Introducción al PDF/A PDF Adobe Acrobat 8 y 9

DÉPÔT ÉLECTRONIQUE - Créer un fichier PDF/A

Plusieurs solutions existent pour convertir des fichiers bureautiques au format PDF/A. Voici les trois méthodes qui sont officiellement supportées par le

Converting a Microsoft Word Document to a PDF/A File Digital

When saving documents created in Microsoft Word it is best to convert to a sustainable format. Currently

Introducción al PDF/A

Adobe Acrobat 8 y 9 pueden convertir XPS en PDF. Sin embargo esto solo funciona en. Windows. Acrobat puede controlar toda una gama de formatos de documento.

Generación de documentos PDF con Foxit Reader CONVERTIR de

CONVERTIR de Word o de PDF a PDF v1.4. 1. Abrir el documento de Word que quiero convertir. 2. Ir a Archivo y luego Imprimir.

How to Save Gmail as a PDF Document

When you are logged in to the HSU portal and using Gmail any emails that you wish to convert to PDF for filing can be done as follows:.

INSTRUCTIVO FOXIT READER Descargar e Instalar el programa

Instructivo para convertir archivos en PDF con el programa FOXIT READER. 1. Abrir en el programa Foxit Reader y luego abrir el documento que se desea.

15 Saving and printing output—log files

You can also create a PDF of filename.smcl on Windows or Mac: . translate filename.smcl filename.pdf. Alternative ways to start logging:.

KOFAX POWER PDF ADVANCED QUICK START GUIDE

23 Sept 2020 Open the source file in Microsoft Word Excel

Converting a file to PDF/A-1a compliant or Font-embedded versions.

PDF/A is an archival format of PDF that embeds all fonts used in the document within the PDF file meaning that a user of you file will not have to have the

PDF/A in a Nutshell

Acrobat 6 (2003 PDF 1.5): With this version

Olaf Drümmer, Alexandra Oettler, Dietrich von Seggern

Introducción al

PDF/AArchivado a largo plazo de documentos PDF

PDF/A desde Microsoft Office 2003 y 2007Accesibilidad

Contratos y formularios

Gran volumen de creación PDF/APDF/A con Acrobat 9 Pro

Digitalización de documentos para crear PDF/A

Olaf Drümmer, Alexandra Oettler, Dietrich von Seggern

Introducción al PDF/A

Archivado a largo plazo de documentos PDF

Olaf Drümmer

o.druemmer@callassoftware.com

Alexandra Oettler

pdfakompakt@alexandra-oettler.de

Dietrich von Seggern

d.seggern@callassoftware.com ISBN:

978-3-9813077-1-9

Información bibliográ?ca publicada por la

Die Deutsche Bibliothek

Die Deutsche Bibliothek registra esta publicación en la Deutsche Nationalbibliogra?e. Datos bibliográ?cos detallados disponibles en .

Este trabajo y todas sus partes están protegidas por derechos de autor. Todos los derechos, incluyendo la traducción, reproducción, presentación, el uso

de ilustraciones y tablas, radiodifusión, micro?lmación, cualquier otro medio de replicación y el almacenamiento en sistemas de procesamiento de

datos, están reservados. Esto se aplica también a los extractos. Cualquier duplicación de este trabajo o de sus partes, incluso en casos aislados, solo

puede ser realizado en conformidad con la legislación sobre derechos de autor alemana del 9 de septiembre de 1965. Debe pagarse siempre una tasa

de derechos de autor. Cualquier violación caerá bajo la ley de enjuiciamiento de la propiedad intelectual alemana.

© 2009 callas software GmbH, Berlin

Publicado por la ADDS (Association for Digital Document Standards) - PDF/A Competence Center, Berlin - www.pdfa.org

Traducción: © 2009

Francisco Escuderos y Manuel Asorey, EPS

Impreso en Alemania

El uso de nombres descriptivos generales, nombres comerciales, marcas comerciales y así sucesivamente, en esta publicación, incluso si no están

especí?camente identi?cados, no implica que estos nombres no estén protegidos por las pertinentes leyes y reglamentos o que puedan ser utilizadas

por cualquier persona.

Diseño, maquetación y composición:

A lexandra Oettler; Diseño portada: A nja Godolt; Foto portada: S epp Huberbauer - photocase.com/de

Impreso por:

G alrev Druck- und Verlagsgesellschaft Hesse & Partner OHG

Prólogo

Nuestro mundo se está haciendo cada día más digital. Hoy en día gran cantidad de documen- tos e información sólo existe de forma digital pero ¿será todavía legible "mañana"? Este fue el tema de un interesante programa de televi- sión adecuadamente llamado "El desastre digi- tal". Comenzó con dibujos de una cueva de la edad de piedra y rollos de papiro del antiguo

Egipto que habían sobrevivido como docu-

mentos durante miles de años. ¿Qué docu- mentos del siglo XXI serán capaces de encon- trar y además leer las futuras generaciones? Esto está sucediendo más rápido de lo que se puede pensar. Yo siempre llevo un diskette de

3,5 pulgadas en mi bolsa y con él demuestro un

montón de problemas de archivado a largo plazo. Comencemos con el hardware: ¿dónde podemos comprar hoy un diskette de 3,5 pul- gadas? Y aunque encuentre uno, cabe la posi- bilidad de que el disco esté físicamente daña- do. Si estos dos obstáculos del hardware son salvados ¿qué tipo de so?ware o documento nos encontraríamos en el disco? ¿Está todavía disponible un visor o editor adecuado? ¡Y este ejemplo solo tiene 15 años!

Mi breve anécdota nos lleva a la necesidad

de un archivado de documentos a largo plazo.

Los archivos electrónicos son fundamentales

para empresas y organizaciones porque hoy en día hay documentos que a menudo solo exis- ten en formato digital. El tiempo que los docu- mentos empresariales tienen que ser almace- nados varía de un sector a otro y de un país a otro pero algunos ejemplos pueden ayudarnos a tener una idea clara. Las leyes federales a me- nudo requieren un período de archivado de alrededor de 10 años. Los bancos y seguros exigen que los expedientes de los clientes de- ben mantenerse más de 50 años. En la rama de ingeniería, periodos de 100 años son comunes para aviones o puentes, contrucciones que cabe esperar que perduren mucho más.

Y guardar documentos en formatos propie-

tarios durante ese periodo de tiempo no es realmente una buena idea. Esto lleva al segun- do problema en el mundo de los documentos digitales y que hace que muchos usuarios ya tengan un auténtico "zoológico de formatos" que puede llegar a ser rápidamente inmaneja- ble (si no lo es ya). Los formatos de documen- tos propietarios han de ser actualizados a una base regular a ?n de que las nuevas versiones del so?ware puedan todavía leerlos.

A los empleados que trabajan sobre expe-

dientes de clientes no les sorprende tener que abrir hasta diez programas de visualización di- ferentes a la vez. En algunos de los programas podrían llegar incluso a no saber cómo navegar por el documento. A ?n de resolver este proble- ma es necesario un documento y formato de archivo que garantice largos periodos de archi- vado y posibilite un formato único.

Aquí es donde el PDF/A como estándar ISO

para el archivado a largo plazo entra en escena.

La "A" signi?ca "Archivo" y el estándar PDF/A

se creó especí?camente para archivar a largo plazo. Proporciona un único archivo PDF/A para todos los documentos de una organiza- ción, desde la entrada a la salida, e incluye to- das las áreas intermedias.

Encontrarán muchas más ventajas al PDF/A

en las siguientes páginas, escritas con el objeti- vo de convertir el muy formal estándar ISO en un modelo que sea fácilmente comprensible y mejorado con ejemplos prácticos. Puesto que el PDF/A resuelve muchos de los problemas críticos que los usuarios tienen, el PDF/A Com- petence Center se formó como una asociación con el objetivo de proporcionar información sobre PDF/A, promover la distribución del es- tándar y actuar como punto central de contac- to para aquellas preguntas sobre PDF/A. Espe- ramos que este libro les ofrezca una buena vi- sión general e introducción al PDF/A y también ayude como motivador para la implementa- ción del estándar.

Berlin, septiembre de 2009

?omas Zellmann, P

DF/A Competence Center

PD: Un agradecimento especial a uno de nues-

tros miembros, callas so?ware GmbH, que ini- ció la versión alemana de este libro y lo ofreció al

PDF/A Competence Center para su traducción a

otros idiomas y su posterior distribución.

Introducción al PDF/A 3

4 Introducción al PDF/A

Documentos duraderos con el estándar PDF/A

Los archivos nativos no siempre están completos 9 E l TIFF como formato de archivo 9 E l contenedor de datos PDF 10

Por qué PDF/A y no PDF?

11 I ntroducción al estándar PDF/A 11 C

ómo crear archivos PDF

Quién se puede bene?ciar del PDF/A?

13 T abla: Comparación entre PDF/A-1a y PDF/A-1b 15 V isión general: ¿Qué formatos de archivo son adecuados para archivar? 16

Es XPS una alternativa a PDF/A?

18 Creación de PDF/A: Analógico, digital y procesamiento masivo

PDF/A desde documentos digitalizados 21

O pciones de digitalización en Acrobat 9 Pro 22
C onvertir páginas que ya han sido digitalizadas a PDF/A 23
E l motor Distiller 25
G eneración de documentos PDF/A utilizando Distiller 25
O ?ce y administración 28
P

DF/A en Oce 2007

28
O ce 2003 y PDFMaker 29
P

DF/A utilizando 3-Heights PDF Producer

31
P

DF/A 'en masa'

32
P

DF/A 'desde cero'

32
C rear PDF/A desde secuencias de datos de impresión 33

Tabla de contenidos

Ilustraciones: PixelQuelle.de

Introducción al PDF/A 5

Tabla de contenidos

De PDF a PDF/A: Convertir PDFs a PDFs de archivo

Generación de PDF/A con Comprobaciones (Acrobat) 34 C onvertir PDF a PDF/A con pdfaPilot 37
¿Es esto realmente un archivo PDF/A? Validación PDF/A

Validación con Comprobaciones (Acrobat) 39

p dfaPilot y PDF/A 41
El archivado de PDFs en el día a día: ¿Qué cuestiones pueden surgir?

Imágenes 42

L a resolución no forma parte del estándar PDF/A 43
T ipos de compresión permitidos y prohibidos 43
T ransparencias 4 5

Colores

46
Ti pografías 48
Me tadatos 5 0

PDF/A y metadatos

5 0

Accessibilidad

52
C rear un PDF accessible desde Word 54
A rchivos PDF interactivos 56
C omentarios y anotaciones 56
F ormularios 5 8

Incrustación de tipos en formularios PDF/A

59
P

DF/A para dibujos técnicos

60
F irmas electrónicas 61
N iveles de seguridad 62
F irma digital en PDF con Acrobat 63
R etos en la práctica 6 4

Illustrations: photocase.com/de

6 Introducción al PDF/A

Tabla de contenidos

El pronóstico: PDF/A en el futuro

Mejoras en PDF/A-2 65

M irando hacia el PDF/A-3 66
D esarrollos PDF/A-1 66
E l PDF/A dentro de cien años 67

Glosario

Explicación de términos relativos al PDF/A 68

Acerca de:

El PDF/A Competence Center 72

Sepp Huberbauer - photocase.com/de

Introducción al PDF/A 7

Tabla de contenidos

Documentos duraderos con el estándar PDF/A

Hay ciertos documentos que la gente quiere

conservar debido a su valor sentimental, como cartas de amor, fotografías de su primer día en la escuela o fotos de las vacaciones. Otros do- cumentos tienen que ser conservados por cuestiones legales. Entre estos documentos se incluyen certi?cados de nacimiento, certi?ca- dos académicos, informes, facturas y los que se necesitan a efectos ?scales como documentos de seguros y contratos. En los días en que todo existía sobre papel, la era pre-digital, el principal problema era recor- dar qué archivador, carpeta o caja de zapatos utilizar para almacenar las cartas o contratos.

En el mundo de los documentos digitales actual,

la tarea de archivar es totalmente diferente. Gra- cias a las funciones de búsqueda o bases de datos documentales, incluso los más olvidadizos de nosotros podemos fácilmente encontrar un do-

cumento en particular en nuestros ordenadores. Además, cualquier problema de espacio puede ser resuelto con tan solo comprar más disco. Sin embargo, hay ciertos riesgos e incertidumbres que podrían inuir en la vida útil de los docu-

mentos digitales. Estos riesgos no solo surgen de la durabilidad física de los medios de almacena- miento utilizados aunque está claro que las cin- tas magnéticas, CD-ROMs y DVDs no necesa- riamente van a durar más que el papel y la tinta.

Sin embargo, las impresiones fotográ?cas que

datan de 1900 todavía existen hoy en día. Aún así, es cuestionable si podremos o no visualizar de forma similar los millones de fotos digitales tomadas y almacenadas en las tarjetas de memo- ria de los teléfonos móviles, por ejemplo, en 2017.

Además de las restricciones impuestas por la

duración limitada de los medios portadores de datos, el formato del documento y el so?ware utilizado también suponen un considerable de- 1.

Markus Imorde - photocase.com/de

8 Introducción al PDF/A

safío para la durabilidad de los documentos elec- trónicos. El so?ware de ayer, de hoy y de mañana.

Es un problema habitual: abrir documentos

antiguos en la última versión de un programa no siempre funciona. La tasa de éxito en la dirección opuesta (nuevos documentos en los programas antiguos) es incluso más desalentadora. Los de- sarrolladores de so?ware intentan conseguir la compatibilidad con versiones anteriores para permitir que archivos de, digamos hace cinco años, puedan ser abiertos utilizando la última versión del programa. Sin embargo, esto puede cambiar el diseño y la representación en pantalla de la página, lo que signi?ca que no todo se muestra como debería. El so?ware más reciente tiende a generar documentos con características adicionales que las versiones anteriores no son capaces de mostrar. En algunos casos, incluso no es posible abrir archivos actuales en versiones an- teriores de un programa. Por ejemplo, mientras que normalmente se puede abrir un archivo de

Microso? Word 95 en Word 2003, no es posible

abrir un documento de Word 2003 en Word 95.

Debido a que los ciclos

de producción de so?ware se están haciendo cada vez más cortos (generalmente una versión nueva por año) el desafío que se le presenta a los nuevos de- sarrollos de programas es mayor que la causada por el envejecimiento de los medios de almacenamien- to. El archivado a largo plazo con éxito de archi- vos digitales está como poco tan amenazado por la constante implementación de nuevas versio- nes de programas como por los datos dañados o los medios de almacenamiento. Los archivos nativos no siempre están completos

Los formatos de archivo no son todos aptos del

mismo modo para el archivado a largo plazo ni la preservación del contenido. Si no es posible almacenar todos los elementos necesarios para la visualización completa del contenido en un formato de archivo -grá?cos y fuentes, así como texto- no puede descartarse la probabili- dad de problemas más tarde. Si, por ejemplo, el programa utilizado no puede encontrar imáge- nes externas vinculadas, la página no puede ser mostrada correctamente. En lugar de ello, el marco donde debería aparecer la imagen mues- tra solo una vista previa de la imagen o un signo de interrogación. El problema de abrir archivos en los que no están disponibles todas las imáge- nes o tipografías ha sido el causante de irritan- tes retrasos para impresores y sus proveedores durante mucho tiempo. Sin embargo, la intro- ducción del PDF, un formato que puede alma- cenar todos los componentes necesarios para un documento impreso, ha simpli?cado enor- memente el trabajo en ese sector. Además, ar- chivos de maquetación como los de XPress o

InDesign son ahora cada vez menos habituales

en los archivos de los impresores. En su lugar, los impresores están almacenando los docu- mentos PDF que verdaderamente fueron utili- zados para la tarea de impresión.

TIFF como formato de archivo

Durante mucho tiempo, la administración pú-

blica y empresas que necesitan conservar grandes cantidades de correspondencia, regis- tros, facturas, contratos e información similar en archivos digitales han estado utilizan- do el formato TIFF (Tagged Image File

Format). Este forma-

to convierten en pìxeles documentos que contienen texto e imágenes. El TIFF es un consolidado for- mato de archivo de imagen que posee tanto ventajas como incon- venientes. Los formatos basados en píxeles al- macenan la apariencia del original. Los proble- mas con la desaparición de grá?cos o tipogra- fías no suceden puesto que el formato almace- na todos los elementos del original como una imagen. Como el TIFF está muy extendido y es relativamente estable muchos usuarios se plantean su adopción y creen que el futuro del formato está garantizado. Sin embargo, mien- tras que el formato TIFF puede ser considera- do un estándar de facto, no es una norma o?- cial para un archivado seguro. Otras desventa- jas incluyen el tamaño del archivo, relativa- mente grande, y el hecho de que los textos es- caneados no pueden ser buscados sin OCR (reconocimiento de texto), ya que el formato los ha convertido en imágenes. "El archivado a largo plazo con

éxito de archivos digitales está

como poco tan amenazado por la constante implementación de nuevas versiones de programas como por los datos dañados o los medios de almacenamiento."

TIFF-G4 es una variante TIFF en

blanco y negro que trabaja con un método de compresión de- sarrollado para la tecnología de fax y que se usa comúnmen- te para archivar.

Introducción al PDF/A 9

Documentos duraderos con el estándar PDF/A

El contenedor de datos PDF

El desarrollo del PDF (Portable Document

Format - Formato de documento portátil)

que ha promovido Adobe Systems desde

1993, ha simpli?cado signi?cativamente la

gestión de datos y el intercambio para unquotesdbs_dbs50.pdfusesText_50

[PDF] Introducción al PDF/A Adobe Acrobat 8 y 9

Introducción al

PDF/AArchivado a largo plazo de documentos PDF

Contratos y formularios

Digitalización de documentos para crear PDF/A

Introducción al PDF/A

Archivado a largo plazo de documentos PDF

Olaf Drümmer

Alexandra Oettler

Dietrich von Seggern

978-3-9813077-1-9

Información bibliográ?ca publicada por la

Die Deutsche Bibliothek

© 2009 callas software GmbH, Berlin

Traducción: © 2009

Francisco Escuderos y Manuel Asorey, EPS

Impreso en Alemania

Diseño, maquetación y composición:

Impreso por:

Prólogo

Egipto que habían sobrevivido como docu-

3,5 pulgadas en mi bolsa y con él demuestro un

Mi breve anécdota nos lleva a la necesidad

Los archivos electrónicos son fundamentales

Y guardar documentos en formatos propie-

A los empleados que trabajan sobre expe-

Aquí es donde el PDF/A como estándar ISO

La "A" signi?ca "Archivo" y el estándar PDF/A

Encontrarán muchas más ventajas al PDF/A

Berlin, septiembre de 2009

DF/A Competence Center

PD: Un agradecimento especial a uno de nues-

PDF/A Competence Center para su traducción a

Introducción al PDF/A 3

4 Introducción al PDF/A

Documentos duraderos con el estándar PDF/A

Por qué PDF/A y no PDF?

ómo crear archivos PDF

Quién se puede bene?ciar del PDF/A?

Es XPS una alternativa a PDF/A?

PDF/A desde documentos digitalizados 21

DF/A en Oce 2007

DF/A utilizando 3-Heights PDF Producer

DF/A 'en masa'

DF/A 'desde cero'

Tabla de contenidos

Ilustraciones: PixelQuelle.de

Introducción al PDF/A 5

Tabla de contenidos

De PDF a PDF/A: Convertir PDFs a PDFs de archivo

Validación con Comprobaciones (Acrobat) 39

Imágenes 42

Colores

PDF/A y metadatos

Accessibilidad

Incrustación de tipos en formularios PDF/A

DF/A para dibujos técnicos

Illustrations: photocase.com/de

6 Introducción al PDF/A

Tabla de contenidos

El pronóstico: PDF/A en el futuro

Mejoras en PDF/A-2 65

Glosario

Acerca de:

El PDF/A Competence Center 72

Sepp Huberbauer - photocase.com/de

Introducción al PDF/A 7

Tabla de contenidos

Documentos duraderos con el estándar PDF/A

Hay ciertos documentos que la gente quiere

En el mundo de los documentos digitales actual,

Sin embargo, las impresiones fotográ?cas que

Además de las restricciones impuestas por la

Markus Imorde - photocase.com/de

8 Introducción al PDF/A

Es un problema habitual: abrir documentos

Microso? Word 95 en Word 2003, no es posible

Debido a que los ciclos

Los formatos de archivo no son todos aptos del

InDesign son ahora cada vez menos habituales