[PDF] La gestion stratégique au service de linstitution muséale. Guide

View - Download La gestion stratégique au service de linstitution muséale. Guide

Previous PDF

Next PDF

La gestion stratégique

au service de l'institution muséale

Guide pratique pour les

petites équipes ION6

La présente publication a été réalisée par le Service de soutien aux institutions muséales

de la Direction du patrimoine et de la muséologie, ministère de la Culture, des

Communications et de la Condition féminine.

Coordination : Service de soutien aux institutions muséales Révision linguistique : Solange Lapierre, B. Sc., M. Trad. La publication est disponible sur le site Web du ministère de la Culture, des Communications et de la Condition féminine : www.mcccf.gouv.qc.ca/SSIM.

Recherche, conception, rédaction

Johanne Turbide, professeure titulaire, HEC Montréal; Isabelle St-Louis et Verónica Zúñiga

Salas, assistantes de recherche.

Dépôt légal : 2010

Bibliothèque et Archives nationales du Québec

Bibliothèque et Archives Canada

ISBN : 978-2-550-59675-2 (version imprimée)

978-2-550-59676-9 (version PDF)

2 ION6

AVANT-PROPOS

Le ministère de la Culture, des Communications et de la Condition féminine a mis sur pied le

Service de soutien aux institutions muséales (SSIM) afin de soutenir la consolidation du réseau

muséal, de lui permettre d'améliorer ses performances et surtou t de créer une meilleure synergie entre les institutions muséales. Le SSIM est appuyé dans son action par des partenaires qui acceptent de mettre à profit leurs ressources et leur expertise. Véritables

locomotives du milieu muséal, ces partenaires sont les quatre musées - le Musée national des

beaux-arts du Québec, le Musée d'art contemporain de Montréal, le Musée de la civilisation et

le Musée des beaux-arts de Montréal, auxquels s'ajoute le Centre de conservation du Québec. La gestion stratégique au service de l'institution muséale. Guide pratique pour les petites

équipes est un outil qui, nous l'espérons, inspirera la réflexion des différents intervenants du

milieu muséal. Ce guide s'adresse en particulier aux administrateurs et aux gestionnaires d'institutions muséales.

Pour plus de clarté, nous tenons à rappeler la définition du mot " musée », établie par le

Conseil international des musées (ICOM) en 2001 : " le musée est une institution permanente, sans but lucratif, au service de la société et de son développement, ouverte au public et qui fait des recherches concernant les témoins matériels de l'homme et de son environnement, acquiert ceux là, les conserve, les communique et notamment les expose à des fins d'études, d'éducation et de délectation ». Le ministère de la Culture, des Communications et de la Condition féminine, aux fins de ses

programmes d'aide financière rattachés au secteur muséal, distingue quatre groupes principaux

d'institutions, à savoir : le musée, le centre d'exposition, le centre d'interprétation et le lieu

historique. À des fins administratives, on regroupe parfois les centres d'interprétation et les lieux

historiques sous l'appellation " lieux d'interprétation ». Le musée accomplit l'ensemble des fonctions muséales : acquisition, conservation, recherche, éducation, action culturelle et diffusion. Le centre d'exposition remplit essentiellement des fonctions de recherche, d'éducation,

d'action culturelle et de diffusion. Pour le ministère, il se distingue des musées du fait qu'il

ne possède pas de collections permanentes. Le mandat des centres d'exposition est généralement de promouvoir et de mettre en valeur des expositions, des événements et des activités portant sur l'art traditionnel, moderne, contemporain et actuel, l'histoire, la science et les technologies.

Le lieu d'interprétation (ou centre d'interprétation) vise à sensibiliser les visiteurs à une

thématique liée à l'histoire, aux sciences, aux techniques et aux modes de vie. S'il est

rattaché à un lieu patrimonial, le centre d'interprétation porte aussi sur la valeur du lieu et

sur la nécessité de protéger son patrimoine naturel ou culturel. Le lieu historique, un site ou un bâtiment et son contenu, est conservé le plus intégralement possible afin de témoigner de façon tangible d'un fait historique, d'un personnage, d'un mode de vie ou d'une activité qui lui est associé. 3 ION6

REMERCIEMENTS

Nos remerciements particuliers à toutes celles et tous ceux qui ont contribué à la réalisation de

ce guide par leur collaboration, leur lecture critique et leurs commentaires constructifs. Margot Bourgeois, conseillère en planification à la Ville de Montréal; Jacqueline Caron, coordonnatrice du Service de soutien aux institutions muséales; François Cinq-Mars, directeur

général du Musée minéralogique et minier de Thetford Mines; Michel Fortin, directeur général

de la Maison du Granit; Christine Harel, coordinatrice de l'ARUC - HEC Montréal; Madeleine

Juneau, directrice générale du musée et du site historique de la Maison Saint-Gabriel; André

Marion, directeur général du Musée d'art contemporain des Laurentides (MACL); Pierre Morin, CRHA, Pierre Morin Formation Inc., ainsi que les membres de la Direction du patrimoine et de la muséologie du ministère de la Culture, des Communications et de la Condition féminine (MCCCF).

L'élaboration de ce document a été possible grâce à la Direction du patrimoine et de la

muséologie du MCCCF ainsi qu'au soutien financier du Conseil de recherches en sciences humaines du Canada (CRSH) et de HEC Montréal. 4 ION6 5

TABLE DES MATIÈRES

INTRODUCTION .......................................................................................................................... 88 INTRODUCTION..........................................................................................................................

PARTIE

I - LES GRANDES ORIENTATIONS ............................................................................... 99 PARTIEI-LESGRANDESORIENTATIONS...............................................................................

Chapitre 1 - LA MISSION ....................................................................... .................................. 9 1.1 L'énoncé de mission ....................................................................... ............................ 10 1.2 La vision ........................................................................ .............................................. 11 1.3 Le cadre de gestion ....................................................................... ............................. 12 1.4 La déontologie ....................................................................... ..................................... 16 Chapitre 2 - LA GOUVERNANCE ....................................................................... .................... 18 2.1

La relation avec le président et les membres du conseil d'administration ......................... 19

2.2

Les réunions réglementaires .......................................................................

............... 24

PARTIE

II - LA PLANIFICATION ................................................................................................ 277 PARTIEII-LAPLANIFICATION................................................................................................2

Chapitre 3 - LA PLANIFICATION STRATÉGIQUE ................................................................. 27

3.1

L'objectif de la planification stratégique ......................................................................

28
3.2

Le processus de la planification stratégique ............................................................... 29

Chapitre 4 - LA PLANIFICATION DE LA PROGRAMMATION ............................................... 34 4.1

Le contenu de la programmation .......................................................................

......... 35 4.2

Le calendrier de programmation .......................................................................

.......... 36 Chapitre 5 - LA PLANIFICATION DES RESSOURCES HUMAINES ........................................ 40 5.1 L'évaluation des besoins ....................................................................... ..................... 41 5.2 Le recrutement ........................................................................ .................................... 44 5.3 Les conditions de travail ....................................................................... ...................... 45

Chapitre 6 - LA PLANIFICATION FINANCIÈRE ..................................................................... 50

6.1

Le processus de planification budgétaire ................................................................... 51

6.2

La démarche d'élaboration des besoins financiers ..................................................... 53

6.3 La gestion des risques ....................................................................... ......................... 56

PARTIE

III - LA MISE EN OEUVRE ............................................................................................. 600 PARTIEIII-LAMISEENOEUVRE.............................................................................................6

Chapitre 7 - L'ART DE DIRIGER .......................................................................

...................... 60 7.1

La structure organisationnelle ........................................................................

............. 61 7.2

Le leadership et la motivation .......................................................................

.............. 64 7.3 L'action de déléguer ....................................................................... ............................ 67 Chapitre 8 - LA GESTION DES RESSOURCES HUMAINES ................................................ 70 8.1 La supervision ........................................................................ ..................................... 71 8.2 Les conflits ....................................................................... ........................................... 74 8.3

La formation et le perfectionnement .......................................................................

.... 77 ION6 6

Chapitre 9 - LA GESTION BUDGÉTAIRE ET FINANCIÈRE .................................................. 80

9.1 Le suivi des budgets ....................................................................... ............................ 81 9.2 Les contrôles internes ........................................................................ ......................... 83

Chapitre 10 - LA GESTION D

ES RESSOURCES MATÉRIELLES

......................................... 87 10.1

Les acquisitions de biens et de services .................................................................... 88

10.2 Les inventaires ........................................................................ .................................... 90 10.3 Le maintien des actifs ....................................................................... .......................... 91

Chapitre 11 - LES RELATIONS PUBLIQUES .......................................................................

.. 95 11.1

L'interaction avec la communauté .......................................................................

....... 96 11.2 La visibilité ....................................................................... ........................................... 99

PARTIE

IV - L'ÉVALUATION .................................................................................................... 1044 PARTIEIV-L'ÉVALUATION....................................................................................................10

Chapitre 12 -

LE CONTRÔLE BUDGÉTAIRE ET LA REDDITION DE COMPTES .............. 104 12.1 Le contrôle budgétaire ....................................................................... ....................... 105 12.2 La reddition de comptes ....................................................................... .................... 108

Chapitre 13 -

L'ÉVALUATION DE LA PERFORMANCE LIÉE AU MANDAT CULTUREL, LA PERFORMANCE FINANCIÈRE ET LE RENDEMENT DU PERSONNEL 113 13.1 Le processus d'évaluation ....................................................................... ................. 114 13.2

La performance liée au mandat culturel ................................................................... 116

13.3 La performance financière ....................................................................... ................. 117 13.4 Le rendement du personnel ....................................................................... ............... 119

OUTILS

..................................................................................................................................... 1222 OUTILS.......................................................................................................................

..............12 1.

Rédaction de l'énoncé de mission .......................................................................

..... 123 2.

Canevas type de règlements généraux .................................................................... 124

3.

Un rappel des responsabilités des administrateurs .................................................. 125

4.

Questionnaire d'autoévaluation du CA ..................................................................... 126

5.

Modèle adaptable d'une politique de gouvernance .................................................. 130

6. Aide-mémoire pour la planification et la préparation des réunions règlementaires .. 135 7. Questionnaire pour évaluer la nécessité de réaliser un plan stratégique ................. 136 8.

Aide-mémoire pour sélectionner un facilitateur externe ........................................... 137

9.

Modèle adaptable pour la réalisation d'un plan stratégique ..................................... 138

10.

Facteurs à considérer pour élaborer la programmation ............................................ 148

11.

Processus type de recrutement et d'embauche pour un poste de coordination (ou de direction générale) .......................................................................

.................. 149 12.

Évaluation des besoins en ressources humaines ..................................................... 150

13.

Contenu d'une description de poste .......................................................................

.. 151 14.

Les éléments de base d'un contrat de travail : un exemple ...................................... 153

15.

Articles de base d'une politique de conditions de travail .......................................... 155

ION6 16. Aide-mémoire sur les situations courantes d'exposition aux risques ....................... 158 17.

Fiche de planification de la gestion des risques ....................................................... 160

18. Conseils au directeur général pour encourager la collaboration des employés ....... 161 19.

Conseils pour stimuler les employés au quotidien .................................................... 162

20.

Tâches à déléguer en priorité .......................................................................

............ 163 21.

Réalisation d'un plan de travail individuel avec un employé ..................................... 164

22.
Conseils pour implanter un système de communication interne efficace ................. 165 23.

Création d'un dossier de l'employé ........................................................................

... 166 24.

Méthode pour régler un conflit entre deux employés par la collaboration ................ 167

25.

Aide-mémoire pour l'application des mesures disciplinaires .................................... 168

26.
Méthode pour analyser les besoins en formation avec un employé ......................... 169 27.

Modèle adaptable de règles administratives relatives aux achats ............................ 170

28.

Conseils pour pourvoir l'institution des équipements requis ..................................... 174

29.

Aide-mémoire pour bien mener la gestion des inventaires ....................................... 175

30.

Modèles de fiches pour la gestion matérielle ............................................................ 176

31.
Modèle de plan d'urgence ....................................................................... ................. 180 32.

Principes de base des relations publiques ............................................................... 192

33.

Conseils pour améliorer la visibilité du site sur le Web ............................................. 193

34.
Aide-mémoire pour entretenir de bonnes relations avec les médias ........................ 194 35.
Le calcul des ratios ....................................................................... ............................ 195 36.

Les étapes d'une évaluation .......................................................................

.............. 196 37.

La grille du plan d'évaluation .......................................................................

............. 199 38.

Tableau d'évaluation de projet ........................................................................

.......... 201 39.

Registre pour le suivi des activités .......................................................................

.... 202 40.

Questionnaire pour évaluer la performance financière ............................................. 203

41.

Méthode pour réaliser une évaluation de rendement avec un employé ................... 204

42.

Des grilles d'évaluation pour le rendement des employés ....................................... 205

RÉFÉRENCES

UTILES ............................................................................................................ 2122 ...................................................RÉFÉRENCESUTILES.........................................................21

BIBLIOGRAPHIE

PAR CHAPITRE ........................................................................................... 2133 ..........................................21BIBLIOGRAPHIEPARCHAPITRE.................................................

7 ION6

IINNTTRROODDUUCCTTIIOONN

En proposant ce document, La gestion stratégique au service de l'institution muséale : Guide pratique pour les petites équipes, nous souhaitons répondre aux principales interrogations

posées par la gestion des institutions muséales, notamment celles dont l'équipe est restreinte.

En effet, les institutions muséales, bien que très différentes par leurs caractéristiques, sont

administrées dans nombre de cas par des équipes de moins de dix personnes, qui relèvent le

défi quotidien d'accomplir la mission de leur institution tout en respectant l'équilibre financier.

Sachant que la gestion des institutions muséales est complexe, ce guide ne cherche pas à fournir des " recettes » universelles, mais il veut plutôt mettre à la disposition de ces gestionnaires les moyens nécessaires pour réaliser leur mandat. C'est pourquoi ce guide est

conçu selon une approche stratégique de la gestion. Dans cette optique, les différents éléments

de la gestion sont abordés dans un processus en quatre étapes : la définition des grandes

orientations, la planification des opérations, la mise en oeuvre du plan stratégique et l'évaluation

des résultats. Ces éléments sont analysés à chacune des étapes en tenant compte de la réalité

des petites institutions muséales. Ce guide comporte deux parties. La première explique et illustre brièvement les concepts théoriques et la seconde, indépendante, est composée de 42 outils qui approfondissent les

concepts de la première partie. Ces outils ont été élaborés à partir d'une vaste compilation

d'instruments (ou d'exemples) portant sur la gestion d'organismes à but non lucratif et d'organismes culturels et communautaires et provenant des principales institutions québécoises

et canadiennes. Ils ont ensuite été adaptés pour mieux correspondre à la réalité des institutions

muséales. Ainsi bâti, ce guide devient un instrument de travail pertinent, complet et d'utilisation

facile. Les références aux sources ayant permis d'élaborer les outils sont précisées, pour

faciliter leur consultation si l'on souhaite approfondir l'étude d'un sujet spécifique. Dans cette perspective, nous espérons offrir avec ce guide un outil concret, accessible et adapté au travail de gestion des petites équipes.

Mise en garde : Plusieurs références utilisées pour élaborer ce guide proviennent de sites

Internet. Nous avons vérifié le fonctionnement de ces liens le 18 août 2010. Néanmoins, étant

donné la courte durée de vie de certains documents en ligne, il est possible que certains liens

aient disparu au moment de votre lecture. 8 ION6 9 PPAARRTTIIEE II -- LLEESS GGRRAANNDDEESS OORRIIEENNTTAATTIIOONNSS

Chapitre 1 - LA MISSION

... pour gérer efficacement un musée au quotidien, il est indispensable de réfléchir à son avenir

et de déterminer ainsi les objectifs pour lesquels on va mobiliser les énergies et les moyens.

Ces objectifs peuvent être différents des trois missions fondamentales d'un musée : conserver,

étudier, valoriser

1 . Mais ils ne peuvent être en contradiction avec ces missions " incontournables » qui doivent rester primordiales.

Fondation Roi Baudouin et Musées et Société en Wallonie, Je gère un musée aujourd'hui... pour demain, p. 7.

Les thèmes abordés - La mission

1.1

L'énoncé de mission

Quelle est l'importance de l'énoncé de mission ?

Comment définir un énoncé de mission?

Comment se servir de l'énoncé de mission au quotidien ? 1.2

La vision

Quelle est l'importance de la vision ?

Comment développer une vision partagée ?

1.3

Le cadre de gestion

Quelle est l'importance du statut juridique ?

Comment mettre en place une bonne structure de gestion ? 1.4

La déontologie

Comment respecter les règles déontologiques du secteur muséal ?

Liste de contrôle

Boîte à outils

1. Rédaction de l'énoncé de mission

2. Canevas type de règlements généraux

1

Cette citation, en rapport avec les principes déontologiques présentés par l'Association des musées canadiens,

précise que l'objectif visé par les musées est de " collectionner, de préserver, d'étudier, d'interpréter, de réunir et de

présenter, à des fins d'instruction et de divertissements publics, des objets et des spécimens ayant une valeur

éducative et culturelle qu'il soit matériel artistique, scientifique (animé ou inanimé), historique, technologique, etc.

(Règlement de l'AMC, 1995). » ION 1.1

L'énoncé de mission

Quelle est l'importance de l'énoncé de mission ?

La réflexion au sujet de la légitimité de l'institution, qui doit demeurer constante, oriente

toutes les prises de décision : Pourquoi l'institution existe-t-elle ? Quelle est sa raison

d'être ? À la barre du gouvernail, le directeur général doit faire connaître les fonctions

fondamentales régissant l'institution à toutes les parties prenantes. Il a le devoir d'orienter

son travail en fonction de la mission. Par conséquent, le directeur g

énéral est le " porteur »

de la mission, celui qui met en place les moyens pour l'atteindre.

Comment définir un énoncé de mission ?

Le Ministère de la Culture, des Communications et de la Condition féminine, reconnaît sixquotesdbs_dbs35.pdfusesText_40

[PDF] Secteur immobilier Principales questions d observation relatives à la TPS/TVH et à la TVQ

[PDF] Section 1 La Spécialité. Section 4 L unité. Section 2 L Annualité. Section 5 L Universalité. Section 3 Le caractère limitatif des crédits

[PDF] Section des Formations et des diplômes. Evaluation des masters de l Université de Bourgogne-Dijon

[PDF] SECTION II DISPOSITIONS RELATIVES AU STATIONNEMENT DES VÉHICULES ROUTIERS

[PDF] SECTION: RESSOURCES HUMAINES Numéro de section: 3.30

[PDF] Sécurité des développements web

[PDF] Sécurité des parcs automobiles

[PDF] Sécurité Routière. réalisation programme

[PDF] SECURITE SANITAIRE ET PROTHESE SOUS TRAITEE A L ETRANGER

[PDF] Segment : Amont Module : Maintenance et mise à niveau de l outil de production Tannerie-Mégisserie TERMES DE RÉFÉRENCE

[PDF] Séjour Bafa - 2015. 17 ans

[PDF] SEJOUR DU : AU : Nom et prénom des enseignants qui partent (souligner le nom de celui qui assure la coordination du projet) :

[PDF] SEJOURS PEDAGOGIQUES EN FRANCE OU A L ETRANGER

[PDF] Selon le cahier des surfaces brutes SIA de l architecte, le projet serait réparti comme suit :

[PDF] Selon leur statut, les candidats sont soumis au contrôle en cours de formation ou au contrôle ponctuel