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Coordination Générale des Soins
Direction des Ressources Humaines
(Fiche de poste)Codification :
P_REF P_REVISION
Date d'application :
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1PRESENTATION DU POSTE
Fonction : Secrétaire de Direction
Métier : 45S30
Liaisons hiérarchiques :
- Coordination Générale des Soins - Directrice des Relations Humaines - Directrice du Développement ProfessionnelLiaisons fonctionnelles :
- Les autres secrétariats de Direction - Les différents acteurs de la Coordination Générale des Soins - Les différents acteurs de la Direction des Ressources Humaines - Les acteurs soignants - Les acteurs médicaux - Les acteurs syndicaux - Les acteurs institutionnelsMISSIONS
Mission principale :
Organiser pour un responsable hié
rarchique et pour l'équipe la réception, le traitement et la circulation del'information, des documents et des communications téléphoniques liées au service ou suivi des dossiers
pour la Coordination Générale des Soins et la Direction des Ressources Humaines. - Accueil physique des personnes agents et/ou visiteurs, renseignement et orientation- Réception et traitement des appels téléphoniques : filtrage des appels, renseignement et orientation,
prise de RDV...- Gestion des fournitures (contrôle du stock, recensement des besoins de l'ensemble de la direction,
commande, réception et distribution)- Gestion du courrier entrant : réception, distribution et ouverture - Gestion de l'agenda : prise des rendez-vous, tenue des agendas, préparation de réunions et
déplacements... - Organisation de réunions : planification, convocation, préparation des dossiers- Mise à jour des listes de diffusion (10 listes de publipostages, 5 listes Outlook, l'ensemble de la DRH
Nom Fonction Signature
Rédaction Karen LAMY Adjoint Administratif
Vérification Jean-Louis BILETTA Attaché d'AdministrationHospitalière
Approbateur Patricia CHAMPEYMONT
Sonia VIGNOT
Laëtitia JEHANNO
Directrice des soins
Directrice du développement
professionnelDirectrice des relations
humainesSECRETAIRE DE DIRECTION
Coordination Générale des Soins
Direction des Ressources Humaines
(Fiche de poste)Codification :
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Date d'application :
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2 sur Hermès). Missions spécifiques (en complément de la mission principale) : I - Au titre de la Coordination Générale des Soins :- Gestion de la Commission des Soins Infirmiers, de Rééducation et Médico-Techniques (organisation,
prise de note, réalisation et suivi des travaux) II - Au titre de la Direction des Ressources Humaines :- Suivi des courriers transmis par la Direction Générale : réception et diffusion auprès des services, suivi
de la réponse et transmission de la réponse, archivage - Suivi des courriers internes à la DRH,- Gestion des réunions des groupes de travail en lien avec les Instances (planification, convocations)
- Rédaction de compte-rendu d'entretien / réunion. PARTICULARITE DU POSTE ET RISQUES PROFESSIONNELS LIES A L'ACTIVITESpécificités du poste :
Temps de travail : 7h30
Répartis à mi-temps (50/50) entre la Coordination Générale des Soins et la Direction des Ressources
Humaines de façon journalière (matin/après-midi) Continuité de secrétariat entre les deux directions fonctionnellesFormations obligatoires requises :
Moyens mis à disposition
(techniques, humains, financiers) : Bureaux de la Coordination Générale des Soins et de la Direction des Resso urces Humaines Prévention - Sécurité (risques liés au poste, habillement, protection) :PROFIL REQUIS
Formations - Qualifications (Savoir) :
- Maîtriser internet et les outils informatiques suivants : Word, Excel, PowerPoint - Renseigner les interlocuteurs de façon pertinente - Travailler en équipe - S'exprimer aisément vis-à-vis d'interlocuteurs divers et variés - Respecter le secret professionnel et la confidentialité des informationsConnaissances particulières
(Savoir-faire) : - Assurer un accueil de qualité - Effectuer des transmissions efficaces - Identifier un problème et savoir en rendre compte - Prendre des initiatives adaptéesExpériences professionnelles
(Savoir-faire) : Expériences en tant que secrétaire administrative ou de directionQualités professionnelles
(Savoir-être) : - Aptitudes relationnellesSECRETAIRE DE DIRECTION
Coordination Générale des Soins
Direction des Ressources Humaines
(Fiche de poste)Codification :
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Date d'application :
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