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INFORME FINAL DE PRÁCTICA PROFESIONAL

PLAN DE MEJORA EN LA EMPRESA BISHOP S.A.S

Brayan Camilo Fuentes Vargas

CC 1032502464

Administración de empresas

Facultad de Ciencias económicas y administrativas

Universidad Jorge Tadeo Lozano

Docente: Camilo Torres

Bogotá

2021

INFORME FINAL DE PRÁCTICA PROFESIONAL 2

TABLA DE CONTENIDO

A.

INTRODUCCIÓN ........................................................................................................................ 4

INFORME FINAL DE PRACTICA PROFESIONAL: PLAN DE MEJORA EN LA

EMPRESA BISHOP S.A.S...5

LISTA DE TABLAS

TABLA 1 Matriz Axiológica de Valores9

TABLA 2 Organigrama Organizacional de Bishop Colombia20

TABLA 3 Cronograma de trabajo24-25

TABLA 4 Diagrama de Gantt..26

TABLA 5 Diagnóstico externo POAM....33

TABLA 6 Diagnóstico PCI

TABLA 7 Matriz de impacto DOFA

TABLA 8 Análisis DOFA

LISTA DE REFERENCIAS O BIBLIOGRAFÍA...........................................59

TABLAS....................................................................................................................................... 60

INFORME FINAL DE PRÁCTICA PROFESIONAL 3

AGRADECIMIENTOS

En primer lugar, quiero agradecer a la Universidad Jorge Tadeo Lozano, por todo el aprendizaje que me brindó tanto académica como personalmente, a los profesores que dictaron las diferentes asignaturas cursadas del pensum académico, pues cada uno aportó para tener una excelente formación y de esta manera desarrollar de forma satisfactoria, cada uno de mis proyectos, en este caso la práctica profesional. A mi director de trabajo de grado, Camilo Torres, por su confianza y por el tiempo que me dedicó en las llamadas telefónicas, reuniones virtuales, y en el informe preliminar, pues esto permitió que pudiera aclarar todas las dudas y finalizar con el presente informe. De igual manera, quiero agradecer especialmente a la profesora Pilar González, pues desde el ingreso de la universidad siempre me enseñó y me motivó a ser el mejor, brindándome confianza, seguridad y mucha experiencia, pues tuve la grandiosa oportunidad de trabajar con

ella en la representación estudiantil, logrando grandes cosas. Además, siempre me ofreció su

interés por que yo pudiera culminar mi pasantía profesional y por ende mi trabajo final. A los docentes Diego Armando Marín y Juan Carlos Cuartas, ya que fueron ellos quienes me

brindaron la mayor parte de los conocimientos de la línea administrativa y con los cuales adquirí

un gigante aprendizaje para la ejecución de mi pasantía. Finalmente, a mi familia, por apoyarme y acompañarme en este proceso.

INFORME FINAL DE PRÁCTICA PROFESIONAL 4

INFORME FINAL DE PRACTICA PROFESIONAL: PLAN DE MEJORA EN LA

EMPRESA BISHOP S.A.S

INTRODUCCIÓN

Este informe resume todo lo que fue el periodo de práctica profesional del estudiante Brayan Camilo Fuentes Vargas, que inició el 4 de febrero del año 2021 en la firma de contadores, auditores y consultores Bishop S.A.S o también conocida comercialmente como Bishop

Colombia.

El objetivo principal fue realizar un plan de mejora en la compañía en el área administrativa, lo

que la experiencia adquirida, demuestra que se logró en su totalidad; un ejemplo de esto es que una de las actividades propuestas, fue realizar un mejoramiento en la misión y visión de la empresa, tarea que los socios de la firma aprobaron y que se encuentra actualizada en la página web de la empresa. Lo anterior es un tema esencial para la identidad de la firma y que se cumple a cabalidad. Afortunadamente, durante todo el proceso de la práctica profesional, se tuvo el acompañamiento

y la guía del jefe directo, el socio Luis Miguel Gutiérrez, quien apoyó cada una de las actividades

propuestas para este periodo. Adicionalmente, teniendo el cargo de asistente administrativo, se cumplieron tareas como implementar estrategias, crear la estructura organizacional de la empresa, elaborar los valores corporativos, identificar problemas y temas a mejorar, escribir y ejecutar los objetivos de la

compañía, establecer cronogramas, proponer indicadores y, redactar y presentar las actas de las

asambleas.

Por otro lado, también se apoyó el área de comunicaciones, en actividades como, la realización

del diseño de la página web, creación de piezas digitales para publicidad, se tuvo un lugar en los

distintos brainstormings para trabajar temas que se encuentran en tendencia, se hicieron estudios

INFORME FINAL DE PRÁCTICA PROFESIONAL 5

de mercado para identificar que requieren las personas y en qué lugares están ubicados, de igual

manera se estudió el tráfico de redes sociales para conocer cuál es la mejor hora para realizar

publicaciones y cuáles son los contenidos favoritos de los internautas, entre otros tópicos. También es importante mencionar que en este informe se podrá ver que hubo un crecimiento

profesional, gracias la presencia del estudiante en los comités técnicos, pues en estos se adquiere

un gran conocimiento en todo el ámbito laboral, porque se aprenden y practican muchas competencias, tales como: expresión oral, puntualidad, compromiso, entrega, confianza, seguridad y muchos más.

En este texto se podrá conocer de forma detallada, la manera en cómo se desarrolló este periodo

de prácticas y lo importante que fue este tiempo para la vida profesional del estudiante y pasante.

INFORME FINAL DE PRACTICA PROFESIONAL

conocer de la empresa es esencial para lograr un trabajo adecuado; la sociedad se constituyó de naturaleza comercial y es denominada BISHOP S.A.S, este es el nombre inscrito

ante la Cámara de Comercio de Bogotá. La constitución se generó el día 1 de abril de 2014 en

una asamblea de accionistas, la cual se renovó el día 17 de junio de 2021 a nombre de la persona

jurídica que figura matriculada en la Cámara de Comercio de Bogotá, siendo así un establecimiento de comercio cuyo nombre quedó BISHOP Colombia, este ha sido matriculado el

27 de agosto de 2021 en la carrera 73 # 3-86 en la ciudad de Bogotá.

Si hablamos de la historia como tal, es importante mencionar que Bishop Auditores S. L

(teniendo como sede España) otorga la aceptación a Bishop S.AS de ser su socio y con esto se da

lugar a una nueva filial en Colombia, específicamente en la ciudad de Bogotá D.C., donde se

constituye ante la Cámara de Comercio, una firma con tareas de contabilidad, teneduría de libros

y auditoría, y asesoramiento empresarial.

INFORME FINAL DE PRÁCTICA PROFESIONAL 6

La firma es constituida gracias a cuatro amigos contadores colombianos que cuentan con

una alta trayectoria y experiencia; transcurrido el tiempo, sin hacer participación en el mercado,

en el año 2018 se presenta un problema con la Junta Central de Contadores, quien exige que

para entrar en funcionamiento en actividades contables, teneduría de libros, auditoría financiera y

asesoría tributaria, la sociedad debía solicitar la expedición de la tarjeta profesional o de lo

contrario se iban a ver expuestos a una sanción y cierre de la empresa; la compañía opta por

cambiar su actividad de contabilidad, teneduría de libros y auditoria únicamente ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) y con esto, mantener la actividad de asesoramiento empresarial inscrita. En marzo del año 2019 se renovaron las matrículas mercantiles de los años 2015 al 2019 para evitar el paso a liquidación. En el año 2020 continuando con el proceso para obtener la aceptación de la Junta Central de Contadores, realizaron la presentación de la empresa con la

documentación actualizada y requerida, obteniendo, la aceptación de la tarjeta profesional de la

sociedad, y de esta manera, lograron generar la resolución de la aprobación de la tarjeta. Es en el 2021 cuando los socios deciden lanzar su portafolio de servicios para iniciar su

participación en el mercado, teniendo como única ubicación su sede principal que se registra en

la Carrera 73 # 3 - 86, la cual también registra como establecimiento de comercio ante la CCB. Para tener un número donde las personas puedan contratar los servicios de la firma, la

compañía contrató un numero de celular empresarial el cual es 3245070073 y tres líneas de

comunicación adicionales, las cuales son manejadas por los socios de la empresa, estos números telefónicos son: 3243656396, 3243656340, y 3245070074. Antes del inicio de la práctica profesional, la firma no contaba con una página web, y

junto al área de mercadeo y comunicaciones, se realizó el diseño, planeación, organización, y

ejecución de esta, el siguiente es el link de la página web https://www.bishopcolombia.com/. Es fundamental comentar que el nombre del jefe inmediato de la práctica, es Luis Miguel

Gutiérrez Jiménez, identificado con la cédula de ciudadanía No. 79279647, quién tiene el cargo

INFORME FINAL DE PRÁCTICA PROFESIONAL 7

de vicepresidente administrativo; su correo corporativo es miguel.gutierrez@bishopcolombia.com y su número de teléfono directo es el celular

3112588721.

Cómo se mencionó anteriormente, se realizó un análisis de las falencias que se

encontraban en la firma, unas de estas eran la ausencia de misión y visión. Cómo la empresa no

contaba con aquellas, se propuso a los socios diferentes alternativas de redacción, que finalmente

fueron aprobadas por los socios en el comité técnico. Frente a la misión, se buscaba responder preguntas con las cuales los clientes conocieran sobre lo que es Bishop y así optaran por la empresa, gracias a su primera descripción; A continuación, se presenta el párrafo final, Colombia, firma de auditoría y consultoría regida bajo los más altos estándares de calidad de Colombia y España, está comprometida en aportar al crecimiento y

evolución de sus clientes; brindando la más amplia gama de servicios de asesoría y consultoría.

Nuestra compañía está enfocada en ofrecer acompañamiento, seguridad y tranquilidad a los usuarios para el desarrollo de su negocio; buscando el incremento de sus utilidades, la reducción de sus costos y el cumplimiento de las normas estatales vigentes, así como sus En cuanto a la visión se buscó reflejar el camino por el cual la empresa se quiere dirigir

desde el día que inicio a una fecha específica, cumpliendo una meta; A continuación, se presenta

el párrafo final, internacional por el cumplimiento e innovación en los procesos con los que generamos valor a

INFORME FINAL DE PRÁCTICA PROFESIONAL 8

Durante este periodo de práctica, también se mejoraron los valores de la firma, una tarea

que fue muy relevante, y que de igual manera fue discutida en los comités técnicos. La redacción

de estos fue aprobada por los socios de la empresa.

Los valores corporativos de BISHOP Colombia son:

Responsabilidad: Realizar las funciones pensando en cumplir con todos los tiempos estipulados, haciendo que nuestros clientes no se vean afectados de ninguna forma, respondiendo con todos nuestros deberes. Confidencialidad: Uno de los pilares de la firma es respetar y proteger la información y privacidad de nuestros clientes, siendos responsables y discretos, rigiendonos por la ley y permitiendo que esta información la manejen únicamente los empleados involucrados y que tengan autorización de su uso. Coherencia: Buscamos ser cuidadosos en nuestra manera de actuar , pues esto se debe hacer respetando y siendo fieles a lo que pensamos, somos y decimos, esto, tanto internamente como con nuestros clientes. Lealtad: Respetamos todos nuestros ideales, hacienda un compromiso de honestidad, rectitud y transparencia con nuestros clientes , aliados y con nosotros mismos. Independencia: Seremos imparciales , teniendo como prioridades irrevocables la excelencia y objetividad, generando con esto autonomía y equidad en las decisiones que tomamos.

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Después de que los valores fueron aprobados, el pasante realizó una matriz axiológica, que plantea Humberto Serna, en su capítulo de principios corporativos el libro Gerencia estratégica, esto con el fin de conocer hacía que referentes van dirigidos los valores (Serna,

Gerencia Estratégica, 2008, pág. 119)

Tabla 1 Fuente: Autor del trabajo-Camilo Fuentes

Matriz axiológica

Se considera que los valores de la firma son totalmente coherentes con la misión y visión,

pues la misión hace referencia al acompañamiento, seguridad y tranquilidad del cliente a quien

se le brindará los servicios, los cuales van a la par de los valores de confidencialidad, coherencia,

lealtad e independencia, puesto que el ideal de estos es que el servicio prestado siempre esté en

pro del requerimiento del cliente y sus necesidades, además de que la misión afirma la excelencia

de sus trabajadores, y para esto se requiere que haya una total lealtad y responsabilidad entre ellos. A su vez, frente a la visión también se puede mencionar que hay coherencia con los

valores porque el fin de estos, es el cumplimiento al cliente y el pilar de la visión de la firma es el

cumplimiento del servicio que será prestado por la compañía. Juntos quieren hacer saber al posible cliente que Bishop Colombia es la firma que deben

escoger, si están en búsqueda de confianza al cien por ciento, de igual manera profesionales que

sean totalmente responsables, leales, independientes, y muy confidenciales con la información utilizada. Es indispensable mencionar que todas las personas vinculadas a Bishop S.A.S saben cuál

es el rumbo de la organización, pues se realizan reuniones periódicas en las que se han PRINCIPIOS / GRUPO DE REFERENCIAClientesAccionistasEmpleadosSociedadEmpresaFamilia

Responsabilidadxxxxx

Confidencialidadx

Coherenciaxxxxxx

Lealtadxxxx

Independenciaxx

Matriz Axiológica

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establecido cada uno de los pasos que está dando la empresa, por ende, todas las personas trabajan hacia una misma dirección y siempre buscando un objetivo claro. Además de esto, todos los trabajadores de Bishop deben realizar sus actividades, buscando el cumplimiento de los objetivos específicos, que fueron redactados por el pasante, y aprobados por la junta directiva, estos son: Brindar un servicio de calidad a todos los clientes que se contacten con Bishop. Generar recordación del nombre Bishop S.A.S. en las diferentes redes sociales. Aumentar un 20% los servicios prestados en la compañía.

Establecer una cultura organizacional amigable.

Fomentar un sentido de pertenencia en los empleados de la compañía. Apoyar a 3 emprendimientos locales, para que prosperen sus negocios. Obtener al menos un cliente a nivel internacional en los próximos dos años. Capacitar contadores externos para que adquieran experiencia en los procesos de la firma. Generar alianzas con contadores que tengan residencia fuera de Bogotá, para que se unan a la compañía.

En cuanto a las áreas se refiere, la firma tiene en claro cuál es la división del trabajo, pues

semana a semana cada área debe presentar avances de los ítems hablados o actividades propuestas en conjunto en las reuniones anteriores; Esto también es un beneficio para la ruta que recorre la empresa pues todos los vinculados a ella saben caminar en la dirección adecuada. La comunicación en la firma se maneja tanto general cómo por áreas, cada una de estas cuentan con jefes directos y subjefes que están a cargo del cumplimento de cada uno de los

ideales, valores, y objetivos de la compañía; periódicamente se realizan comités técnicos con los

jefes directos y subjefes de cada departamento, y comités ejecutivos semanales con los jefes directos y el presidente de la compañía. De igual manera cada una de las personas que trabajan en Bishop tienen un correo corporativo, que es el canal de comunicación más utilizado y con mayor eficacia para temas fáciles de manejar.

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Detallando un poco lo mencionado anteriormente, la presidencia está a cargo del doctor Jairo Enrique Gutiérrez, quién está pendiente del total funcionamiento de la firma. En el área de auditoría y revisoría fiscal, el jefe directo es el señor Herbert Mahecha, quién es el vicepresidente de la misma, la comunicación la maneja directamente con Martha Espitia, quien se encarga de hablar con su grupo de trabajo para el funcionamiento de esta parte de la empresa. John Pérez, es el vicepresidente comercial y de igual manera del área de comunicaciones, en donde se encuentran sub áreas como la de mercadeo, merchandising, el manejo de redes sociales y demás; John tiene comunicación directa con Ginna Saavedra quien es la encargada de estar comunicándose con los asistentes quienes manejan todo lo que mencionaba anteriormente acerca de esta. Por otra parte, se encuentra Luis Miguel Gutiérrez, quien es el vicepresidente del área administrativa y comercial, aquí el canal directo de comunicación en con Nohora Orjuela,

también directora de la zona de informática y sistemas; de cierta manera en la práctica hubo

mucha comunicación con Nohora, porque es la encargada de la dirección del segmento administrativo y el cargo del pasante fue de asistente administrativo. Si hablamos del área de operaciones, la cabeza de esta es Luz Rodríguez, quien trabaja de la mano con Zuly Rodríguez, pues está a cargo del cumplimiento de cada una de las actividades de este sector. Ya conociendo los cargos y los canales de comunicación, es importante afirmar que los comités ejecutivos se llevan a cabo con el doctor Jairo Enrique, Herbert Mahecha, John Pérez,

Luis Miguel Gutiérrez y Luz Rodríguez.

Los comités técnicos siempre se realizan con los jefes directos ya mencionados, y también con Martha Espitia, Ginna Saavedra, Nohora Orjuela y Zuly Rodríguez; en estos,

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muchas veces hay más personas de los diferentes equipos de trabajo, como asistentes, entre otros. Durante el periodo de práctica, siempre hubo presencia del practicante tanto en los

comités ejecutivos como en los técnicos, adquiriendo así una gran experiencia en este ámbito

laboral. y frente a este tema, se puede concluir que los integrantes de Bishop Colombia, cumplen a cabalidad los valores corporativos de la firma y de igual manera con sus actividades, además que tienen una comunicación asertiva entre ellos, gracias a los canales de comunicación propuestos. La compañía siempre ha buscado prestar una alta gama de servicios, frente a las áreas, tributaria, financiera y contable. de igual manera Bishop quiere ayudar a todos esos pequeños y medianos empresarios que están iniciando. Desde que la firma inició los directivos siempre han querido que las personas y compañías puedan satisfacer sus necesidades y requerimientos, creando una especie de plan, según su segmento, ya sea básico, que son las microempresas, pequeñas empresas o personas naturales; medio, que son mipymes, medianas y empresas en desarrollo o también alto, que son empresas grandes, multinacionales, empresas de sectores financieros, transnacionales y grandes contribuyentes. Aquí el portafolio de servicios de la firma más detallado:

SEGMENTO BÁSICO

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