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2 4 2 7 / 5IMPLANTATIOND'UNSYSTÈMEDEGESTIONÉLECTRONIQUE:SPÉCIFICATIONSTECHNIQUESÀL'INTENTIONDESAGENCESETCOURTIERSÀLEURCOMPTEIMPORTANTL'OACIQseréserveledroitdemodifiersesexigencesenfonctiondel'évolutiondesdomainestechnologiqueetjuridique.1. SAUVEGARDEDEL'INFORMATIONNOTEEXPLICATIVE:Lapréservationdel'informationconcernenotammentdeuxaspectsqu'ilfautbiendistinguer:- Stockage:Enregistrementdel'informationdansunbutderéutilisationfuture.Lestockagedoitrendrel'informationdisponibleauxutilisateursautoriséspoursaréutilisation.- Sauvegarde-back-up):Lasauvegardeconsisteàdupliqueretmettreensécuritélesdonnéesdusystèmedanslebutderestaurerl'informationdusystèmesuiteàunincidentderuptured'équipement-brisd'undisquedusystème)ouàuneactiondemodificationdesdonnéesaccidentelleounondésirée.1.1. ContenudelasauvegardeLeconcepteurdoitdécrire:! lesfichiersquisontinclusdanslaprocéduredesauvegarde;! l'exhaustivitéducontenusauvegardé;! lesystèmedestockagedesdonnées-unsystèmedefichiersouunebasededonnées,oulesdeux).Exemples:! Lesinformationsdusystèmesontsauvegardéesdansunebasededonnées.Toutelabasededonnéesutiliséeparlasolutionestsauvegardée,ycomprislesdonnéesdegestiondusystème;! Lesinformationsdusystèmesontsauvegardéesdansdesfichiersetnonpasdansunebasededonnées.Seulslesdossiersdescourtiersactifssontsauvegardés.1.2. UnitédestockageLeconcepteurdoitindiquerletyped'unitésdestockagequiestutilisépourlasauvegardedesfichiers.Exemples:! Disqueexterneenlocal;! Disqueexternesurréseau;! Sauvegardeenvoyéeversuneentreprisespécialiséedanslasauvegardededonnées;! Bandemagnétique.
2 4 2 72/ 51.3. ProcédureLeconcepteurdoitdécrirelaprocéduredesauvegardeenindiquant:! lastratégiedesauvegarde:utilisationdesauvegardescomplètes,incrémentales,différentielles;! lafréquenceetlapériodedeconservationdesdifférentstypesdesauvegarde;! lestechniquesdesauvegardequotidienne,hebdomadaire,mensuelleetannuelle,s'ilyalieu.Exemples:! Unesauvegardecomplètedelabasededonnéesesteffectuéetouteslesnuits.Cettecopieestensuiteenvoyéeversuneentreprisespécialiséeensauvegardeetestconservéependantdeuxmois.! Unesauvegardecomplèteestfaitetouteslessemaineslelundiàminuit-conservée2semaines)etunesauvegardedifférentielleestfaitetouslesjoursàminuit-conservée2semaines).! Unesauvegardecomplèteestfaitetouslesjoursàminuit-conservéependant moissurdisquedurexternelocaletenvoyéequotidiennementauservicedesauvegardeexternepourconservationd'unesemaine).Unesauvegardeincrémentaleesteffectuéetouteslesheures-conservée2jourssurdisquedurréseau).1.4. Lieud'entreposageLeconcepteurdoitindiquerlelieud'entreposagedescopiesdesauvegarde.Ànoterquel'OACIQautoriseleslieuxd'entreposageauCanadaetauxÉtats-Unis,puisquelesnormesenmatièredeprotectiondesrenseignementspersonnelsysontreconnuesetsûres.Cependant,leCanadaestàprivilégier,puisqu'entouttempsetdefaçonrégulière,l'OACIQréévaluelapertinencedepermettreouderetirerl'autorisationdeslieuxd'entreposageendehorsduCanada.Parailleurs,lescopiesdesauvegardedoiventêtreentreposéesàl'extérieurdulieuderésidencedel'informationsource,dansunendroitsécuriséetàl'abridesintempériesetdesdétériorations.Exemples:! Lasauvegardeestfaitesurundisquedurréseausituésurunsiteextérieurausited'opérationdusystème;lelocaldeserveursabritantcesdisquesdursestsécuriséetsonaccèsn'estpossiblequ'auxpersonnesresponsablesdessauvegardes;! Lasauvegardeétantfaitesurdesbandesmagnétiquesdansleslocauxd'opérationsdusystème,ellessontquotidiennementapportéesdansuncoffreignifugédansunlocalexterneà[...].
2 4 2 73/ 51.5. RécupérationLeconcepteurdoitexpliquerlaprocédurederécupérationdesfichiersencasdebrismajeur,ainsiqueletempsestiméderécupération.1.6. SystèmederedondanceLeconcepteurdoitindiquerlastratégiederedondancemiseenplace.Enl'absenced'unestratégieoud'unsystèmederedondance,leconcepteurdoitindiquer:! Lapériodemaximumpendantlaquelleilpeutyavoirperted'informationenrelationaveclastratégiedesauvegarde.! Leprocessusqu'ilentendmettreenplacepourseprémunircontrelaperted'informationadvenantunbrisd'équipemententredeuxsauvegardes.1.7. Registred'exécutionLeconcepteurdoitpouvoirprésenterunregistred'exécution-oujournald'exécution)quiindiquelesdiversparamètresd'exécutiondessauvegardes.Leregistredoitcontenirauminimumlesélémentssuivants:! ladated'exécution;! letypedesauvegarde;et! lesanomalies,s'ilyalieu.
2 4 2 74/ 52. INTÉGRITÉDEL'INFORMATIONNOTEEXPLICATIVE:L'intégritéd'undocumentrésultededeuxéléments:- Lorsqu'ilyapossibilitédevérifierquel'informationn'enestpasaltéréeetqu'elleestmaintenuedanssonintégralité.- Lorsquelesupportquiportecetteinformationluiprocurelastabilitéetlapérennitévoulue.Lescritèresci-dessousvisentàs'assurerquecesdeuxélémentssoientrespectés.2.1.Preuved'intégritéLeconcepteurdoitdécrirelesmécanismesassurantl'intégritédel'information.Celui-cidoitprouverhorsdetoutdouteraisonnablequel'informationnepeutêtrealtéréefrauduleusementouparinadvertance.2.2. JournalisationdesopérationsLeconcepteurdoitdémontrerlaprocéduredesuividesopérationseffectuéesdanslesystèmeet:! listertouteslesactionsetlesgroupesd'utilisateursleseffectuantquidéclenchentuneentréedanslejournaldesopérations.! fournirunecopiedujournaldesopérations,ainsiqueledétaild'uneentréedujournal.Lejournaldesopérationsdoit:! indiquerlenomdelapersonneexécutantl'opération,l'heureetladateàlaquellel'opérationaétéexécutéeetladonnéeaffectée;! nepaspouvoirêtrealtéré;! êtreconservéaussilongtempsquelesdocuments;! êtreaccessibleparl'agence.
2 4 2 75/ 53. SÉCURITÉD'ACCÈSNOTEEXPLICATIVE:- Confidentialité:seulledestinataire-oulepossesseur)légitimed'undocumentpourraenavoirunevisionintelligible- Authentification:lorsdel'envoid'undocumentoulorsdelaconnexionàunsystème,onconnaîtsûrementl'identitédel'émetteuroul'identitédel'utilisateurquis'estconnecté.- Intégrité:onalagarantiequ'undocumentn'apasétéaltéré,accidentellementouintentionnellement.- Non-répudiation:l'auteurd'undocumentnepeutpasreniersonoeuvre.Lescritèresci-dessousvisentàs'assurerquecesquatreconceptssontrespectés.3.1. AttributiondesaccèsLeconcepteurdoitindiquerlesoutilsdegestiondesaccès:! lenomdugrouped'utilisateursoudel'utilisateurquiaccordelesautorisationsauxautresutilisateurs;! lesmécanismesgarantissantl'intimitéd'accèsdesindividus-modificationdesmotsdepasse).3.2. Grouped'utilisateursLeconcepteurdoitindiquer:! lesgroupesd'utilisateursquiontaccèsausystème,incluantl'administrateurdusystème-fournisseur);! lesutilisateursquifontpartiedecesgroupes;! lespermissionsetlesaccèsdecesgroupes:- lesfonctionnalitésauxquelleschacundesgroupesaaccès-ex.:consultation,édition,suppression,transmission,etc.);- lesdonnéesquecesdifférentsgroupespeuventconsulter,modifier,ajouter,supprimer,transmettre;" ledétailduprofilétablipourlesinspecteursdel'OACIQ,soitl'accèsàtouteslesdonnéesenlectureseuleet,lecaséchéant,l'accèsauxregistres,àlacomptabilitéenfidéicommisetàlacomptabilitégénérale,etce,commeprescritparleRèglementsurlesdossiers,livresetregistres,lacomptabilitéenfidéicommisetl'inspectiondescourtiersetdesagencesdanslecasoùlesystèmeoffredefaçonélectroniquecescomposantes.L'OACIQdoitpouvoirimprimerettéléchargercesdocuments.
2 4 2 76/ 53.3. Maintiendelaconfidentialitéd'accèsLeconcepteurdoitindiquerlesmécanismespermettantd'assurerlemaintiendelaconfidentialitéd'accèsdesutilisateurs,particulièrementdanslecasoùl'applicationestaccessibleparlesclientsetqu'uneauthentificationélectroniqueestrequise.3.4. Résiliationdesdroitsd'accèsLeconcepteurdoitdécrirelesprocessuspermettantd'interromprel'accèsausystèmedesutilisateurs,quellequ'ensoitlaraison:changementd'agence,findel'abonnementauservice,etc.Leprocessusdoitpermettredereconnaîtreàtempslarésiliationdel'accèsetd'interrompreimmédiatementl'accès.3.5. Gestiondesaccès3.5.1. SystèmeviaInternetLeconcepteurdoitdémontrerquelesmécanismesd'authentificationausystèmerespectentlestandardminimaldeniveau2.Ceniveaunécessitel'attributiond'uncodeutilisateuretd'unmotdepasseaprèsprésentationdepiècesjustificatives,soitenpersonneouautrement.3.5.2. SystèmeenréseauL'agencedoitdémontrerquedesmécanismesdecontrôled'accèsaulieuphysiqueàpartirduquellasolutionestaccessibleontétémisenplace.
2 4 2 77/ 54. TYPESDECONTENUDUSYSTÈME4.1. GestiondesregistresetdossiersprescritsparleRèglementsurlesdossiers,livresetregistres,lacomptabilitéenfidéicommisetl'inspectiondescourtiersetdesagencesLesystèmedoitpermettredegérer,tousoucertainsregistresetdossiersprescritsparleRèglement.Leconcepteurdoitidentifierlestypesderegistresoudedossiersprisenchargeparlesystèmeetdécrirelesmécanismesquipermettentdegarantirl'inclusiondesdocumentsselonlecontexted'évolutiondudossieretladépendancedesdocumentsentreeux:! Selonletypededossier-dossierdecontratdecourtageoudossierdetransaction),celui-cinepourraêtrecomplétésansquelesdocumentsetinformationsobligatoiresnes'yretrouvent.! Lesystèmedoitpermettrederattacheràundossiertouttypededocumentnécessaireàlacomplétiondecedossier.! Encoursd'évolutiond'undossier,certainsdocumentsdeviennentobligatoires.Ilsdoiventdoncêtreobligatoiresàcertainsmoments,selonlestatutdudossier.Exemples:! Undossierd'inscriptiondoitobligatoirementinclureuncontratdecourtage.! Lavented'unecopropriétédoitobligatoirementcontenirl'ententedecopropriété.! Lorsdudépôtd'unepromessed'achatacceptéeetprévoyantunacompte,lacopieduchèqueetlereçuenfidéicommisdoiventêtreajoutésaudossier.! Etc.
2 4 2 78/ 55. ÉCHANGED'INFORMATION5.1. Descriptiondel'outild'échanged'informationLeconcepteurdoitprésenterl'outild'échanged'informationinclusdanslasolution:! typesd'informationspouvantêtreéchangées;! moded'échanged'information;! niveaud'automatisationdeséchanges.Leconcepteurdoitfournirunecopied'écranpourillustrerlafonctionnalitéd'échanged'information.N.B.Enraisondelanaturedesdocuments,quipeuventcontenirdesrenseignementspersonnels,confidentielsoudenaturecommercialeoufinancière,l'OACIQfavoriseunmodedecommunicationsécuritaire,notammentlecourrielsécurisé,unsitesécuriséFTPouautre.Exemple:! L'outilpermetauxcourtiersd'envoyer,parcourrielseulement,unoul'ensembledesdocumentscontenusdansundossier.5.2. Gestiondesaccèsàl'outild'échanged'informationLeconcepteurdoitdétaillerleprocessusdesécuritéetdelimitationd'accèsausystèmed'échanged'information:! nomdesgroupesd'utilisateursquipeuventutiliserl'outild'échanged'information;! typesd'informationsquecesutilisateurspeuventéchanger;! modededéfinitiondesrôlesetresponsabilitésdesutilisateursdel'applicationd'échanged'information.Exemples:! Seulslesutilisateursdugroupe"Courtiers»peuventutiliserl'outild'échanged'information,etilsnepeuventenvoyerqueleurspropresdossiersoulesdocumentscontenusdansleursdossiers.! Lesutilisateursdugroupe"Assistantadministratif»nepeuventqu'envoyerlesdossiers-oudocumentsd'undossier)appartenantauxutilisateursdugroupe"Courtier»auxquelsilssontrattachés.5.3. HistoriqueLeconcepteurdoitdécrirelesmécanismesdejournalisationdestransactionsd'échangeet:! listertouteslesactionsd'envoietlesgroupesd'utilisateursleseffectuantquidéclenchentuneentréedanslejournaldestransactionsd'échange;! fournirunecopiedujournaldestransactionsd'échange,ainsiquedudétaild'uneentréedujournaldetransactionsd'échange.
2 4 2 79/ 5Lejournaldoitcontenirminimalementladate,l'heuredudébutdel'échangeetledestinataire.
2 4 2 7 / 56. AUTHENTIFICATIONDESDOCUMENTS6.1. Numérisationdesdocuments6.1.1. LogicieldenumérisationintégréeausystèmeLeconcepteurdoitdécrireleprocessusdenumérisationetprésenter:! laprocéduredenumérisationindiquantnotammentlesétapesàréaliserparlesutilisateurs,lesappareilsutilisésetlesparamètresàappliquer;! lesmécanismesdetransfertparlesquelslesfichierssontintégrésdanslasolutionGED.LeconcepteurdoitdémontrerquelanumérisationrespectelesexigencesdelaLoisurlecadrejuridiquedestechnologiesdel'information.Pourplusdedétails,voirlesarticles"Numérisationdesdossiers:avantdedétruire,documentez-vous!»,"Lagestionélectroniquedesdocuments:lanumérisation,accordez-ydel'importance»,"Lagestionélectroniquedesdocuments:quelquesécueilsàéviter»et"Lecontrôledequalité:uneétapeànepasnégliger»ainsiqueleguide"Numérisation:visezlaqualitéetdocumentez-vous!»,disponiblessurlesiteWebdel'OACIQ.L'OACIQreconnaîtlesparamètresdenumérisationrecommandésparBibliothèqueetArchivesNationalesduQuébec-BANQ),soitunerésolutiond'imagede300dpi-ppp).6.1.2. LogicieldenumérisationnonintégréeausystèmeLeconcepteurdoitindiquer:! commentlesdocumentsserontajoutésàlasolution;! lanaturedesliensentrelesystèmedenumérisationetlesystèmedeGED,s'ilyalieu;! commentilenvisagedediffuserdebonnespratiquesdenumérisationauprèsdesesclients,parexempleenfournissantuneprocéduredenumérisationouunmodèledeprocédure;6.2. AuthentificationdudocumentLeconcepteurdoitindiquerlaprocéduremiseenplacepours'assurerque:! l'informationestaccessibleuniquementparlespersonnesautorisées;! lesmétadonnéesincluentl'auteurdudocument;! ledocumentn'apasétéaltéréaccidentellementouintentionnellement;! chaqueopérationréaliséesurledocumentestenregistréeautomatiquement,desortequ'unepersonnenepeutnieravoirexécutéunemodification.6.3. Signaturemanuscrite:LeconcepteurdoitprouverquetouslesdocumentsquisontsignésdefaçonmanuscritenepeuventêtrealtérésàpartirdumomentoùilssontdéposésdanslesystèmedeGED.
2 4 2 7 / 5Exemple:! LesdocumentssignésdoiventobligatoirementêtreenformatPDF.Ainsi,cesdocumentsnepeuventêtrealtérésaccidentellement.Deplus,ilestimpossiblepouruncourtier-outoutautreutilisateur)demodifierundocumentquiestdéjàdanslesystème.
2 4 2 7 2/ 57. TRANSFERTDEDOSSIERSNOTEEXPLICATIVE:Letransfertdedossiersconsisteàgérerl'échangedesdossiersdecourtageimmobilierlorsdesmouvementsdescourtiersimmobiliers-courtierquichanged'agence,cessationd'emploiducourtier,fermeturedel'agence,etc.).Leconcepteurdoitdonnerlesdétailsd'untransfertdesdossiersd'uneagence-oucourtieràsoncompte)quiutiliselesystèmedécritici,selontroisscénarios:- Versuneagencequiutiliselemêmesystème.- VersunautresystèmeGED.- Verslepapier-aucunsystèmeGED).7.1. Définitiondel'outildetransfertdedossiersLeconcepteurdoitdécrireleprocessusdetransfertdedossier.7.2. Gestiondesaccèsàl'outildetransfertdedossiersLeconcepteurdoitdéfinirlesmécanismesdesécuritéd'accèsàl'outildetransfertdedossier.Cecritèreestenlienaveclasection3.Sécuritéd'accès,plusparticulièrementaveclescritères3.1.Attributiondesaccèset3.2.Groupesd'utilisateurs.Exemple:! Seulslesutilisateursdugroupe"AdministrateurAgence»peuventaccéderauxfonctionnalitésdetransfertdelasolution.7.3. MécanismedetransfertLeconcepteurdoitindiquerlesmécanismesdetransfertselonlecasoùledestinataireutiliselemêmesystème,utiliseunautresystèmedeGEDoun'utiliseaucunsystème.7.4. Sécuritédel'informationLeconcepteurindiquelesméthodesderespectdelaconfidentialitédel'informationlorsdutransfertdedossiers.Exemple:! Lestransfertsdedossiersd'unsystèmeXversunautresystèmeXsonteffectuéspartransfertFTPsécurisé-SFTP)quiencryptelesdonnéesenvoyéesetdoncgarantitlaconfidentialitédesinformationstransmises.7.5. HistoriqueLeconcepteurdoitdécrirelesmécanismesdejournalisationdestransfertsdedossierset:! listertouteslesactionsdetransfertetlesgroupesd'utilisateursleseffectuantquidéclenchentuneentréedanslejournaldestransactionsd'échange.
2 4 2 7 3/ 5! fournirunecopiedujournaldestransactionsdetransfertoudel'accuséderéceptiondelatransactiondetransfert.Exemple:! Cethistoriquepeutêtregénéréautomatiquementparlesystèmesicelui-cipermetletransfertautomatisédesdossiersd'uncourtieroud'uneagence.L'historiquedoitinclureladateetl'heuredutransfert,ledemandeur,lesfichiersimpactés,ledestinataireetl'accuséderéception.! Ilpeutaussiêtrefaitparécrit,sousformed'accuséderéceptionsignéentreleconcepteurdesystèmeGEDetlecourtieroul'agence.Cetaccuséderéceptiondoitinclureladateetl'heuredutransfert,ledemandeur,lesfichiersimpactésainsiqueledestinataire.7.6. Envoid'unenotificationàl'OACIQLeconcepteuroul'agencedoiventinformerl'OACIQlorsqu'uneagenceutilisantlesystèmeGEDcessesesopérations,enindiquantladatedel'envoidesdossiers,ledemandeur,lesfichiersimpactésetledestinataire.7.7. Conservationdel'informationL'informationdoitavoirundomainederésidencesécuriséentouttemps.Danslecasoùl'agencecessesesactivitésetqu'aucuneagencedestinatairen'estassignée,l'agenceoulecourtieràsoncomptedoitinformerl'OACIQdulieud'entreposagedesdocumentspourlesprochaines6années.
2 4 2 7 4/ 58. RECHERCHEDEDOSSIERSETDEDOCUMENTSNOTEEXPLICATIVE:Lescritèresderecherched'uneapplicationsontlareprésentationduconcepteurdusystèmedesbesoinsdesutilisateurs.Danscecas-ci,l'OACIQconstitueungrouped'utilisateursetdecefait,leconcepteurdoittenircomptedesbesoinsderecherchedesgroupesd'inspectionetdusyndicdel'OACIQ.Cesméthodesdeconsultationsdoiventêtreprotégéesetréservéesauxfinsd'inspectionetd'enquêtedel'OACIQafindepréserverlaconfidentialitédel'information.8.1. Méthodesderecherchedel'OACIQLeconcepteurdoitdécrirelesmécanismesderecherchedesdossiersetdesdocumentsréservésàl'Organisme.Sipossible,ildoitfournirunecopied'écranpourillustrerlafonctionnalitéderechercheréservéeàl'OACIQ.8.2. Sécuritédesoutilsderecherchedel'OACIQ:Leconcepteurdoitdémontrerquelesoutilsderechercheréservésàl'OACIQsontsécurisésetqueseuleslesautoritésreconnuesdel'OACIQontaccèsàcettefonctionnalité.Cecritèreestenlienaveclasection3.Sécuritéd'accès,plusparticulièrementaveclescritères3.1.Attributiondesaccèset3.2.Groupesd'utilisateurs.8.3. MéthodederechercheLeconcepteurdoitdémontrerquelesmécanismesderechercheréservésauxutilisateurspermettentdeneretrouverquelesdocumentsauxquelsl'utilisateurestautorisé.Cecritèreestenlienaveclasection3.Sécuritéd'accès,plusparticulièrementaveclescritères3.1.Attributiondesaccèset3.2.Groupesd'utilisateurs.
2 4 2 7 5/ 5RECOMMANDATIONSFAITESAUXUTILISATEURSETPROCÉDURESD'UTILISATIONSUnsystèmeconçuenrespectantparfaitementlesrèglesdeconfidentialité,d'intégritéetdeconservationdel'informationpeutêtreutilisédefaçoninadéquate,cequientraîneraitunefailledanslerespectdesexigencesdéontologiquesetprofessionnellesétabliesparlaLoisurlecourtageimmobilier-L.R.Q.,c.C-73.2)etsesdifférentsrèglementsd'application.C'estpourquoiilestimportantquelesconcepteursd'unsystèmeGEDfournissentavecleursolutionunguided'utilisationetderecommandationsafinquetouslesutilisateurssoientbieninformésdesmoyensàprendrepours'assurerquecesexigencessontrespectéesetquel'intégrité,laconfidentialitéetlaconservationdel'informationnesontpasmisesenpéril.Pourcomplétersonaccréditation,leconcepteurdoitdoncfourniràl'OACIQladocumentationpertinentequiestdonnéeauxutilisateursdeleursystème.Cesdocumentsdoiventdonnertoutel'informationnécessaireàtouslesgroupesd'utilisateurs-gestionnairesd'agences,courtiers,personneldebureau,etc.)pourquelesystèmesoitutilisédefaçonànepascontrevenirauxexigencesdéontologiquesetprofessionnellesétabliesparlaLoisurlecourtageimmobilier-L.R.Q.,c.C-73.2)etsesdifférentsrèglementsd'application.Lesrecommandationsdoiventportersur,entreautres,lespointssuivants:l'attributiondesaccèsausystème;leretraitdesaccès;lagestiondesaccèsdonnésàdestiersexternes-clients,etc.);lagestiondesaccèsausystèmeencasdesystèmeenréseauoufonctionnantvial'Internet;laprocédureàsuivrepourlanumérisationdesdocuments;laconservationdel'intégritédesdocuments;etc.
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