[PDF] FICHE DE POSTE Assistante de direction à la Direction du système

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FICHE DE POSTE

Assistante de direction à la Direction du

système d'information

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PRESENTATION DU POSTE

Fonction : Secrétaire de direction - Assistante du DSI

Métier : 45S30

Liaisons hiérarchiques :

- Directeur du Système d'Information - Staff de la direction du système d'information

Liaisons fonctionnelles :

- Les différents acteurs de la Direction du Système d'Information - Les autres secrétariats de Direction

- Les différents acteurs de la Direction des Équipements, des Prestations Hôtelières et des Achats

- Les acteurs institutionnels - Les fournisseurs

MISSIONS

Mission

s principales : - Organiser pour le directeur du système d'information, le directeur tech nique et les autres membres du

staff et pour l'ensemble des agents de la DSI la réception, le traitement et la circulation de l'information,

des documents et des communications téléphoniques liées au service ou suivi des dossiers

- Etre garante de la circulation de l'information au sein de la DSI - Accueil physique : renseigner et orienter les personnes (agents et/ou visiteurs) selon leur demande

- Gestion des agendas : prise de rendez-vous et tenue des agendas des directeurs de la DSI (parfois des responsa bles Production Applications et Infrastructures), préparation de réunions (planification,

réservation de salle, convocation, préparation des dossiers, commande de prestations hôtelières) et

déplacements (réservations du véhicule, ordre de mission) - Gestion des appels téléphoniques : centralisation de plusieurs lignes (secrétariat, directeurs, RSSI, DSI

Télécom, Informatique Assistance) et gestion des appels selon les cas (filtrage des appels, renseignement et orientation, prise de RDV...)

- Gestion des courriers : réception du courrier entrant (via les vaguemestres, en main propre, la messagerie électronique). Distribution du courrier pour les différents secteurs. Archivage et

classement des courriers (dans chrono et dossiers)

Nom Fonction Signature

Rédaction Matthieu WAYSMAN Directeur du système d'information

Vérification - - -

Approbation Laëtitia JEHANNO Directrice des relations humaines

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2 - Rédaction : de courriers, courriels et de compte-rendu (de réunion, d'entretien...)

- Gestion des évènements indésirables, vigilances : réception et diffusion auprès des collègues, suivi et

transmission de la réponse, archivage - Gestion des procédures qualité (logiciel Ennov) - Gestion des temps de travail des agents (logiciel Gestor) - Gestion des listes de diffusion pour la DSI (listes Outlook, l'ensemble de la DSI sur Hermès)

- Référente - Gestion des fournitures : contrôle des stocks au sein du secrétariat, recensement des

besoins d e l'ensemble de la direction, commande, réception et distribution

- Gestion " logistique » de la DSI : réalisation de bons de travaux, gestion du photocopieur (carnet

d'adresses, réception des cartouches...), mise à jour et diffusion du papier à en -tête, mise à jour de la

signalétique, préparation aux prises de postes au sein de la Direction (logistique, signalétique,

commande de mobilier, etc.)

Missions spécifiques

- Suivi des courriers transmis par la Direction Générale : réception et diffusion, suivi et transmission de la

réponse, archivage - Lien avec la CNIL (réalisation de déclarations)

- Suivi des Astreintes " Système » : préparation des tableaux mensuels et hebdomadaires, réception

des tableaux mensuels des interventions et transmission au Secteur Paye - DRH

- Suivi des travaux exceptionnels : préparation des tableaux et transmission au Secteur Paye - DRH

PARTICULARITE DU POSTE ET RISQUES PROFESSIONNELS LIES A L'ACTIVITE

Spécificités du poste :

Temps de travail : 7h30

Formations obligatoires requises :

Moyens mis à disposition

(techniques, humains, financiers) : Prévention - Sécurité (risques liés au poste, habillement, protection) :

Travail sur écran

PROFIL REQUIS

Formations - Qualifications (Savoir) :

- Maîtriser internet et les outils informatiques suivants : Word, Excel, PowerPoint, Ennov, Hermès, Gestor

- Renseigner les interlocuteurs de façon pertinente - Travailler en équipe - S'exprimer aisément vis-à-vis d'interlocuteurs divers et variés - Respecter le secret professionnel et la confidentialité des informations

Connaissances particulières

(Savoir-faire) : - Assurer un accueil de qualité - Effectuer des transmissions efficaces - Identifier un problème et savoir en rendre compte - Prendre des initiatives adaptées

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Expériences professionn

elles (Savoir-faire) :

Connaissance de l'établissement

Qualités professionnelles

(Savoir-être) : - Aptitudes relationnelles - Curiosité intellectuelle - Disponibilité - Adaptabilité - Loyauté - Respecter le secret professionnel et la confidentialité des informations - Reportingquotesdbs_dbs1.pdfusesText_1

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