active : le document est utile au traitement des affaires et à la prise de décision : c'est une "archive
courante".- phase semi-active : le document n'est plus utilisé régulièrement mais on peut en avoir besoin pour des
raisons administratives, légales ou fiscales : c'est une "archive intermédiaire".- sort final : le document n'a plus d'utilité administrative mais peut intéresser l'histoire de la collectivité pour
un temps ou de façon permanente : il devient alors "archive définitive".Fiche pratique
étapes du processus.
Des procédures de records management ont été mises en place dans certaines administrations et
établissements publics français, comme à la Bibliothèque nationale de France (depuis 2004) ; mais elles
existent depuis plus longtemps dans le monde de l'entreprise, en particulier dans le secteur bancaire pour
lequel elles sont même très avancées. Le rôle du records manager au sein de ces organismes emprunte en
fait à plusieurs métiers : ceux de l'archiviste, du documentaliste et du gestionnaire de la qualité ; il nécessite
en outre d'avoir des compétences informatiques, des connaissances juridiques et des notions de logistique.
C'est bien aujourd'hui une branche à part entière de la gestion documentaire, que l'on ne saurait d'ailleurs
confondre avec le knowledge management pratiqué aussi dans certains organismes et dont l'objet est de
maintenir les conditions nécessaires à la création, au partage, à la capitalisation et au renouvellement des
savoirs, savoir-faire et connaissances de l'entreprise, comme ressource ou actif de celle-ci. Les
compétences du knowledge manager sont plutôt celles d'un documentaliste, alors que le records manager
concentre son activité sur le cycle de vie des documents et exerce un métier plus proche de celui de
l'archiviste.LiensBibliographie :
Records management : gestion et conservation des documents en toute sécurité / Association française de normalisation. Saint-Denis La Plaine : AFNOR, à jour au 15 mars 2004. Contient les normes NF ISO 15489-1 et NF ISO 15489-2 sur le " Records management » et le fascicule de documentation FD X 50-185 : " Outils du management de l'information »." Le Records management et l'archivage », in Abrégé d'archivistique : principes et pratiques du
métier d'archiviste. Paris : Association des Archivistes français, 2007, p. 62-67 Guide pratique. Records management et archivage.. N° Hors-série de Archimag, ISSN 1242-1367.Paris, 2005
" Records management », in Documentaliste - Sciences de l'information. Paris : ADBS, vol. 46, n°2,
mai 2009, dossier p. 28-65Webographie :
Gestion des documents administratifs de la Bibliothèque nationale de France. Page d'information disponible à l'adresse :Fiche réalisée par : Anne Giraudon
Créée le : 2 septembre 2009 Les étapes de la mise en place d'un système de records management
1) Identification, description et documentation de toutes les activités du producteur, avec les
missions et attributions de chaque service. La culture, notamment le vocabulaire de l'organisme, doit
être respectée.
2) Liste des documents qui découlent de ces activités, hiérarchisés dans un plan de classement.
3) Sélection des documents à prendre en compte dans le système, en fonction des besoins
d'information des équipes, de la règlementation en vigueur et du risque qu'il y aurait à ne pas
produire tel ou tel document. Appliquer le records management à tous les documents est en effet inutile et mobiliserait des moyens trop importants.4) Détermination des durées de conservation de chaque document retenu.
5) Détermination des règles de communication et d'accès aux documents (degrés de sécurité et de
confidentialité des documents et niveaux d'habilitations des utilisateurs)6) Conception du système global, recouvrant les modalités d'entrée des documents dans le système
(enregistrement et immatriculation), les modalités de classement, d'indexation et de stockage et la
gestion du sort final des documents : destruction ou versement à un service d'archives historiques.
7)Mise en oeuvre du système, en articulation avec les autres systèmes d'information de
l'organisme : gestion du courrier ou process établi dans le cadre d'une démarche qualité, par
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