[PDF] Grille de supervision/évaluation des laboratoires d’analyses

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1 biologie médicale conformément au GBEA Les volets ressources humaines, prélèvements, qualité, communication concernent tous les niveaux

I. Informations générales

Région sanitaire :

District sanitaire :

Etablissement :

Nom du laboratoire :

Nom du responsable du laboratoire

Niveau : Périphérique Intermédiaire National

Date de la supervision/évaluation :

Supervision Evaluation

Agent(s) supervisé (s)

N° Nom et prénom (s) Qualification/Fonction 2

Equipe de supervision/évaluation :

N° Noms & Prénoms Qualification/Fonction

3

II. Infrastructures

II.1. Nombre de salles du labo

Entrer le nombre de salles pour chaque poste de travail du labo :

Compartiments du bâtiment Nombre

de salles

Observations

Salle de réception Ex : même poste pour

réception et attente /et ou secrétariat

Salle de bureau

secrétariat

Salle de prélèvement

Salles affectées aux activités techniques

Laverie

Toilettes

Salle de garde

Salle de détente*

Vestiaires*

Magasin*

Salle de réunion*

Salles de biologie moléculaire

* ne figure pas dans le GBEA du Burkina mais au niveau des normes

II.2 Conditions générales des bâtiments

Pour les 3 prochaines questions, choisir 1-mauvais état, 2-état médiocre, 3- état moyen, 4-bon état,

5-état neuf ou proche du neuf

Items Appréciation Observations

Revêtement des

toitures

Revêtement des sols

Revêtement des

parois II.3.Conditions générales des infrastructures

Pour les 6 prochaines questions, choisir 1-mauvais état/inexistant, 2-état médiocre, 3- état moyen, 4-

bon état, 5-état neuf ou proche du neuf

Items Appréciation Observations

Condition des portes

et fenêtres

Condition du mobilier

Condition des

paillasses

Condition de

l'éclairage

Condition de

ventilation (ventilation, brasseurs 4

II.4. Electricité, eau, gaz et égouts

Quel pourcentage des heures de travail les services suivants sont disponibles :

Items Appréciation Observations

Electricité

Eau courante

Gaz (bactériologie,

bacciloscopie)

Possédez-vous un groupe électrogène ou une autre source de courant de secours ? Oui Non

Quel % de vos équipements clefs* sont protégés par un onduleur (UPS) ?

Si vous n'avez pas d'UPS, vos équipements disposent-ils de protection contre la foudre ? Oui Non

Possédez-vous un système d'égouts sûr ? Oui Non

III. Ressources humaines/formation/supervision

III.1. Personnel technique et de soutien disponible

Profession Nombre Observations

Biologiste (médecin, pharmacien,

vétérinaire, scientifique PhD)

Pharmacien ou médecin non

spécialiste

Techniciens supérieurs

Technologiste biomédical

Techniciens de laboratoire

Aide laboratoire

Secrétaire

Autre (à spécifier)

III.2. Gestion du personnel et formation

Item Oui Non NA Observations

Possédez vous un organigramme du laboratoire

Le CV du personnel est-il disponible

Le CV est-il actualisé annuellement

Fiche de poste (un descriptif de poste et des

tâches pour chaque agent du laboratoire), 5 existe-t-il ? Existe-t-il un système de rotation du personnel aux différentes activités du laboratoire

III.3. Formation continue

Dans les 12 derniers mois, un ou plusieurs membres du personnel ont-ils suivi une formation dans les domaines suivants :

Item Oui Non Observations

Prélèvement des échantillons

Emballage et transport des prélèvements

Assurance de la qualité au laboratoire

Gestion du laboratoire

Bactériologie (diagnostic des maladies à

potentiel épidémique)

Biochimie

Hématologie

Biosécurité

Parasitologie (coprologie et recherche des

parasites sanguicoles)

Sérologie

Immunologie

Bacciloscopie tuberculose

Antibiogramme

Autres, à spécifier

6

III.4. Supervision

Item Oui Non Observations

Votre laboratoire est-il supervisé au moins

annuellement

Lorsque votre laboratoire est supervisé,

recevez-vous toujours le compte-rendu ? Des solutions ont-elles été apportées aux problèmes identifiés

Si non dites pourquoi

Existe-t-il des problèmes non résolus ? Si oui dites pourquoi

Y a-t-il eu des recommandations écrites

par le superviseur ? Ont-elles été respectées ? Si non dites pourquoi

IV. Prélèvement et enregistrement

IV.1. Procédures de prélèvement

Items Oui Non Observations

Possédez- vous les procédures écrites

sur les prélèvements ?

Si oui, sont- elles disponibles dans les

salles de prélèvement ?

Le personnel a-t'il un accès facile à ces

procédures ?

Ces procédures sont-elles disponibles

aux cliniciens et autre personnel extérieur au labo pratiquant les prélèvements ?

Existence de procédures écrites pour les

prélèvements de selles

Existence de procédures écrites pour les

prélèvements de sang

Existence des procédures écrites pour les

7 prélèvements de LCR IV.2. Qualité des échantillons reçus de l'extérieur ' Rencontrez-vous les problèmes suivants lors de la réception des échantillons ?

J= jamais, P= parfois, tous les jours= T

Items J P T Observations

Mauvais emballage/tube/container

Mauvaise température de

conservation

Echantillons dans un milieu de

transport /anticoagulant inapproprié

Mauvaise identification de

Volume de spécimen inadéquat

Délai dans la remise de

l'échantillon

Prélèvement sans bulletin

Remplissage incomplet du bulletin

Mauvaise identification de

IV.3. Qualité des échantillons prélevés au laboratoire Rencontrez-vous les problèmes suivants lors du prélèvement des patients ?

Items J P T Observations

Manque de matériel de

prélèvement 8

Conditions de prélèvement non

respectées

Mauvaise identification de

Délai dans la remise de

IV.4. Gestion des registres à la réception du laboratoire Existe il un registre pour la réception des prélèvements oui non

Si oui :

Enregistrez-vous les informations suivantes dans vos registres

Item Oui Non Observations

Date de prélèvement

Heure du prélèvement

Date/heure de réception au labo (si

différente du prélèvement)

Prénom et nom du préleveur

Prénom et nom du prescripteur

Prénom et nom du patient

Nom de la structure

Numéro d'ID du patient (le même

Sexe du patient

Date de naissance du patient

Date de naissance du patient

Statut (interne /externe)

9

Pour les hospitalisés : lit, chambre,

service

Type d'échantillon (sang, selles,

urine, LCR, etc.)

Diagnostic

Est- ?

OUI L'accés à la base est-il sécurisé par un mot de passe ? OUI Est-ce que la base est sécurisée par des sauvegardes ou back up ? OUI

Si oui, à quelle périodicité ?

Semaine mois trimestre semestre

IV.5. Transport des spécimens

Items Oui Non Observations

Le laboratoire possède- t'il des emballages

appropriés* pour référer ses échantillons ?

La personne en charge des envois est

elle formée au transport des matières infectieuses ? - Formée vis-à-vis des régulations et recommandations nationales - Certifiée vis-à-vis des régulations internationales (certification ICAO ou

IATA, demander les certificats)

10

V. BIOSECURITE, HYGIENE ET SECURITE

V.1. Sécurité et bâtiments

Items Oui Non Observations

La réception et l'enregistrement des

échantillons est-elle effectuée dans des

pièces séparées des pièces techniques ?

Les pièces non techniques sont-elles

clairement séparées des salles de prélèvement ?

L'espace disponible est-il suffisant pour

permettre de travailler sans compromettre la qualité/sécurité des patients et du personnel ? V.2. Disponibilité d'équipement personnel de protection Possédez-vous des quantités suffisantes de :

Items Oui Non Observations

Gants

Blouse propre

Masques

Lunettes protectrices

Désinfectant

V.2.Utilisation d'équipement personnel de protection Le personnel du labo utilise t'-il ces éléments protectifs aux moments appropriés (1-jamais, 2-parfois, 3-toujours)

Items J P T Observations

Gants

Blouse propre

Masques

Lunettes protectrices

11

V.3. Disponibilité de procédures écrites

Items Oui Non Observations

Des procédures sont-elles facilement et

rapidement accessibles : - pour la désinfection du matériel contaminé ? - pour la stérilisation ? - pour le nettoyage de la verrerie et de l'équipement ? - pour l'élimination des déchets ? - pour le nettoyage du laboratoire ? - pour les blessures/accidents survenant au laboratoire ? - en cas d'incendie - pour la protection vis-à-vis de certains agents pathogènes spécifiques ? V.4. Formation en sécurité/biosécurité Le personnel est il formé dans les différents domaines suivants :

Items Oui Non Observations

Sécurité lors de la manipulation des

différents échantillons

Sécurité lors des prélèvements

Méthodes d'emballage et triple emballage

d'un échantillon

Utilisation de désinfectants et procédures

de désinfection

Elimination correcte des déchets

(traitement des déchets infectieux et non- infectieux) 12

V.5. Nettoyage et désinfection

Items Oui Non Observations

Utilisez-vous régulièrement des

désinfecter le laboratoire ?

Les désinfectants sont-ils toujours

fraîchement préparés (moins d'une

Ecrivez-vous la date de préparation sur vos

désinfectants ? uniquement au lavage des mains

Les paillasses sont-elles facilement

lavables (pas trop encombrées)

Les paillasses sont-elles faites de

matériaux corrects ?

V.6. Gestion des déchets

Items Oui Non Observations

Existence des containers spécifiquement

marqués pour les déchets infectieux et non infectieux?

Existence des containers avec couvercle

pour vos déchets ?

Existence des containers spéciaux pour

objets piquants/tranchants ?

Existence des containers spéciaux pour

l'élimination des solvants usagés ? Avez-vous accès à un incinérateur dans ou près du laboratoire ? Veuillez fournir quelques détails sur les processus d'élimination des déchets et d'incinération 13

V.7. Santé et sécurité du personnel

Items Oui Non Observations

Le personnel a-t'il un accès à un service

médical de routine (incluant les vaccinations) ?

En cas de blessure au labo (incluant

l'exposition au sang), le personnel a-t'il un accès facile à la médecine du travail ?

Quel % de votre personnel est vacciné

contre l'hépatite B ? VI. qualité) Répondre par Oui ou Non, si Non la suite des questions NA (non applicable)

Items Oui Non Observations

Existe-t-il un RAQ ou point focal qualité

Celui-ci a-t-il eu une formation adaptée

pour le poste

Celui-ci a-t-il une expérience pour le poste

Existe-t-il une fiche de poste du RAQ ?

VI.2. Evaluation Interne de la Qualité

Items Oui Non Observations

Le biologiste a-t-il organisé un CQI au sein

du laboratoire

Ces contrôles sont-ils soumis aux mêmes

conditions d'analyse que les échantillons biologiques

Existe-t-il une procédure de gestion du CQI

- Celle-ci précise-t-elle la fréquence de passage de ces contrôles - Celle-ci précise-t-elle les valeurs acceptables pour chaque échantillon 14 - Celle-ci précise-t-elle les mesures

éventuelles à prendre en cas

d'anomalies constatées - Celle-ci précise-t-elle que l'on ne peut utiliser un échantillon de calibrage comme CQI et vice-versa examen macroscopique et/ou microscopique, conservez vous les pièces pathologiques ayant servi au diagnostic pouvant constituer un élément de référence ?

Les résultats et performances de vos CQI

sont-ils monitorés et suivis ? (graphes, indicateurs)

VI.3. Evaluation Externe de la Qualité

Items Oui Non Observations

Le laboratoire participe-t-il au CNQ

Existe t-il une procédure de gestion du

CNQ

Celle-ci évite-t-elle une optimisation

artificielle des résultats

Les résultats du CNQ sont-ils analysés

Ces responsabilités ont-elles été définies ?

En cas d'anomalie, une analyse des

causes potentielles est-elle faite ?

Toute l'équipe technique y participe-t-elle ?

Les actions réalisées consécutives au

résultat du CNQ sont-elles enregistrées ?

Les résultats du CNQ ainsi que les actions

correctives éventuelles sont-elles conservées depuis 5 ans ?

Le laboratoire participe-t-il à d'autres CQE

que le contrôle national ? 15 Le laboratoire a-t'il déjà participé à un programme d'EEQ en :

Items Oui Non Observations

En parasitologie ?

En bactériologie (coloration et microscopie) ?

En bactériologie (culture, ID et

antibiogramme) ?

En sérologie ?

En virologie ?

Biochimie ?

Hématologie ?

Bacciloscopie (Tuberculose)

VI.4. Qualité des procédures

Items Oui Non Observations

Vos procédures incluent-elles la date de

création/modification ?

Vos procédures incluent-elles le nom du

rédacteur et du validateur et les noms des personnes les ayant lues? n set de procédures originales

Vos procédures sont-elles standardisées ?

(en-tête, pied de mage, numérotation, table

Revalidez-vous vos procédures AU MOINS

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