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La dématérialisation des documents

de la chaîne comptable et financière dans le secteur hospitalier A, le juin 2013

1. La dématérialisation, un

enjeu stratégique

3 La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur hospitalier

1. La dématérialisation, un enjeu stratégique

Pourquoi la dématérialisation ?

Les enjeux de la dématérialisation

Une démarche partenariale

Qu -

Qui dématérialise ?

Comment mener la dématérialisation ?

Le processus de passage au PES

La signature électronique des flux

La dématérialisation des pièces justificatives

Pourquoi la dématérialisation ?

5 La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur hospitalier

Pourquoi la dématérialisation ?

Ordonnateur

PJ émises par tiers

PJ émises par des tiers

Pièces comptables + PJ Ordonnateurs

CDG-D

Fournisseurs

Dématérialisation de toute la chaîne comptable et financière sans rupture de la chaîne de confiance. DGFiP

6 La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur hospitalier

Pourquoi la dématérialisation ?

‡Modernisation de l

e-administration " zéro papier »

Simplification des processus de traitement

Diminution des coûts de gestion.

Recherches simplifiées via le logiciel de comptabilité (liens entre les divers documents) une souplesse du contrôle pour le visa et la signature (électronique).

‡Fluidité des processus (pas de suspension)

Facilitation des échanges par un flux unique entre et le comptable

Restitution du comptable

Richesse du Protocole d Standard permet :

- la garantie d et du caractère complet des échanges - la qualité accrue des comptes et des informations financières Optimisation et accélération des processus, réduction des délais de paiement, des délais de recouvrement raccourcis.

Les enjeux de la

dématérialisation

8 La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur hospitalier

76 500 collectivités et établissements publics locaux

Produisant 216 millions de feuilles A4, les EPS et ESMS représentent 35 % des enjeux (202 millions pour les seuls EPS)

68 millions de feuilles sont déjà dématérialisées dans les EPS, la majorité par des conventions

tripartites relatives aux pièces justificatives.

Les enjeux de la dématérialisation

55 %

9 La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur hospitalier

Avant le PES

Génération du

bordereau et des mandats & titres dans le logiciel

Enregistrement sur

le poste de travail

Connexion au Portail

de la DGFiP

Dépose du fichier

Édition des

Bordereaux et

mandats ou titres

Copie des pièces

justificatives

Préparation des

documents pour la signature

Signature des

Bordereaux

Dépose des

documents au

Comptable

Les enjeux de la dématérialisation

10 La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur hospitalier

Avec le PES

Dépose des fichiers

dans le logiciel financier

Génération des

Bordereaux

Mandats Titres

Dépose des flux

pour signature

électronique

Signature

électronique

Transmission des

flux PES V2 + PJ

Dématérialisation

des pièces justificatives (PJ)

PJ TIERS

PJ EMISES PAR

L

NATIVES (paye, arrêtés

MP

Les enjeux de la dématérialisation

Une démarche partenariale

12 La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur hospitalier

Une démarche partenariale

(BCFR0750735A) généralisation du PES V2 à compter du 1er janvier 2015, en remplacement des protocoles historiques

Charte nationale Partenariale

Signée le 07.12.2004

(AMF,

ADF, ARF, AMGVF, AMRF, ACUF, ADCF, ACDOM,

APVF, FOHLM, FHF, Conférence des Directeurs

Généraux de CHU, Conférence des Directeurs de

Centres Hospitaliers)

6 administrations centrales (DGFIP, DGME, DGCL,

DGOS, DGUHC et DGAS)

La Cour des Comptes et des représentants des

Chambres Régionales des Comptes pour les

juridictions financières

Structure

Nationale

Partenariale

Accessible sur Bercy colloc :

a_loca/dema_chai/conv_cadr_2.html

Une convention cadre nationale depuis le

18 janvier 2010

nationales Une démarche initiée en 2004 et confortée en 2011.

14 La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur hospitalier

Qu -

‡Les pièces comptables

Les mandats

Les titres de recette

sont signés électroniquement

15 La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur hospitalier

Qu -

‡Les pièces justificatives (PJ)

Produites par les tiers :

- Factures

Produites par la collectivité :

- Paye - Délibérations, arrêtés et décisions - Pièces de passation de marchés publics - Intervention sociales - États de frais déplacement - Factures de recette - Documents budgétaires etc.. Le PES permet le transport de ces pièces justificatives préalablement dématérialisées selon les formats prévus dans la convention cadre.

Qui dématérialise ?

17 La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur hospitalier

Qui dématérialise ?

Ordonnateur

PJ émises par tiers

Pièces comptables + PJ Ordonnateurs

CDG-D

Fournisseurs

DGFiP + prestataire

PJ émises par des tiers

Comment mener la

dématérialisation ?

19 La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur hospitalier

Comment mener la dématérialisation ?

Dans l'établissement de santé :

Cadrer et piloter le projet

Conduire l

Adopter de nouveaux outils

20 La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur hospitalier

‡Cadrer et piloter le projet

- Prise de décision

Dans l'établissement de santé

- Désigner un Chef de projet

Tous les acteurs concernés

Comment mener la dématérialisation ?

21 La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur hospitalier

Comment mener la dématérialisation ?

Conduire et accompagner le changement

Deux processus à mener en parallèle

Etats justificatifs

de paye / Aide sociale

Délibérations et

décisions PJ de passation de marché

Titres,

Mandats

Transmission des PJ

dématérialisées bordereaux (Signature

électronique du flux PES)

de marché PJ

PES V2

22 La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur hospitalier

Comment mener la dématérialisation?

Adopter de nouveaux outils

- Outils de numérisation et de gestion des pièces justificatives - Adaptation des logiciels financier et de facturation - Choisir un mode de transmission des flux - Choisir un outil de signature électronique

Dépose des fichiers

dans le logiciel financier

Génération des

Bordereaux

Mandats Titres

Dépose des flux

pour signature

électronique

Signature

électronique

Transmission des

flux PES V2 + PJ

Dématérialisation

des pièces justificatives

PJ TIERS

PJ EMISES PAR

L

NATIVES (paye, arrêtés

MP

Le processus de passage

au PES

24 La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur hospitalier

‡Le PES est un Protocole d Standard

- électronique entre l et le comptable permettant la dématérialisation native des pièces comptables (titres de recette, mandats de dépenses) - qui véhicule les Pièces Justificatives associées et, qui permet la signature électronique des bordereaux de titres et de mandats - d vers la certification des comptes ‡Le PES est un format de données de type XML Structurant les données comptables, avec des éléments concernant les

PJ et la signature électronique

Le processus de passage au PES

25 La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur hospitalier

Le processus de passage au PES

La richesse du PES

26 La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur hospitalier

Phase 1

Étape 1

LANCEMENT

Étape 2

CADRAGE

Préalable

VALIDATION du

progiciel

EDITEUR

Phase 3

Étape 4

PASSAGE en PRODUCTION

et à la

DEMATERIALISATION

Phase 2

Étape 3

VALIDATION

de l'établissement de santé par Hélios Le préalable : la validation complète du logiciel de associée à une collectivité

représentative sur les domaines gérés, suivie par la Mission Déploiement de la Dématérialisation

(MDD) de la DGFIP

ƒ Une phase de cadrage destinée à préciser le périmètre et le calendrier des travaux

ƒ Une phase de test menée par l'établissement de santé avec le soutien de ƒ Le passage en production des domaines de la dépense et de la recette : dès que les flux sont corrects (tests OK) et validés par la DRFiP/DDFiP , la date est arrêtée avec la MDD ƒ Le passage à la dématérialisation (arrêt des flux papier) peut après quelque temps

Le processus de passage au PES

27 La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur hospitalier

‡Pré-requis technique : logiciel

financier validé pour le PESV2

Accompagnement par le conseil, le cas

échéant, dans le cadre d diagnostic

organisationnel piloté par la collectivité (fonction du périmètre et format de dématérialisation prévus dans la convention cadre nationale)

Une redéfinition de la cartographie des

pièces justificatives attendues

Choix entre un TDT ou le portail DGFiP

pour l des flux PES

Choix entre la signature gratuite DGFiP ou

une signature proposée par le secteur privé

‡Enrichir la qualité comptable

des informations

Un référentiel tiers fiabilisé

Des ajustements nécessaires sur les

références inventaires / emprunts / marchés /régies / cautions

Un typage des pièces budgétaires en

fonction de la nature de l comptable

Une mise en cohérence des modes de

règlement utilisés

Un typage des recettes par insertion

code produit

Aspect Organisationnel Aspect Comptable

Le processus de passage au PES

28 La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur hospitalier

Deux possibilités pour transmettre les flux :

Dépôt des fichiers sur un espace mis à disposition par la DGFIP (Portail DGFIP). Ce mode est gratuit, manuel et unitaire. Transfert des fichiers via un tiers de télétransmission externe (TDT), avec des services à valeur ajoutée. Exemple : automatisation des envois de flux, traitement des accusés de réception, signature électronique des flux. La solution choisie doit être adaptée à la volumétrie des flux. Le Portail DGFIP est adapté pour un dépôt limité de flux. Une solution plus industrielle via un TDT sera plus adaptée à une collectivité générant de nombreux flux.

Le processus de passage au PES

Les modalités de transmission des flux PES V2

La signature électronique des

flux PES

30 La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur hospitalier

La signature électronique des flux PES

‡Principes généraux.

La signature électronique permet, à procédé cryptographique, de garantir du document dématérialisé signé et du signataire. Les flux dématérialisés au format PESV2 et signés électroniquement ont donc valeur probante (de la même façon que les documents papier précédemment). Pour signature soit valide, elle doit comporter une empreinte et un certificat public (aussi appelée clé publique du certificat) : - permet de vérifier document pas été altéré (intégrité des données entre et la réception). La modification des données rend non valide. - Le certificat permet de la signature. ‡La signature électronique des flux PES V2 emporte la dématérialisation des bordereaux de titres et de mandats.

31 La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur hospitalier

La signature électronique des flux PES

La signature s

signature électronique.

‡Un certificat

- celui gratuit de la DGFIP - un de ceux du secteur concurrentiel.

‡Un outil de signature

- Simple - Xémélios de la DGFIP (menu outils / production de signature PES) - un de ceux du secteur concurrentiel, proposé soit par l soit par le tiers de télétransmission ou par un autre tiers homologué - Avancé - un parapheur électronique du secteur concurrentiel, qui au-delà de l de signature, offre des fonctionnalités supplémentaires (workflow, visa interne, visualisation des PJ )

La dématérialisation des

pièces justificatives

33 La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur hospitalier

La dématérialisation des pièces justificatives Conformément à la Convention Cadre Nationale : Formats orientés " Données » = schémas xml - États de paye - Frais de déplacement - Factures de recette - Aides (états de versement) - Documents budgétaires - Quittancement (loyer) - Relevés opération carte achat... exploitables avec Xémelios outil gratuit de la DGFiP.

34 La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur hospitalier

Formats orientés " Documents » = Formats permettant de conserver l aux informations structurées du document (RTF(word), ODT(openoffice), TXT, TIFF-PNG-JPG pour les plans, ZIP-TAR- GTAR pour les " container » ou " archives» ensemble de documents) - Délibérations, arrêtés et décisions, - Actes - Contrats - Pièces de passation de marchés publics, - etc Si le document est signé de façon manuscrite, le document peut être scanné, s est émis de façon électronique et signé électroniquement par les parties, il reste électronique de bout en bout. La dématérialisation des pièces justificatives

35 La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur hospitalier

La dématérialisation des pièces justificatives

Le référencement sur deux éléments :

unique (identifiant technique) remplace du mandat/titre et de la PJ lie sans ambiguïté le mandat/titre à sa PJ (obligation réglementaire pour la collectivité) est partagé par tous les acteurs de la chaîne : ordonnateur, comptable, juge des comptes

Le nom de la PJ dématérialisée

indispensable pour une meilleure gestion des documents nécessaire pour l . Les PJ doivent être référencées dans le PES V2 (PES-PJ)

2. Point d

37 La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur hospitalier

L Une application paramétrée au niveau national et partagée entre les ordonnateurs et les différents intervenants du réseau DGFIP. Des fonctionnalités permettant d le passage des collectivités au PES V2 - un espace de téléchargement et un outil de test des fichiers PES des collectivités avant leur passage en production dans Hélios, - un module de contrôles automatiques, - des compte-rendus de contrôle.

Un outil de pilotage procurant :

-des restitutions à chaque niveau d (tableaux de bord d du passage au PES V2), - une vision claire de l des travaux de chaque acteur.

Chaque comptable gère l de ses ordonnateurs.

Une nouvelle application PESOS (PES outil de suivi) vise à fiabiliser et accélérer le processus de passage au PES V2 des collectivités.

38 La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur hospitalier

PESOS C D

Paramétrage de la collectivité

2 4 3 CD 5

En concertation avec la MDD pour les EPS

Examine le taux de couverture des contrôles de complétude et de la validité des flux MDDquotesdbs_dbs50.pdfusesText_50

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