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COMMUNE D'HAULCHIN

4, place de la mairie - 59121 HAULCHIN

Tel : 03 27 44 94 72 - Fax : 03 27 43 88 69 - Mail : mairie@haulchin.fr

OBJET DE LA CONSULTATION

FOURNITURE, MAINTENANCE ET ENTRETIEN

D'UN ENSEMBLE DE 4 PHOTOCOPIEURS ET D'UNE IMPRINANTE

2010-2015

Procédure adaptée (selon l'article 28 du Code des Marchés Publics)

Sommaire :

page 2Règlement de la Consultation page 6Cahier des Charges page 6 Clauses Administratives page 10Clauses Techniques page 14Acte d'engagement

Date et heure limites de remise des offres :

Le 20 septembre 2010 à 17h

Marché " Imprimante et photocopieurs»Page 1 / 16Département du Nord

Arrondissement de Valenciennes

Communauté d'Agglomération

La Porte du Hainaut

REGLEMENT DE LA CONSULTATION

Article 1er : Données Générales

Personne Publique :COMMUNE D'HAULCHIN

4, place de la Mairie

59121 HAULCHIN

Téléphone : 03 27 44 94 72

Fax : 03 27 43 88 69

Mail : mairie@haulchin.fr

Pouvoir adjudicateur : Madame Marie-Claire BAILLEUX, Maire Renseignements administratifs et demande du Dossier de Consultation :

Monsieur François BOUDRY

Directeur Général des Services

Mail : francois.boudry@haulchin.fr

Renseignements techniques :

Monsieur Loïc HOUPE

Service Communication

Mail : loic.houpe@haulchin.fr

Article 2 : Étendue de la Consultation

2-1 Objet :

Le présent marché à pour objet la location ou la vente, l'installation, la maintenance et l'entretien de quatre

photocopieurs et d'une imprimante pour les besoins des services municipaux de la mairie et des écoles.

2-2 Procédure et étendue de la consultation

2-2-1 Procédure :

Procédure adaptée (selon l'article 28 du Code des Marchés Publics)

2-2-2 Lots :

Les prestations sont réparties en 4 lots distincts :

LOT Description GénéraleLieu d'implantation

1 - copieur central mairie50 pages/minutes, imprimante, faxAccueil Mairie

2 - copieur monnayeur mairie Modèle de base avec monnayeurAccueil Mairie

3 - copieur école maternelleModèle de baseÉcole Maternelle

4 - copieur école élémentaireModèle de baseÉcole Élémentaire

5 - imprimante communicationCouleur, 75 pages/minutes, finitionsService communication mairie

Chacun des lots fera l'objet d'un marché séparé. Les candidats pourront présenter une offre pour un ou

plusieurs lots. Marché " Photocopieurs et imprimantes »Page 2 / 16

2-2-3 Variantes :

Les candidats doivent répondre sur les bases du CCTP. Ils peuvent néanmoins présenter une ou plusieurs

variantes techniques.

2-2-4 Conditions de participation :

L'offre sera présentée par une seule entreprise ou par un groupement. La collectivité ne souhaite pas

imposer une forme de groupement à l'attributaire du marché. Les candidats peuvent présenter une offre soit

en qualité de candidats individuels, soit en qualité de membre d'un groupement. Il ne peuvent cumuler les

deux qualités.

2-2-5 Nomenclature :

Photocopieurs et matériel d'impression : CPV 301200006 Service de réparation des photocopieurs : CPV 503131003 Article 3 : Dossier de Consultation des Entreprises (D.C.E.)

2-1 Composition du D.C.E.

Le dossier de consultation comprend :

·le Règlement de la consultation

·le Cahier des Charges, valant CCAP (Cahier des Clauses Administratives Particulières) et CCTP (Cahier des Clauses Techniques Particulières),

·l'Acte d'Engagement et le bordereau de prix,

La Collectivité se réserve le droit d'apporter des modifications de détail au dossier de consultation. Ces

modifications devront être reçues par les candidats au plus tard 12 jours avant la date limite de réception

des offres.

Si pendant l'étude du dossier par les candidats, la date limite de réception des offres est reportée, la

disposition précédente est applicable en fonction de cette nouvelle date.

2-2 Transmission du D.C.E.

Le D.C.E. est transmis au candidat gratuitement et sur simple demande en mairie auprès de Monsieur

François BOUDRY, Directeur Général des Services (mail : francois.boudry@haulchin.fr)

Le D.C.E. est également téléchargeable sur le site du Centre de Gestion du Nord (www.cdg59.fr), rubrique

marchés publics.

Article 4 : Contenu de la proposition

La totalité des offres des candidats sera entièrement rédigée en langue française. Il est rappelé que le ou les signataires doivent être habilités à engager le candidat.

Le dossier à remettre par les candidats sera placé sous enveloppe cachetée qui contiendra l'offre.

Marché " Imprimante et photocopieurs»Page 3 / 16

4-1 Documents à produire contenant les renseignements relatifs à la candidature

4-1-1 Pièces prévues à l'article 45 du Code des Marchés Publics :

•Imprimé DC4 : la lettre de candidature, en cas de groupement, modèle DC4 (imprimé Cerfa 30-

3550),

•La déclaration du candidat volets 1 et 2 - Renseignements permanents - sur le formulaire DC5

(modèle du 7 novembre 2002),

•Si le candidat est en redressement judiciaire, la copie du ou des jugements prononcés à cet effet,

•La déclaration que le candidat ne fait pas l'objet d'une interdiction de concourir,

•ne déclaration sur l'honneur dûment datée et signée justifiant que le candidat a satisfait aux

obligations fiscales et sociales, •Les documents ou attestations figurant à l'article R. 324-4 du Code du Travail,

•L'attestation sur l'honneur que le candidat n'a pas fait l'objet, au cours des cinq dernières années,

d'une condamnation inscrite au bulletin n°2 du casier judiciaire pour les infractions visées aux

articles L 324-9, L 324-10, L 341-6, L 125-1, et L 125-3 du Code du Travail.

•Les certificats et déclarations fiscales pourront être remplacés par une déclaration sur l'honneur

dûment datée et signée par le candidat. Cette déclaration permettra au candidat de justifier qu'il a

satisfait aux obligations fiscales et sociales. Dans le cas où une telle déclaration serait fournie par le

candidat, le marché ne pourra être attribué au candidat retenu que sous réserve que celui-ci

produise dans le délai de 15 jours à compter de la notification de sa désignation par la personne

responsable du marché, les certificats délivrés par les administrations et organismes compétents. Le

candidat établi dans un état membre de la communauté européenne autre que la France doit

produire un certificat établi par les administrations et organismes du pays d'origine selon les mêmes

modalités que celles prévues pour un candidat établi en France. Le candidat établi dans un pays tiers

doit pour les impôts taxes et cotisations sociales ne donnant pas lieu dans ledit pays à la délivrance

d'un certificat par les administrations et organismes de ce pays, produire une déclaration sous serment effectuée devant une autorité judiciaire ou administrative de ce pays.

4-1-2 Documents permettant d'apprécier les capacités techniques et financières du candidat

•Présentation des moyens humains et matériels

•Références (avec certificats de capacité) pour des travaux de technicité et d'importance équivalentes

pour les années 2007, 2008 et 2009. •Capacités financières : chiffre d'affaires des années 2007, 2008 et 2009.

4-1-3 Composition de l'offre

•L'Acte d'Engagement, complété par les représentant qualifiés de l'entreprise, accompagné

éventuellement par les demandes

•d'acceptation des sous-traitants, et d'agrément des conditions de paiement, pour tous •les sous-traitants de premier rang désignés au marché (annexe de l'acte •d'engagement en cas de sous-traitance), conformément à l'article 114.1 du Code des •Marchés Publics.

•le Cahier des Charges, valant CCAP (Cahier des Clauses Administratives Particulières) et CCTP

(Cahier des Clauses Techniques Particulières), •le bordereau de prix, complété, daté et signé, •les fiches techniques correspondant aux produits et prestations proposées par le candidat, •les éventuelles variantes, présentée de la même manière que l'offre de base.

4-2 Variantes

Les variantes sont autorisées, elles seront présentée de la même manière que l'offre de base (bordereau de

prix). Marché " Photocopieurs et imprimantes »Page 4 / 16

Article 5 : Jugement des offres

La personne responsable du marché choisira l'offre économiquement la plus avantageuse déterminée par les

critères suivants, déclinés par ordre d'importance et pondérés d'un coefficient : -Cout global sur la durée du contrat (50%) -Valeur Technique des matériels proposés (25%) -Modalités et délais d'intervention et de dépannage (20%) -Références (5%)

L'offre la mieux classée sera donc retenue à titre provisoire en attendant que le candidat produise les

certificats de l'article 46 du Code des Marchés Publics. Le délai de transmission ne pourra être supérieur à 10

jours.

Article 6 : Transmission des offres

Les documents de l'offre seront remis sous enveloppe cachetée portant la mention " MAPA

PHOTOCOPIEURS ET IMPRIMANTE - NE PAS OUVRIR» à l'adresse suivant :

Madame La Maire

Mairie

4, place de la Mairie

59121 HAULCHIN

Date et heure limites de remise des offres :

voir première page Les offres électroniques ne sont pas acceptées.

Article 7 : Négociation

La personne responsable du marché se réserve la possibilité de négocier avec les candidats ayant présenté

les meilleures offres.

La personne responsable du marché pourra également sollicité une démonstration des matériels proposés en

mairie ou à l'extérieur de la Commune, dans un rayon de 25 kilomètres.

Le Maire de la Commune pourra à tout moment ne pas donner suite à la mise en concurrence pour des

motifs d'intérêt général. Marché " Imprimante et photocopieurs»Page 5 / 16

Cahier des Charges

PARTIE 1 - CLAUSES ADMINISTRATIVES

Article 1 : Objet du Marché - Dispositions générales

1-1 Objet de la consultation

Le présent cahier des charges, valant cahier des clauses techniques particulières (C.C.A.P.) et cahier des

clauses techniques particulières (C.C.T.P.), s'applique à la location ou la vente, l'installation, la maintenance

et l'entretien de quatre photocopieurs et d'une imprimante pour les besoins de la Commune d'Haulchin (mairie et écoles).

1-2 Décomposition en lots

Le marché est décomposé en 5 lots (1 lot par unité matérielle) : -Lot 1 : copieur multifonction central de la mairie, -Lot 2 : copieur avec monnayeur de la mairie, -Lot 3 : copieur de l'école maternelle, -Lot 4 : copieur de l'école élémentaire, -Lot 5 : imprimante du service communication.

1-3 Marché à bons de commande

Sans objet.

Article 2 : Procédure et forme du marché

Le présent marché est un marché en procédure adaptée passé en application de l'article 28 du Code des

Marchés Publics.

D'autre part, les bases de l'offre et les conditions du présent marché seront également appliquées pour

d'éventuelles commandes supplémentaires qui pourraient être envisagées pour d'autres sites municipaux.

Article 3 : Documents contractuels

Les documents contractuels régissant le présent marché sont énumérés ci-après par ordre de priorité :

-le présent cahier des charges, dont l'exemplaire original sera conservé par la Commune,

-l'offre du titulaire et les documents annexés (mémoire technique, descriptif du matériel, plan de

maintenance et d'intervention...) -l'acte d'engagement, -le bordereau de prix.

En cas de contradiction entre ces différents documents contractuels, ces documents prévalent dans l'ordre

dans lequel ils sont énoncés.

Les documents généraux applicables sont le Cahier des Clauses Administratives Générales applicables aux

marchés publics de fournitures courantes et de services et le Cahier des Clauses Techniques Générales

applicables aux Marchés Publics de fournitures courantes et de services. Marché " Photocopieurs et imprimantes »Page 6 / 16 Article 4 : Durée du marché et délai d'exécution du marché

Le présent marché est passé à compter du 1er décembre 2010 pour une durée de 5 ans. Il prendra fin le 30

novembre 2015.

Le matériel doit être en fonction au 1er décembre 2010, les prestations de service et de maintenance débutent

à cette date.

La Commune se donne le droit de ne pas poursuivre le marché pour la durée 01/10/2011 au 30/09/2015 si

problème il y a. Le prestataire titulaire du marché sera informé par courrier recommandé avec A.R. du non

renouvellement au maximum un mois avant la date du 1er anniversaire du contrat. Si aucun courrier n'est

fait, le contrat ira à son terme jusqu'au 30 septembre 2015, sauf non respect des engagements contractuels.

Le matériel proposé doit être installé à la date de début des prestations. Un délai pour l'installation d'un

mois peut être accordé uniquement si le prestataire s'engage a assurer la maintenance et le dépannage du

matériel en place (cette clause vaut essentiellement pour le lot 3 dont les prestations débutent au 1er

septembre). Article 5 : Conditions d'exécution des prestations, nature des droits et obligations

5-1 Dispositions générales

Les prestations devront être conforme aux stipulations du marché (les normes et spécifications

techniques applicables étant celles en vigueur à la date du marché).

5-2 Vérification et admission

Les vérifications simples du fonctionnement et de l'état du matériel seront réalisées par le représentant

du service informatique de la collectivité.

L'admission sera prononcé par la personne responsable du marché, sur rapport du service

informatique.

5-3 Formation du personnel

Le titulaire du marché assurera la formation du personnel chargé d'utiliser le matériel et effectuera les

paramétrages et la mise en réseau. Une personne qualifiée sera mise à disposition sur site par le prestataire.

5-4 Garantie technique et maintenance

Le prestataire s'engage à garantir ses prestations pour toute la durée du contrat. Dans ce cadre, le

prestataire s'engage à fournir durant toute la durée du contrat un matériel identique ou au moins

équivalent à celui proposé initialement.

Article 6 : Prix du marché, nature et contenu des prix unitaires

6-1 Attente de la collectivité - décomposition du prix

La Commune a fait le choix par le passé d'acheter son matériel de reprographie et d'y associer un contrat de

prestation et de maintenance. En faisant ce choix, la collectivité peut récupérer une partie de la TVA sur

l'investissement en matériel. Marché " Imprimante et photocopieurs»Page 7 / 16

Pour ce nouveau marché, la personne responsable du marché souhaite de la part des candidats deux offres

pour faire le choix économiquement le plus intéressant pour la collectivité. Pour chaque lot, un offre présentée de la manière suivante :

6-1-1 Fourniture et installation du matériel :

Une proposition sur la base d'une location longue durée, le prix présenté étant le loyer mensuel et une

proposition sur la base de la vente du matériel, le prix étant le prix de vente du matériel comprenant

également l'installation sur site, la formation du personnel l'enlèvement des emballages et déchets

électroniques.

Dans le cas d'une location, le montant du loyer est ferme et non révisable pendant toute la durée du contrat.

6-1-2 Prestations de service et de maintenance :

Une proposition sur la base d'un cout copie noir et blanc et/ou couleur (suivant les lots), comprenant la

maintenance et la fourniture des consommables, notamment : -le maintien du bon fonctionnement du matériel,

-l'entretien et le dépannage du matériel incluant la main d'oeuvre et les déplacements pendant les

jours ouvrables du lundi au vendredi, -le remplacement des pièces dans le cadre d'une utilisation normale du photocopieur, -la fourniture de tous les consommables, sauf le papier.

Cette redevance prestation de service et maintenance est payable trimestriellement à terme échu sur la base

d'un relevé trimestriel des copies. Les prix seront décomposés dans le bordereau joint à l'acte d'engagement.

6-2 Variations dans les prix

Le loyer ou le prix de vente est ferme pour la durée du contrat.

La redevance prestation et entretien (coût copie) est ferme et non révisable durant la première année du

contrat. Au delà, le prix de la redevance prestation et entretien pourra être révisée une fois par an à la date

anniversaire du contrat, selon la formule ci-après :

P = P0 0,15 + (0,70 (S/S0) + 0,15 (Psdc/Psdc0))

P = prix recherché à la date de révision,

P0 = prix initial,

S= indice du coût de la main d'oeuvre dans les industries mécaniques et électriques, France Entière,

publié par l'INSEE, et connu à la date de révision, S0= le même indice connu à la date du mois d'effet du contrat,

Psdc = indice des produits et services divers dans les industries mécaniques et électriques connu à la date de

révision, Psdc0 = le même indice connu à la date du mois d'effet du contrat.

Les prix du marché sont réputés être établis sur la base des conditions économiques du mois de décembre

2010 (mise en oeuvre des prestations), ce mois est appelé " mois zéro ».

Marché " Photocopieurs et imprimantes »Page 8 / 16

Article 7 : Pénalités de retard

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