[PDF] ton nouveau portail de gestion

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tonton nouveau nouveau tail tail gest gest ton ton ami ami Le portail de gestion s'est refait une beauté : ergonomie améliorée, nouvelles manières de rédiger vos devis et vos factures, gestion de vos clients révolutionnaire, suivi des règlements de vos factures fournisseurs (si et seulement si c"est Coopaname qui règle directement vos fournisseurs) et suivi et demandes de remboursement de vos frais pour utiliser le portail, veuillez adresser vos demandes d"aide par mail au SAV du portail de la coopérative. Tous les textes en rouge soulignés de pointillés dans ce document sont des liens à cliquer.

Connexion au portail

S

i vous avez participé à un atelier "Deviser / facturer / recouvrer», votre accès au portail de gestion est ouvert. Pour

vous y connecter, vous avez reçu un courriel automatique du portail, lequel vous indi que la marche à suivre pour vous rendre sur l"application.

Si ce n"est pas le cas, c"est que, soit vous n"êtes pas encore rattaché·e au portail, soit le mail s"est perdu dans les limbes

de votre dossier de spam ou de celles de votre fournisseur d"accès Pour vérier que vous êtes rattaché·e au portail, rendez-v ous dans le menu Ma gestion de votre extranet.

Ma gestion

Votre menu de gestion se

présente ainsi ?

Vous êtes bien rattaché·e

au portail. Cliquez sur "Mon portail devis/factures» pour y accéder.Votre menu de gestion se présente ainsi alors que vous avez suivi l"atelier ?

Vous n"êtes pas encore

rattaché·e au portail ?

Contactez le SAV du portail

pour y remédier.Vous pouvez également vous rendre directement sur le portail de gestion via l"adresse https://odoo.coopaname.coop/my/home à enregistrer dans les favoris de votre navigateur préféré.

Au sommaire :

Connexion au portail

Les nouvelles nouveautés

>Ma page d'accueil >Mon activité >Mes menus principaux

Changements majeurs

>Bon de commande >Mes clients >Tableaux de bord Devis /

BdC / Factures / Frais

Les nouvelles nouveautés

Ma page d"accueil

Accès rapide

pour créer un client, une facture ou un devis.

Tableau de bord de l"état de mes

devis et de mes factures en cours, ainsi que des frais dont je n"ai pas encore fait la demande de remboursement.

Activité concernée.

Accès aux infos de mon activité.

Mon activité

L'activité sur laquelle vous êtes connecté·e s'a?che en haut à gauche. Si vous faites partie de plusieurs activités - votre activité individuelle + une activité collective (vous avez donc plusieurs codes ACT à votre actif) - vous pouvez basculer d"une activité à l"autre, quand vous le voulez, en cliquant sur son intitulé.

Cliquez, en haut à droite, sur votre nom puis sur "Mon activité» pour créer / gérer le·s en-tête·s qui

apparaîtront sur vos Devis / Bons de commande / Factures.

Mon / mes en-têtes

Je nomme mon en-tête

principal et je télécharge ici l"image pour mes devis / factures (jpeg, jpg, png, gif) Vous utilisez plusieurs marques pour une même activité ?

Vous pouvez créer un 2

e (voire un 3 e ) en-tête en téléchargeant une autre image (jpeg, jpg, png, gif)

Mes infos

Votre activité individuelle,

son code ACT, et le mail - non modiable par vous - qui lui est rattaché.

Les personnes

faisant partie de l"activité collective.

Votre activité collective,

si vous en faite partie.

Accéder à / créer

votre liste de clients.

Accéder à / créer

vos factures client.

Accéder à / créer vos devis

et facturer vos bons de commande.

Mes menus principaux

Changements majeurs

I l y a trois changements majeurs dans cette nouvelle version du portail. 1.

Le premier concerne les devis, avec l'apparition du bon de commande, et la possibilité de facturer un

client - partiellement (via un ou plusieurs acomptes) ou en totalité - depuis ce bon de commande. 2. Le deuxième concerne la gestion de vos clients et des Devis / Bons de de commande / Factures qui y seront rattachés. 3. Le troisième concerne l'a?chage des pages Devis / Bons de commande / Factures et l'apparition de ltres permettant de les trier selon plusieurs critères.

1.1 - Du devis au bon de commande

De sa création à son " marquage » comme envoyé au client, rien ne change dans le parcours du devi

s. C"est à partir du moment où vous l"aurez marqué comme acc epté par votre client que le devis deviendra un bon de commande.

1.2 - Du bon de commande à la facture

C'est à partir du bon de commande que vous pouvez facturer votre c lient. Lorsqu"un devis accepté par le client prévoit le versement d" un ou plusieurs acomptes, un même bon de commande va permettre de facturer à la fois cet/ces acompte·s puis le solde de la prestation.

Facturer un acompte

Facturer le solde

D'aucun·es diront qu'il s'agit là d'une avancée ergonomique indiscutable. Nous partageons cet avis.

L"ajout du client étant toujours la première opération à eectuer pour créer un devis ou une facture, nous

vous recommandons fortement d"utiliser ce menu pour toutes vos action s. Devis, bons de commande, factures, adresses de facturation multiples, adresses de livraison, et c., toute action, ou presque, peut se créer et se gérer à partir du menu de vos clients.

2 - Mes clients

Il y a plusieurs façons de créer un client.

Ma liste

Créer un client

En cliquant sur le menu " Clients », vous retrouverez votre liste de la version précédente du po

rtail. Et vous pourrez bénécier des améliorations ergonomiques que nous lui avons apportée.

Accès à la che client.

Catégorie du client.Voir ses devis.

Nouveau devis.Voir ses factures.

Créer une facture.Voir ses BdC.

En cliquant sur le nom du client, vous

accéderez à sa che, sur laquelle vous pourrez eectuer les mêmes actions.

Vous pourrez également y ajouter

/ supprimer des adresses de facturation ou de livraison, et ajouter un contact comptabilité. 1.

Depuis la page d'accueil, en

cliquant sur le bouton "Créer », 2.

Depuis le menu principal, en

cliquant sur "Clients », 3.

Depuis la page " Clients » elle-

même. Désormais, les clients sont classés en 5 types distincts :

1. Sélectionnez d'abord le type de client puis saisissez

un nom pour vérier s"il n"est pas déjà enregistré dans la base de clients de la coopérative.

Le client existe, cliquez

pour l"ajouter à votre liste.

Le client n"existe pas,

cliquez pour le créer 2.

Si vous créez un client en micro-entreprise, en association ou en société, vous devez saisir son numéro de

SIREN et son Code NIC (ce qui donne le SIRET), puis cliquer sur "Vérifier ».

L"application va alors vérier si ces codes sont valides et s"ils ne sont pas déjà enregistrés dans la base de

clients.

Pour une entreprise de l"Union Européenne située hors de france, vous devez également saisir le numéro

de TVA intracommunautaire. 3.

Et hop ! Le client est créé, vous n'avez plus qu'à compléter les informations manquantes.

Avertissement : que vous ajoutiez

un client existant ou que vous le créiez, vous devrez saisir a minima une adresse de facturation.

Les codes sont validés, vous

pouvez compléter et sauvegarder.

Rassurez-vous, si vous ajoutez un

client existant à votre liste et qu"il avait déjà une adresse publique, vous pourrez la transformer en adresse de facturation en un clic.

3 - Tableaux de bord : Devis / Bons de commande / Factures / Frais

Devis, Bons de commande, Factures, Frais : chaque tableau de bord a?che des ltres permettant de trier les listes. Une recherche par client, par référence personnelle ou par numé ro (de devis, de bon de commande ou de facture) est aussi très pratique lorsque vo tre liste s"allonge au l du temps et devient dicilement gérable d" un seul coup d"oeil.

Par exemple, pour les devis :

Mes devis

Trier pour mieux s"organiser

Cliquer pour accéder

au devis.

État de la vie du devis.

Le statut du devis vous permet de voir où en est son petit bonhomme de chemin.

Votre client a refusé le devis proposé.

Visible et modiable par vous uniquement.

Envoyé à la compta clients pour validation. Merci de patienter... Validé par la compta clients. Vous devez l"envoyer à votre client. Corrections demandées par la compta clients. Repassera en brouillon dès modications. Envoyé par vous au client ; en attente d"être accepté par lu i. Votre client n"a pas répondu avant la date d"échéance.

Mes bons de commande

Cliquer pour accéder

au bon de commande. Le statut du BdC vous permet de voir où en est son petit bonhomme de c hemin. Le devis a été accepté par votre client, il devient un bon de co mmande. Vous avez établi une ou plusieurs factures à partir du bon de comma nde.

État de la vie du BdC.

Mes factures

Cliquer pour accéder à la facture.

État de la vie de la facture.

C"est tout bon pour votre chire d"aaires et votre tréso rerie. Facture qui a fait son temps et que l"on a rangée dans une boite à archives.

Visible et modiable par vous uniquement.

Envoyée à la compta clients pour validation. Merci de patienter... Corrections demandées par la compta clients. Repassera en brouillon dès modication.

Créance client non réglée.

La date d"échéance est dépassée. Le client n"aurait pas réglé ? Vous pouvez le relancer.

Le statut de la facture vous permet de voir où en est son petit bonhom me de chemin.

N° en bleu ? C'est

une facture d"avoir. Validée par la compta clients. Vous pouvez (et devez) l"envoyer à votre client.

Mes frais

État de la vie de vos frais.

Le statut de vos enveloppes vous permet de voir où en est leur petit b onhomme de chemin.

Coopaname Scop-SA à capital variable - 3/7 rue Albert Marquet - 75020 Paris - SIREN : 448 762 526 - APE : 7022Z - N° Intracom : FR4

9 448 762 526

Cliquer pour demander

le remboursement de l"enveloppe. Votre enveloppe est enregistrée en compta. Vous pouvez en demander le remboursement si votre trésorerie le permet.

En attente de validation par La Permanence.

Validé par La Permanence. Le virement ne saurait tarder. Le remboursement est refusé. Voir La permanence pour explication. Le virement a été eectué. Surveillez votre compte bancaire.quotesdbs_dbs31.pdfusesText_37

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