[PDF] La normalisation et la gestion intégrée des documents (GID) : quelle

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Tous droits r€serv€s Association des archivistes du Qu€bec (AAQ), 2017 This document is protected by copyright law. Use of the services of 'rudit (including reproduction) is subject to its terms and conditions, which can be viewed online. This article is disseminated and preserved by 'rudit. 'rudit is a non-profit inter-university consortium of the Universit€ de Montr€al, promote and disseminate research. https://www.erudit.org/en/Document generated on 10/02/2023 4:12 p.m.Archives La normalisation et la gestion int€gr€e des documents (GID) : quelle relation ? R€flexion sur les normes ISO 30300, ISO 30301,

Siham Alaoui

Volume 47, Number 1, 2017URI: https://id.erudit.org/iderudit/1041824arDOI: https://doi.org/10.7202/1041824arSee table of contentsPublisher(s)Association des archivistes du Qu€bec (AAQ)ISSN0044-9423 (print)2369-9256 (digital)Explore this journalCite this article

Alaoui, S. (2017). La normalisation et la gestion int€gr€e des documents (GID) : quelle relation ? R€flexion sur les normes ISO 30300, ISO 30301, ISO 14641 et

Archives

47
(1), 7†30. https://doi.org/10.7202/1041824ar

Article abstract

Organizations use documents produced and received on a daily basis to carry out their activities. With the continuous growing of documentary production, these organizations tend to implement document management systems in order to overcome the various problems associated with the management, retrieval and preservation of their documents. In Quebec, organizations have begun to implement Integrated Document Management (IDM) systems to manage documents, regardless of their media, and throughout their lifecycle. The complex nature of these systems calls into question their successful implementation, hence the need for guidelines or a normative framework to manage and control these projects. The standards of the International Organization for Standardization (ISO): ISO 30300 and ISO 30301 (management systems for records), as well as ISO 14641 (electronic archiving), represent a relevant normative framework for the successful implementation and the effective use of IDM systems in organizations. This article presents a reflection on the contribution of these standards to the implementation of those systems, in the light of Quebec experience in records and archives management. | 2017 | VOLUME 47, N O 17 | 2017 | VOLUME 47, N O 1

ÉTUDE

La normalisation et la gestion

intégrée des documents (GID) quelle relation ? Réflexion sur les normes ISO 30300,

ISO 30301, ISO 14641 et leur

apport à l'implantation des systèmes de GID

SIHAM ALAOUI

Responsable du service de documentation et des archives, Institut supérieur de traduction à Rabat, Maroc

INTRODUCTION

Dans un environnement d'affaires marqué par le changement et la complexité, les organisations produisent, dans l'exercice de leurs activités quotidiennes, une large variété de documents. Ces documents sont utilisés à des fins de prise de décision et de conduite des activités jo urnalières. Ils constituent également un patrimoine organisationnel dont la valeur est incontournable dans le témoignage de l'existence des organisat ions et de leurs réalisations à travers le temps. | 2017 | VOLUME 47, N O 18 | 2017 | VOLUME 47, N O

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Désirant se doter d'une bonne gouvernance d'information, se conformer aux exigences réglementaires en matière de gestion documentaire et valoriser leur mémoire organisationnelle, les organisations tendent à améliorer leurs pratiques de gestion des documents par l'adoption de nouveaux outils et la mise en place de nouveaux systèmes de gestion documentaire plus performants (Beaupré,

2010-2011 ; Chevrier, 2010-2011). C'est dans cette perspective que les

organisations québécoises ont commencé à utiliser une nouvel le pratique archivistique, dite de gestion intégrée des documents (GID). Com me son nom l'indique, elle consiste à gérer les documents dans la dive rsité de leurs supports par le même système informatique. Les apports des systè mes de GID sont multiples pour les organisations qui les ont utilisés. Ci tons, entre autres, la bonne gestion des documents et leur repérage amél ioré (Bourhis, 2009-2010 ; Couture, 2010-2011) afin d'optimiser le processus de la prise de décision et d'améliorer les performances organis ationnelles. Néanmoins, la réussite des projets d'implantation des systèm es de GID n'est pas acquise : certaines organisations éprouvent des difficultés quant à la réalisation de ces projets complexes qui requièrent d'é normes efforts de la part des intervenants. Ces organisations ont besoin d'outils de pilotage afin de contrôler ces projets et de veiller à leur condui te dans les meilleures conditions. C'est le rôle rempli par les normes nat ionales et internationales. L'apport de la normalisation à l'implantation des systèmes d e GID a fait l'objet de peu d'écrits scientifiques et professionnels, et ce, en raison du caractère novateur de la GID dans plusieurs pays. C'est ainsi que nous suggérons, dans cet article, de mettre l'accent sur les n ormes les plus connues en archivistique, soit la série des normes ISO 30300 et ISO 30301 (2011) concernant la mise en place d'un système de ges tion des documents d'activité (SGDA), ainsi que la norme ISO 14641 ( 2012)
relative à l'archivage pérenne et probatoire des documents numé riques. Plus particulièrement, nous nous attardons à l'apport de chacun e de ces normes à la mise en place et à la performance des systèmes de GID, à la lumière des exigences techniques, archivistiques et légales en vigueur. Nous présenterons, à travers les lignes subséquentes, la GID en tant que pratique archivistique novatrice et la positionnons par rapport à l'archivistique et à la gestion des documents d'activité (c 'est-à-dire gestion des archives courantes et intermédiaires). Nous décrirons ensuite | 2017 | VOLUME 47, N O 19 | 2017 | VOLUME 47, N O

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les fonctionnalités des systèmes de GID. Puis, nous nous pencheron s sur la normalisation et son apport aux pratiques de gestion documentaire. Pour ce faire, nous aborderons les normes mentionnées plus haut et nous suggérerons une réflexion sur leur contribution à l'uniformisation des pratiques de la GID. Une consultation d'un ensemble de ressources documentaires a été nécessaire afin de repérer les articles scientifiques et professionnels traitant du sujet en question : les bases de données bibliographiques (LISA : Library and Information Science Abstracts , EBSCO et Francis), les ensembles de périodiques (Cairn, Érudit et

Emerald journals

), les catalogues (Atrium de l'Université de Montréal et celui de la Bibliothèque nati onale de

France (BnF)), les revues scientifiques (

Information management journal

Documentaliste-Sciences de l'information

et

Records management

journal ), les revues professionnelles (

La Gazette des archives

et

Archives

ainsi que le système universitaire de documentation (SUDOC). Les mots-clés utilisés étaient en français et en anglais : gestion intégrée des documents, gestion des documents d'activité, gestion des archives courantes e t intermédiaires, gestion électronique des documents, documents d' activité, documents d'archives, normalisation, normes, ISO 30300, et ISO 30301,

ISO 14641, systèmes de gestion des documents,

records, electronic records management, document and archive management, information systems implementation, standards et standardisation 1.

LA GESTION INTÉGRÉE DES DOCUMENTS (GID) :

VERS UNE NOUVELLE PRATIQUE ARCHIVISTIQUE

La gestion intégrée des documents (GID) est une pratique archivi stique moderne qui assure la gestion du cycle de vie complet des documents, peu importe leur support, dès leur création jusqu'à leur des truction ou leur conservation permanente. D'un point de vue technique, cette gestion est assurée par le même processus et utilise les mêmes outils puis est intégrée à un seul système informatique (Roberge, 2009 et 2016 Université du Québec à Montréal, s.d.). D'un point de vu e opérationnel, un système de GID est Un système pérenne de gestion dont les composantes sont intégrées afin de donner, aux personnes accréditées, accè s à toute l'information pertinente portée par un support qui | 2017 | VOLUME 47, N O 110
| 2017 | VOLUME 47, N O 1 documente les activités d'une organisation. (Roberge, 2009, chapitre 6.1) Roberge (2009) ajoute que le concept de GID est plus global que celui de la GED, c'est-à-dire gestion électronique des documents. Cette dernière se définit comme étant la gestion du cycle complet des documents numériques, et ce, depuis leur création jusqu'à leur conserv ation ou leur destruction (LeSaux, 1992). La GID s'inscrit ainsi dans une vision holistique qui considère la notion du document dans l'une de ses acceptations les plus larges en archivistique, selon des critères tels que la diversit

é des

supports documentaires (par exemple, papier, microfilm, audiovisuel, cartographique, etc.) et les étapes du cycle de vie ( records ou documents d'activité, ou encore les archives courantes et intermédiaires, ainsi que les archives définitives ou historiques).

1.1. La GID

: un bref aperçu historique La GID a vu le jour au Québec, après l'adoption de la Loi conce rnant le cadre juridique des technologies de l'information 1 (RLRQ, chapitre C-1.1) (Roberge, 2009, chapitre 6). Cette dernière fournit des rè gles à suivre afin d'assurer une gestion optimisée des documents " faisant appel aux technologies de l'information

» (Loi concernant le cadre juridique

des technologies de l'information, RLRQ, chapitre C-1.1, chapitre 1) et produits par les organisations québécoises dans l'exercice de leurs activités. Plus précisément, elle détaille les mesures pour le maintien de l'authenticité 2 , de la fiabilité 3 , de l'intégrité 4 , de l'exploitabilité 5 et de la sécurité de ces documents. Il en va de même pour les système s de gestion des documents numériques, lesquels doivent être aussi performants que possible afin de garantir les exigences précédemment mentionnée s. Ces dispositions visent à garantir la valeur légale des documents perm ettant aux institutions concernées de se défendre en cas de litige. Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ) et le Centr e des services partagés du Québec (CSPQ) étaient les premières o rganisations à avoir adopté un modèle conceptuel portant sur la gestion des docum ents d'activité en formats papier et numérique sur la base de la GID (Roberge,

2009, chapitre 6). L'élaboration et l'application de ce modè

le étaient réalisées dans une optique de minimiser l'intensité des prob lèmes liés à la gestion des documents dans la diversité de leurs supports, notamment avec

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