[PDF] Guide de mise en œuvre de lapproche 5S à Madagascar

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Fitiavana - Tanindrazana Fandrosoana

Guide de mise en

±XYUH de l·MSSURŃOH

5S à Madagascar

Ministère de la Santé

Publique à Madagascar

Appui par JICA Madagascar

Mars 2015

1

Préface

Le Management ou " Man age ment » art du temps de

», autrement dit " ». Le

durée qui nous est impartie. Le spécifique, le management nécessite en sus une culture dont la culture de la qualité.

En effet la

partie intégrante des produits / services. Max Weber (1864 1920) a dit " La réussite sera portée par le travail sincère et studieux ». La culture malgache montre aussi cette culture de qualité. Le proverbe " Izay marary

Andrianina » qui signifie " Le malade est Roi

satisfaction des malades qui sont nos clients. Un autre dicton malgache montre la notio Tsy ny namanao no ifaninanao fa ny tsara vitanao omaly, qui signifie " Tes concurrents ne sont pas tes collègues, plutôt les meilleurs résultats que tu as obtenus hier ». Malgré cette ancienne connaissance des malgaches en matière de qualité, de toujours insatisfaisante, surtout les services publics. Dans le domaine de la Santé, le Management est l'art de diriger une structure de santé. Madagascar a commencé la démarche qualité vers les années 1990. Beaucoup sont surtout les malades. En 2008, le Ministère de la Santé Publique a renforcé son engagement dans la de travail. Afin de relever davantage le défi dans la gestion de la qualité, le Ministère de la Santé Publique, a décidé de faire sortir ce guide.

Toutefois,

domaine de la santé. 2 Ce guide nous fournit des méthodes, des modèles, des démarches et des outils Le Ministère de la Santé Publique, souhaite à tout utilisateur de ce document, aussi bien dans le secteur Santé que dans les autres secteurs, un plein succès dans de la qualité des services, pour aboutir à la Gestion Totale de la Qualité.

S.E.M. le Ministre de la Santé Publique

Professeur ANDRIAMANARIVO Mamy Lalatiana

3

Remerciements

Le Ministère de la Santé Publique et la JICA Madagascar remercient les personnes document : - Dr. RANDRIANTSIMANIRY Damoela, Secrétaire Général du Ministère de la

Santé Publique ;

- Pr. RAKOTOVAO Hanitrala Jean Louis, Chef de Service, Centre Hospitalier Universitaire Joseph Ravoahangy Adrianavalona, Antananarivo ; - Pr. TIANDAZA Odilon, Directeur du Centre Hospitalier Universitaire de

Mahajanga ;

- Pr. ANDRIANASOLO Rado, Service de Management de Qualité, Centre Hospitalier Universitaire Joseph Raseta Befelatanana , Antananarivo ; - Pr. ROBINSON Annick

Mère et Enfant Tsaralalàna ;

- Pr. SOLOFOMALALA Gaetan Duval, Direction du Cabinet du Ministère de la

Santé Publique ;

- Dr SAHONDRA H.L. Josée, Directeur du Développement des Districts

Sanitaires ;

- Dr. DANHO Jeannette, UNFPA ; - Dr. RALAINIRINA Paul Richard, UNICEF ; - Dr. RANDRIANIAINA Dieu-Donné, DAT Centre Hospitalier Universitaire de

Fianarantsoa ;

- Mme RAHARIVOAO Irène, Surveillante-Chef, Hôpital Universitaire Mère et

Enfant Tsaralalàna ;

- Mr. RANDRIANASOLO Henri, Surveillant-Chef, Centre Hospitalier Universitaire Gynéco-Obstétrique Befelatànana ; - Mme RAZANAKINIAINA Tovany Olga, Centre Hospitalier Universitaire

Mahajanga ;

- Mme RASOANANDRASANA Charlotte, Assistant Technique, Cellule - Mme DANAHY Dama Flavelle de Suivi Sanitaire ; - Mme ANDRIAMOSE Rondrotiana, Responsable EAQ, Centre Hospitalier Universitaire Joseph Ravoahangy Adrianavalona, Antananarivo ; - Dr. RAKOTOMAHARO Annick, Service Traumatologie B, Centre Hospitalier Universitaire Joseph Ravoahangy Adrianavalona, Antananarivo ; - Dr. RASENDRASOA Hantanirina, Chef Service UUSI, Centre Hospitalier Universitaire Joseph Ravoahangy Adrianavalona, Antananarivo ; - Mme RAKOTOMENA Hanta, Ministère de la Santé Publique ; - Dr. RATSIMBAZAFY Suzy, Service de Management de Qualité, Centre Hospitalier Universitaire Joseph Raseta Befelatanana , Antananarivo ; - Mme RAKOTOMAVO Yolande Olga, Centre Hospitalier Universitaire de

Fianarantsoa ;

- Mr. NISHIMOTO Akira, Représentant Résident de JICA Madagascar ; - Dr. RAMIADAMPAMONJY Eveline Bakoly Voninirina, Equipe Technique de la Direction des Etablissement des Soins ; 4 - Mr. ROBINIRINA Aubert, Association des Anciens et Amis de Japon de

Madagascar ;

- Mlle RAKOTOARY Ilo, Association des Anciens et Amis de Japon de

Madagascar ;

- Dr. RAVELONANDRO Solohery Lucio, Chef de Service Qualité, Cellule - Dr. RAMBELON Vallyne, Chef de Service, Direction du Développement des

Districts Sanitaires ;

- Dr. ANDRIANARISOA Vololomboahangy de la Mère et de la Reproduction ; - Dr. RASAMIHAJAMANANA Eugénie Claire, Assistant Technique du

Secrétaire Général ;

- Dr RASOALISON Honorine, Assistant Technique du Directeur Adjoint Technique du Centre Hospitalier Universitaire Joseph Raseta Befelatanana,

Antananarivo ;

- Mr. RAOELINA ANDRIAMBOLOLONA, Enseignant Université ; - Dr. RAZANAPIRINGA Gustave Jeannot, Chef de Division au Service de

Formation et Perfectionnement du Personnel ;

- Dr. DOBINSON Ernest, Assistant Technique, Direction Générale de la Santé. - Mme MATSUYA Yoko, Chargée des Programmes Sociaux, JICA

Madagascar

- Dr. RANDRIANTSOA Jeannot, Conseiller Technique, JICA Madagascar. 5

Liste des abréviations

AFNOR : Association Française de Normalisation

A.A. : Adjoint Administratif

A.P.Q : Amélioration de la Performance et de la Qualité

A.T. : Adjoint Technique

C.A.F. :

C.H.U. : Centre Hospitalier Universitaire

D.A. : Directeur Administratif

D.E. : Directeur Exécutif

D.T. : Directeur Technique

E.A.Q. :

E.A.T. :

E.F.Q.M. : European Foundation of Quality Management

E.M.Q.: Equipe de Management de la Qualité

F.D.F. : Formation des Formateurs

I.S.O. : International Organisation for Standardisation

JICA : Japan International Cooperation Agency

MINSANP : Ministère de la Santé Publique

T.d.R. : Termes de Référence

T.Q.M. : Total Quality Management

6

Sommaire

Préface ....................................................................................................................... 1

Remerciements ......................................................................................................... 3

Liste des abréviations ............................................................................................... 5

Sommaire ................................................................................................................... 6

Liste des figures ........................................................................................................ 8

Résumé Exécutif ....................................................................................................... 9

Introduction ............................................................................................................. 10

Partie I .................................................................................................................... 12

La gestion de la qualité dans le secteur santé à Madagascar ............................. 12

I-1- Les différentes approches appliquées en matière de gestion de la qualité dans le

secteur Santé à Madagascar.................................................................................................... 12

I-2-Intérêts des 5S-KAIZEN-TQM ............................................................................................ 14

I-3- Similarités de 5S-KAIZEN-TQM avec les autres approches de qualité ...................... 14

Partie II ................................................................................................................... 15

Le concept de base des 5S-KAIZEN-TQM ............................................................. 15

II-1- ..................................................................................................................... 15

II-2- Le KAIZEN .......................................................................................................................... 22

II-3- Le Total Quality Management (TQM) ............................................................................. 23

II-4 .......................................... 24 II-5- Les -KAIZEN-TQM ........................................................... 25

Partie III .................................................................................................................. 27

.......................................................... 27 III-1- Mise en place officielle -KAIZEN-TQM ............................................ 27

III-2- Carte de route 5S .............................................................................................................. 27

III-3- Formation ........................................................................................................................... 28

Partie IV .................................................................................................................. 30

............................. 30 ....................................... 30

IV.2 Structure 5S : identification des membres et organigramme 5S ............................... 31

...................................................................................................................................................... 32

............................................................. 33 .............................................................. 33 7

................................................................................................... 33

Partie V ................................................................................................................... 34

Technique de suivi - évaluation ............................................................................. 34

V-1- Le tableau de bord ............................................................................................................. 34

V-2- Le suivi après formation.................................................................................................... 35

V-3- La fiche de bonne pratique ............................................................................................... 36

V-4- La supervision .................................................................................................................... 37

V-5- ......................................................................................................................... 37

Partie VI .................................................................................................................. 39

Mise en pl .................................................................... 39

VI-1- Définition du cliquet antiretour ........................................................................................ 39

VI-2- Renforcer S4 ..................................................................................................................... 39

VI-3- Reconnaitre et récompenser les bonnes pratiques..................................................... 40

VI-4- Gérer la résistance ........................................................................................................... 46

VI-5- Maintenir les relations / échanges entre les acteurs et avec le public ..................... 48

VI-6 Autres mesures ou outils pour garder la performance ................................................. 54

Liste des Annexes et outils .................................................................................... 55

Références Bibliographiques ................................................................................. 56

8

Liste des figures

Figure 1 : .................................................. 13

Figure 2 : Outil 1 : Code pour le tri des matériels (S1 : séparer) ............................................... 15

Figure 3 : Exemple de photo de S4 (Outil 2 : Code couleur des poubelles) ............................ 18

Figure 4 : Outil 3 : Standardisation des sigles. ............................................................................. 19

Figure 5 : Étapes de KAIZEN (Outil 5 Les étapes de KAIZEN) ................................................. 23

Figure 6 : Arbre de la qualité ........................................................................................................... 24

Figure 7 : Maison de la qualité ........................................................................................................ 25

Figure 8 : Outil 6 : Carte de route 5S, ........................................................................................... 27

9

Résumé Exécutif

Ce -KAIZEN-TQM depuis

2008 à Madagascar. à harmoniser et de standardiser les

différentes étapes . Etant donné que ni le KAIZEN, ni le TQM ne sont pas encore appliqués de façon des 5S.

Le guide comprend six parties:

La première partie rappelle les différentes démarches de qualité ayant été appliquées dans le secteur S -KAIZEN-TQM. En outre, cette partie explique la similarité de ces différentes approches et les avantages nt les 5S-

KAIZEN-TQM.

La deuxième partie explique le concept de base des 5S-KAIZEN-TQM. Les présentées. La la démarche qualité, la carte de route 5S et les grandes lignes de la formation en 5S y sont expliquées. Dans sa partie 4, le guide détaille les aspects pratiques de la mi La partie 5 oriente les lecteurs sur les techniques de suivi et dévaluation de Elle donne des détails sur le tableau de bord 5S, le suivi après la formation, la fiche de bonne pratique, la supervision, l Des grilles sur ces différentes techniques de suivi-évaluation sont proposées dans le guide. Enfin la partie 6 du guide fournit différents outils pratiques afin de ne pas faire marche en arrière. Ces outils contribuent beaucoup dans la mise en place de cliquet anti-retour dans la démarche 5S. Bgrands hôpitaux de Madagascar sont présentés dans cette partie. reflète à travers les 24 outils dans , 8 figures illustratives aident à comprendre davantage la démarche. Bien que ces outils pratiques aient été inspirés des expériences des hôpitaux universitaires et des hôpitaux régionaux de Madagascar, le contenu du guide x hôpitaux des districts et aux Centres de Santé de Base. 10

Introduction

Qualité face au développement de la technologie. Vu les contraintes économiques capacité financière de chaque ménage, une politique de services offerts. Cette qualité doit en outre répondre aux exigences des clients et aux exigences réglementaires applicables aussi bien au niveau national Les Organisations Hautement Fiables (HRO ou High Reliable Organisations) sont des organisations qui constamment évitent des erreurs pouvant avoir des conséquences catastrophiques. A cette fin, elles visent à exécuter des opérations sans erreur sur une longue période et prennent régulièrement de bonnes décisions les compagnies aériennes, le contrôle du trafic aérien et les centres nucléaires. Les

hôpitaux pourraient-ils devenir ainsi ? La réponse est " OUI », car à travers une

organisation appropriée du cadre de travail, les structures sanitaires peuvent atteindre cette performance. La qualité pourrait être vue sous plusieurs angles. Selon AFNOR "un produit de qualité est un produit dont les caractéristiques lui permettent de satisfaire les besoins exprimés ou implicites des consommateurs" [2]. La qualité de service désigne la capacité à répondre par ses caractéristiques aux différents besoins de ses utilisateurs [3]. Dans des pays africains, la JICA a commencé en 2007 le du fonctionnement des établissements médicaux en utilisant l 5S-KAIZEN- TQM, une méthode de gestion de la qualité à la japonaise [4].Madagascar compte

En 2014,

5 régions sur les 22 du pays.

Afin de pérenniser les activités et de garder la même direction, ce guide se fixe de gestion de la qualité à Madagascar. En effet ls grands hôpitaux de Il constitue ainsi le résultat des échanges des bonnes attitudes et pratiques en

matière de la recherche de la qualité que le Ministère de la Santé Publique a

continuellement promue. 11 Plusieurs étapes techniques et outils pratiques sont présentés dans le guide en La démarche qualité étant un processus continu et dynamique, ce guide ne sert que ndus de chacun, afin que le terme amélioration continue de la qualité se concrétise, vices de 12

Partie I

La gestion de la qualité dans le secteur santé

à Madagascar

I-1- Les différentes approches appliquées en matière de gestion de la qualité dans le secteur Santé à Madagascar Bde Gestion de la Qualité ont été appliquées à Madagascar. différents, on note une continuité et une similarité.

I-1-1-

Services efficaces axés

sur les Clients clients, analyse du flux de clients, planification des mesures à prendre) conduites par dernier à identifier et résoudre ses propres problèmes et à améliorer continuellement la qualité des services, en utilisant les ressources déjà disponibles dans le centre de santé [5]. Elle a été appliquée à Madagascar depuis 1994.

I-1-2- Le système ISO

(International Organization for Standardization) comprend des normes internationales de management de la qualité, appliquant un système de gestion de la continue et la satisfaction des clients. Cette démarche qualité se fonde sur huit principes synergie des partenaires [6]. Dans le secteur santé, ISO est appliqué par Espace Médical, SALAMA et OSTIE qui sont des établissements privés ou semi-étatiques.

I-1-3- EFQM

Management) est utilisé initialement

13

Totale de la Qualité. Le modèle EFQM

comporte 9 critères schématisés sur la figure

1. Chaque case représente un critère

développement

Les 5 premiers critères évaluent le

processus, tandis que les 4 derniers se penchent sur les résultats. Le modèle EFQM a été inspiré du CAF publiques) [7], un outil proposé pour aider les des techniques de management par la qualité pour améliorer les performances.

1-1-4- APQ la Qualité (APQ)

établis par le Ministère chargé

des centres hospitaliers et des Centre de Santé de Base. Elle a été introduite et des soins offerts. Cet outil sert à évaluer le service dans deux domaines : - Domaine technique : connaissances du personnel (Planification familiale, soins prénatals focalisés, prise en charge syndromique des Infections

Sexuellement Transmissibles)

- Domaine transversal : services accueillant axés sur les clients, pratiques de la prévention des infections, système de gestion, ressources humaines et matérielles. Q mieux comprendre le rôle de leadership et le rôle du personnel dans son poste [8].

I-1-5- L 5S-KAIZEN-TQM

Les 5S viennent des 5 mots japonais commençant par S (Seiri : S1 ; Seiton : S2 ; Seiso : S3 ; Seiketsu : S4 ; Shitsuke : S5), signifiant respectivement :

Tableau 1 : Signification des 5S en 4 langues

Japonais Anglais Français Malgache

S1 Seiri Sort Séparer Sivanina

S2 Seiton Set Systématiser Sokajiana

S3 Seiso Shine Faire Scintiller Sasana

S4 Seiketsu Standardize Standardiser Soratana

S5 Shitsuke Sustain Se discipliner Saintsainina

Figure 1 : Maison de la qualité selon

14 Des détails de la signification des 5S se trouvent dans la partie II de ce guide. Le KAIZEN et le TQM sont des outils plus approfondis et qui sont évoqués brièvement dans la partie II du guide.

I-2-Intérêts des 5S-KAIZEN-TQM

nettoyage, mais il vise surtout à améliorer la qualité de services sanitaires, tout en

U , des chefs de services et des chefs

des bons modèles. I-3- Similarités de 5S-KAIZEN-TQM avec les autres approches de qualité

¾ La similarité de l 5S-KAIZEN-TQM

¾ ISO :

le 2ème principe (Leadership) qualité du 5S-KAIZEN-TQM le 6ème principe (Amélioration continue) es

KAIZEN

Le 8ème des partenaires) a une similarité

avec le TQM qui vise la participation de tout le personnel et la satisfaction des clients. ¾ Pour EFQM : Le Leadership constitue la fondation de la maison de la qualité

à S4 qui traite la standardisation.

L 5S-KAIZEN-TQM constitue ainsi un des socles

dans la gestion de la qualité. 15

Partie II

Le concept de base des 5S-KAIZEN-TQM

II-1- L 5S

II-1-1- Le Concept des 5S

a) S1 : Séparer, Trier, S : SIVANINA S1 permet de trier et supprimer les matériels qui ne sont plus nécessaires dans le milieu de travail (couloirs, murs, tables, étagères, bureaux, cour, etc...). En plus S1 aide à identifier les matériels à recycler

étiquettes de classification.

Figure 2 : Outil N°1 : Code pour le tri des matériels (S1 : Séparer)

Matériels ou articles

Classification

Etiquette rouge :

Non indispensable,

s'en dĠbarrasser

Etiquette Orange :

Peut être ou ne pas

être indispensable

Etiquette verte :

Indispensable, à

conserver 16

Exemples de photos de S1

Avant 5S : Bureau encombré Après 5S : Bureau plus espacé Avant 5S : Cartons Après 5S : Cartons enlevés b) S2 : Systématiser, Ranger, Situer les choses : SOKAJIANA S2 consiste à bien situer ou ranger les matériels qui restent de S1 (tri), et en même temps à mettre des étiquettes sur les matériels rangés: les etc... Cette 17

Exemples de Photos de S2

Avant 5S : Dossier de malades mal

rangés

Après 5S : Dossier des malades mis

sur classeur et étiquetés

Après 5S : Tour de garde visualisé par

des couleurs

Après 5S : Dossiers des malades

rangés par sexe, utilisant des couleurs différentes visualisation des matériels et aide au contrôle visuel. c) S3 : faire Scintiller, nettoyer : SASANA Il nous encourage à nettoyer ou faire Scintiller continuellement le milieu de travail (sol, mur, toilettes, couloir, armoire, frigo, paillasses, appareils et matériels, etc...) 18

Exemples de Photos de S3

Avant 5S : Toilettes sales Après 5S : Toilettes nettoyées d) S4 : Standardiser : SORATANA

Les procédures et les règles

papier et affichées standardisée par le personnel. sigles. Figure 3 : Exemple de photo de S4 = 0util N°2 : Code couleur des poubelles 19 Figure 4 : Outil N°3 : Exemples de standardisation des sigles. Source [9] Affichage de procédures techniques (S4) Elaboration de Manuel 5S (S4)

Danger électrique

Toilettes

Danger Haute Tension

Danger de mort

(poison)

Accès interdit à toute

personne hors du service

Défense de téléphoner,

défense de fumer 20 e) S5 : Se discipliner, progresser, pérenniser : SAINTSAININA Enfin, un système doit être mis en place pour pérenniser la démarche. Les activités suivantes sont à réaliser pour le 5ème S:

Formation périodique du personnel

la

Direction, de gestion, et de suivi.

Concours qualité

Récompense des bonnes pratiques

Elaboration de posters 5S

, des diagrammes et des tableaux

Mise en place de coin 5S

etc... culture de qualité dans les structures. Outils N°4 : Eléments à mettre dans le coin 5S.

Exemples de Photos de S5

Remise de coupe et Certificat, suite au

Concours 5S

Formation continue du personnel

¾Signification des 5S ;

¾Posters 5S ;

¾-forme de photos.

(Ces 3 éléments au minimum) 21

Coin 5S mis en place dans un hôpital

Afin de mieux comprendre les 5S, nous devons nous poser les questions suivantes : - S1 : Trouve-t-on des choses inutiles à débarrasser ou à recycler ? (Séparer). Pour chaque objet, se demander si on en a réellement besoin [10]. - S2 : Tous les éléments essentiels au travail sont-ils correctement rangés en ? (Systématiser). - S3 : Les espaces, les équipements, et les appareillages sont-ils dans les conditions de salubrité optimales ? (Faire Scintiller). - S4 : Les processus de séparer, systématiser, faire scintiller, sont-ils bien appliqués de la même façon dans le travail quotidien de chacun ? (Standardiser). - S5 : Le personnel en charge des activités spécifiques, est il bien engagé, sur pprentissage régulier à servir les bénéficiaires de service ? (Se discipliner). On peut même considérer les 5S comme base, ou point de départ des étapes de

II-1-2- Le cycle 5S

Le cycle 5S est représenté par le schéma ci-dessous qui aide les acteurs à mieux comprendre le déroulement de la m En effet, S1 à S4 tournent et se renouvellent continuellement comme le cycle de la roue de Deming. S5 maintient et pousse continuellement à avancer pour empêcher de revenir en arrière (auto - discipline, auto- 22

Outil N°5 : Cycle 5S, Source : [9]

II-2- Le KAIZEN

HVW-à-dire, changer pour arriver au meilleur, ou bien KAIZEN renforce la La résolution des problèmes pour atteindre cette excellence se fait par le " cercle de qualité ». Cette démarche japonaise repose sur des petites améliorations faites constamment au quotidien. C'est une démarche graduelle et douce, qui s'oppose au concept plus occidental de réforme brutale ou d'innovation. appelle " ceinture noire en 5S ». La résolution du problème par le KAIZEN se déroule en plusieurs étapes comme le montre la figure ci-après. S1 S3 S5 23

Figure 5 : Outil N°6 : Les étapes de KAIZEN

Source : [12]

Le KAIZEN exige la maitrise de certains outils tel que le Brainstorming, le matrice de contre mesures, etc...) Gemba (sur terrain) qui est le lieu où on réalise le travail générant des valeurs. Des exemples de Gemba dans un hôpital sont : la RXODVDOOHGquotesdbs_dbs32.pdfusesText_38

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